Социально-методический центр поддержки СО НКО Московской области

Технология планирования.

Технология планирования включает в себя:

·         определение и обоснование основной задачи предприятия;

·         установление конкретных показателей и заданий, необходимых для выполнения поставленной задачи;

·         детализацию задания по видам и объемам работы, конкретным рабочим местам и срокам исполнения;

·         детальные расчеты затрат и получаемых результатов на весь период планирования.

После постановки руководством предприятия общей задачи плана начинается его структурная конкретизация во всех подразделениях, т.е. устанавливаются более конкретные виды работ, сроки исполнения, требующиеся механизмы, материалы и др. Таким образом, план становится связующим и направляющим звеном всей работы предприятия.

Чем тщательнее разработаны все разделы плана, тем легче его выполнить, меньше требуется ресурсов, лучше качество работы. Много потерь средств и времени возникает из-за несбалансированности плана, наличия в нем просчетов, а также недисциплинированности участников его выполнения.

По этим же причинам снижается и качество продукции.

Для разработки плана специалистам по планированию требуется внешняя информация, включающая в себя прогнозные и маркетинговые данные, и внутренняя информация, т.е.:

·         наличие и структура производственных мощностей;

·         численность кадров, их профессиональный состав;

·         финансы;

·         наличие и потребности в оборотных средствах;

·         готовность и структура новых научно-технических разработок и др.

Сбор и обобщение поступающей информации, ее анализ являются предплановой работой специалистов, которая необходима для разработки самого плана.

Составление плана деятельности предприятия начинается с подготовки проекта отдельных его частей:

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки.

Узнайте стоимость своей работы.

Расчет стоимостиГарантииОтзывы

·         плана производства и реализации продукции;

·         плана материально-технического обеспечения;

·         плана по кадрам и заработной плате;

·         перспективного плана по новой технике и капитальным вложениям;

·         финансового плана.

План производства и реализации продукции является основой, на которой разрабатываются все остальные части общего плана предприятия и его подразделений

На практике количество частей (разделов) плана предприятия и их названия различаются в зависимости от размеров предприятий, их отраслевой принадлежности и сложившихся традиций, однако содержание плановой работы не изменяется.

После разработки частей плана производится их взаимная корректировка до полной увязки и сбалансированности как по материально-финансовым ресурсам, так и по времени исполнения. Например, поставки предприятию сырья, материалов, комплектующих изделий непосредственно связываются с финансовым планом, а также со сроками и объемами изготовления и выпуска продукции; в свою очередь выпуск продукции связывается с наличием рабочей силы и производственными мощностями.

Таким образом, достигается сбалансированность плана деятельности предприятия, т.е. создается динамичная система взаимосвязи производственных, технических, экономических, организационно-административных и социальных мероприятий, направленных на достижение конечной цели; предусматриваются порядок и очередность выполнения работ; устанавливаются сроки и ответственные исполнители по всему спектру разнообразных операций, которые предусмотрены планом; определяются источники и размеры финансирования, а также предельно допустимые затраты по каждому мероприятию, этапам и видам работ.

В плане обязательно указываются точная характеристика и масштабы конечных результатов работы предприятия в целом по датам, а также результаты работы цехов и других подразделений по каждому мероприятию в отдельности.

С начала исполнения плана начинается расходование ресурсов, поэтому любые неточности в планировании неизбежно приводят к потере средств и времени на исправление выявившихся просчетов, а при недостатке у предприятия этих средств — к его банкротству.

ИЛИ ВТОРОЙ ВАРИАНТ

Технология планирования представляет собой совокупность конкретных методов и способов разработки планов хозяйственного развития как по предприятию в целом и его структурным подразделениям, так и в разрезе временных периодов с целью обеспечения их взаимосвязи и преемственности.

Технология планирования предусматривает различные подходы к разработке планов, из которых наиболее часто используются консервативный, технический и адаптивный.

Консервативный подход к планированию характеризуется тем, что при разработке плана исходят из сложившихся на предприятии тенденций без учета возможных изменений в экономической ситуации и необходимости повышения эффективности торгового процесса. Это порождает консервативные планы, закрепляющие устаревшую экономическую политику предприятия, независимо от того, плохая она или хорошая. При этом разработка планов ведется обычно в безальтернативном варианте.

Технический подход, называемый также «техническое оптимизаторство», предусматривает при разработке планов использование преимущественно экономико-математических методов, и прежде всего математических моделей.

Такой подход несколько преувеличивает значение технических средств и сложившихся математических зависимостей в планировании показателей, но одновременно позволяет рассчитать различные варианты планов и выбрать из них оптимальный.

Адаптивный подход к планированию предполагает, что план должен быть разработан таким образом, чтобы иметь возможность корректировки в случае необходимости, быть достаточно гибким, приспосабливаясь к различным изменениям.

Адаптивный подход может быть двух видов: а) пассивный, когда плановые расчеты корректируют после начала воздействия какого-либо фактора; б) активный, когда план разработан таким образом, что он во многом предвидит те или иные изменения факторов внешней и внутренней среды.

Каждый из рассмотренных выше подходов технологии планирования имеет свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать в плановой работе. В оптимальном варианте целесообразно использовать достоинства всех подходов, тогда различные методы планирования, техника и опыт работников позволят превратить план в важный и действенный фактор эффективной работы торгового предприятия.

Независимо от того, какой подход к планированию используется на предприятии, технологический процесс разработки планов должен осуществляться в соответствии с такими требованиями, как координация, интеграция, непрерывность и научность плановых расчетов.

Координация означает, что нельзя эффективно планировать деятельность ни одного подразделения предприятия в отрыве от остальных структурных единиц данного уровня. Суть координации заключается в том, что она ориентирует на комплексное решение проблем, возникающих на горизонтальном уровне данного субъекта хозяйствования.

Интеграция предполагает увязку плановых решений по вертикали, т.е. между отдельными уровнями управления хозяйственной деятельности. Это означает, что планирование, осуществляемое независимо на каждом уровне, не может быть столь эффективно, как планирование во взаимосвязи на всех уровнях.

Непрерывность в планировании обеспечивается системой органичного сочетания перспективных (стратегических), текущих и оперативных планов предприятия.

Научность в планировании означает комплексное использование при разработке планов маркетинговых исследований, результатов изучения конъюнктуры спроса, анализа и учета условий деятельности конкурентов, современных способов обработки информации на базе вычислительной техники, экономико-математических моделей и методов системного анализа, а также других достижений экономической науки.

Важнейшая роль в процессе планирования принадлежит сотрудникам предприятия, занимающимся планово-аналитической работой (экономисты, аналитики, менеджеры и др.). От качества их деятельности во многом зависит экономическое благополучие предприятия. При подборе персонала, занятого планированием на предприятии, должны учитываться следующие требования: планированием должны заниматься, прежде всего, те специалисты, которые будут обеспечивать реализацию этих планов и нести ответственность за их исполнение; уровень компетенции в планировании должен соответствовать уровню

компетенции в отношении ресурсов, цен, финансов и других коммерческих аспектов деятельности предприятия; уровень квалификации специалистов должен соответствовать уровню планирования.

Эффективное планирование предполагает обязательную обеспеченность персонала соответствующей информационной базой и техническими средствами.

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

• Реферат

  Технология планирования.

  От 250 руб

• Контрольная работа

  Технология планирования.

  От 250 руб

• Курсовая работа

  Технология планирования.

  От 700 руб

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Узнать стоимость

13. Технологии планирования деятельности учреждений СКС

w3.org/1999/xhtml» cellspacing=»0″>

Планирование — это процесс определения целей и показате­лей деятельности учреждения на будущее, а также постанов­ки задач и оценки необходимых для их решения материальных и людских ресурсов. Планирование – функция менеджера Все функции менеджмента и функции пла­нирования тесно связаны той или иной целью, которую ставит перед собой каждое социокультурное учреждение или органи­зация. Именно в планировании заложены все основные функции управления. Поэтому планирование является сложным и неод­нозначным процессом, который предполагает определенный уровень знаний, умений и навыков. В организации планирования особое внимание следует уде­лить целям социокультурного учреждения и их постановке, по­тому что именно с этого начинается процесс планирования. По­нятия «целей» и «планов» являются неотъемлемой частью деятельности любого учреждения и организации социокультурного типа.  Цель — это желаемое состояние будущего, достичь которого стремится организация, она и существует ради определенного результата, в процесс достижения которого вовлечены все ее со­трудники. Для достижения такой цели организация разрабатывает «маршрут» своего движения, в процессе которого решаются конкретные задачи, средства их достижения, облеченные в кон­кретный документ, именуемый планом. Таким образом, цель, подкрепляемая средствами ее достижения, определяется терми­ном «планирование». Процесс планирования начинается с определения миссии, обуславливающей главную цель учреждения или ожидаемый результат его деятельности. Миссия учреждений социокультурной сферы определяется общими стратегическими целями — формированием и развитием человека в окружающей его социально-культурной среде. В эпицентре социально-культурной деятельности находится лич­ность, ее духовное развитие и воспитание, раскрытие творческо­го потенциала, личностного сознания и поведения, способность к социальной адаптации, защиты от социальных потрясений. Вместе с тем, каждое учреждение социокультурной сферы имеет и свои индивидуальные социально-культурные задачи и функции, которые определяют их миссию. Смысл градации миссии этих учреждений не в дроблении стратегических целей социокультурной деятельности, а в углуб­лении и конкретизации характерных задач, определяемых типо­логией учреждений и их предназначением. Типы социокультурных учреждений определяются миссией и характером программируемой деятельности. Здесь можно вы­делить несколько больших групп учреждений, отличающихся в целом по характеристикам культурных процессов, по формам поведения аудитории, хотя внутри них существует множество градаций этих характеристик: — кулътурно-досуговые  учреждения; — рекреационно-досуговые; — музейно-выставочные; — концертно-зрелищные; — театральные; — социально-защитные и т.д. Приведенный перечень учреждений социально-культурной сферы далеко не охватывает весь многообразный набор направ­лений социально-культурной деятельности и типов учреждений, а лишь демонстрирует возможные варианты целевой миссии в их деятельности. Стратегические цели Не являясь коммерческой, социально-культурная сфера в своих стратегических планах на первый план не выдвигает зада­чу получения прибыли, но все другие приоритеты в полной мере соответствуют ее миссии. Сами стратегические цели представляют собой не что иное, как миссию учреждения культуры, искусства, других уч­реждений социокультурного профиля. Заявляя о свой миссии, то или иное учреждение обычно кратко описывает цель своей деятельности и определяет пере­чень нравственно-моральных, эстетических, культурных, соци­альных ценностей, которыми оно руководствуется в своей дея­тельности. В стратегических планах определяются действия, которые учреждение намеревается предпринять для достижения страте­гических целей, направления распределения его ресурсов, твор­ческого потенциала, расширения площадей, сценического обо­рудования, увеличения аудитории и т.д. Такие стратегические планы, как правило, носят долгосрочный характер, охватываю­щий временной отрезок на 2-5 лет вперед. Тактические и оперативные планы Результаты, которых должны добиться отделы, сектора и другие подразделения социально-культурных учреждений называются тактическими целями. Ответственность за их достижение и реализа­цию планируемых действий несут менеджеры среднего звена. Тактические цели являются важнейшим фактором достижения стратегических целей учреждения. Тактические планы способствуют реализации стратегиче­ских планов, они имеют более короткий планируемый период (обычно один год). Разработка тактических (годовых) планов осуществляется в корпоративной взаимосвязи менеджерами среднего звена. Менее трудоемкими, но не менее важными являются опе­ративные планы. Они разрабатываются на низших уровнях уч­реждения культуры, определяют последовательность действий по достижению оперативных целей, часто преследуют решение промежуточных тактических задач (подготовка фрагментов или сюжетов культурных программ, подбор исполнителей, написа­ние сценария, изготовление реквизита, пошив костюмов и т. д.), но в конечном итоге они обеспечивают выполнение тактических планов. На основе оперативных планов строится вся деятельность специалистов, творческих работников отделов и секторов. Сетевое планирование Оперативные планы предполагают раз­работку планов-графиков как для каждого специалиста (менеджера), так и персональ­но для творческой элиты, хозяйственников и других работников отделов и секторов учреждения культуры, искусства, других социально-культурных организаций. Планы-графики— важнейший составляющий элемент пла­нирования, так как они определяют конкретные временные рам­ки и объем работы в решении каждой операционной задачи, без чего невозможно достичь ни тактических, ни стратегических целей. Планы-графики составляются в виде последовательной «цепочки» действий решения всех необходимых операций. Ха­рактер членения планируемой работы на операции зависит от кадрового состава работников учреждения, их опыта и масшта­бов планируемой работы. План-график представляет собой графическое изображение необходимых операций. Такой план часто называют сетевым графиком или сетевым планом. Сетевой план разрабатывается на основе собственного ме­тода планирования. Метод сетевого планирования предполагает: — расчленение всей планируемой работы на операции с ука­занием ответственных исполнителей и сроков выполнения; — ранжирование выделенных операций в определенной по­следовательности выполнения; — полученный график накладывается на календарь. В сетевом графике каждая операция вытекает из предыду­щей и является началом последующей, другими словами, в сете­вом графике не должно быть работ нацеленных на исходную операцию равно как и работ, направленных на конечный ре­зультат всего плана с «перескакиванием» через очередные опе­рации. Сетевое планирование в виде сетевого графика работ дает возможность руководителю учреждения культуры рационально в плановом порядке расставлять специалистов по участкам работы и позволяет оперативно контролировать ход работы на ка­ждом участке а в случае необходимости — вносить изменения в списке ответственных и сроках выполнения. В данном случае сетевые графики выступают не только средством и методом планирования, но и контроля. Реалистичность планов Как правило, за достижение стратегических целей отвечает высшее руководство (директор, художественный руководитель, арт-директор, замести­тели директора генеральный менеджер), тактических — специа­листы, менеджеры, творческие работники среднего звена, оперативных — руководители творческих коллективов, рядовые со­трудники, менеджеры первой линии. Во многих социокультурных учреждениях по финансовым и другим причинам происходит сокращение работников средне­го звена и передача их функций рядовым сотрудникам, что, в общем-то, не всегда отрицательно влияет как на процесс плани­рования, так и на содержание деятельности этих учреждений.  Итак, подводя некоторые итоги, отметим, что все рассмот­ренные виды планов самым тесным образом связаны с целями каждого социокультурного учреждения. Цели учреждения на всех уровнях планирования имеют определенные характеристи­ки. Во-первых, на всех уровнях планирования цели могут но­сить как количественный, так и качественный характер. Во-вторых, менеджмент не имеет возможности определить конкретные цели по всем аспектам деятельности учреждения, каждого работника, поэтому следует выделять несколько клю­чевых направлений: не более четырех-пяти для каждого отдела или вида деятельности, иначе большое количество целей ниве­лирует смысл усилий сотрудников. В-третьих, цели учреждения должны быть труднодостижи­мыми, но реальными. В-четвертых, цели учреждения всегда предполагают кон­кретные сроки достижения, то есть определение конечных дат, возможно, с разбивкой целей на промежуточные временные этапы реализации. И, наконец, в-пятых, каждый сотрудник социокультурного учреждения вправе рассчитывать на определенное вознагражде­ние при условии успешного достижения поставленной цели. Планирование по целям Целевой метод планирования предусматривает определение менеджерами и  сотрудниками целей для каждого отдела, сектора и работников, используемых для наблюдения за последующими результатами деятельности уч­реждения на всех стадиях. Целевой метод планирования дает следующие пре­имущества: а) усилия менеджеров, творческих специалистов и техниче­ских работников концентрируются на действиях, направленных на достижение целей; б) улучшаются результаты деятельности на всех уровнях социокультурного учреждения; в) все сотрудники мотивированы к достижению цели; г) цели отделов, секторов, персонала соответствуют целям всего учреждения. Между тем при целевом планировании, как, впрочем, и других методах планирования следует быть готовым к возник­новению определенных проблем. Они связаны с изменением внешней среды, отношением населения к социокультурному учреждению, социальными экономическими проблемами. Снижают эффективность целевого планирования и дости­жение результата, плохие отношения между руководителями и сотрудниками учреждения, недоверие между менеджерами и творческими специалистами.     Любое планирование предполагает выполнение определенного объема бумажной работы, и когда она превра­щается в самоцель, а отчеты превалируют над реальной рабо­той, начинает снижаться действенность самого планирования. Типология планов работы социокультурных организаций весьма разнообразна. Помимо изложенных видов и типов пла­нов следует различать одноразовые планы, постоянные планы, ситуационные планы или сценарии. Указанные виды планов разрабатываются в особых случаях, когда следует решать цели учреждения в нестандартных условиях деятельности. С помо­щью одноразовых планов решаются задачи, которые вряд ли мо­гут возникнуть когда-либо еще в будущем. Одноразовые планы К одноразовым планам следует относить программы достижения определенных целей, крупные проекты, выполнение которых может потребовать длительного вре­мени, масштабные планы, которые включают в себя несколько проектов (создание системной, материально обеспеченной и на­учно обоснованной модели организации творческого развития детей и подростков в регионе), проекты, представляющие со­бой набор планов, направленных на достижение определенной цели, такие проекты отличаются от программ меньшими мас­штабами и сложностью и могут являться частью одной крупной программы. Например, разработка пакета сценарных материалов для организации циклов мероприятий учреждения культуры для оп­ределенных категорий населения. Постоянные планы социокультурного учреждения опреде­ляют политику общего руководства действиями, основанную на общих целях учреждения, регламентирующую условия приня­тия решений. Например, политика взаимозаменяемости сотруд­ников, принятия коллективных решений, разработка инноваци­онных методик и форм работы. Постоянные планы — это и правила, и процедуры, которые относятся к той или иной области деятельности, предписывают надлежащее выполнение тех или иных действий и варьируются в зависимости от меняющихся условий. Сюда же относятся и ситуационные планы, в которых оп­ределяется порядок действия сотрудников учреждения в случа­ях снижения интереса населения к деятельности социокультур­ного учреждения, уменьшения финансирования, увольнения ве­дущих творческих специалистов и других. Методы планирования Профессионально подготовленный работник социокультурных учреждений обязан знать и использовать многие другие методы, которые применялись и при­меняются сегодня в планировании. Среди них следует выделить аналитической метод планирования. Аналитический метод планирования основывается на науч­ном и статистическом анализе информации, объективных дан­ных бухгалтерского учета и отчетности, социологических опро­сов и т.д. В экономических системах с плановой экономикой широко используется нормативный метод планирования, который строится на обосновании заданий и планов нормами и нормати­вами. В условиях рыночной экономики данный метод планиро­вания, особенно в сфере коммерческой деятельности, использу­ется в меньшей степени. В любом виде планирования составление плана всегда под­крепляется оценкой возможностей и ресурсов реализации наме­чаемых задач. Речь идет о балансовом методе планирования, который тесно соприкасается с другими методами планирова­ния. Балансовый метод предполагает обоснование возможно­стей осуществления любого плана: перспективного, текущего, тематического, конкретного мероприятия, культурной програм­мы и т.д. Следует различать финансовые, материальные и кадровые балансы. Вполне очевидно, что деятельность любого социаль­но-культурного учреждения не может осуществляться без со­ставления сметы доходов и расходов, как на определенный пе­риод времени, так и на конкретные мероприятия. Такая смета фактически представляет собой стоимостной баланс, в котором, прежде всего, указываются источники и ста­тьи доходов и расходов, имеющегося бюджетного финансиро­вания. Наиболее эффективным в практике пла­нирования деятельности учреждений социально-культурного типа является не отдельно взятый метод, а сочетание различных методов.

Что входит в технологическое планирование?

Технологическое планирование — это процесс, который требует времени и ресурсов, чтобы понять, что подходит для персонала и организации. Руководители программ и их управленческий персонал могут использовать этот ресурс, чтобы углубить свое понимание того, что связано с технологическим планированием.

Установите лидерство и поддержку
Оцените свои ресурсы
Определите свои потребности
Изучите решения
Напишите план
Получите финансирование
Реализовать план

Эффективное технологическое планирование — сложный процесс. Это требует времени и ресурсов от старших менеджеров и других сотрудников. Чтобы принимать правильные решения, организация также должна понимать ключевые аспекты технологии.

Но благодаря технологическому планированию организации могут добиться значительных успехов. Надлежащее управление технологиями ведет к повышению производительности, повышению морального духа персонала и улучшению обслуживания клиентов за счет наличия работающих машин, сетей, обеспечивающих доступ к информации, и приложений, соответствующих миссии организации.

Информация может трансформировать организации, предоставляя им инструменты для понимания среды, в которой они работают, для измерения эффективности их действий и противодействия информации, противоположной другим группам и политикам. Технологии имеют уникальные возможности для использования силы информации.

Технологическое планирование – это процесс. TechSoup разбил его на семь этапов.

1. Установите лидерство и поддержку.
2. Оцените свои ресурсы.
3. Определите свои потребности.
4. Поиск решений.
5. Напишите план.
6. Получить финансирование.
7. Реализовать план.

1. Установите лидерство и поддержку.  Создание технологической группы и обеспечение заинтересованности руководства и персонала позволит вам начать работу с поддержкой всей организации.

   Технический план не пишется за день. Процесс, лежащий в основе написания, является наиболее важной частью, и весь процесс заключается в том, как сотрудники работают вместе, чтобы найти наилучшие решения.

   • Технологическая группа.  Очень важно, чтобы технологический план был продуктом всей организации, а не детищем одного сотрудника. Все эксперты по технологиям из некоммерческих организаций рекомендуют вам создать технологическую группу для руководства процессом планирования технологий, если у вас ее еще нет. Технологическая команда должна состоять из широкого круга сотрудников. Очень важно, чтобы ваш исполнительный директор или другое лицо в управлении принимали участие. Ваша команда может состоять из члена совета директоров, исполнительного директора, менеджера проекта, административного помощника, бухгалтера и директора по развитию, а также системного администратора, если он у вас есть. Настройте график регулярных встреч для обзора прогресса в плане. Обязательно распределите обязанности и установите четкие ожидания, чтобы каждый человек был вовлечен в процесс.
   • Ведущее лицо.  Очень важно, чтобы один человек был назначен руководителем технической группы и координировал весь процесс. Этот человек не обязательно должен быть кем-то, кто уже занимает руководящую должность, но должен быть кем-то с лидерскими способностями и относительным комфортом с технологиями.
   • Поддержка управления.  Составить технологический план и реализовать его без активной поддержки руководства практически невозможно. Управление играет ключевую роль в финансовой поддержке и финансировании плана. Также имеет огромное значение, если вы сможете убедить свое руководство встать и поговорить с персоналом о плане. Одна из стратегий убеждения руководства состоит в том, чтобы описать текущие издержки невыполнения плана. Сообщите им, сколько часов рабочего времени тратится впустую и сколько денег теряется, пытаясь заставить существующую систему работать. Если вашей организации требуется капитальный ремонт технологии, руководство оценит план, разбитый на этапы реализации, чтобы им не приходилось финансировать всю инициативу в течение одного бюджетного года. Набор общих тем для обсуждения см. в статье TechSoup Зачем нужен технологический план? Даже если руководство сопротивляется, с ним следует консультироваться и информировать его на каждом крупном этапе.

2. Оцените свои ресурсы.  Первым шагом в планировании является оценка существующей технологии. Что у вас есть на месте? Насколько хорошо это работает?

   Первым шагом в разработке плана является оценка того, где вы находитесь. Звучит философски? Ключ в том, чтобы потратить некоторое время на то, чтобы спросить себя, что работает, а что нуждается в улучшении. Какие технологии используются в вашей организации? Какими техническими навыками обладают ваши сотрудники? На кого ваша организация рассчитывает в плане технической поддержки?

   Одной из частей оценки является проведение базовой инвентаризации компьютеров и программного обеспечения в вашей организации. Лист инвентаризации оборудования может дать вам представление об общей мощности и диапазоне рабочих станций в вашей организации. Рабочий лист инвентаризации программного обеспечения может дать вам общее представление о ресурсах программного обеспечения и о том, как они распределяются на разных компьютерах.

   Сделав этот шаг, вы поможете избежать покупки избыточных или несовместимых технологий, а также сможете оценить, не устарела ли какая-либо из ваших текущих технологий.

   В листе инвентаризации оборудования вы должны записать следующие элементы для каждого компьютера:

   • Пользователь
   • Марка
   • Модель
   • Серийный номер
   • Тип монитора
   • Тип и скорость процессора
   • ОЗУ
   • Емкость жесткого диска
   • Доступное место на жестком диске
   • Операционная система
   • Модем или сетевая карта (если есть)
   • Доступные порты (USB, FireWire, SCSI и т. д.)
   • Дисковод для гибких дисков, компакт-дисков или DVD (уточните: укажите тип дисковода для гибких дисков или наличие дисковода для компакт-дисков, CD-R, CD-RW, DVD, DVD-R, DVD+RW, DVD-RW или DVD- RAM-диск)
   • Любое дополнительное оборудование, подключенное к компьютеру
   • Другое оборудование, такое как сетевые принтеры, коммутаторы, брандмауэры, модемы и т. д.

   В листе инвентаризации программного обеспечения вам нужно отметить основные пакеты программного обеспечения, которые вы используете, вместе с номерами их версий.

   Оценка — это больше, чем просто перечисление оборудования и программного обеспечения. Например, вам необходимо задокументировать настройку сети, политики доступа и протоколы; документируйте свои услуги, включая централизованные базы данных, электронную почту и групповое ПО; и задокументируйте свои методы управления, от кадрового обеспечения до письменных политик.

   Самая важная часть оценки — задать себе несколько вопросов о том, насколько хорошо в настоящее время работают ваши системы. Приведенный ниже рабочий лист даст вам представление о проблемах, которые необходимо учитывать в различных областях оценки технологий.

   Рабочий лист организационной оценки технологии

3. Определите свои потребности.  Зачем вам технологии? Что новые технологии помогут вам сделать из того, что вы уже не можете сделать? Определение ваших потребностей позволит вам выбрать наиболее эффективные решения.

   Хитрость в определении ваших потребностей состоит в том, чтобы описать, что вы хотите делать с технологией, а не то, что, по вашему мнению, вам нужно купить. Подумайте о проблемах, с которыми вы можете столкнуться в своей организации: новые правила, которые необходимо установить, процедуры, которым необходимо следовать, чтобы найти новое финансирование, и новые сотрудники для работы в структуре вашей организации. Затем рассмотрите все потенциальные инструменты, включая технологические инструменты, которые вы могли бы использовать для решения этих проблем.

   Научиться думать таким образом немного похоже на изучение другого языка. Начните с более абстрактного мышления, затем начните обсуждать, как технологии могут помочь вам решить ваши проблемы и помочь вашей организации лучше выполнять свою миссию. Что могут сделать ваши сотрудники с помощью новой интрасети? Какие новые возможности будут иметь решающее значение для производительности?

   Соберите хорошую технологическую команду, которая представляет все основные программные и административные области организации, включая лицо, принимающее решения, которое участвует в стратегическом планировании, и технический персонал. Помните, что команда, состоящая из людей с техническими навыками, не обязательно лучше всех подготовлена ​​к тому, чтобы думать о технологиях с точки зрения миссии вашей организации. Также помогает, если технологическая группа получает информацию от сотрудников об их потребностях. Вы можете получить информацию от сотрудников с помощью опроса или индивидуальных интервью.

   Определяя свои потребности, не начинайте со слов: «Нам нужна сеть Windows XP Professional с 10 процессорами Pentium III». Windows XP Professional может быть рентабельной или осуществимой, а может и нет. Что еще более важно, если вы не знаете, почему вы его получаете, нет никакого способа узнать, сделает ли он то, что вам нужно. Вместо этого некоммерческая организация может сказать: «Нам нужны сотрудники, способные эффективно и результативно общаться и проводить исследования по вопросам, важным для нашей организации». После того как вы таким образом определили свои потребности, вы можете начать думать о том, как технологии могут помочь вам в достижении ваших целей. Например, вы можете сделать вывод, что вашим сотрудникам нужен доступ к электронной почте, но подумайте, какие почтовые программы подходят, нужны ли вашим сотрудникам централизованные списки адресов и насколько важна конфиденциальность. Затем вы можете приступить к оценке конкретных доступных технологий.

   Чем больше вы сможете связать свои технологические потребности с более масштабной миссией организации, тем лучше будет ваш план. Его рекомендации будут более полезными и содержательными, а также более убедительными для потенциальных спонсоров. Ниже приведены два примера языка, который вы можете использовать:

   • «Мы являемся организацией по защите прав людей с инвалидностью, которая проводит кампании в СМИ и обучающие семинары на рабочем месте для повышения осведомленности о потребностях людей с ограниченными возможностями. Нам необходимо подключиться к Интернету, чтобы координировать планирование региональных конференций и учебных занятий с нашими партнерами. в других штатах, которые используют электронную почту. Нам также необходимо общаться по электронной почте с корпорациями, которые рассматривают возможность привлечения нас для проведения учебных занятий».
   • «Мы являемся агентством социальных услуг, которое предоставляет обучение и справочные услуги местным испаноязычным гражданам. Наши специалисты по направлениям должны делиться информацией о клиентах с нашими консультантами по трудоустройству».

   По мере того, как вы определяете свои потребности, развивайте понимание того, каковы ваши приоритеты. Что критически важно в ближайший месяц, а что может подождать полгода? Например, некоммерческая организация может решить, что резервное копирование всех данных является приоритетом, а разработка веб-сайта для спонсоров может подождать несколько месяцев.

   Также обратитесь к другим организациям в вашем секторе, чтобы узнать о передовом опыте в области технологий. Хотя вы не хотите слепо следовать за другими организациями, быть в курсе изменений в вашей области необходимо для своевременного использования преимуществ технологий.

4. Изучите решения.  Следующий шаг — изучить существующие варианты технологий и выбрать те, которые удовлетворят ваши потребности при минимальных затратах.

   После того, как вы оценили свои ресурсы и определили свои потребности, следующим шагом будет составление конкретного плана того, как удовлетворить эти потребности. Этот этап технологического планирования требует наибольших технических знаний. Веб-исследования и информация из других областей TechSoup могут помочь вам начать работу. Однако большинству некоммерческих организаций для разработки полного плана потребуется консультация эксперта.

   Если вы еще не работали с консультантом, вы можете нанять его сейчас. См. статью Получение помощи по вашему технологическому плану , чтобы узнать, кто может вам помочь. Убедитесь, что все консультанты, которых вы нанимаете, знают, каков диапазон вашего бюджета. Сообщите им, какие ресурсы поддержки у вас будут доступны, чтобы они не рекомендовали систему, требующую обширного обслуживания, если у вас нет для этого времени или опыта персонала. Дополнительные предложения см. в статье Работа с корпоративными волонтерами и консультантами.

   Выбор конкретных решений, соответствующих вашему бюджету, может оказаться самой сложной частью технологического планирования. Важно убедиться, что все решения, которые вы выбираете, совместимы. Например, если вам нужна новая база данных, новая система резервного копирования и новая сеть, вам нужно будет убедиться, что база данных может совместно использоваться в той сети, которую вы получаете, а система резервного копирования может скопируйте базу данных, когда она открыта, если это необходимо. Технологии взаимозависимы, и существуют десятки вариантов с разной ценой для каждого технологического решения, поэтому согласование приоритетов может оказаться очень сложным. Важно вернуться к своему первоначальному видению того, как технологии могут помочь вам выполнить вашу миссию. Каковы ключевые новые функции, которые вы хотите, чтобы технология выполняла? Учитывайте цену, конечно, но не зацикливайтесь на недорогой технологии, которая не будет расти вместе с вами и не будет работать с технологиями будущего.

   Прежде чем принять решение или обратиться к консультанту, убедитесь, что у вас есть четкое представление о различных вариантах. Области контента TechSoup — это хорошее место для начала получения справочной информации и дополнительных ресурсов для ответов на всеобъемлющие вопросы о технологиях:

   1. Какой тип сети вам нужен?
   2. Какое оборудование необходимо приобрести или обновить?
   3. Какое программное обеспечение выбрать?
   4. Как лучше всего подключиться к Интернету?
   5. Что нужно сделать, чтобы ваша организация была представлена ​​в Интернете?
   6. Как вы можете позаботиться о потребностях вашей базы данных?
   7. Как лучше всего обучить персонал?
   8. Как вы можете позаботиться о регулярных потребностях в системном администрировании?

5. Напишите план.  План должен документировать ваши ресурсы, потребности и решения, а также ваш бюджет.

   Существует множество различных форм, которые некоммерческие организации используют для написания своих технологических планов. Независимо от того, какую форму вы выберете, есть несколько ключевых элементов:

   • Организационный профиль

     Кто вы как организация? Как вы организованы и какие услуги вы предоставляете? Ваш технологический план должен начинаться с краткого описания вашей организации, которое определит контекст для ваших технологических потребностей. Хороший организационный профиль должен включать вашу миссию и видение, а также практические детали вашей текущей работы. Этот обзор закрепит технологический план в вашей миссии и напомнит всем, от ваших сотрудников и совета директоров до потенциальных спонсоров, что речь идет не только о технологиях. Речь идет об оснащении вашей организации, чтобы лучше выполнять свою миссию.

     Ниже приведены два примера организационных профилей:

     Альянс иммигрантов
     Миссия Альянса иммигрантов состоит в том, чтобы дать возможность отдельным лицам и сообществам улучшить качество жизни, обогащая наше культурное наследие. Уже более 15 лет ИА ежегодно предоставляет разнообразные возможности и социальные услуги более чем 3000 человек. IA предоставляет общие консультации по трудоустройству, предоставляет общую информацию и справочную службу, а также предоставляет индивидуальные консультации по вопросам гражданства и иммиграции. Он предлагает несколько внеклассных и летних программ для молодежи. В IA также есть вспомогательные офисы для других агентств, которые предоставляют социальное обеспечение, жилищные права и медицинские услуги.

     Women’s Health Action
     Women’s Health Action — это образовательная и информационно-просветительская группа, основанная и возглавляемая женщинами, пережившими заболевания женского здоровья. Миссия WHA состоит в том, чтобы лоббировать увеличение ресурсов исследований и лечения, посвященных женскому здоровью. WHA издает информационный бюллетень тиражом более 5000 экземпляров, публично реагирует на дезинформацию в СМИ, оказывает давление на политиков, чтобы они «делали правильные вещи», и проводит кампании по просвещению общественности через основные средства массовой информации.

   • Технологическое зрение

     Технологическое видение вашей организации (вместе с кратким разделом о текущем состоянии технологий в вашей организации) может иметь форму резюме. Как технология поможет миссии вашей организации? Каково ваше долгосрочное видение использования технологий? Хотя это не обязательно является важной частью плана, в этом разделе может быть представлен обзор ваших технологических целей, поскольку они связаны с миссией вашей организации.

     Если вы включите этот раздел, он должен во многом опираться на работу, которую вы проделали на раннем этапе процесса планирования технологии для определения ваших потребностей.

     Например, технологическое видение может включать следующие утверждения:

     «Наши три отдела обслуживают одну и ту же клиентскую базу, но в настоящее время не имеют механизма для обмена контактной информацией клиента, историей клиента и потребностями клиента. Обмен информацией имеет решающее значение для предоставления точных рекомендаций и консультирования клиентов. эффективность.Чтобы сотрудники всех отделов могли просматривать всю информацию о клиенте, мы разработаем общую базу данных, которая отслеживает информацию о каждом клиенте.Мы вложим первоначальную энергию и время сотрудников в ввод данных, чтобы база данных была полностью функциональной . Мы также обучим весь персонал использованию базы данных, чтобы все сотрудники могли документировать и исследовать взаимодействие с клиентами в одном месте».

     «Наша организация зависит от добровольцев AmeriCorps, которые в течение одного года доставляют еду нашим бездомным клиентам. Набор квалифицированных добровольцев часто является проблемой, особенно потому, что трудно донести эту возможность до молодых людей по всей стране, которые могут подумать о переезде в область для работы с нами. Чтобы связаться с потенциальными волонтерами, которые регулярно пользуются Интернетом в своих колледжах и университетах, мы разработаем и опубликуем веб-сайт, на котором будет описана предлагаемая нами программа и процесс подачи заявок».

   • Проекты
     Основной частью вашего технологического плана является описание технологических проектов, которые вы будете выполнять. Для каждого проекта вам потребуется предоставить следующую информацию:

     Описание:  Краткое описание того, что вы собираетесь делать. Например, если ваш проект называется «Установка локальной сети», начало вашего описания может звучать так:

     .

     «Некоммерческая организация A в настоящее время имеет 10 независимых рабочих станций, не подключенных к сети. В рамках этого проекта будет создана одноранговая локальная сеть для этих 10 компьютеров с использованием Windows 9.8 в качестве сетевой операционной системы.»

     Преимущества:  Что этот проект позволит вашей организации сделать такого, чего вы не могли делать раньше? Это помогает заранее описать преимущества, чтобы было ясно, насколько приоритетным является проект. Описание преимуществ также будет полезно, если вы покажете свой технологический план спонсорам, так как это может убедить их в важности инвестиций в технологии, которые вы описываете. Дополнительную информацию о написании предложения о финансировании технологий см. в статье «Как финансируется технология: основы».

     Два примера преимуществ настройки локальной сети могут включать:

     • Локальная сеть позволит некоммерческой организации А настроить экономичный совместный доступ к Интернету и электронной почте. Текущее использование некоммерческой организацией А электронной почты и Интернета ограничено одновременным использованием. Возможность одновременного непрерывного доступа позволит сотрудникам часто использовать Интернет для проведения исследований и использовать электронную почту в качестве эффективного средства связи с коллегами из других организаций, а также с клиентами, членами и участвующими организациями.
     • Некоммерческая организация A имеет несколько отделов, в которых хранятся данные об одних и тех же клиентах. В настоящее время эти отделы не имеют доступа к записям друг друга. Локальная сеть позволит всем сотрудникам вводить и получать доступ к данным в одной базе данных, которая является общей для всей сети. Наличие одной базы данных сэкономит время, которое сейчас тратится на множество записей одних и тех же данных, и создаст один точный источник для всей клиентской информации.

     Задачи:  Какие задачи потребуются для завершения этого проекта? Список задач будет чрезвычайно полезен для установления графика и начала реализации.

     Тремя примерами задач, связанных с настройкой локальной сети, могут быть:

     • Прокладка электропроводки
     • Настройка рабочих станций
     • Обучить персонал доступу к общим файлам по сети

     Стоимость:  В конце описания проекта укажите затраты, связанные с каждым этапом. Например, одна стоимость, связанная с настройкой локальной сети, может составлять:

     .

     Приобретите пять сетевых карт 10 Base T по цене 45 долл. США каждая …………… 225 долл. США

   • Бюджет

     Ни один технологический план не может быть полным без бюджета. Составление бюджета — единственный способ узнать, практичен ли ваш план.

     Бюджет должен включать сметные расходы по всем аспектам перечисленных вами проектов. Распространенной ошибкой является включение в бюджет только закупок оборудования и программного обеспечения. На самом деле, хорошее эмпирическое правило состоит в том, что примерно 70 процентов ваших расходов на технологии должны идти на техническую поддержку и обучение, и только 30 процентов — на покупку технологий.

     Если вы планируете нанять системного администратора, учитывайте зарплату системного администратора. Если вы планируете использовать консультанта для регулярного устранения неполадок и технического обслуживания, вам следует оценить периодичность и стоимость услуг консультанта.

     Не забудьте включить назначения персонала и бюджеты времени. Хотя это может быть сложнее оценить, чем ваши другие расходы, это может помочь вам определить, когда имеет смысл нанять помощь со стороны.

     Если ваш технологический план разделен на несколько этапов, вы также можете разделить свой бюджет на этапы. Это позволит вам отличить немедленные инвестиции от более долгосрочных проектов.

   • Временная шкала или критический путь

     Временная шкала будет включать этапы работы и крайние сроки реализации вашего плана.

     Для некоммерческих организаций, которым необходимо собрать средства, прежде чем они смогут реализовать технологический план, более подходящим может быть критический путь; Подобно временной шкале, он будет указывать порядок, в котором должны быть выполнены различные аспекты проекта.

6. Получить финансирование.  Теперь вы можете использовать свой технологический план в качестве ключевого элемента в поиске финансирования технологий. Дополнительную информацию см. в статье Как финансируются технологии: основы .

7. Реализовать план.  Установив график, распределив обязанности и оценив свой прогресс, вы сделаете свой план реальностью.

   Как однажды сказал поэт Роберт Бернс: «Самые продуманные планы мышей и людей часто рушатся». Печальная правда заключается в том, что многие технологические планы лежат на полке и никогда не выполняются. Реализация не автоматическая. Само по себе это требует сознательного планирования. Даже если вы все время работали с консультантом над составлением своего технологического плана, управление реализацией является задачей вашей организации. Только вы можете продумать, кто может выполнять те или иные аспекты плана и когда они это сделают.

   Следующие элементы являются ключевыми для успешного внедрения:

   • Назначить координатора . Один человек должен контролировать процесс. Это не обязательно техническая роль, а управленческая роль. Этот человек может также общаться с консультантами, которые реализуют части плана, и контролировать их. Они будут периодически отчитываться перед технической командой и руководством.
   • Разбейте проекты на задачи.  Убедитесь, что отдельные шаги понятны, чтобы вы могли отслеживать ход выполнения.
   • Распределить обязанности.  Уточните, какой сотрудник будет выполнять какую задачу.
   • Установить временную шкалу.  Установите этапы и целевые даты для разных этапов вашего плана.
   • Оцените свой успех.  Оценка должна быть встроена в любой процесс планирования, и технологическое планирование не является исключением. Заранее решите, какие индикаторы успеха вы будете искать. Встройте контрольные точки оценки в свою временную шкалу.
   • Обновите свой технологический план.  Технологический план должен быть живым, дышащим документом. По мере появления новых потребностей и приоритетов вносите соответствующие изменения в план! Если один технологический проект не поможет вам, как вы надеялись, вы можете вернуться к плану, чтобы переосмыслить и переписать его.

В заключение

Технологическое планирование не является быстрым или простым. Волшебной формулы успеха не существует. Для принятия обоснованных решений вам потребуется доступ к технологическому опыту. Вам также может понадобиться руководство по управлению процессом планирования. Сможете ли вы самостоятельно планировать или нет, зависит от тех знаний, которые уже есть у вашего персонала. Большинству некоммерческих организаций не хватает ноу-хау, чтобы завершить весь процесс планирования, включая решение о том, какой тип сети им нужен или как лучше всего подключиться к Интернету. В большинстве случаев TechSoup рекомендует использовать внешние ресурсы.

Однако вы можете сэкономить деньги, обратившись за помощью по некоторым аспектам технологического планирования, а другие занимаясь самостоятельно. Например, только вы можете определить, что ваша организация получит от использования технологий.

Инвентаризация аппаратного и программного обеспечения может быть наиболее четко определенной частью технологического планирования. В результате у вас есть больше вариантов, как это сделать. Если кто-то из сотрудников имеет хотя бы минимальные знания аппаратного и программного обеспечения, вы вполне сможете сделать это самостоятельно. Есть кто-нибудь, кто знает, как узнать скорость процессора компьютера? Как узнать полный номер версии программного приложения? Попросите вашего самого технического специалиста просмотреть рабочие листы инвентаризации оборудования и программного обеспечения, чтобы убедиться, что он понимает все столбцы. Другие варианты включают наем консультанта или поиск волонтера.

Технологические решения для планирования могут потребовать гораздо более глубокого понимания технологии. В некоторых случаях, если в штате уже есть опытный ИТ-специалист, некоторые некоммерческие организации обнаруживают, что с помощью веб-исследований и телефонных звонков техническая команда может выполнить план самостоятельно. Однако, если у вас нет опытного ИТ-специалиста в штате, кому-то будет трудно узнать достаточно, чтобы сделать надежное суждение.

Независимо от того, ищете ли вы помощи извне или нет, обучение вашей собственной технологической команды имеет решающее значение для успешного плана. Чтобы понять варианты, которые предлагает вам консультант, вам нужен словарный запас и основные понятия. Области содержания TechSoup — хорошее место для начала.

Готовы обратиться за помощью? См. Получение справки по вашему технологическому плану.

Не отчаивайтесь! Помощь доступна. Технологическое планирование — дело непростое, но это богатый и мощный процесс. В долгосрочной перспективе это может уменьшить ваши головные боли в десять раз и заставить вас использовать технологии для достижения своей цели так, как вы никогда не мечтали.

Подробнее:

Технология

Организационное лидерство

Тип ресурса: Статья

Последнее обновление: 22 октября 2021 г.

Полное руководство по стратегическому технологическому планированию

Подробное руководство генерального директора по стратегическому технологическому планированию

Приведите свои технологии в соответствие с целями роста и производительности бизнеса

Это неизбежный факт современной бизнес-среды: рост и эффективность зависят от того, насколько эффективно работает ваша организация. использует данные и технологии.

На протяжении столетий управление денежными средствами и физическими активами играло ключевую роль в построении растущего, устойчивого и успешного бизнеса. Сегодня наши технологические системы, лежащие в основе жизненного цикла данных, являются таким же важным активом, как денежные средства и физические компоненты.

В этом руководстве мы расскажем, почему так важно иметь доступный технологический план с точки зрения руководства, как создать надежный план и как составить бюджет для будущего роста.

Основные выводы

• Узнайте, как смотреть на технологии через призму стратегического руководства
• Откройте для себя основы и стратегии для разработки более точных бюджетов и прогнозирования
• Узнайте, как избежать ошибок аппаратного и системного мышления

• Узнайте, как сделать свой план более эффективным и действенным
• Раскройте строительные блоки сильной технологической оценки
• Узнайте, как управлять изменяющимися обстоятельствами на рынке

Введение

Технологии: основа современного бизнеса

Данные и технологии обеспечивают жизненную силу каждого аспекта современного бизнеса, включая улучшение внутренних процессов, максимальное воздействие на маркетинг, построение устойчивых отношений с клиентами, ускорение продаж и предоставление эффективных услуг. Служба поддержки.

Теперь всем руководителям и советам директоров настоятельно необходимо иметь стратегическое понимание технологических стратегий, вариантов выбора и инвестиций, которые должны сделать их организации. Vistage International обнаружила, что 40% опрошенных руководителей малого и среднего бизнеса планируют увеличить свои инвестиции в технологии к 2021 году. Мы обнаружили аналогичный результат среди клиентов и рынков, которые мы обслуживаем.

Задача генерального директора состоит в том, чтобы разработать соответствующую стратегическую точку зрения на выбор, который необходимо сделать, чтобы эффективные рекомендации и решения определяли бюджетирование, инвестиционные приоритеты и стратегии управления кадрами во всей организации.

Основы технологического планирования

Всем современным организациям требуется план стратегических инвестиций в технологии. Этот план должен поддерживаться и поддерживаться генеральным директором и исполнительным руководством, а в конечном итоге, при необходимости, рассматриваться и утверждаться советом директоров.

Но это часто легче сказать, чем сделать.

В этом руководстве вы познакомитесь с процессом создания стратегического технологического плана, соответствующего ключевым целям роста и производительности вашего бизнеса.

В этом руководстве, разработанном операционными руководителями и техническими директорами, которые завершили корпоративную цифровую трансформацию, объясняется, почему так важно иметь доступный технологический план, как его создать и как составить бюджет для будущего роста.

Что такое стратегический технологический план?

Проще говоря, технологический план описывает данные и базовые технические возможности, необходимые организации для достижения ее стратегических целей. Его можно свести к:

1. Видение о том, как данные и технологии помогут добиться стратегических результатов.
2. Дорожная карта и архитектура платформы , которая определяет план перспективных возможностей.
3. Краткосрочный план действий , который продвигает реализацию вперед, обеспечивая краткосрочную ценность для организации.
4. План оптимизации и автоматизации процессов организации в соответствии с приоритетами инвестиций в технологии.
5.  План ресурсов , в котором структуры, навыки и функциональные возможности приведены в соответствие с дорожной картой и запланированными инвестициями в технологии.
6. Операционные и капитальные бюджеты и многолетние прогнозы, соответствующие инвестиционной модели «запуск, рост или трансформация».

Таким образом, эффективный технологический план не просто охватывает будущие потребности, основанные на вашей текущей операционной структуре. Он должен учитывать эволюцию операционной модели и управляться несколькими будущими сценариями.

Реальный пример технологического планирования в действии

Рассмотрим случай одного из наших прошлых клиентов, издателя, который продал серию очень ценных ежегодных справочников с большим количеством табличных данных.

Тщательный обзор книг с покупателями показал, что большинство из них покупали их только раз в два-три года и использовали в основном для справки. После перехода на годовую веб-модель подписки в сочетании с подключаемым модулем Excel доход издателя увеличился более чем в три раза.

Технология, необходимая для публикации книг и поддержки веб-платформы, была одинаковой с точки зрения данных и не очень сложной для нового продукта. Что отличалось, так это требование иметь безопасное и надежное решение, непосредственно ориентированное на клиента. Были введены новые технологические платформы, но также реализованы новые процедуры и возможности поддержки.

Соображения высшего руководства

Шесть вышеперечисленных элементов необходимы для любого эффективного стратегического технологического плана. Но успех в этих областях будет зависеть от соблюдения некоторых основных принципов.

Один из них заключается в том, чтобы поместить клиентскую перспективу «снаружи внутрь» в основу дизайна всех цифровых продуктов и услуг. Другая заключается в обеспечении того, чтобы стратегический технологический план был тесно увязан со стратегическим операционным планом бизнеса и принадлежал всей команде высшего руководства.

Однако наиболее важным является эффективное общение.

План должен быть написан простым языком и быть понятным для всей организации, включая совет директоров. Технические подробности должны быть размещены в приложении

Но одного четкого письма недостаточно. Для достижения подлинного межведомственного согласования генеральный директор должен учитывать различные точки зрения каждого члена основной аудитории плана, см. ниже:

Шаги по созданию эффективного технологического плана

На основе нашей работы в области технологической стратегии за последние несколько лет можно с уверенностью сказать, что вам потребуется генеральный технологический план, а затем несколько небольших функциональных планов для ключевых стратегических инвестиций или операционных преобразований.

Вот три ключевых шага для создания эффективного плана:

1. Проанализируйте текущее состояние технологии внешняя консалтинговая фирма. Внешние партнеры должны быть в состоянии продемонстрировать свои глубокие знания в реальных технологических операциях, необходимые для оценки ваших потребностей.

Проведите интервью с ключевыми заинтересованными сторонами в области технологий и бизнеса, чтобы понять текущее состояние их технологического ландшафта, возможностей и операционной согласованности со стратегическими целями и, что наиболее важно, предполагаемых пробелов и недостатков в текущих возможностях.

Особое внимание следует уделить следующим функциональным областям:

• Архитектура данных и практика управления жизненным циклом данных
• Возможности разработки и разработки программного обеспечения
• Процессы доставки прикладных и технологических решений
• Сборники технологических операций и процессы
• Процессы соответствия
• Стоимость портфеля лицензий и процессы управления
• Процессы портфеля контрактных услуг третьих сторон и расходы

2.

Разработайте свой технологический план

Выявите любые функциональные пробелы между вашей определенной перспективной бизнес-стратегией и вашим текущим благоприятным технологическим ландшафтом.

Количественная оценка затрат и инвестиций, связанных с приоритетными инвестициями. Анализ должен включать инженерные расходы, сторонний консалтинг, лицензирование программного обеспечения или операционные расходы на облачные технологии, новый персонал, необходимый для заполнения пробелов в навыках, и т. д.

Определить приоритеты и последовательность на основе согласования с высокоэффективными стратегическими требованиями и уровнем инвестиций и сопутствующий риск.

Убедитесь, что ваш план соответствует следующим принципам:

• Перспективная жизнеспособность
• Истинная способность к масштабированию
• Соответствие
• Управление
• Безопасность

3. Управление внедрением технологии

Создайте небольшую специализированную группу для управления внедрением. Этим также можно заниматься внутри компании, но ключевой персонал все же должен быть тесно вовлечен, если работа передана на аутсорсинг консалтинговой фирме.

Группа определит варианты реализации и создаст поэтапный график, учитывающий зависимости и связи между каждым инвестиционным потоком.

Применяйте гибкий подход к выполнению проекта, успех которого измеряется короткими, управляемыми спринтами и частым предоставлением ценности.

Крайне важно поддерживать тесную связь со всеми заинтересованными сторонами, когда вы принимаете технологические решения.

Разработка технологического бюджета для роста

Когда у вас есть план, пора составить бюджет. Хотя часто рассматривается вопрос о том, какой из них будет первым, трудно планировать бюджет, не зная, какой тип роста и изменений вы хотите, чтобы ваша технология стимулировала.

Работая со многими организациями и технологическими бюджетами, мы видели много того, что можно и чего нельзя делать, когда дело доходит до бюджетирования.

Слишком часто бюджеты и обзоры сосредоточены просто на таких статьях расходов, как аппаратное обеспечение, программное обеспечение, безопасность, сеть, центр обработки данных и расходы на персонал. Но они не рассказывают всю историю бизнеса и не объясняют, как инвестиции в технологии поддерживают бизнес сегодня или прокладывают путь для будущего роста.

Разработка эффективного технологического бюджета требует подробного анализа и картирования потребностей бизнеса и клиентов/пользователей в инвестициях.

Лучший способ распределить скудные бюджетные ресурсы между бюджетными функциями — задаться вопросом, нужна ли эта функция для «ведения» бизнеса, «роста» бизнеса или «преобразования» предприятия. Общепринятое целевое соотношение для зрелых компаний, использующих модель «беги-расти-трансформируйся», составляет 55/40/5.

Одним из преимуществ этого подхода является то, что он гарантирует, что вы зарезервируете по крайней мере часть своих инвестиций для экспериментов с передовыми возможностями, такими как облачные сервисы, машинное обучение или роботизированная автоматизация процессов.

Размер и объем технологического бюджета

Понимание отраслевых ориентиров — хороший способ начать определение размера и объема вашего технологического плана. Начните с максимально узкого определения вашей отрасли. Нанесите на карту лидеров отрасли, последователей, мейнстрим и отстающих и наметьте свое место в этом континууме сегодня и в будущем.

Затем вы захотите определить и сравнить каждую из ваших платформ расходов на технологии и категории, такие как вычисления для конечных пользователей, безопасность, сети, электронная коммерция и управление взаимоотношениями с клиентами (CRM). Вы можете получить эталонные данные из таких источников, как Gartner, Forrester и IDC, среди прочих.

Не останавливайтесь на бенчмаркинге.

Получив данные, проанализируйте, в какой диапазон попадают ваши технологические бюджеты и где может быть возможность сделать распределение более эффективным и действенным для роста.

Последнее напоминание при рассмотрении вашего бюджета — важность командной работы.

Как генеральный директор, ваша работа заключается в том, чтобы свести воедино планы между операционным, финансовым, продуктовым, технологическим и сервисным отделами. Для создания будущих продуктов может потребоваться резерв, план капитальных затрат или какой-либо другой гибкий подход к перераспределению бюджетов на основе меняющихся приоритетов. Это также может быть необходимо для использования новых рыночных возможностей и улучшения качества обслуживания клиентов в меняющейся конкурентной среде.

Командная работа и общение здесь очень важны. Чтобы узнать больше о технологическом бюджетировании, ознакомьтесь с пятью вопросами, которые руководители должны задать о технологическом бюджете.

---

 

Узнайте больше о технологических бюджетах Подробнее >>

 

---

Планирование изменений и сценарии «что, если»

Хотя изменения являются единственной постоянной величиной в нашем современном мире, это компонент, который мы должны учитывать при планировании технологий и управлении ими.

Многие компании устанавливают трех-пятилетние циклы для углубленного пересмотра своей бизнес-стратегии с ежегодными циклами пересмотра и обновления. Цикл технологического плана должен соответствовать этому циклу бизнес-стратегии.

Большинство ориентированных на рост организаций среднего размера ежегодно пересматривают свои технологические планы и отслеживают расходы в течение года, ежемесячно или ежеквартально.

Крупные достижения или события могут привести к обновлению плана.

Например, если была внедрена новая платформа CRM или установлена ​​облачная политика, эти события должны инициировать пересмотр плана, чтобы обеспечить точное отражение любых последствий в плане.

Незапланированные события также должны инициировать пересмотр плана — независимо от того, связано ли это событие с технологиями, компанией или рынком компании. Например, новые продукты конкурента должны инициировать пересмотр бизнес-плана и, таким образом, могут повлиять на технологический план.