Социально-методический центр поддержки СО НКО Московской области

Тайм-менеджмент: основные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Термин дословно переводится как «управление временем».

Речь идет о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на свое усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то «оплачивает» учёбу, карьерный рост или путешествия. Распределяя ресурс своей жизни, мы используем время как инвестицию в проекты, саморазвитие, заботу о здоровье.

Существует много разных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: об избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о методиках грамотного целеполагания и структурирования графика.

Пожиратели продуктивности

Перед прокачкой рабочей скорости нужно в первую очередь избавиться от того, что вас замедляет. Этих факторов немного, но они железобетонно вросли в наш распорядок дня и не желают сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, соцсети и бессмысленная болтовня по телефону.

Все эти факторы не только отбирают драгоценные минуты, но и снижают эффективность, ведь на скорость работы влияют также состояние здоровья и настроение.

Алкоголь, курение, вредная еда, недостаток сна ухудшают способности мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения, создавать идеи.

Еще труднее сосредоточиться после прочтения панических постов в стиле «мы все умрём», которыми пестрит лента. Для работы больше подходит спокойное ресурсное состояние и позитивный настрой. Не зря сейчас постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.

Если хотите понимать, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.

Все перечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отбирают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Расчистите это пространство, сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка надолго «залипать» в соцсетях, то существует ряд приложений, фиксирующих, сколько времени вы проводите в смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но умеют также ограничивать доступ к приложениям. Таких сервисов много на Play Market по запросам «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». По количеству положительных отзывов лидирует приложение StayFree — попробуйте.

Сервисы, контролирующие поведение пользователя, есть и для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome Productivity Owl. Продуктивная сова разрешает посмотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Посещать без ограничений можно только сайты из «белого списка», который настраивает для себя пользователь.

Но если вам нужно много работать с информацией и тотальная блокировка не подходит, есть возможность действовать от обратного — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. К примеру, так работает StayFocusd, который позволяет проводить на запрещенных сайтах ограниченное количество минут.

Прокрастинация

Сложное слово, которое знакомо каждому.

Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.

В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:

• задача слишком сложная;
• непонятно, с чего начинать;
• мы перегрузили себя, не можем работать;
• мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.

К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, вовремя отдыхать.

Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.

Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.

Неумение отказывать

Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят.

Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…

У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.

Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.

Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить, даже если они очень интересны.

Техники тайм-менеджмента

Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.

Ежедневное планирование

Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.

Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.

Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию.

Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.

Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.

Google Calendar с запланированным графиком

Обязательные условия: ставьте не более четырех важных задач на день и пишите их в порядке срочности. В вечерние часы планируйте отдых. Если считаете, что останется время, допишите несколько небольших подзадач, которые не страшно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Вот, все запланированное сделал, на часах всего десять вечера, можно ещё несколько завтрашних пунктов выполнить». Учитесь отдыхать! Это повышает продуктивность.

SMART

Это система постановки целей, которая превращает размытые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. А абстрактные идеи в понятные задачи.

SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Задачи должны быть Specific (Конкретные), Measurable (Измеримые), Attainable (Достижимые), Realistic (Реалистичные) и Timeable (Определенные во времени).

Например, есть цель: расширить клиентскую базу. В такой формулировке непонятно, с какой стороны за нее браться. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня прозвонить не менее 50 холодных клиентов и получить 5 заказов.

Мы знаем, что конкретно нужно делать — зайти в базу собранных номеров, начать звонить. Измеряем в цифрах — не менее 50 прозвонов и 5 заказов. Достижимость заключается в том, что обзвонить 50 человек в течение дня, уговорив 5 из них на покупку, — посильная работа. Реалистичность означает, что мы планируем процесс, на который способны влиять. Определенность во времени — рабочий день.

Видите, как все стало на свои места. Конкретность в планировании — это уже половина дела для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент.

Закон Парето

Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение вложенного ресурса и полученного результата. Закон Парето вывел экономист Вильфредо Парето, заметив, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон применим во многих областях: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли.

Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и сделайте упор на них.

В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или не выполнять вовсе, если они устарели и используются по привычке.

В первую очередь проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете понять, что утренние рассылки по понедельникам дают намного больше результата, чем ежедневный двухчасовой обзвон или запуск дорогостоящей рекламы на популярном канале в YouTube. Это не значит, что нужно сделать рассылки еще по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, которые не приносят эффективного результата, высвободив при этом время для другой важной работы и новых идей.

Матрица Эйзенхауэра

Жил-был солдат по имени Дуайт Эйзенхауэр. Он был таким эффективным, что сначала стал генералом, а потом — президентом США. Именно ему принадлежит авторство матрицы распределения задач по приоритетности, которую часто используют в тайм-менеджменте.

Возьмите листок и ручку, расчертите бумагу так, чтобы получилось четыре квадрата. Рассматривая каждую задачу, ответьте на два вопроса:

1. Важная ли она?
2. Срочная ли она?

Пример матрицы Эйзенхауэра

В блок А поместите важные и срочные задачи. К ним относится работа, невыполнение которой прямо сейчас приведет к провалу всего проекта, ухудшению жизни, серьезным проблемам. Сюда же относятся вопросы здоровья. Если что-то болит — бегом к врачу.

В идеале этот блок должен пустовать. При грамотном планировании важные задачи не превращаются в горящие, а делаются не спеша и внимательно. Старайтесь, чтобы дела не переползали в красный квадрат.

В блоке В находится важная, но не срочная работа, над которой можно трудиться спокойно, без паники. Именно этому блоку уделяйте максимум внимания, вовремя выполняйте всё запланированное.

В блок С попадают срочные, но не важные задачи. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.

Блок D — самый приятный, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные дела. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его скарбом: бесконечными переписками в мессенджерах, постоянным заглядыванием в почту, чтением новостей в соцсетях. От таких занятий желательно отказаться или свести к минимуму.

Съешьте жабу на завтрак

Не нужно никого есть — это лишь метафора. Означает, что самое неприятное дело нужно сделать сразу. Это как оторвать пластырь — р-раз, и все.

Когда нависает какая-то неприятная, но очень важная работа, перспектива возиться с ней портит настроение и раздражает. Чем дольше ее откладываешь, тем больше накапливается негатива.

Разделавшись с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, мотивируетесь на дальнейшую эффективную деятельность.

К «жабам» можно также отнести сложные задачи: если не сделать их с утра, то к вечеру просто не останется сил.

Разделяй и властвуй

Разделяй задачу на подзадачи и властвуй над ними — вот что имеется в виду. Особенно это актуально для трудоемких проектов, которые растягиваются на несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент советует разбивать их на короткие этапы. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу. Так можно одолеть даже самую сложную на первый взгляд задачу.

К примеру, вам нужно найти хорошую работу. Выделим список задач в этом непростом проекте:

• Определить все важные критерии будущей должности: специальность, вид занятости, обязанности, уровень оплаты, возможность профессионального роста.
• Узнать, как правильно писать резюме по вашей специальности, написать грамотное резюме по всем требованиям.
• Разослать 50 резюме по объявлениям на специальных сайтах.
• Найти сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Написать и выслать им письма, даже если нет вакансий.
• Найти страницы в соцсетях, каналы в мессенджерах, где публикуются вакансии, ознакомиться, разослать резюме.
• Отвечать на письма и звонки.
• Делать тестовые задания.
• Ездить на собеседования.

А теперь спрячьте с глаз долой все эти пункты и оставьте только один: определить критерии работы, которую вы хотите найти. Это же легкотня!

Один мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с выдумкой: создал для себя челлендж. Каждую неделю публиковал на своей странице в соцсети главу. Знакомые ее читали, лайкали, комментировали. Для автора это было хорошим поощрением, а написать одну главу за неделю оказалось не так уж сложно. К концу года получилась большая интересная книга из 52 глав (по количеству недель), которую он напечатал в издательстве.

Эту технику тайм-менеджмента называют также «методом салями». Съесть палку колбасы целиком сложно, а вот если порезать её на кусочки и растянуть на несколько дней — даже не заметишь, куда делась вкусняшка.

Принцип помидора (Pomodoro)

Эта методика была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Главная идея: измерять эффективность работы в помидорах. Но не в тех, которыми украшают пиццу, — речь идет о кухонном таймере, оформленном в виде помидора. Возможно, у вас такой тоже есть.

Таймер-помидор, в честь которого назвали методику

Наш изобретатель был студентом и постоянно прокрастинировал, вместо того чтобы готовиться к экзаменам. Тогда он решил заставлять себя учиться небольшими отрезками: 25 минут интенсивно и сконцентрировано работать, потом 5 минут отдыхать. Все вместе — один получасовой помидор. После четырех рабочих помидоров — один для отдыха.

Если техника приживется, можно фиксировать, сколько помидоров занимает та или иная работа, и продумывать помидорные сеты наперед. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее — выгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для самых важных задач.

Метод помидора подходит тем, кто хочет максимально сконцентрироваться на поставленной задаче, а не сидеть над открытым проектом и мечтать о несбыточном.

Утреннее ускорение

То, с какой скоростью вы начинаете день, определяет его продуктивность. Есть такая техника: утром все делать как можно быстрее. Быстро собираться, принимать душ, идти на автобус. Такой темп сохранится в течение всего дня. Если же утром полчаса рассусоливать над чашкой кофе, день сложится медленным и ленивым.

Ни в коем случае не ходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не объедайтесь в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроем на бодрую и продуктивную деятельность.

Дедлайны для любых задач

Снежный ком нерешенных дел может накапливаться потому, что несрочные задачи мы откладываем на потом. Чтобы этого не происходило, ставьте дедлайны для любых дел, даже если несете ответственность за выполнение только перед собой. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода.

Недоделанные задачи высасывают энергию, поэтому проведите ревизию. Выясните, какие из них актуальны и требуют завершения, а какие пора отбросить. Рассортируйте устаревшие задачи и для действительно важных установите срок исполнения.

10-3-2-1-0

Это не просто набор случайных цифр, а формула, которая поможет правильно соотнести график работы и отдыха.

За 10 часов до сна не стоит пить кофе и другие бодрящие напитки. За три часа прекратите принимать пищу и алкоголь. За два часа до сна отложите всю работу, уделите время отдыху, подготовьтесь ко сну. За час отключите все гаджеты: доказано, что использование электронных носителей перед сном негативно влияет на засыпание. Ноль — это количество раз, которое утром можно отложить будильник на пять сладких минут. Если график построен правильно, это не понадобится. Вы будете вставать с первого раза, бодрые и готовые действовать.

Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, грамотную постановку задач. Попробуйте каждую методику, чтобы понять, подходит ли она именно вам. Обычно в арсенале успешных людей есть несколько техник для использования в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь управлять своим временем!

Главные мысли

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7.

Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin. com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

• Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
• Марк Форстер, «Сделай это завтра».
• Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

Читайте также на РБК Трендах:

• 15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
• Техника Pomodoro: как управлять временем
• 25 лучших книг по тайм-менеджменту

Что такое тайм-менеджмент? – Определение из TechTarget

К

• Бен Луткевич, Технические характеристики Писатель
• Айви Вигмор

Что такое управление временем?

Тайм-менеджмент — это координация задач и действий для максимизации эффективности усилий человека. По сути, цель тайм-менеджмента состоит в том, чтобы дать людям возможность выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Элементы тайм-менеджмента включают организацию, планирование и составление графиков, чтобы наилучшим образом использовать имеющееся время. Методы тайм-менеджмента также учитывают конкретную ситуацию человека и его соответствующие возможности и характеристики.

Почему важен тайм-менеджмент?

Важность тайм-менеджмента заключается в его способности придавать смысл времени, позволяя людям максимально эффективно использовать свое время. В бизнес-контексте он используется для определения целей и ожиданий компаний и их сотрудников. Хорошие навыки тайм-менеджмента помогают сотрудникам выполнять работу качественно и эффективно достигать своих целей. Тайм-менеджмент также помогает руководителям понять, на что способны сотрудники, и поставить реалистичные цели.

Плохие навыки тайм-менеджмента приводят к тому, что сотрудники не достигают целей и плохо выполняют свою работу, испытывают чрезмерный стресс и тревогу, а также испытывают нехватку времени. Когда время используется неэффективно, это оказывает пагубное воздействие на сотрудников, руководство и компанию.

Дефицит времени является результатом плохого управления временем или его отсутствия. Люди попадают в такое состояние, когда у них слишком много дел и слишком мало времени для этого. Их личная жизнь страдает, и они чувствуют себя все более перегруженными обязанностями и делами, несмотря на тяжелую работу.

Тайм-менеджмент требует активных решений о том, что человек хочет делать. Без тайм-менеджмента люди постоянно реагируют на внешние раздражители и теряют чувство контроля над своей работой и жизнью.

Вся работа требует времени, но некоторые задачи более ценны, чем другие. Перераспределение времени на более ценную работу улучшает как производительность, так и баланс между работой и личной жизнью. Хорошее управление временем создает более здоровое рабочее место в целом.

Преимущества тайм-менеджмента

Преимущества эффективного тайм-менеджмента в равной степени применимы как к бизнесу, так и к его сотрудникам. Некоторые из этих преимуществ включают следующее:

• Счастливые сотрудники. Когда у сотрудников достаточно времени для выполнения своей работы, они счастливее и менее склонны к выгоранию.
• Повышение креативности. Когда у сотрудников нет стресса из-за нехватки времени, у них есть пространство и энергия, чтобы проявить больше творчества в своей работе. Они могут активно участвовать в своей работе, а не пассивно реагировать на нее. Это увеличивает инновации.
• Нижний уровень невыхода на работу. Стрессовые и выгоревшие сотрудники берут больше отпусков по болезни и в другие дни.
• Снижение товарооборота. Имея лучший опыт работы, сотрудники, скорее всего, останутся на работе и не будут искать другую работу.
• Повышенная производительность. Сотрудники, которые реже отсутствуют и которым нравится их работа, более продуктивны.
• Повышение репутации. Компании, которые поощряют эффективное управление временем, известны как хорошие места для работы, улучшающие набор и удержание сотрудников.

Создание программы осознанности — хороший способ показать сотрудникам, что их ценят, и помочь им полностью раскрыть свой потенциал.

Проблемы тайм-менеджмента

Маллари Тайтел, основатель консалтинговой компании Healthy Workplaces, классифицирует препятствия на пути к эффективному тайм-менеджменту как внутренние и внешние.

Внутренние барьеры исходят от человека и находятся под его контролем. К ним относятся следующие факторы: 9.0014

• Отсутствие самоконтроля. Человек, которому не хватает самоконтроля, склонен к рассеянности и из-за этого может пропустить гол.
• Прокрастинация. Люди откладывают задачи до тех пор, пока не почувствуют необходимость выполнить их. Это реактивное поведение.
• Отсутствие мотивации. Человек может не видеть причин для завершения чего-то, выбора делать что-то другое и ставить другие цели.
• Беспокойство. Людям, испытывающим стресс, вероятно, труднее сосредоточиться и быть решительным.
• Люди приятные. Человек, озабоченный тем, чтобы всем угодить, неизбежно терпит неудачу, потому что у других людей противоречивые потребности; человек слишком растянется, пытаясь угодить всем.
• Многозадачность. Попытка сделать слишком много дел одновременно или работать в режиме многозадачности может привести к провалу во всех делах.

Эти внутренние факторы связаны с привычками, поведением и действиями человека. Хотя поведение может быть бессознательным или укоренившимся, человек может смягчить свое поведение и изменить то, как он использует время.

Внешние барьеры — это факторы, которые исходят извне человека. К ним относятся следующие факторы:

• Рабочая нагрузка. У человека может оказаться больше работы, чем он может выполнить.
• Ограничения работы. Работа или рабочее место могут помешать человеку достичь своих целей.
• Отсутствие корпоративных ресурсов. Компания может не предоставлять ресурсы, необходимые сотрудникам для выполнения их работы. Например, это может быть только удаленная позиция, но компания не предоставляет инструменты для совместной работы, чтобы члены команды могли хорошо работать удаленно.
• Отвлекающие факторы. Внешние жизненные факторы, такие как чрезвычайная ситуация в семье или глобальная пандемия, могут нарушить способность человека эффективно управлять своим временем. Основные пожиратели времени, такие как социальные сети, также могут отнимать время.

Внешние барьеры, в отличие от внутренних, не находятся под контролем человека. Они приходят из внешней среды. Однако человек может контролировать, как он реагирует на эти барьеры.

Советы и приемы тайм-менеджмента

Ниже приведены несколько советов по эффективному управлению временем:

• В течение недели ведите дневник своей деятельности, чтобы определить наиболее продуктивное время дня. Используйте эту информацию для планирования задач.
• В начале каждого рабочего дня уделяйте время составлению списка измеримых целей и способов их достижения.
• Планирование ежедневных задач в соответствии с приоритетом и включение незапланированного времени в день.
• Управление доступностью связи. Открывайте электронную почту и приложения для обмена мгновенными сообщениями в назначенное время, а не работайте с ними весь день.
• Следуйте другим передовым методам управления электронной почтой, например, обрабатывайте электронную почту партиями и упорядочивайте сообщения для обработки в более позднее время.
• Предположим, что будут происходить периодические прерывания, и добавьте время для определенных задач, чтобы учесть их.
• Управляйте своей рабочей нагрузкой. Не соглашайтесь на больше работы, чем вы можете комфортно сделать, и не обсуждайте необоснованные требования с руководством.

Используя эти советы и методы, команды могут решить, что важно и как использовать время наиболее эффективно.

Ниже приведены некоторые методы и инструменты тайм-менеджмента:

• Анализ Парето. Анализ Парето, основанный на принципе Парето, утверждает, что 80 % последствий происходят из 20 % причин. Это полезно для классификации направлений действий в соответствии с их важностью или ценностью в данном контексте. Это помогает людям эффективно использовать ресурсы.

Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты перед важностью, а не срочностью.

• Матрица Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, помогающий расставить приоритеты, который делит задачи на срочные и важные задачи. Цель состоит в том, чтобы заставить людей отдавать приоритет более важным задачам, а не менее важным, но более срочным, которые отвлекают внимание от важных.
• Блокировка по времени. Блокировка времени — это метод управления временем, который делит день на определенные блоки времени.
• Метод «Как привести дела в порядок». Метод Getting Things Done — это подход к управлению задачами, который помогает людям перестать слишком много думать о больших и малых задачах и начать расставлять приоритеты для них с целью снижения уровня стресса для повышения производительности и ясности мышления. Это включает в себя запись всего, классификацию по важности, а затем выполнение задач.
• Техника помидора. Техника Pomodoro разбивает время на 25-минутные интервалы сосредоточенной работы, чередующиеся с пятиминутными перерывами, с более длительным перерывом после четырех последовательных рабочих интервалов. Это помогает людям сопротивляться желанию откладывать дела на потом и работать в режиме многозадачности.
• Приложения для повышения производительности. Приложения для повышения производительности можно использовать для установки напоминаний и создания расписаний.

Тайм-менеджмент и теория управления

Многие методы тайм-менеджмента используются в управлении проектами, чтобы помочь командам достичь своих целей.

Ниже приведены некоторые более общие теории и концепции, связанные со стратегиями тайм-менеджмента:

• Закон Паркинсона. В соответствии с законом Паркинсона объем работы, необходимой для выполнения данной задачи, будет увеличиваться, чтобы заполнить время, отведенное на задачу.
• Правило 70%. Экономя энергию, люди могут повысить производительность, работая в менее интенсивном темпе, в соответствии с правилом 70%.
• Закон Хофштадтера. Согласно закону Хофштадтера выполнение задачи всегда занимает больше времени, чем предполагалось. Люди переоценивают преимущества системы — в данном случае способность человека работать в условиях ограниченного времени.
• Теория огурцов. Теория банки с маринадом — это визуальная метафора, иллюстрирующая тот факт, что день человека может быть заполнен множеством мелких, неважных дел, которые отнимают место у важных дел.

Управление временем является неотъемлемым компонентом управления бизнес-процессами (BPM), которое включает оптимизацию рабочих процессов для повышения эффективности. Как и тайм-менеджмент, BPM сталкивается со своими проблемами. Ознакомьтесь с этими семью препятствиями на пути к эффективности бизнес-процессов и узнайте, как их устранить.

Последнее обновление: февраль 2023 г.

Продолжить чтение Об управлении временем

• 5 инструментов управления персоналом для нового стандарта

• «Доверяй, но проверяй» может повысить эффективность мониторинга производительности сотрудников

• 10 советов по продвижению цифрового благополучия на рабочем месте

• 5 навыков, необходимых для успеха ИТ-менеджера

• 5 навыков, необходимых специалистам по цепочке поставок

распознавание образов

Распознавание изображений в контексте машинного зрения — это способность программного обеспечения идентифицировать объекты, места, людей, надписи и действия на цифровых изображениях.

Сеть

• телематика

  Телематика — термин, объединяющий слова «телекоммуникации» и «информатика» для описания использования средств связи и ИТ для …

• фильтрация пакетов

  Фильтрация пакетов — это процесс пропуска или блокировки пакетов данных на сетевом интерфейсе брандмауэром на основе источника и …

• WAN (глобальная сеть)

  Глобальная вычислительная сеть (WAN) — это географически распределенная частная телекоммуникационная сеть, которая соединяет между собой несколько локальных …

Безопасность

• FIDO (быстрая идентификация онлайн)

  FIDO (Fast Identity Online) — это набор технических спецификаций безопасности для строгой аутентификации.

• Альянс облачной безопасности (CSA)

  Альянс по безопасности облачных вычислений (CSA) — это некоммерческая организация, которая продвигает исследования передовых методов обеспечения безопасности облачных . ..

• квантовое превосходство

  Квантовое превосходство — это экспериментальная демонстрация доминирования и преимущества квантового компьютера над классическими компьютерами с помощью …

ИТ-директор

• сделка

  В вычислительной технике транзакция представляет собой набор связанных задач, рассматриваемых как одно действие.

• бережливое управление

  Бережливое управление — это подход к управлению организацией, который поддерживает концепцию постоянного совершенствования, долгосрочного …

• идентификатор устройства (идентификация устройства)

  Идентификатор устройства (идентификация устройства) — это анонимная строка цифр и букв, которая однозначно идентифицирует мобильное устройство, такое как …

HRSoftware

• вовлечения сотрудников

  Вовлеченность сотрудников — это эмоциональная и профессиональная связь, которую сотрудник испытывает к своей организации, коллегам и работе.

• кадровый резерв

  Кадровый резерв — это база данных кандидатов на работу, которые могут удовлетворить немедленные и долгосрочные потребности организации.

• разнообразие, равенство и инклюзивность (DEI)

  Разнообразие, равенство и инклюзивность — термин, используемый для описания политики и программ, которые способствуют представительству и …

Служба поддержки клиентов

• лид, квалифицированный продуктом (PQL)

  Лид, квалифицированный по продукту (PQL), — это физическое или юридическое лицо, которое получило выгоду от использования продукта в результате бесплатного …

• квалифицированный маркетолог лид (MQL)

  Квалифицированный маркетолог (MQL) — это посетитель веб-сайта, уровень вовлеченности которого указывает на то, что он может стать клиентом.

• успех клиента

  Успех клиента — это стратегия, направленная на то, чтобы продукция компании отвечала потребностям клиента.

Тайм-менеджмент – значение и важность

• Дом
• Библиотека
• Организационное поведение
• Тайм-менеджмент
• Тайм-менеджмент — значение и важность

Правильно сказано Время и Прилив никого не ждут . Человек должен понимать ценность времени для достижения успеха во всех сферах жизни. Люди, которые тратят время впустую, — это те, кто не может создать собственную идентичность.

Что такое тайм-менеджмент?

• Управление временем относится к эффективному управлению временем таким образом, чтобы нужное время было выделено для правильной деятельности.
• Эффективное управление временем позволяет людям назначать конкретные временные интервалы для действий в соответствии с их важностью.
• Тайм-менеджмент относится к оптимальному использованию времени, поскольку время всегда ограничено.

Спросите себя, какая деятельность важнее и сколько времени следует уделять ей? Знайте, какую работу нужно сделать раньше, а какую можно сделать чуть позже.

Тайм-менеджмент играет очень важную роль не только в организациях, но и в нашей личной жизни.

Тайм-менеджмент включает:

1. Эффективное планирование
2. Постановка целей и задач
3. Установка сроков
4. Делегирование ответственности
5. Приоритизация действий в соответствии с их важностью
6. Трата нужного времени на правильное занятие

• Эффективное планирование

  Планируйте свой день заранее. Подготовьте список дел или «ПЛАН ЗАДАЧ». Запишите важные действия, которые необходимо выполнить за один день, и время, которое должно быть выделено для каждого действия.

  Работа с высоким приоритетом должна быть на первом месте, за ней следуют те, которые не требуют от вас особого внимания в данный момент. Выполняйте отложенные задачи одну за другой. Не начинайте новую работу, если вы не закончили предыдущую задачу. Отметьте те, которые вы уже выполнили. Убедитесь, что вы выполняете задачи в установленные сроки.

• Постановка целей и задач

  Работа без целей и задач в организации была бы похожа на ситуацию, когда капитан корабля заблудился в море. Да, ты бы потерялся. Ставьте перед собой цели и убедитесь, что они реалистичны и достижимы.

• Установка сроков

  Установите для себя крайние сроки и приложите все усилия, чтобы выполнить задачи раньше установленных сроков. Не ждите, пока ваше начальство каждый раз будет спрашивать вас. Научитесь брать на себя ответственность за работу. Единственный человек, который лучше всего может установить сроки, — это вы сами. Спросите себя, сколько времени нужно посвятить той или иной задаче и сколько дней. Используйте планировщик, чтобы отметить важные даты в соответствии с установленными сроками.

• Делегирование обязанностей

  Научитесь говорить «НЕТ» на рабочем месте . Не делайте все самостоятельно. Есть и другие люди. Не следует принимать то, что, как он знает, для него трудно.

  Роли и обязанности должны быть делегированы в соответствии с интересами и специализацией сотрудников, чтобы они могли выполнять задачи в установленные сроки. Человеку, не имеющему знаний о чем-то, нужно больше времени, чем тому, кто хорошо знает дело.

• Приоритизация задач

  Расставьте приоритеты задач в соответствии с их важностью и срочностью. Знайте разницу между важной и срочной работой. Определите, какие задачи должны быть выполнены в течение дня, какие все должны быть выполнены в течение месяца и так далее. Задачи, которые являются наиболее важными, должны быть выполнены раньше.

• Правильное времяпрепровождение за правильным занятием

  Выработайте привычку делать правильные вещи в нужное время. Работа, выполненная в неподходящее время, не принесет большой пользы. Не тратьте целый день на то, что можно сделать за час или около того. Также выделяйте время для личных звонков или проверки обновлений на Facebook или Twitter. Ведь человек не машина.

Для эффективного тайм-менеджмента необходимо:

Организованность — Избегайте хранения стопок файлов и кучи бумаги на рабочем месте. Выбросьте все, что вам не нужно. Разложите важные документы по папкам. Храните файлы в соответствующих ящиках с этикетками поверх каждого файла. Это экономит время, которое уходит на ненужные поиски.

Не злоупотребляйте временем — Не убивайте время бездельничая или сплетничая. Сосредоточьтесь на работе и выполняйте задания вовремя. Помните, что ваша организация не платит вам за то, что вы играете в игры на компьютере или заглядываете в чужие кабинеты. Сначала завершите свою работу, а затем делайте то, что вам хочется. Не ждите до последнего момента.

Будьте сосредоточены — Для эффективного управления временем необходимо быть сосредоточенным.

Выработайте привычку использовать планировщики, органайзеры, настольные календари для лучшего управления временем.