Социально-методический центр поддержки СО НКО Московской области

Предложение о встрече в деловом письме

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

1. Текст письма не должен быть слишком длинным.
2. Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
3. В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя. После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример).

Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы.

После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение.

Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?).

Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…». После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа. На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»). Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.

Делай при личной встрече то, для чего нужно встретиться лично. Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Делай при личной встрече то, для чего нужно встретиться лично. Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

ВикиЧтение

Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные
Перл Дэвид

Содержание

Делай при личной встрече то, для чего нужно встретиться лично

На любую встречу расходуется немало времени и сил. Это редкий шанс прямого общения, лицом к лицу или хотя бы голосом к голосу. Используйте это драгоценное время только для того, что нужно делать вживую. Все, что проще организовать с помощью других средств или вне общей встречи, не должно попасть в план собрания. Вычеркивайте!

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Как стать самостоятельным инвестором и для чего это нужно

Как стать самостоятельным инвестором и для чего это нужно Тем не менее, хотя имеются определенные выгоды, которые вы можете получить, передав капитал в руки профессиональных управляющих, такой вариант имеет и ряд недостатков. Так, обращение к профессиональным

ДЕЛАЙ ТАК КАК Я ГОВОРЮ, А НЕ ТАК, КАК Я ДЕЛАЛ

ДЕЛАЙ ТАК КАК Я ГОВОРЮ, А НЕ ТАК, КАК Я ДЕЛАЛ Когда экономистам-рыночникам напоминают о протекционистском прошлом США, они, как правило, возражают, что страна пришла к успеху вопреки, а не благодаря протекционизму. Они утверждают, что стране в любом случае был уготован

Глава 40. Как убедить клиента встретиться в нужное вам время

Глава 40. Как убедить клиента встретиться в нужное вам время Клиентам интересны востребованные и занятые люди. Если ваш день, неделя и месяц не расписаны, разве вы занятой человек? Другое дело, когда вы говорите, что у вас расписанный график, и если клиент согласен

Для чего нужно NLP?

Для чего нужно NLP? Многие менеджеры, услышав об NLP, задаются характерными для управленцев вопросами: «Зачем это мне? Что это мне даст? Как я смогу это использовать? Почему именно на это я должен тратить свое время?» Ответы на эти вопросы каждый найдет для себя сам: NLP меняет

Делай или не делай. Не надо пытаться (Магистр Йода)

Делай или не делай. Не надо пытаться (Магистр Йода) Заявки на проект «Взлет к мечте» приходили самые разные. Некоторые участники хотели создать сайты, творческие мастерские, рекреационные центры. У некоторых мечты – учиться на дизайнера в Италии, работать в международной

Чего нужно достичь во вступлении

Чего нужно достичь во вступлении Эффективное вступление – настоящая проблема для спичрайтера. В нем нужно успеть за короткое время достичь сразу нескольких целей:• Вступление должно помочь оратору найти общий язык с аудиторией, установить раппорт. Для этого

ЧТО НУЖНО И ЧЕГО НЕЛЬЗЯ ДЕЛАТЬ НА ОТБОРОЧНОМ СОБЕСЕДОВАНИИ

ЧТО НУЖНО И ЧЕГО НЕЛЬЗЯ ДЕЛАТЬ НА ОТБОРОЧНОМ СОБЕСЕДОВАНИИ В заключение приводится список того, что нужно и чего нельзя делать на отборочном собеседовании.Нужно:• выделять себе достаточно времени;• планировать собеседование, для того чтобы иметь возможность

Взялся – делай

Взялся – делай Перед тем как мы перейдем к примерам ответственного поведения, я бы хотел сказать пару слов о концепции, которую я называю «Взялся – делай». Возможно, вы помните, в главе 1 мы уже говорили, что одна из основных вещей, вызывающих проблемы у менеджеров,

ЧТО ЭТО МОЖЕТ ДАТЬ ЛИЧНО МНЕ?

ЧТО ЭТО МОЖЕТ ДАТЬ ЛИЧНО МНЕ? Для некоторых компаний привлечение знаменитости для рекламы их товара может оказаться прекрасным способом наделить марку значимостью, которой она до сих пор не обладала. Но знаменитость, выступающая от имени вашей марки, — далеко не

Обращайтесь лично к человеку

Обращайтесь лично к человеку Вы знаете, что такое треугольник? Нет, это не фигура, а ситуация, с которой вы наверняка не раз сталкивались в жизни. Например: некто А обижен на Б, но вместо того чтобы самому поговорить с Б, А рассказывает о нем В. Затем В передает Б слова А.

1.1. Для чего нужно Руководство по закупкам?

1. 1. Для чего нужно Руководство по закупкам? На закупки приходится большая часть общей экономической деятельности. Суммарная стоимость сделок по государственным закупкам в странах ЕС составляет около 16 % от ВВП, а в США – около 20 %[1]. Стоимость сделок в частном

Глава 7 Чего нужно опасаться при моделировании бизнес-процессов. Проектные риски моделирования бизнеспроцессов

Глава 7 Чего нужно опасаться при моделировании бизнес-процессов. Проектные риски моделирования бизнеспроцессов Моделирование бизнес-процессов следует отнести к группе проектов высокого риска. Стандартные проектные риски касаются выхода за сроки и бюджеты проектов,

Ведите ключевых клиентов лично

Ведите ключевых клиентов лично Хозяин цветочного салона должен сам вести ключевых клиентов. Пусть они будут знать номер вашего мобильного, чтобы иметь возможность позвонить вам лично в любое время. Может быть, даже ночью, в исключительных случаях. Есть клиенты, которые

Для чего нам нужно сырье

Для чего нам нужно сырье Когда мне было 15 лет, моя семья переехала, и в последний год перед колледжем я пошел в школу с углубленным изучением математики, которая находилась недалеко от дома.Я подошел к своему новому учителю по математике и сказал: «Александр Владимирович,

Глава третья Делай или ной

Глава третья Делай или ной В возрасте двадцати лет я купил самолет. В то время у меня не было даже машины. Я тогда все еще служил в армии и не имел четкого представления о том, что я буду делать и на что жить, когда дядюшка Сэм[7] уволит меня из вооруженных сил

Чего не нужно делать

Чего не нужно делать Продающее письмо – основной инструмент продаж ваших тренингов и вебинаров. Его первый блок – введение, hero story. Затем нужно составить следующий блок под рабочим названием «Чего не нужно делать».Ваш инфобизнес должен решать какую-то проблему, например

Когда (и почему) они имеют смысл

По мере того, как удаленная работа становится все более распространенным явлением, виртуальные встречи также становятся обычным явлением. Но дело в том, что онлайн-встречи — не идеальный вариант для каждого случая. Личная встреча окажется более эффективной в определенных ситуациях. Самое сложное — это часто знать, когда встреча лицом к лицу лучше, чем виртуальная, но вам не нужно делать выбор неподготовленным. Ниже приведены несколько проверенных советов, как определить, лучше ли личная встреча, а также советы о том, как ее провести.

• 5 случаев, когда личная встреча имеет смысл
• Преимущества личных встреч
• Где проводить личные встречи?
• Как провести личную встречу

5 случаев, когда личная встреча имеет больше смысла

Как правило, вы собираете свою команду для обсуждения определенных целей встречи, и именно они определяют, следует ли вам оставаться виртуальным или встретиться лично. Ниже приведены несколько примеров целей и ситуаций встречи, которые помогут вам понять ситуации, которые обычно требуют встречи лицом к лицу.

• Если встреча предназначена для создания команды
• Если цели сложные
• Если требуется больше внимания
• Если необходимо укрепить доверие и деловые отношения
• Если необходимо более активное участие

1 Если встреча для тимбилдинга

Люди — существа социальные. Это верно не только в том смысле, что вы экстраверт. Это также включает в себя тот факт, что язык тела и выражение лица являются огромной частью повседневного общения. Вы не всегда можете так же легко понять эти важные сигналы с помощью видеоконференций. Вот почему построение значимых и продуктивных отношений между членами команды часто бывает более эффективным при личном общении. Другими словами, встречи, которые включают в себя тимбилдинговые игры, проходят лучше лично.

Даже если вы не играете в командообразующие игры, ваши собрания могут помочь укрепить связи между членами вашей команды. В конце концов, на действительно продуктивной встрече никто не боится высказывать свое мнение. Такой открытый диалог действительно может помочь членам вашей команды узнать (и довериться!) друг другу. Создать безопасное пространство для вашей команды, чтобы поделиться своим мнением, как правило, легче лично по всем вышеперечисленным причинам.

Поощряйте сотрудничество

Предоставьте каждому возможность внести свой вклад в повестку дня собрания, чтобы стимулировать сплочение команды и сотрудничество. Используйте такой инструмент, как Fellow!

Попробуйте Fellow бесплатно

2 Если цели сложные

Хотя онлайн-комнаты для совещаний представляют собой удобные места для сбора членов команды с минимальным перерывом в их работе, все же могут возникнуть препятствия. Например, некоторые программы виртуальных конференций предлагают минимальную поддержку по углубленным темам.

Это означает, что собрания, на которых вы делитесь большим количеством информации, могут иметь серьезные последствия, когда возникают технические проблемы. Представьте себе, что вам нужно объяснять что-то сложное или длинное из-за плохого интернет-соединения с постоянными прерываниями? Вы можете полностью избежать этой проблемы, организовав личную встречу.

3 Если требуется больше внимания

Личные встречи и работа в офисе имеют одно явное преимущество перед удаленными должностями: меньше отвлекающих факторов. Типичная рабочая среда с личным присутствием поощряет профессионализм и усердную работу, пока ваша команда работает круглосуточно. Такой атмосферы труднее достичь, когда члены вашей команды работают из дома, окруженные любимыми развлечениями. Для совещаний, требующих интенсивного внимания — скажем, подробного совещания по управлению проектами — эти отвлекающие факторы могут оказаться проблематичными. Вы можете устранить их лично.

4 При построении доверительных и деловых отношений

Учитывая характер языка тела, тон голоса и всевозможные нюансы, виртуальные встречи обычно лучше подходят для случайных дел с меньшими ставками. Большие дела, такие как построение доверительных отношений и установление новых деловых связей, обычно легче решать лично.

Размер виртуальных пространств для встреч также благоприятствует личным встречам для установления доверия и отношений. Там, где виртуальные встречи могут иметь буквально тысячи участников, большинство конференц-залов вмещают не более пары десятков человек. В присутствии меньшего количества людей всем в комнате будет легче разговаривать друг с другом и строить доверительные отношения, которые вы ищете.

5 Если требуется более активное участие

Представьте себе: вы посещаете собрание из пяти человек, и только два человека приходят вовремя. Что вы делаете, пока ждете, пока все остальные появятся? Вы, вероятно, переключитесь на светскую беседу и отклонитесь от повестки дня, которую вы постарались разработать. Как правило, это гораздо менее удобно, чем видеоконференция. Такой первоначальный дискомфорт может отговорить от участия, когда появится группа.

Что еще более важно, на больших виртуальных собраниях члены команды, которые не чувствуют себя комфортно, делясь своим мнением, могут просто отойти на второй план. Такой анонимности не существует во время личных встреч. При меньшем количестве участников кому-то трудно затеряться в толпе. Личное неучастие часто торчит как больной палец.

Преимущества личных встреч 

Личные встречи могут быть лучше, чем виртуальные встречи, даже если не по своей сути лучше подходят для личных бесед. Это связано с тем, что личные встречи имеют следующие преимущества по сравнению с виртуальными:

• Улучшенное общение. Да, повторять это снова — это, по сути, заезженная пластинка, но это очень важно. Итак, начнем: тон, выражение лица и язык тела — жизненно важные части речи, которые теряются в виртуальных каналах. И даже если вы научитесь читать между строк в видеочате, технические трудности могут привести к тому, что вы упустите важную информацию. Это практически невозможно лично, если вы обращаете внимание.

• Улучшение взаимоотношений . Любая встреча отнимет время у вашего общего списка задач. По общему признанию, встречи лицом к лицу съедают большую часть вашего рабочего дня, но в этом есть большой плюс. Когда вы так заняты, выделение в вашем расписании места для личных встреч с людьми является большим признаком уважения. Это уважение может стать основой длительных рабочих отношений.

• Большее доверие . Невизуальные социальные сигналы, такие как тон голоса, облегчают построение доверительных отношений при личном общении. Взаимодействие через видео или электронную почту может убрать человеческий фактор, который часто показывает правда смысл за чьими-то словами. Эти электронные носители могут сделать слова коллеги недружественными, даже если они были произнесены с добрыми намерениями. Такого рода ненужные, но неизбежные недоразумения менее вероятны при личной встрече.

• Меньше перерывов . Как бы ваша команда ни полагалась на технологии, они не идеальны. Технические проблемы неизбежны, и вы никогда не можете быть уверены, как все пойдет, когда вы войдете в систему. Например, запаздывающее соединение может привести к тому, что члены команды будут говорить друг с другом. Запаздывания не существует на личных встречах, где обычно нет препятствий для хорошего слушания.

• Лучшее внимание и участие . На продуктивном совещании идеи каждого получают одинаковое внимание и ценность. Однако не все в вашей команде будут общительными бабочками, которые любят выкладывать свои мысли на стол. Этих членов команды может быть сложно привлечь к участию из-за технических трудностей и большой аудитории. Вы можете легче вести разговор во время личных встреч и дать каждому возможность высказаться.

Где проводить личные встречи?

Вы можете выходить далеко за пределы своего офиса, чтобы проводить личные встречи — ну, иногда. В некоторых случаях ваш тихий, частный конференц-зал будет лучшим выбором. Ниже приведен список мест, где вы можете проводить личные встречи, и когда каждое место может быть лучшим.

• Рестораны. Проведение встречи за обедом может быть более удобным, потому что это не отнимает время у кого-либо из фактических рабочих часов. А для обеденных встреч рестораны — очевидный выбор места. Они особенно хорошо подходят для менее формальных встреч и тимбилдинговых мероприятий. Хотя теоретически вы могли бы попробовать официальные встречи в определенных ресторанах, часто бывает слишком много шума, чтобы обстановка выглядела совсем не неформальной.

• Кофейни. Когда вам нужно выйти из офиса, чтобы сменить обстановку и немного перекусить, попробуйте встречи в кафе. Они являются отличным фоном для встреч один на один, поскольку их более спокойная обстановка может побудить обоих людей поделиться больше. Но поскольку кофейни, как правило, меньше, не устраивайте там встречи команды. Скорее всего, это приведет к клаустрофобии.

• Конференц-зал. В то время как рестораны и кофейни отлично подходят для неформальных встреч, официальные встречи требуют более контролируемой среды. Конференц-залы спроектированы так, чтобы выглядеть профессионально и обеспечить вам уединение. Если у вас нет конференц-зала прямо в офисе, вы можете арендовать его в коворкинге, отеле или другом бизнесе .

Как провести личную встречу, сохранив здоровье всех

Личные встречи имеют свои преимущества, но один большой недостаток появился относительно недавно: пандемия COVID-19. Коронавирус, мягко говоря, сделал встречи с коллегами лицом к лицу немного сложнее, чем обычно. Вот почему в последнее время вы посещали так много удаленных совещаний.

Конечно, вакцины против COVID-19 привели к тому, что некоторые работодатели вернули сотрудников на работу ^[1] . В то же время, однако, некоторые люди могут захотеть действовать с осторожностью. Вероятно, вам лучше принять некоторые меры предосторожности при планировании личного собрания команды, чтобы помочь всем сохранить здоровье. Ниже приведены несколько простых советов, которые вы и ваши сотрудники можете использовать, чтобы оставаться здоровыми во время личных встреч.

• Планируйте менее загруженное время
• Раздайте всем маски
• Расставьте места для сидения
• Откройте окна
• Избегайте еды и напитков
• Будьте краткими 

1 Планируйте менее загруженные часы

Чем больше людей поблизости, тем выше вероятность того, что ваша команда заболеет. Подумайте об этом: всего один человек, неосознанно обнаруживший COVID-19, может заразить всех ^[2] . (Помните: не все, у кого есть COVID-19, знают, что он у них есть!) ^[3]

Если вы и ваша команда планируете встречи в общественном месте, старайтесь не планировать встречи в часы пик. То же самое касается, если вы планируете встречу за обедом в ресторане: держитесь подальше от обычной обеденной спешки, чтобы избежать болезни. Назовите это «встреча за поздним обедом», чтобы понять суть.

2 Раздайте всем маски

Маски доказали свою эффективность в предотвращении (или, по крайней мере, замедлении) распространения вируса ^[4] . Предоставление участникам основных средств гигиены, таких как маски и дезинфицирующее средство для рук, до начала встречи может сдержать бессимптомную передачу ^[5] . Обратите внимание, что некоторые маски более эффективны, чем другие ^[6] , поэтому их использование в сочетании с другими мерами безопасности дает больше шансов сохранить здоровье ваших сотрудников.

3 Свободное пространство 

Социальное дистанцирование уже давно рекламируется как профилактическая мера против COVID-19. Вы можете заметить, что в наши дни это происходит немного реже, но это все еще эффективно для личных встреч. Соблюдение дистанции между членами команды во время собрания иногда может свести к минимуму вероятность неожиданного распространения ^[5] . Если вы находитесь в конференц-зале, между каждым участником должен оставаться свободный стул.

4 Откройте окна 

COVID-19 распространяется путем прикрепления к микроскопическим каплям воды при дыхании человека ^[7] . Эти капли висят в воздухе, пока кто-то другой не вдохнет их и не заразится. Усиленная вентиляция может помочь отвести этот зараженный COVID пар от членов вашей команды и предотвратить их заболевание ^[8] .

5 Избегайте еды и напитков

Нередко во время личной встречи можно откусить кусочек и сделать глоток. С этим есть только одна проблема: с COVID-19.здесь остаться, еда и напитки могут привести к нездоровым встречам. Всякий раз, когда кто-то ест или пьет, его маска на мгновение спадает, что дает больше возможностей для потенциального распространения вируса. Когда вся ваша команда ест рядом или в закрытом помещении, риск распространения вируса возрастает еще больше.

6 Будьте краткими 

Если вы встречаетесь лично, краткие сообщения ограничивают ваше потенциальное воздействие COVID-19 ^[9] . Ограничьте встречу только самыми важными моментами, начинайте и заканчивайте вовремя или раньше и отправляйте любые дополнительные сведения по электронной почте. Этот сдвиг может показаться немного неестественным, но он того стоит, чтобы все были здоровы и счастливы.

Время и место для личной встречи

Виртуальные и очные встречи лучше подходят для различных ситуаций. Удаленное общение, как правило, лучше подходит для более случайных встреч, тогда как личные встречи лучше подходят для официальных мероприятий. Понимание того, когда одно более выгодно, чем другое, может помочь вам проводить более продуктивные встречи.

Несмотря на то, что эти два типа совещаний могут быть разными, Fellow поможет вам эффективно провести оба. Благодаря шаблонам совещаний Fellow, общедоступным онлайн-заметкам и функциям совместной повестки дня держать вашу команду на одной странице, лично или онлайн, никогда не было проще.

Источники:

1. CNBC. «Сотрудники могут вернуться в офис раньше, чем они думают». cnbc.com; по состоянию на февраль 2021 г.

2. NPR. «Что мы знаем о тихих распространителях COVID-19». npr.org; по состоянию на февраль 2021 г.

3. Healthline. «До 80 процентов людей с COVID-19 не знают, что у них есть вирус». Healthline.com; по состоянию на февраль 2021 г.

4. Центры по контролю и профилактике заболеваний. «Эффективность использования лицевой маски или респиратора в общественных местах внутри помещений для предотвращения инфекции SARS-CoV-2 — Калифорния, февраль – декабрь 2021 г.». cdc.gov; по состоянию на февраль 2021 г.

5. Центры по контролю и профилактике заболеваний. «Как защитить себя и других». cdc.gov; по состоянию на февраль 2021 г.

6. Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов. «Респираторы N95, хирургические маски, маски для лица и барьерные покрытия для лица». fda.gov; по состоянию на февраль 2021 г. 

7. Разговор. «Коронавирус дрейфует по воздуху в виде микроскопических капель — вот наука об инфекционных аэрозолях». theconversation.com; по состоянию на февраль 2021 г.

8. Агентство по охране окружающей среды. «Вентиляция и коронавирус (COVID-19). Epa.gov; по состоянию на февраль 2021 г.

9. CDC. «Как разговаривать с вашими близкими контактами». cdc.gov; по состоянию на февраль 2021 г.

Советы высокоэффективным руководителям

• Электронная почта*

командных встреч в очном и виртуальном

перейти к содержанию

Предыдущий Следующий

• Посмотреть увеличенное изображение

Удаленная работа стала нормой для многих компаний после пандемии Covid-19. Даже с учетом меняющегося ландшафта не похоже, что гибридная работа в ближайшее время прекратится. С учетом того, что сотрудники наслаждаются более короткими поездками на работу, обеденным перерывом на занятия спортом и уютными домашними офисами, неудивительно, что популярность удаленной работы резко возросла.

Тем не менее, некоторые сотрудники определенно предпочитают успокаивающую и человеческую связь, которую создает офисная среда. Какими бы ни были ваши предпочтения, существуют определенные ключевые различия между личным и виртуальным собранием команды. Этот блог расскажет вам о плюсах и минусах обоих типов, а также об основных различиях, с которыми вы можете столкнуться.

Преимущества и недостатки личных встреч

Плюсы личных встреч

• Личные встречи позволяют вести более плавные беседы, и благодаря им у вас больше шансов построить позитивные отношения.
• Сотрудникам легче проводить коллективный мозговой штурм лично, чем на виртуальных групповых собраниях.
• Личные встречи не могут быть сорваны из-за случайного отключения микрофона, плохого подключения к Интернету или случайного разговора друг с другом.

Минусы личных встреч

• Личные встречи могут занимать много времени и требуют, чтобы все участники куда-то отправились в одно и то же время.
• Личные встречи могут стать помехой, поскольку люди могут начать подшучивать, говорить не по теме или вести отдельные, более мелкие беседы.
• Личные встречи могут быть дорогими, особенно если они проводятся в другом месте.

Преимущества и недостатки виртуальных собраний

Плюсы виртуальных собраний

• Виртуальные собрания требуют меньше времени. Это избавляет сотрудников от необходимости путешествовать, бронировать комнаты, организовывать прохладительные напитки или организовывать расписания участников.
• Виртуальные встречи устраняют необходимость в светских беседах, сосредоточив внимание в основном на поставленной цели. Это устранение шуток, небольших разговоров или пустой болтовни повышает эффективность виртуальных встреч.
• Виртуальные встречи намного дешевле. Участники могут собраться, не выходя из дома. Это экономит деньги компаний на второстепенных местах, экономит деньги сотрудников на поездках до места и экономит деньги на закусках.

Минусы виртуальных встреч

• Виртуальные встречи, хотя и эффективны, не имеют человеческого контакта. Трудно услышать, если одновременно говорят более одного человека, что затрудняет творческое сотрудничество.
• Для виртуальных совещаний требуется хорошее подключение к Интернету, рабочие технологии и эффективные докладчики. Если что-то из этого не удается — встреча может быть сложной, утомительной и искусственной.
• Виртуальные встречи не побуждают сотрудников или клиентов знакомиться друг с другом за пределами рабочей среды. Это может создать неудобную атмосферу, которая может затруднить дружеское общение.

4 Основные различия между личными и виртуальными встречами

1. Скорость

Первое ключевое различие между личными и виртуальными встречами заключается в скорости. С точки зрения виртуальных встреч, скорость велика с точки зрения поездок на работу. Участники собрания могут быстро войти в систему удаленно и присоединиться к виртуальному собранию. Однако технологические проблемы и скорость Wi-Fi могут сделать виртуальные встречи более продолжительными и утомительными, чем ожидалось.

Что касается личных встреч, скорость является ключевым отличием с точки зрения производительности и времени в пути. Добираться до личных встреч намного дольше, особенно если участников много. Это может быть дополнительно задержано теми, кто опаздывает, проблемами с транспортом или пробками.

Кроме того, в отличие от виртуальных встреч, личный контакт может легко привести к тому, что участники отойдут от темы. Разговоры о планах на выходные, шутки и пустые сплетни могут сделать личные встречи более длительными, чем виртуальные.

2. Затраты

Еще одно ключевое различие между личными и виртуальными встречами заключается в их затратах. Очевидно, что личные встречи обходятся дороже, чем онлайн. Это связано с арендой офиса или внешних помещений, деньгами, потраченными на поездку к месту встречи, и любыми напитками, предлагаемыми участникам.

Виртуальные встречи стоят дешевле из-за отсутствия поездок на работу. Для предприятий сокращение офисных помещений для соответствия большему количеству гибридных схем означает, что встречи обходятся дешевле из-за арендной платы. Однако обеспечение того, чтобы каждый сотрудник WFH имел квалифицированное и рабочее оборудование, может быть дорогостоящим.

3. Присутствие человека

Присутствие человека — одно из самых заметных различий между личными и виртуальными встречами и, возможно, именно оно вызывает самый большой конфликт. Личные встречи дают участникам возможность более гибко взаимодействовать друг с другом. Личная встреча способствует более совместному участию и командному мышлению, поскольку люди могут читать язык тела друг друга и могут быстрее вести обсуждения.

Это отличается от виртуальных совещаний, поскольку совместная работа гораздо более регламентирована — из-за того, что только один человек может говорить одновременно. Это может привести к более искусственному ощущению человеческого присутствия, поскольку вы выделяете людям время для разговора.