Как стать продуктивным: 6 советов, как быть продуктивным и успевать больше

Содержание

6 советов, как быть продуктивным и успевать больше

Как оставаться на пике своей продуктивности еще и помогать другим успевать больше? Своими лайфхаками делится Revenue Cycle Manager аутсорсинговой компании Pharmbills Ольга Мельниченко.

Ольга Мельниченко

1. Слышьте и знайте себя

Важно понимать, что влияет на вашу продуктивность, уровень энергии и применять эти знания на практике. Например, я по опыту знаю, что более продуктивна в режиме мультизадачности. Поэтому если мне нужно сделать что-то, что требует нескольких часов концентрации, я разделяю такое задание на маленькие промежутки и между ними делаю что-то другое. Переключение даёт мне возможность не уставать, не скучать и, соответственно, не снижать продуктивность.

2. Позволяйте себе иногда быть ленивым

И главное — не вините себя за это! Как правило, в моем task manager есть ряд мелких задач — не срочных, без жёстких дедлайнов, но от этого не менее важных. Если моя продуктивность снижается, я занимаюсь такими задачами. То есть я вроде как и позволяю себе лениться, но в то же время переделываю гору мелкой, но нужной работы.

3. Планируйте день

100 способов стать продуктивнее — Офтоп на vc.ru

Автор блога A Life of Productivity Крис Бейли составил список методов для эффективного управления временем, энергией и вниманием.

35 394 просмотров

Закончив университет, я получил два великолепных предложения о работе, но отклонил оба — потому что у меня был план. В течение года я собирался поглощать всю информацию о продуктивности, которая попадет мне в руки, и писать об этом каждый день в своем блоге.

За год я провел бесчисленное множество экспериментов, проинтервьюировал многих чрезвычайно продуктивных людей и прочел массу книг и исследований о производительности. Чтобы завершить этот год, я составил список главного, чему я научился. Это мои любимые способы «хакнуть» время, энергию и внимание, чтобы каждый день успевать больше. Статья длинная, но ее легко пролистать к нужному месту.

Управление временем

Как эффективнее распределять время

1. Выделяйте меньше времени для важных задач. Кажется нелогичным, но практика показывает, что это помогает. Когда вы ограничиваете время, которое отводите на важные задачи, вы заставляете себя тратить больше энергии за более короткое время и делать эти дела вовремя.

2. Забудьте о телевизоре. В среднем человек проводит за просмотром ТВ 13,6 лет жизни — их лучше потратить на более осмысленные задачи.

3. Записывайте свои траты времени в дневник. Когда вы отслеживаете, на что именно уходит ваше время, вы видите, сколько его уходит впустую, а это помогает вернуть потраченное зря время и подумать, как вообще его лучше проводить.

4. Отказывайтесь от дел, которые высасывают ваше время, энергию и внимание. Лучше всего просто не допускать непродуктивные занятия в свою жизнь.

5. Помните, что лучшее — враг хорошего. Ваш дом никогда не будет в идеальной чистоте — что-то обязательно будет не в порядке. Знайте, когда пора остановиться, особенно в непродуктивных занятиях.

6. Заведите день для технических задач. Сгруппируйте все такие дела (стирка, покупки, уборка, поливка цветов и прочее) в один день, чтобы в остальные дни недели у вас было больше времени на более перспективные задачи.

7. Не работайте больше 35 часов в неделю. Исследования показывают, что при таком условии мы достигаем пика продуктивности и креативности. Да, работа допоздна делает вас продуктивнее — но лишь в краткосрочной перспективе.

8. Ваши письма не должны быть длиннее пяти предложений, и лучше всего упомянуть об этом в подписи к письму. С помощью этого приема я стал безумно быстро работать с почтой, и большинство людей только за, когда вы пишете коротко и по делу.

9. Включите приложение The Email Game, если пользуетесь Gmail.

Это бесплатное дополнение, которое превращает ответы на письма в игру.

10. Зарегистрируйтесь на Unroll.me, если ваша почта на Gmail, Yahoo или Outlook.com. Это приложение собирает все ваши подписки в одно удобное ежедневное письмо.

11. Хватит раскладывать письма по папкам. Поиск писем по ключевым словам гораздо быстрее.

12. Научитесь печатать вслепую. Так вы сэкономите массу времени.

13. Отслеживайте, как вы проводите время за компьютером, с помощью бесплатного приложения RescueTime. Вы удивитесь, сколько времени уходит зря.

14. Чем большую долю своих доходов вы откладываете, тем лучше. Если не гнаться за модой и развлечениями, можно сократить трудовую жизнь на десятилетия.

Как тратить время на правильные дела

15. Определите свои самые продуктивные занятия. Составьте список всего того, за что вы отвечаете на работе, и спросите себя: если бы вы весь день могли заниматься только тремя из этих дел, то какие бы вы выбрали? Именно в них нужно инвестировать 80-90% своего времени.

16. Сокращайте продолжительность своих занятий, чтобы не чувствовать сопротивления. Это отличный способ освоить новые привычки. «Могу ли я медитировать 15 минут? Нет, я чувствую сопротивление, не буду. Окей, а если 10? Все равно много. А если пять? Хм, а вроде несложно. Думаю, это у меня получится». Вот и все.

17. Работайте над важными, но несрочными задачами. Каждый день выполняйте хотя бы одно важное дело, которое необязательно доделывать прямо сегодня — так вы будете продвигаться в выполнении своих долгосрочных целей, а не просто закрывать текущие дыры.

18. Пользуйтесь методом «Помидора»: сосредоточьтесь на каком-то деле на 25 минут, потом 5 минут отдохните. Это невероятно эффективно.

19. Составьте список прокрастинации: продуктивных и осмысленных дел, которыми можно заняться в следующий раз, когда у вас начнется прокрастинация. Это поможет вам остаться продуктивным, даже когда мозг пытается улизнуть от предстоящих дел.

20. Руководствуйтесь «правилом двух минут». Это правило из системы Дэвида Аллена гласит, что когда задача требует меньше двух минут, просто выполните ее, а не заносите в список на будущее.

21. Планируйте свободное время. Это кажется каким-то отсталым принципом, но вообще-то структурирование свободного времени делает нас более счастливыми и мотивированными.

22. Определяйте следующее дело, которым вы займетесь, исходя из четырех вопросов: где вы находитесь (офис, дом, дача и другое), сколько у вас времени, много ли у вас энергии и каковы ваши самые продуктивные занятия.

23. Следите за тем, как вы проводите свое время. Постоянно проверяйте и обдумывайте, как вы тратите свое время, а также энергию и внимание в течение дня. Я для этого ставлю уведомления на телефоне, которые звучат каждый час.

24. Планируйте время, когда вы полностью отключаетесь от работы. В это время мозг все равно обдумывает рабочие вопросы, но в фоновом режиме, пока вы заняты чем-то другим.

25. Тратьте больше времени на планирование. Минута планирования экономит пять минут реализации. Если вы только исполняете и ничего не планируете, трудно работать умнее.

26. Имейте в виду, что люди на самом деле подразумевают, говоря, что у них нет времени. Обычно речь не о том, что времени вообще нет, а о том, что задача не кажется им достаточно важной.

27. Сделайте паузу перед отправкой важных писем и сообщений. Дайте мозгу время на формирование мыслей, чтобы ваше сообщение могло стать более завершенным, ценным и творческим. Мир не рухнет, а вы сможете донести свою мысль более точно.

Управление энергией

Приемы контроля над телом

28. Занимайтесь спортом. Это лучший способ стать энергичнее, к тому же это помогает бороться с болезнями, поднимает настроение и улучшает сон.

29. Лучше питайтесь. Ваша еда сильно влияет на ваш уровень энергии. Чем хуже вы питаетесь, тем быстрее устаете, и тем меньше у вас энергии на текущие дела.

30. Хватит пить кофе по привычке. Кофеин теряет свой эффект, когда вы пьете его ежедневно и помногу, но он очень эффективен, если вы употребляете его стратегически (только тогда, когда нужен прилив энергии или нужно сосредоточиться).

31. Потребляйте кофеин с умом. Пейте медленнее, параллельно пейте воду, держитесь подальше от сладких энергетических напитков. При потреблении кофеина хорошо ешьте, не пейте кофе на пустой желудок и не торопитесь с второй порцией кофе или чая.

32. Не пейте кофеин меньше чем за четыре-шесть часов до сна. Он достигает пикового содержания в крови за час и выводится за четыре-шесть часов.

33. Пейте больше воды. Вода добавляет энергии, ускоряет метаболизм, помогает думать, подавляет аппетит, помогает телу выводить токсины, снижает риск многих заболеваний и даже помогает экономить деньги.

34. Пейте пол-литра воды после пробуждения. Ваше тело только что обходилось без жидкости восемь часов, и оно явно обезвожено.

35. Ведите дневник съеденного. Люди, которые ведут такой дневник, обычно не переедают — и едят в среднем почти на треть меньше.

36. Спите достаточно — пусть даже больше, чем нужно. Сон усиливает концентрацию, внимание, навыки принятия решений, креативность, социальные навыки и здоровье в целом, снижает колебания настроения, стресс, гнев и импульсивность.

Между жаворонками и совами, кстати, нет разницы в социоэкономическом положении.

37. Не выпивайте поздно вечером. Алкоголь перед сном ухудшает качество сна и снижает энергию на следующий день.

38. Ставьте кондиционер на 21–22ºC. При такой температуре мы продуктивнее всего.

39. Ставьте кондиционер на 18,5ºC на ночь. Большинство исследований советуют превращать спальню на ночь в пещеру, где прохладно, темно и тихо.

40. Учитесь дремать днем. Если ваша энергия днем идет на спад, вздремните. Это укрепляет память, внимание, сдерживает выгорание и усиливает креативность.

41. Постоянно осмысляйте свой уровень энергии и действуйте соответственно. Так вы сможете вовремя подзаряжаться энергией, когда ее мало, и браться за большие, более смелые дела, когда энергии больше. Скоро вы начнете замечать определенные тренды.

42. Найдите свой биологический пик, отслеживая уровень энергии в течение недели.

43. Улыбайтесь. Это повышает иммунитет, помогает справляться со стрессом и видеть более общую картину, вызывать больше доверия у людей и просто приятно.

44. Раскрасьте офис в правильные цвета. Голубой стимулирует работу ума, желтый — эмоции, красный — тело, зеленый внушает ощущение баланса.

45. Перед сном старайтесь поменьше смотреть на цвет в синей части спектра. Слишком много времени в телефоне, планшете или в компьютере плохо сказывается на сне.

46. Старайтесь быть в условиях естественного освещения. Это помогает засыпать, снижает стресс, повышает уровень энергии и сосредоточенности.

47. Загрузите F.lux — эта программа смещает цвета компьютера в красную часть спектра, когда садится солнце, что побуждает организм вырабатывать больше мелатонина и улучшает сон.

Приемы контроля над мозгом

48. Постоянно вводите новые привычки, чтобы менять жизнь. Так перемены закрепляются надолго.

49. Учитесь снижать стресс: занимайтесь спортом, читайте, слушайте музыку, проводите время с друзьями и семьей, ходите на массаж, гуляйте на природе, медитируйте, занимайтесь творческим хобби.

50. Чаще делайте перерывы. Это стимулирует приток новых идей, позволяет обдумать свою работу и стать в целом продуктивнее.

51. Начинайте с малого. Чтобы стать продуктивнее, нужно предпринимать очень маленькие перемены одну за другой. Чем более они мелкие, тем больше шансов, что они случатся.

52. Замечайте, когда вы слишком требовательны к себе. По словам коуча Дэвида Аллена, 80% того, что мы говорим себе — это негатив. Отслеживайте моменты, когда этот негатив перехлестывает через край, чтобы сделать жизнь приятнее.

53. Дружите с коллегами по офису. Это повышает удовлетворенность работой на 50%, в разы повышает вовлеченность в работу и на 40% повышает шансы карьерного роста.

54. Вспомните, с кем вы общались за последние несколько месяцев. Какие встречи принесли вам больше всего энергии, мотивации, счастья и драйва? Встречайтесь с этими людьми еще.

55. Снижайте свои ожидания. Странный совет? Но это делает вас более уверенными в себе, позволяет расслабляться, получать больше удовольствия и не волноваться о том, чтобы что-то доказывать другим.

56. Поймите, что всем плевать. Когда вы осознаете, что большинству людей нет дела до вашего успеха, денег, одежды, дома или машины, вы поймете, что вы свободнее, чем вам казалось прежде. Вы можете идти на больший риск, потому что ваша жизнь не отлита в граните, и следовать тому, что считаете своей страстью.

57. Ешьте осмысленно. Следите за тем, когда мозг начинает чувствовать приближение насыщения — так вы не будете переедать, а это сильно отнимает энергию.

58. Визуализируйте. Мой любимый пример: представьте, что вам только что пришло указание завтра покинуть город на целый месяц. Что вы точно должны сделать перед отъездом? Сделайте это прямо сейчас.

59. Не уходите от конфликта, ищите его. Мы продуктивнее всего, когда ощущаем умеренный уровень конфликта и стресса.

60. Скачайте приложение Coffitivity. Эмбиентный шум кофейни, как уже доказано, укрепляет производительность и креативность, а Coffitivity симулирует этот звук на компьютере.

61. Каждый день вспоминайте три вещи, за которые вы благодарны. Это тренирует мозг искать в мире не негатив, а позитив, делая вас энергичнее, счастливее и эффективнее.

62. Каждый день записывайте какое-то отличное впечатление. Так мозг переживает его снова и заряжает вас энергией.

63. Периодически выдыхайте. Не нужно относиться к продуктивности слишком серьезно. И скорее всего, расслабившись, вы станете продуктивнее.

Управление вниманием

Как стать внимательнее

64. Медитируйте. Медитация — искусство постоянно возвращать внимание к одному объекту. Она также успокаивает сознание, усиливает приток крови в мозг, приближает ощущение «потока», помогает сражаться с прокрастинацией.

65. Откажитесь от многозадачности. Она ужасно ударяет по производительности, повышает количество ошибок, плохо влияет на память и добавляет стресса.

66. Зафиксируйте все, что крутится у вас в голове — то, что вам нужно сделать, то, чего вы ждете, другие идеи и обязательства, которые давят на вас. Это даст больше умственного простора для размышления о более важных и приятных вещах.

67. Составьте список всего, что вы ожидаете, чтобы ничего не пропустить, и чтобы меньше волноваться о людях и вещах, за которыми нужно следить.

68. Заведите ритуал фиксации мыслей. Отключите все, поставьте таймер на 15 минут и ложитесь в кровать с блокнотом и ручкой. Зафиксируйте все, что беспокоит вас, чтобы расчистить эти ментальные завалы.

69. Ешьте то, что укрепляет концентрацию. Мое любимое: черника, зеленый чай, авокадо, листья салата и капусты, жирная рыба, вода, темный шоколад, льняные семена, орехи.

70. Возвращайтесь к точке отсчета. Когда вы что-то заканчиваете, уберите за собой, чтобы в следующий раз начать это дело было проще. Например, после готовки уберитесь на кухне или заранее подготовьте спортивные принадлежности на завтра.

71. Учитесь тормозить. Нетрудно включить автопилот и перескакивать от одного отвлекающего фактора к другому. Притормозите и делайте вещи осознанно, чтобы управлять вниманием и работать продуктивнее.

72. Когда нужно что-то сделать, полностью отключайтесь от интернета. 47% времени, проводимого в онлайне, уходит на прокрастинацию.

73. Сопротивляйтесь искушению, заранее отрабатывая реакцию в голове. Например, заранее представьте, как вы удержите себя от похода в «Макдоналдс» по дороге домой.

74. Меньше пользуйтесь смартфоном. Он отвлекает вас гораздо больше, чем кажется, мешает общаться с людьми, а при этом погружение в него — почти бессмысленная активность. Я в течение трех месяцев пользовался смартфоном всего час в день и с тех пор он не тянет меня к себе.

75. Между 8 вечера и 8 утра переводите смартфон в режим «в самолете». Этот ритуал помогает вам чувствовать себя осмысленнее, быстрее засыпать и побуждает сосредоточиться на более перспективных делах и до, и после сна.

76. Занимайтесь делами достаточно сложными для вашего уровня навыков, чтобы работать в состоянии «потока».

77. Делайте меньше. Когда ваше внимание, энергия и время распределены между меньшим числом дел, вы больше отдаетесь каждому из них и добиваетесь гораздо большего.

78. Разглядывайте картинки животных-малышей. Это усиливает когнитивные и двигательные результаты, потому что сужает фокус внимания.

Как сосредоточиться на самом нужном

79. В начале дня определяйте три результата, которых вы хотите добиться (именно результата, а не дела). Так вы заставите себя расставлять приоритеты.

80. Сосредоточьтесь не на том, чтобы сделать больше, а чтобы сделать самое правильное. Найдите задачи, которые соответствуют вашим интересам, чтобы вы понимали, почему хотите их реализовать.

81. Выработайте установку на рост. Главное качество, отличающее успешных людей от неуспешных — первые не считают, что их интеллект и навыки заданы раз и навсегда.

82. Пообщайтесь с будущим собой. Люди часто воспринимают себя нынешнего и себя будущего как совершенно разных людей. Придумайте воспоминание о будущем, отправьте сообщение себе в будущее или просто представьте, каким человеком вы станете.

83. Составьте список бездумных дел. Соберите вместе дела вроде стирки или уборки и сделайте их подряд, слушая что-то осмысленное (аудиокнигу, лекцию TED и тому подобное).

84. Попросите совета у самого себя.

85. Сделайте свои цели умнее: конкретными, измеримыми, реалистичными и привязанными к времени. Так будет их проще обозначить и добиться.

86. Хватит отслеживать процесс движения к цели. Обычно это снижает шансы на их достижение. Как же быть? Рассматривайте свои действия как доказательство, что вы привержены этой цели, и напоминайте себе, зачем вы вообще к ней стремитесь.

87. Задавайте не традиционные цели, а промежуточные. Промежуточные — это цели, которых вам нужно достичь на пути к более крупной цели: например, не ставьте цель выиграть чемпионат по боксу, а поставьте цель ни разу не оказаться в нокауте за время матча.

88. Хватит бесцельно бродить по интернету. Лучше просто отдыхайте, притормаживайте и думайте о том, чего на самом деле нужно добиться.

89. Отключите бессмысленные email-уведомления. Они отнимают немного времени, но массу внимания — всякий раз, как вы получаете уведомление, оно отрывает внимание от дела.

90. Устраивайте email-каникулы. Когда вам нужно день-два посидеть над проектом и поработать над ним плотно, поставьте в почте автоответчик и спокойно занимайтесь нынешним делом.

91. Отвечайте на письма волнами. Установите несколько раз в день время для ответов на письма, а не отвечайте на них по мере поступления.

92. Когда у вас с кем-то личная встреча, полностью отключайте телефон. Вы покажете, что готовы уделить человеку 100% своего внимания.

93. Определите свои стержневые привычки. Это привычки, благодаря которым меняются и выстраиваются другие привычки в вашей жизни. Несколько примеров: готовка, развитие отношений с партнером или друзьями, раннее пробуждение.

94. Сделайте дурные привычки дорогостоящими: договоритесь с кем-то, что будете платить друг другу штрафы, когда предаетесь дурным склонностям. Так вы будете думать о цене привычек, а не об удовольствии от них.

95. Вознаграждайте себя. Новые привычки и образ поведения — это трудно, но если вы чем-то себя вознаграждаете за них, это помогает сделать их устоявшимися.

96. Предугадывайте, что помешает освоению новых привычек.

97. Держите отвлекающие факторы на расстоянии как минимум 20 секунд от вас. Это достаточная дистанция, чтобы снизить их силу.

98. Слушайте активно. Полностью сосредоточьтесь на словах человека, с которым разговариваете — это создает более глубокие отношения, помогает вам лучше судить о людях, избегать непонимания.

99. Рассматривайте жизнь как серию «горячих точек». Каждый день ваше время, энергия и внимание тратятся на семь направлений: мозг, тело, эмоции, карьера, финансы, отношения и удовольствия. Рассматривайте эти «горячие точки» как портфельные инвестиции — смотрите, чтобы не инвестировать в одни слишком много, а в другие слишком мало.

100. Всегда действуйте с конкретной целью в уме. Когда вы постоянно задаете себе вопрос, для чего именно вы это делаете, действия будут увязаны с целью, действительно имеющей смысл.

Статьи по теме:

Исследование: что повседневные привычки могут рассказать о вас.
Не хочется работать? 10 простых способов сконцентрироваться.
12 признаков, что вам пора в отпуск.

Как повысить продуктивность: 10 советов по повышению продуктивности

Пытаетесь чувствовать себя продуктивно? Ознакомьтесь с нашими 10 советами и рекомендациями о том, как повысить уровень своей продуктивности.

Поделиться этой публикацией

Иногда кажется, что у вас много дел и очень мало времени? Если вам интересно, как стать более продуктивным, читайте дальше, чтобы узнать о ценных стратегиях, которые помогут вам более эффективно управлять своим временем.

Содержание

Что такое производительность?

Термин «производительность» часто используется в бизнес-среде, хотя на самом деле он применим ко всем сферам жизни. В бизнес-контексте производительность может измеряться количеством сделанных звонков по продажам или производительностью производственной линии. В академической ситуации продуктивность можно измерить количеством отвеченных вопросов или написанных слов.

В своей основной форме производительность измеряется затратами. Однако количественная оценка производительности не всегда проста, если результаты не сразу ощутимы. Некоторые проекты и отрасли требуют большой самомотивации. Например, в сфере услуг, когда вы пытаетесь получить продвижение по службе или пробуете творческий проект, такой как написание книги. Для этих типов работы производительность не всегда может быть измерена с точки зрения немедленных результатов или отдачи.

Размышляя о том, как повысить продуктивность, многие обращаются к методам тайм-менеджмента. Хотя продуктивность и тайм-менеджмент взаимосвязаны, это две разные вещи, и не все продуктивные люди особенно хороши в тайм-менеджменте.

Тайм-менеджмент — это набор навыков и инструментов, способствующих эффективному использованию времени человека. Продуктивность – это результаты, которые достигаются в течение определенного периода времени. Иногда самые продуктивные результаты достигаются не за счет эффективного управления списком задач — производительность больше связана с результатом.

Что такое токсическая продуктивность?

Токсичная продуктивность — это, по сути, стремление всегда быть продуктивным за счет всех других занятий. По своей сути, токсичная продуктивность — это просто новый термин для обозначения «трудоголика» в свежей современной интерпретации.

Некоторыми примерами этого являются тренды в социальных сетях #girlboss и #ThatGirl, где молодых женщин поощряют «иметь все», работая и подрабатывая, а также находя время для тренировок и всегда выглядя на все сто. , оплачивайте несколько отпусков в год, готовьте здоровую пищу и ведите активную социальную жизнь.

Хотя эти пункты могут показаться положительными и вдохновляющими, они также представляют собой токсичный уровень продуктивности в сочетании с необходимостью всегда достигать большего. Это может привести к долгосрочным последствиям, влияя на нашу способность ценить себя сверх того, что мы «делаем».

Во время COVID-19 и распространения удаленной работы границы между семейной жизнью и работой/учебой стали значительно более размытыми. Даже когда люди возвращаются в офис или на учебу, потенциально нездоровая потребность быть постоянно продуктивным и «делать все возможное» становится чем-то вроде собственной эпидемии.

Но разве производительность не хорошая вещь? Во времена сильного стресса, такого как пандемия, токсичная продуктивность и необходимость постоянно казаться занятым только маскируют стресс и тревогу. В конечном итоге это может привести к выгоранию. Университет Манчестера обсуждает стресс на рабочем месте и его неблагоприятное влияние на производительность в своем курсе «Благополучие на рабочем месте: стресс и продуктивность на работе».

Технологический университет Лулео Благополучие на рабочем месте: как обрести уверенность и справиться со стрессом
Обучение УВД Обучение на рабочем месте: оценка обучения и измерение эффективности

Как повысить продуктивность на работе

Хотя быть продуктивным важно во всех аспектах жизни, где требуются результаты или когда люди хотят достичь целей, это, вероятно, считается наиболее важным в рабочей среде.

По мере того, как в последние годы современное рабочее место развивалось и переходило на сочетание личного, удаленного и гибридного режима работы, традиционные рабочие часы с 9 до 5 уступили место более гибким способам работы. Некоторые из этих изменений побудили людей работать более эффективно, но для других эта новая динамика создает проблемы с производительностью как для работника, так и для работодателя, которые должны разработать новые способы отслеживания эффективности и мотивации своей рабочей силы.

Небольшие изменения в расписании рабочего дня открывают возможности для постепенного повышения производительности, независимо от сферы деятельности. Мы перечислили некоторые из этих корректировок ниже.

Набор привычек . Не стоит ожидать, что все ваши продуктивные привычки изменятся за одну ночь. Сосредоточьтесь на внесении небольших постепенных изменений, чтобы увидеть, что работает, а что нет.
Тайм-менеджмент — Набор навыков, направленных на то, чтобы помочь вам максимально эффективно использовать свое время. Чтобы быть продуктивным, время, потраченное на деятельность, также должно приносить результаты. Ознакомьтесь с некоторыми стратегиями тайм-менеджмента, чтобы узнать, что может вам помочь.
Подотчетность . Если вы хотите повысить производительность своей работы, вам действительно может помочь наличие ответственного лица. Найдите коллегу, заинтересованного в повышении собственной производительности, и проводите еженедельные взаимные проверки или создайте систему личного дневника, чтобы держать себя в курсе регулярно обновляемых целей, чтобы вы не сбились с пути.

Если вам интересно узнать больше о том, как мы формируем привычки или можем изменить поведение, ознакомьтесь с курсом UCL по изменению поведения: Вмешательства по изменению поведения: вводные принципы и практика.

10 советов по повышению продуктивности

Попробуйте включить некоторые из этих советов по продуктивности в свой распорядок дня. Отслеживайте, что работает, а что нет, чтобы составить долгосрочный план повышения производительности.

1. Откажитесь от многозадачности

Часто возникает соблазн попробовать многозадачность, совмещая множество рабочих задач одновременно. Хотя это может показаться продуктивным, это редко дает наилучшие результаты. Сосредоточившись только на одной задаче за раз, вы выполните ее на более высоком уровне и за меньшее время, что позволит вам плавно перейти к следующей задаче.

2. Ставьте маленькие цели

Крупные задачи или проекты могут пугать, и мы часто переоцениваем время, которое потребуется для их выполнения. Вы можете создать импульс движения вперед, разбивая задачи на управляемые этапы размером с небольшой кусочек, которые строятся до тех пор, пока ваш проект не будет завершен. Например, очистить свой почтовый ящик, отвечая на четыре письма за раз в течение дня.

3. Сделайте перерыв

Может показаться странным предлагать делать перерывы, когда речь идет о продуктивной работе, но регулярные перерывы на самом деле помогают снизить стресс и повысить производительность. В курсе Университета Монаша «Внимательность для благополучия и максимальной производительности» обсуждается, как повысить производительность за счет снижения стресса на рабочем месте.

На многих предприятиях сотрудники обязаны делать регулярные перерывы. Однако, если вы работаете из дома или в офисе, где ваша деятельность не контролируется, подумайте о том, чтобы планировать частые короткие перерывы по 10–15 минут. Используйте это время, чтобы отвлечься от работы, дать мозгу отдохнуть и вернуться с обновленной мотивацией и потенциально новыми идеями.

4. Правило пяти минут

Если прокрастинация является для вас серьезной проблемой, попробуйте правило пяти минут. Пообещав себе, что вы потратите всего пять минут на невыполнимую задачу, вы избавитесь от многих оправданий, которые мешают вам начать. Почти каждый может посвятить всего пять минут написанию электронного письма, изучению темы, заполнению какой-либо документации или составлению новой задачи.

Часто по истечении пяти минут остается мотивация продолжать. Даже если вы перейдете к другой продуктивной задаче, небольшие задачи, выполненные в течение пяти минут, по-прежнему будут важным вкладом в общий результат. Как всегда, именно эти маленькие задачи мы откладываем больше всего.

5. Блокировка по времени

Использование блоков по времени — устоявшаяся и хорошо известная стратегия повышения производительности. Создавая рамки временных блоков в своем расписании рабочего дня, вы принимаете сознательное решение посвятить «блок» времени определенной задаче.

Временные блоки обычно делятся на 60- или 90-минутные секции. Вы можете распечатать расписание или раскрасить свои задачи, так как одно из преимуществ временной блокировки заключается в том, что после завершения она создает визуальное руководство для вашего рабочего дня.

Манчестерский столичный университет Тренировка умственных способностей для спорта и здоровья
Университет Лидса Навыки для достижения успеха на цифровом рабочем месте

6.

Делегировать

Если вы работаете в команде, посмотрите на свои ежедневные задачи и подумайте, можно ли делегировать их другим членам команды. Часто мы беремся за работу, которая выходит за рамки нашей компетенции или может быть выполнена другими намного быстрее.

Делегирование не означает перекладывание работы, которую вы не хотите делать. Вместо этого речь идет о том, чтобы каждый работал над задачами, которые лучше всего соответствуют его навыкам и доступности. Если вам интересно узнать больше об управлении и делегировании полномочий в команде, курс Открытого университета «Основы бизнеса: управление проектами» более подробно исследует эту тему.

Предприниматели стараются совмещать все свои бизнес-задачи. Делегирование полномочий новым сотрудникам или использование фрилансеров для таких вещей, как контент в социальных сетях, может означать, что больше времени доступно для более приоритетных задач.

7. Ограничьте отвлекающие факторы

Отвлекаться — это нормально, и не всегда удается сосредоточиться. Однако это навык, который можно развить. Отключите уведомления, переключите телефон в режим полета или используйте приложение для повышения производительности, например Freedom.

Техника помидора обычно используется для предотвращения отвлекающих факторов и выполнения задач. Пользователи устанавливают таймер, удаляя все отвлекающие факторы (социальные сети, электронная почта и т. д.) и работают спринтами по времени по 20–30 минут. Знание того, что вам нужно сосредоточиться только на короткое время, — отличный способ сосредоточиться на более длительные периоды времени.

8. Сначала делайте самое сложное

Может возникнуть соблазн избежать трудных или трудоемких задач и вместо этого сосредоточиться на быстрых победах. Однако, взяв сначала самые сложные проекты, вы можете повысить свою мотивацию и сосредоточиться на оставшуюся часть дня. Подумайте о том, чтобы приоритизировать эти более крупные задачи в первую очередь в течение дня или в то время, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивным.

9. Установите границы

Как мы обсуждали в разделе о делегировании полномочий, сотрудники часто берут на себя работу, которая выходит за рамки их роли. Несмотря на то, что быть гибким и использовать возможности для карьерного роста — это хорошо, также важно установить границы своего времени.

Чтобы эффективно и продуктивно выполнять свои задачи, вы должны выполнять их в разумные сроки. Установленные границы мешают вам перегружаться. Если вам интересно узнать больше об устойчивости на работе и сохранении границ, изучите курс Университета Дикина «Профессиональная устойчивость: развитие навыков для успеха на работе».

10. Определите, когда вы наиболее продуктивны

С появлением covid и удаленной работы традиционные 9-5 становятся все менее распространенными. Гибкая и гибридная работа продвигает концепцию более продуктивной работы. Каждый индивидуален. Некоторые сотрудники лучше всего работают утром, в то время как другие начинают продуктивно работать после обеда. Определите, когда вы наиболее продуктивны, а затем организуйте свой ежедневный график, чтобы максимально использовать эти часы пик, — отличный способ повысить производительность.

Заключительные мысли

Мы обсудили некоторые ключевые аспекты повышения производительности как на рабочем месте, так и в повседневной жизни. Сосредоточение внимания на применении одного из двух советов по повышению производительности одновременно позволяет каждому развить навыки в этой области, снизить уровень стресса и достичь максимальных профессиональных и личных целей.

UCL (Университетский колледж Лондона) Вмешательства, направленные на изменение поведения: вводные принципы и практика
Университет Дикина Профессиональная устойчивость: развитие навыков, позволяющих преуспевать на работе

Как стать более продуктивным: 18 советов, которые помогут вам (не пропустите последний!) это: Будьте добры к себе и своим ошибкам.

Вы не можете ожидать повышения производительности за одну ночь.

Вероятно, вы потратили годы на выработку своих рабочих привычек — как хороших, так и плохих, сознательно или подсознательно, — и они не изменятся сразу.

Небольшие корректировки могут привести к более долгосрочным изменениям, но это может потребовать времени и дисциплины. Когда вы читаете подобную статью о продуктивности, кажется, что это просто. Но это не так. Я пишу это не с точки зрения эксперта, а с точки зрения коллеги по борьбе с рассеянностью.

Так что наберитесь терпения и будьте добры, преодолевая трудности, и попробуйте еще раз.

Готовы повысить продуктивность с помощью управления проектами Workzone?

Как стать более продуктивным: 18 советов

9018 -список дел

Часть I: Работа и эффективность [перейти к части I]	Часть II: Разум, тело и душа [перейти к части II]
10. Определите свои личные схемы работы
2. Установите небольшие цели для задач	11. Определите свои 2 часа пик
3. Сосредоточьтесь на одной цели за раз	12. Выбросьте вещи и наведите порядок
4. Прекратите выполнять несколько задач одновременно	13. Ходите пешком или занимайтесь спортом
5. Найдите метод делегирования и следования UP	14. Стоп
6. Создайте проактивную приборную панель	15. Будьте подотчетны другому человеку
7. Выберите одно задание, а затем сделайте это	16. 16018778 78 788 9018	87187 16. Следуйте правилу двух пицц для совещаний	17. Получить солнечный свет
9. Группировать похожие задачи вместе	18. Получить все тепло и приятно

Как стать более продуктивным: Часть I. Работа и эффективность

1. Составьте разумный список дел. ..

…и не перегружайте себя. Списки дел часто терпят неудачу, потому что мы делаем их слишком сложными или задачи не равны . Одни задачи займут много времени, другие вообще не займут времени. Это создает дисбаланс в том, как мы распределяем наше время. Что происходит тогда, так это то, что наш список дел становится инструментом прокрастинации. Да это правильно. Потому что тогда мы делаем простые вещи, а потом сильно отвлекаемся на сложные.

Не лги, ты уже делал это раньше. Тогда вам нужно лучше управлять своим списком дел.

2. Ставьте перед задачами небольшие цели.

С каждым новым проектом или заданием масштаб может показаться слишком большим. Но как только вы начнете разбирать его и понимать, чего можно достичь, вы заметите, как каждая часть строится на другой.

Одна из самых простых и практичных вещей, которые вы можете сделать , — это разбить ваш проект на более мелкие цели.

Какие детали и активы необходимы?
С кем вам нужно поговорить в первую очередь?

Разбейте ключевые фрагменты информации до , установив сроки, и , а затем оцените, сколько времени вам потребуется для их выполнения.

Понимание объема того, о чем вас спрашивают, определение шагов, а затем оценка необходимого времени поможет вам понять, о чем вас спрашивают. Иногда то, что кажется большим проектом, совсем не займет много времени, или наоборот.

3. Сосредоточьтесь на одной цели за раз.

Мы только что говорили о том, как выработать привычку ставить перед задачами маленькие цели. Теперь мы переходим к сосредоточению внимания на одном за раз. Надеемся, что предварительное изложение вашего проекта в предыдущем разделе позволит вам узнать, какие задачи являются наиболее важными, но как ваша организация определяет, что важно? В конечном счете решение за вашей командой, но вы можете отслеживать OKR, KPI и другие показатели, чтобы указать на продуктивность.

Каковы бы ни были приоритеты вашей компании, это ваша работа. Попробуйте правило 90-90-1. Это также работает, если вы управляете командой.

Вот что вы делаете: Посвятите первые 90 минут вашего дня в течение 90 дней самой важной задаче. Предложенный HR-гуру Робином Шармой, он сфокусирует ваши приоритеты еще до того, как день действительно начнется.

Это также очень практично. Это не тратить все свое время каждый день на что-то одно.

Вы также можете настроить проекты, чтобы сосредоточиться на этой единственной цели и убедиться, что она соответствует общим целям вашей компании.

4. Отключите многозадачность.

Раз уж мы затронули тему сосредоточения внимания на одной задаче или цели за раз, давайте поговорим о многозадачности. Легко отвлечься и попытаться работать над несколькими задачами, но реальность такова, что это делает вас МЕНЕЕ продуктивным.

Постоянное переключение между задачами утомляет нас и снижает производительность. Чтобы часто переключаться и изменяться, требуется энергия мозга. Мы не становимся более продуктивными, мы скользим по поверхности вещей. Современная рабочая среда не поможет вам в вашем стремлении быть более сосредоточенным — это практически невыполнимая задача, когда Slack, Skype и Salesforce борются за наше внимание.

Вот цитата более авторитетного человека, чем я. Профессор неврологического поведения Даниэль Левитин из McGill говорит:

«Это переключение сопряжено с биологическими издержками, которые в конечном итоге заставляют нас чувствовать усталость гораздо быстрее, чем если бы мы сосредоточили внимание на чем-то одном». И знаете, что еще? Кофеин не обязательно поможет нам. На самом деле, нам, вероятно, просто нужно сделать небольшой перерыв вместо этого… Люди едят больше, они принимают больше кофеина. Часто в этот момент вам действительно нужен не кофеин, а просто перерыв. Если вы не делаете регулярных перерывов каждые пару часов, ваш мозг не получит пользы от этой дополнительной чашки кофе».

Ой. Не говорите моему любимому бариста.

Чтобы действительно прекратить многозадачность, вам могут понадобиться приложения, которые блокируют клики. Это избавит от отвлекающих факторов, особенно для нас, постоянных потребителей.

5. Найдите способ делегирования полномочий и последующих действий.

Одно дело давать своей команде задачи и проекты; другое дело — убедиться, что они закончили работу и выполнили ее. Затем передать его для утверждения — это еще один кусок пирога, с которым вам нужно справиться.

Нахождение надежного метода отслеживания проектов вашей команды сделает вашу работу более эффективной. Инструменты для совместной работы и программное обеспечение для управления проектами, такое как Workzone, определенно могут помочь в этом, но вы также должны взять на себя обязательство использовать такие инструменты, чтобы не подвести своих коллег. Но важна и ваша индивидуальная часть. Чем больше вы обновляете и выполняете следующие шаги, это поможет вашим коллегам не сбиться с пути.

6. Создайте активную информационную панель.

Эта идея принадлежит Ноа Кагану, основателю AppSumo. По сути, это измеримый список задач. Если вы заметили, что какая-то задача оказывает большое влияние на наш бизнес или является необходимой задачей, которую вам нужно продолжать выполнять, укажите количество раз, которое вам нужно выполнять эту задачу каждую неделю. Цель здесь состоит в том, чтобы записывать входные данные, а не только результаты.

Это особенно полезно для маркетологов. Если вы знаете, что вам нужно твитнуть или написать определенное количество сообщений в LinkedIn, вы можете перечислить их и убедиться, что вы делаете это количество в течение недели. Вот пример моей проактивной панели:

Посмотрите это видео от Ноя Кагана, чтобы получить собственный шаблон проактивной информационной панели.

Еще один способ использования упреждающей информационной панели — использование программного обеспечения для управления проектами вашей команды во время групповых собраний для отслеживания хода выполнения проектов. Существует множество альтернатив, включая программное обеспечение для создания диаграмм Ганта.

7. Выберите одно задание и выполните его.

Это очень сложно, потому что иногда наши проекты — это не 30-минутная или часовая работа. Это может занять 8 часов или несколько дней. Какой тогда ответ? Разбейте его на одну задачу, а затем выполните эту задачу до конца. Но как долго это должно быть? А что разумно? Я думаю, что большая часть наших дней разбита на часовые отрезки. Что тогда действительно составляет 45-50 минут. У нас есть встречи, которые начинаются в час, занимают обеденный перерыв или планируют звонок на час. Работать последовательно в течение 45 минут над одним делом имеет смысл, но это очень сложно.

Техника Помидора предполагает 25-минутные блоки времени с короткими 5-минутными перерывами, за которыми следуют более длительные перерывы.

Pomodoro поможет вам устранить прерывания и поможет вам оценить, сколько времени у вас займет определенная задача. Подробнее о технике Pomodoro читайте в этой статье.

8. Следуйте правилу двух пицц для встреч. Голоден? Встречи

определенно могут замедлить темпы, особенно когда собирается огромная толпа из 30 человек для «мозгового штурма». Мы знаем, как это происходит. Те же самые люди, которые всегда говорят, будут говорить. Молчаливые будут молчать.

Если вам нужно заказать более 2 пицц, чтобы накормить команду, с которой вы встречаетесь, то это слишком много. Обсуждений будет недостаточно. Будет выражено недостаточно идей. Вместо этого, если у вас есть команда, состоящая только из людей, которые готовы съесть две пиццы, появятся более яркие идеи. Больше людей не обязательно означает лучшие идеи или более быстрые действия. Это значительно замедляет работу.

Люди менее заинтересованы и чувствуют меньшую личную ответственность, если идея буксует и застаивается. Ответственность теряется.

9. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Когда мы переключаемся между задачами, мы естественно создаем трения. Запуск и остановка. Открытие и закрытие. Начало и конец. Все эти маленькие моменты складываются и нарушают нашу концентрацию. Затем мы отвлекаемся и забываем, зачем мы вообще что-то просматривали. Но способ сократить количество переключений между задачами — сгруппировать похожие вместе. Не отвечайте только на одно письмо, а затем двигайтесь дальше. Ответьте на все из них, а затем не возвращайтесь, пока не пройдет несколько часов. Или объедините все ваши электронные письма вместе.

Как стать более продуктивным: Часть 2 – Разум, тело и душа

10. Определите свои личные схемы работы.

Отслеживание своего времени, даже если никто не просит вас об этом, может помочь вам понять свои рабочие привычки и время дня, когда вы заканчиваете работу наиболее успешно. На самом деле это может стать ключом к тому, как стать более продуктивным, потому что изучение ваших паттернов позволит вам сосредоточиться на том, где вы наиболее продуктивны (или нет).

Эффективное отслеживание своего времени, знание ваших технических привычек, от проверки электронной почты до частоты посещения любимых веб-сайтов или социальных сетей, может значительно повлиять на ваш рабочий день. Ознакомьтесь с расширениями для браузера, такими как Freedom, которые ограничивают время пребывания на социальных сайтах или нерабочих сайтах. Это требует дисциплины!!

Изменив некоторые из этих вещей, вы сможете сделать больше. Отслеживание своего времени в течение недели или двух поможет вам увидеть, на что вы тратите свое время, и поможет вам лучше оценить свои цели с № 1 в следующий раз. В следующий раз, когда вас попросят повторить задачу, вы будете лучше понимать, сколько времени потребуется.

Вы также заметите проблемные области, где вы, как правило, менее продуктивны или определите определенные причуды в расписании, которые вы можете обойти, например, еженедельные встречи или встречи или даже когда этот коллега приходит поболтать на несколько минут.

Одним из методов, который может помочь, является буллет-джорнал. Это мой любимый разбор того, как это сделать, с символами!

Дополнительный совет: используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы оставаться в курсе проектов.

Кто-то из нас жаворонки, кто-то полуночник. С изменением современной бизнес-среды могут быть способы приспособить вашу природную энергию больше, чем когда-либо.

Может быть, «офис» не открывается до 9 утра, но ваш пик творческой энергии приходится на период с 5 до 7 утра. Лично я нахожу себя наиболее продуктивным, когда большинство людей заканчивают свой день, примерно с 16:00 до 19:00, а затем после 20:00. Часто я намеренно отнимаю часть этого времени или планирую более менее стратегические задачи в те часы, когда я не так занят. Предполагается, что мы должны выделять по крайней мере 2 часа в день, чтобы погрузиться в более сложную стратегическую работу, а остальные часы оставлять для совещаний или менее срочных задач.

Вы также определите закономерности и то, когда вы могли бы заниматься «глубокой работой» или идеей целенаправленной работы в течение более длительных периодов времени. Это концепция продуктивности профессора Джорджтауна Кэла Ньюпорта. Некоторая работа (например, ответы на электронные письма) неглубокая, в то время как другие (например, разработка новых концепций кампании или интенсивное редактирование фотографий) могут потребовать более целенаправленного времени или «глубокой работы».

12. Выбросьте вещи и наведите порядок.

Знаете ли вы, что ваше физическое окружение влияет на вашу работу и производительность? И я не имею в виду только то, работаете вы в «крутом» офисе или нет. В зависимости от вашей компании и вашей роли в компании, это в значительной степени находится вне вашего контроля. Но вы можете контролировать свое рабочее пространство.

Это помогает вам быть более продуктивным, когда вам не нужно охотиться и клевать то, что пропало. Вы сэкономите время, не делая этого. Вы также получите больше ясности и сосредоточитесь на своих задачах. Ознакомьтесь с дополнительными советами здесь.

13. Найдите время для прогулок или занятий спортом.

Я работал в офисных парках, в деловых районах в центре города и из дома. И везде я стараюсь найти время, чтобы прогуляться хотя бы раз в день. Это может быть на парковке, на улице или в парке, и это более освежает, чем что-либо в социальных сетях.

Дело не в том, чтобы оставаться в форме или похудеть, не то, чтобы это было плохо. Но упражнения могут помочь вам быть более продуктивными, потому что они повышают вашу бдительность. Поскольку это увеличивает кровоток и здоровье сердечно-сосудистой системы, вы будете менее беспокойными, более сосредоточенными и более способными справляться со стрессом.

14. Стоп …

…и задуматься. Когда вы отвечаете за реализацию нескольких проектов, вы должны сделать шаг назад и посмотреть, что работает, а что нет, что нужно расставить по приоритетам и что нужно изменить. Выделение времени для проверки не тратит время впустую, а оптимизирует вашу работу в будущем. Чтобы узнать больше о размышлениях после проекта, ознакомьтесь с этим постом.

15. Быть подотчетным другому человеку.

Для тех, кто работает в команде, это кажется очевидным. Использование автоматизированной системы управления проектами уведомит вас о следующей задаче, когда она будет завершена. Но вам может понадобиться отчетность и в повседневных задачах. Например, если вы выполнили цели на своей проактивной панели инструментов (см. #…) или потратили еще раз на стратегический мозговой штурм или настройку кампаний.

Найдите кого-то, кому вы доверяете, кто будет поддерживать вас, а не бить вас за ваши неудачи. Вам нужен вдохновитель. Это может быть ваш руководитель, но, скорее всего, это коллега, который поможет вам не сбиться с пути. И, возможно, вы тоже можете им помочь.

16. Просите помощи в том, чего не понимаете.

Если вы горды (как я!), вам не нравится просить о помощи в том, что, по вашему мнению, вы должны сделать. Это проявляется в моей жизни, когда я слишком долго пытаюсь отформатировать лист Excel или создать идеальную презентацию Powerpoint. Вместо этого умные люди просят о помощи. И на самом деле коллеги считают их умнее.

Не говоря уже о том, что это может сэкономить вам кучу времени в долгосрочной перспективе. Да, поначалу может быть сложно выкроить несколько дополнительных минут здесь и там, чтобы посмотреть видео или позвонить в службу поддержки, но в конце концов это поможет вам более эффективно выполнять эти задачи.

17. Получите солнечный свет.

Теперь, когда все больше сотрудников перешли на удаленную работу, этот совет по повышению продуктивности актуален как никогда. Согласно исследованию, проведенному профессором Корнельского университета доктором Аланом Хеджем в 2018 году под названием Daylight & The Workplace Study: Как естественный свет улучшает здоровье, самочувствие и производительность труда , вы повысите свою производительность и внимательность благодаря большему количеству естественного света. Как вы думаете, почему офисы с окнами пользуются таким спросом? Это также влияет на синхронизацию циркадных часов, которые затем влияют на ваше бодрствование и усталость.

«Работники в офисах с оптимизированным естественным освещением сообщили о 51-процентном снижении частоты зрительного напряжения и 63-процентного снижения частоты головных болей, оба из которых могут снизить производительность
».

Дневной свет и исследование на рабочем месте: как естественный свет улучшает здоровье, самочувствие и производительность труда.

Раньше я работал в офисных зданиях, где тоже оказывался посреди этажа или застрял в конференц-зале без окна. Кроме того, там, где я живу, зимой рано темнеет, в том числе в последнюю часть рабочего дня. Фигово. Что я мог сделать? Я купил лайтбокс, чтобы придать дополнительное свечение моему рабочему пространству. Попробуйте, если вы находитесь в похожей ситуации.

18. Посмотрите на милые картинки животных

Это немного сумасшествие, и вы можете в это не поверить, но совместное использование и просмотр изображений милых животных действительно увеличивает концентрацию внимания и продуктивность. Не верите мне? Это жесткая наука. Если у вас с этим проблемы, значит, у вас проблемы с самой наукой (j/k). Но на самом деле японское исследование измеряло производительность после просмотра милых животных. Да, они действительно сделали это.

Вот цитата из исследования: «Результаты показывают, что участники выполняли задачи, требующие сосредоточенного внимания, более тщательно после просмотра симпатичных изображений».

Ты можешь в это поверить? Вот это вам поможет:

Заключение

Итак, как повысить производительность? Вы уже прочитали, что нет надежного способа повысить производительность.

Социально-методический центр поддержки СО НКО Московской области