Социально-методический центр поддержки СО НКО Московской области

Как составить режим дня, программа для составления распорядка дня онлайн

Скачать программу для составления распорядка

Жить по распорядку мало кто любит, признаемся честно. Тем, кто не привык к некоторой строгости, кажется, что планирование дня — это создание ограничений и сложностей.

Проще ведь жить так, как заблагорассудится. Когда захотел — проснулся, когда захотел — поработал и отдохнул. Даже обед получается плавающим: сегодня в час, завтра в 2.

Психологически такой образ жизни комфортен, это факт.

Однако есть одно НО.

Подводный камень жизни без распорядка

При таком неопределённом расписании дня удаётся выполнить меньше дел, чем при упорядоченной деятельности. Следовательно, достижений будет меньше. Добираться до целей (личных и рабочих) станет сложнее. Да и вероятность того, что цели будут достигнуты, автоматически снижается на 20-40%.

Всё дело в «потоках». Поток — это состояние максимальной концентрации на каком-либо деле. Когда ты сосредоточен, работаешь быстро и с максимальным КПД. Чем больше времени за день ты находишься в потоке, тем больших результатов сможешь достичь.

Если ты не составил план на день, появляется множество отвлекающих факторов, которые не дают тебе побыть хоть немного времени в потоке.

Наиболее частые отвлекающие факторы:

1. Выполнение каких-либо приятных дел (вместо других: важных, но скучных)
2. Передышки (отдых, перекур)

Есть ещё одна причина, почему отсутствие распорядка приводит к низкой результативности. Причина в том, что бОльшая часть дел выполняется в неправильное время. Известно, что максимальная концентрация и мозговая производительность наблюдается до полудня. Чаще всего это драгоценное время тратится на мелкие и не важные дела или вовсе на отдых. Следующий пик располагается ближе к 5 вечера. Если в эти ценные периоды помещать незначимые занятия, то итоговые достижения будут микроскопическими, даже нулевыми.

3 правила, позволяющие грамотно составить распорядок

Правило 1
Самые сложные и трудозатратные дела помещайте в первую половину дня.

Правило 2
Похожие занятия располагайте одно за другим, чтобы выполнять их скопом.

Новички, которые задумываются о том, как правильно составить распорядок дня, часто упускают из виду это правило. Например, вам требуется заказать несколько товаров для дома в разных интернет-магазинах. Это необходимо сделать за один присест, не раскидывая задачи на утро, обед и вечер.

Правило 3
Планируйте перерывы

Если составить распорядок без зон отдыха, то длительные рабочие марафоны снизят продуктивность и вы выполните меньше, чем в случае с передышками.

Особенности распорядка в зависимости от рода занятий

Три правила, которые указаны выше, применяются в любых сферах деятельности.

Четко составленный распорядок дня — это залог успеха в любой из этих сфер. Это наглядно можно увидеть при внедрении его в свою повседневность.

Мы хотим также показать, как составить распорядок дня, учитывая род занятий. Продемонстрируем на примере учащихся школ и университетов. Многие родители задаются вопросом, как составить распорядок дня для школьника.

Особенность дневного плана школьника:

1. В расписании присутствует множество мелких дел длительностью менее часа
2. Высокая мыслительная активность наблюдается в течение всего дня

Следовательно, в распорядок необходимо внести несколько коротких перерывов, длительностью 5-10 минут.

Инструменты для создания дневного распорядка

Вы знаете, как составить трудовой распорядок. Осталось выяснить, с помощью каких инструментов это можно сделать.

Составить распорядок дня онлайн можно посредством некоторых особенных приложений.

Самыми удобными являются специальные программы-планировщики. Одна из простейших и удобнейших — программа ЛидерТаск. Картинки для статьи были сделаны именно в ней.

Скачайте ЛидерТаск сейчас!

Режим дня: как составить и почему важно соблюдать

Содержание статьи

• 1 Режим дня: преимущества самодисциплины
• 2 Как составить режим дня и с чего следует начинать
• 3 Как составить план на день, чтобы все успевать

В современном ритме жизни человек должен сделать множество разнообразных дел в течение дня и без правильно составленного режима успеть все достаточно трудно.

Режим дня – это предварительно спланированная последовательность действий, которые нужно успеть выполнить от момента пробуждения утром до отхода ко сну вечером. Целью составления режима дня является более эффективное и целесообразное распределение времени, что позволят преуспеть во всех интересующих вас сферах своей жизни.

На первый взгляд рационально распланировать свой день не так уж и сложно, однако на практике далеко не каждый может составить четкую последовательность своих действий, а тем более следовать режиму дня. Рассеянность, лень, усталость, внезапно изменившиеся обстоятельства на работе, конфликтные ситуации с коллегами или друзьями легко выбивают из колеи человека, который не следует продуманному режиму дня.

Поэтому всем, вне зависимости от пола, возраста и профессиональной деятельности, полезно знать, как составить план на день, чтобы успевать все, что для вас важно и интересно. Преимущества планирования своего времени вы заметите уже спустя несколько дней, в течение которых вы действовали согласно ранее намеченному графику.

Постоянно придерживаясь режима дня, можно максимально эффективно использовать свой потенциал и быть продуктивным без ущерба для здоровья и настроения.

Чтобы адекватно составить режим дня, нужно уметь отделять главные задачи от второстепенных и рационально совмещать некоторые пункты для экономии времени. На сайте BrainApps содержатся полезные статьи, из которых можно узнать интересную информацию о рациональных подходах к планированию. Кроме того, в ежедневный распорядок дня рекомендуется включать пункт с фитнессом для мозга, на который требуется всего 15 минут времени.

Режим дня: преимущества самодисциплины

Чтобы понять, как составить подходящий для вас распорядок дня, в первую очередь нужно знать, зачем необходимо это сделать. Следует серьезно поработать над планированием своего режима, если вы хотите:

• Стать более дисциплинированным и организованным;
• Лучше учиться или эффективнее работать;
• Найти время на развитие хобби, общение с родными и близкими;
• Организовывать для себя приятный и полезный досуг;
• Тратить меньше времени на бесполезные занятия;
• Ежедневно заботиться о состоянии своего здоровья;

Правильно составленный режим вашего дня позволит вам воплотить в жизнь все вышеперечисленное без особых трудностей и надрывов. Также в пользу самодисциплины говорит то, что преимущественное большинство успешных людей строго следовали своему индивидуальному графику и не позволяли себе отвлекаться на мелочи. Заранее составленный режим даже очень насыщенного дня позволяет значительно уменьшить ощущение острой нехватки времени и быть спокойным и уверенным в себе.

Как составить режим дня и с чего следует начинать

На вопрос о том, как правильно можно составить распорядок дня, нет универсального ответа. Ведь все люди имеют свои индивидуальные особенности, занимаются разными видами деятельности и то, что хорошо для одного, может абсолютно не подойти другому. Работа над планированием дня должна проводиться постоянно в связи с постоянно меняющимися вокруг нас жизненными обстоятельствами. Однако, научившись рационально распределять свое время, вас не затруднит спланировать распорядок дня даже при возникновении форс-мажорных ситуаций.

Поскольку правильный режим дня является неотъемлемой составляющей здорового образа жизни, то в первую очередь при его составлении следует обратить внимание на особенности физиологии нашего организма. Влияние биоритмов на трудоспособность, настроение и самочувствие человека давно доказано наукой, поэтому их необходимо учитывать при планировании режима дня.

Биоритмы представляют собой циклические изменения интенсивности физиологических процессов в организме человека. Для рациональной организации режима дня особое внимание нужно уделять циркадным ритмам, связанным со сменой дня и ночи. Наиболее известным является условное разделение людей на «жаворонков» и «сов» в зависимости от времени, на которое приходится пик их активности.

Жаворонки легко просыпаются утром и более деятельны в первой половине дня, тогда как для сов утренний подъем в режиме дня является тяжелым испытанием, а пик продуктивности приходится на вечернее время. Многие люди успешно сочетают в себе черты и сов, и жаворонков, так как могут быть активными, как утром, так и вечером. Однако не следует при планировании режима дня слишком зацикливаться на этой классификации. При определенных волевых усилиях и дисциплинированности со временем можно «переучить» организм и быть продуктивным именно в то время, которое вам нужно.

С точки зрения физиология режим вашего дня для организма начинается в 4 часа утра, когда начинается активная секреция гормона коры надпочечников – кортизола, который по-другому еще называют гормоном стресса. С 5 до 6 происходит ускорение метаболизма, помогающее человеку проснуться, а с 7 и до 9 рекомендуется заниматься физическими упражнениями и полноценно позавтракать. Первый пик рабочей активности приходится в режиме дня на период от 9 часов утра до 12 часов дня. В это время большинство людей находится на рабочем месте или в учебном учреждении, поэтому желательно использовать каждый час с максимальной пользой.

После первого всплеска активности организму нужно возобновить запасы энергии. С 12:00 до 14:00 желательно успеть пообедать и не заниматься интенсивными физическими нагрузками до 16:00, так как пища должна полноценно усвоиться в желудочно-кишечном тракте. Второй пик активности в вашем режиме дня занимает период от 16:00 до 18:00, а после него наступает время легкого ужина и физических упражнений. С 22:00 организм постепенно начинает готовиться к ночному отдыху, замедляется обмен веществ и снижается выработка гормонов. Если согласно режиму дня в это время человек не ложиться спать, то восстановительные процессы запускаются не в полную силу.

Естественно, что не каждый может подстроить свой распорядок дня под биоритмы, поэтому у многих людей они сбиваются вследствие недостаточного или ненормированного сна, нерегулярных приемов пищи и многих других факторов. Однако если вы интересуетесь, как рационально составить режим дня, то все же следует прислушаться к своему организму и по возможности приблизить свою активность к физиологической норме.

Как составить план на день, чтобы все успевать

В распорядке вашего дня главные места должны занимать следующие составляющие:

1. Полноценный сон. Хроническое недосыпание и продуктивность являются взаимоисключающими понятиями. Спать желательно не меньше 7-8 часов день, лучше ночью (23:00 – 7:00). Если сон в ночное время для вас недоступен из-за выполнения профессиональных обязанностей, то днем спите в тихой комнате с плотно зашторенными шторами (а лучше со специальной повязкой на глазах). Общими для всех рекомендациями являются обязательное проветривание помещения перед сном и удобный матрац на кровати;
2. Рациональное питание. В хорошо продуманном режиме дня есть место, как минимум, трем приемам пищи. Рацион должен быть здоровым и разнообразным, устраивайте полезные перекусы на рабочем месте или во время учебы, не злоупотребляйте кофе и другими кофеин содержащими напитками;
3. Работа и учеба. В рабочие дни большое количество времени в вашем режиме дня будет занято работой или учебой, и именно они будут являться отправной точкой для всех других дел;
4. Отдых. Вне зависимости от загруженности необходимо находить время на отдых и восстановление сил. Постарайтесь сделать отдых максимально полезным для вашего здоровья. Вместо погружения в интернет или телесериал прогуляйтесь на свежем воздухе, почитайте книгу, пообщайтесь с друзьями, членами семьи или займитесь домашними животными;
5. Спорт. В режиме дня активного человека всегда должно найтись место физическим упражнениям. Это не обязательно должны быть полуторачасовые тренировки, но утренняя гимнастика или вечерний комплекс легких упражнений обязательно должны выполняться;
6. Бытовые вопросы. Приготовление пищи, уборка дома и другие бытовые дела также отнимают у нас львиную долю свободного времени. Однако при рациональном подходе в планировании режима вашего дня большинство бытовых забот будут выполняться автоматически и без лишних усилий;

Важным моментом в том, как правильно составить режим дня, является визуализация. Заведите ежедневник, в котором будете подробно записывать все, что нужно сделать в течение следующего дня. Выделите приоритетные задачи, а также те дела, выполнить которые желательно, но не обязательно. Дома можно вывесить яркие листы бумаги с написанным на них режимом дня на видных местах, чтобы не отвлекаться на посторонние мелочи.

Перед тем, как решать составить режим дня, следует провести небольшую подготовку. Точно определить, сколько времени занимает проезд на работу, приготовление обеда на всю семью и другие повседневные дела. Не пугайтесь, если в режиме дня вдруг будут появляться изменения. Со временем вы сможете с легкостью вписывать непредвиденные дела в свой график без существенного ущерба для режима своего дня.

Для лучшего результата планируйте не только свои будни, но и выходные, праздничные дни. Так вы проведете время с большей пользой и получите больше положительных эмоций, ведь после того, как удалось спланировать свой день правильно, не захочется возвращаться к привычной для вас суматохе и пытаться выполнить все дела в последний момент.

Выделяя всего четверть часа на тренировки для мозга, вы сможете составить еще более подходящий распорядок дня и всегда находиться в интеллектуальном тонусе. Для подобных тренингов идеальным является ресурс BrainApps, который поможет спланировать оптимальную индивидуальную программу занятий.

Тем, кто хочет узнать, как можно составить план на день, не лишним будет ознакомиться с распорядком дня известных личностей, которые достигли выдающихся успехов в сфере своей деятельности.

Почерпнуть много полезного можно также с руководств по тайм-менеджменту, однако идеальный режим именно вашего дня с учетом всех индивидуальных потребностей получится составить только вам.

Самый продуктивный способ планировать свой день

Продолжающаяся глобальная пандемия заставила многие компании полагаться на удаленную работу в обозримом будущем. Результатом стала крупная смена рабочей силы, которая — в зависимости от работодателя — обеспечивает большую гибкость в расписании человека, включая то, сколько часов он работает, когда у него перерывы и что еще он может делать в течение рабочего дня, находясь дома.

Хотя некоторые работодатели могут сопротивляться удаленной работе из-за минимального контроля, Бюро статистики труда (BLS) оценивает, что 37% рабочих мест могут выполняться полностью из дома. Эти данные на самом деле могут быть возможностью для сотрудников более эффективно структурировать баланс между работой и личной жизнью, который имеет смысл для их личной и профессиональной жизни.

Исследователь-психолог Ларри Розен, доктор философии, предполагает, что ключом к производительности является меньшее количество перерывов, как указано в статье Американской психологической ассоциации (APA) 2017 года о повышении производительности, но это нереально для большинства взрослых, работающих полный рабочий день. При балансировании рабочей нагрузки, семейных обедов, учебы детей, личных целей в фитнесе и многого другого бесконечный список обязанностей мешает удерживать внимание на чем-то одном более нескольких минут.

Одна из стратегий Розена — использовать привычку делать перерывы. Он рекомендует людям вознаграждать себя несколькими минутами проверки своих телефонов или сообщений уже после 15 минут непрерывной работы.

Хотя 15 минут не кажутся достаточным временем, чтобы добиться многого, Розен говорит: «Как только вы научитесь работать в течение 15 минут, начните увеличивать время, прежде чем делать технологический перерыв».

Исследование Розена и другие исследования показали, что восьмичасовой рабочий день — не самый эффективный способ поддержания производительности. На самом деле, прерывание рабочего дня — в том числе череда постоянных совещаний — может резко изменить уровень энергии человека и в долгосрочной перспективе привести к более устойчивым результатам.

Долгий рабочий день с несколькими большими задачами может быть пугающим, особенно если вы не знаете, с чего начать, или склонны откладывать дела на потом. Использование приведенных ниже стратегий может помочь вам развить навыки тайм-менеджмента, которые со временем повысят вашу продуктивность, защищая вас от выгорания и переутомления.

Техника Помидора: 

Техника Помидора была создана в 1980-х годах Франческо Чирилло как стратегия тайм-менеджмента, предназначенная для поддержания энергии и внимания. Он работает, создавая простой график выполнения работы, чтобы вы могли ставить достижимые цели с небольшими интервалами времени.

• УСТАНОВИТЕ ТАЙМЕР НА 25 МИНУТ.
  В это время сосредоточьте все свое внимание и энергию на выполнении текущей задачи.
  
• СДЕЛАЙТЕ КОРОТКИЙ ПЕРЕРЫВ, ПОСЛЕ ЗАВЕРШЕНИЯ.
  Используйте перерыв, чтобы дать отдохнуть мозгу, телу и вниманию. Вы можете прогуляться, выпить чашечку кофе или просто отдохнуть несколько минут.
  
• КАЖДЫЕ ЧЕТЫРЕ РАУНДА ДЕЛАЙТЕ ДЛИТЕЛЬНЫЙ ПЕРЕРЫВ.
  От 20 до 30 минут выделенного времени для отдыха помогут сбросить уровень кортизола и сохранить ваше внимание в течение длительного периода времени, когда вы вернетесь к следующему набору задач.

Этот метод может помочь вам узнать, сколько времени на самом деле требуется для выполнения задачи, и установить более реалистичные ожидания в отношении будущего вашего тайм-менеджмента. Это также может помочь вам оставаться сосредоточенным, вознаграждая себя отдыхом между каждым заданием.

Другие стратегии повышения производительности

• ФОКУС НА ОДНОЙ ЗАДАЧЕ.
  Уделение полного внимания одной задаче, скорее всего, приведет к большей точности и остроте ума, а также может помочь с чувством выполненного долга и удовлетворения.
  
• ОПРЕДЕЛИТЕ ЧАСЫ МАКСИМАЛЬНОЙ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ.
  Планируйте самые сложные задачи на время, когда вы чувствуете себя наиболее бодрым и энергичным, а мелкие управленческие задачи оставляйте на то время, когда ваш мозг работает в режиме автопилота.
  
• МИНИМИЗАЦИЯ ОТВЛЕЧЕНИЙ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ СЛОЖНЫХ ЗАДАЧ.
  Отключите доступ к другим ресурсам, таким как социальные сети, телевидение или развлечения, которые могут отвлечь ваше внимание от работы.
  
• ИСПОЛЬЗУЙТЕ ТЕХНОЛОГИИ, ЧТОБЫ УСТАНОВИТЬ НАПОМИНАНИЯ ДЛЯ ПРОГРАММ.
  Использование сигналов будильника или напоминаний может помочь вашему мозгу дать сигнал, когда пора приступить к следующему заданию или расслабиться после долгого дня.
  
• ЗАБЛОКИРУЙТЕ РАСПИСАНИЕ ВО ИЗБЕЖАНИЕ КОНФЛИКТОВ.
  Используйте календарь, чтобы отслеживать встречи, звонки или другие обязательства, чтобы защитить свои самые продуктивные часы.
  
• ОБЪЕДИНЯЙТЕ ПОДОБНЫЕ ЗАДАЧИ ВМЕСТЕ.
  Оптимизируйте свою производительность, сократив умственную энергию, необходимую для переключения с одной задачи на другую.

Несмотря на то, что работа на дому сопряжена с некоторыми материально-техническими проблемами, такими как социальная изоляция, она также обеспечивает гибкость для работников, которые могут планировать свой день таким образом, который лучше всего подходит для их образа жизни.

Фрилансеры, работающие в сфере гиг-экономики, уже много лет знакомы с такой гибкостью, но взрослые, которые плохо знакомы с образом жизни удаленной работы, могут изучить преимущества настройки своего собственного графика в соответствии со своими личными и профессиональными обязанностями.

В апреле 2020 года более 50 % респондентов, участвовавших в опросе Gallup, указали, что они работают из дома полный рабочий день из-за пандемии COVID-19. К октябрю этот показатель упал до 33%, поскольку люди начали возвращаться в офисы, но более двух третей респондентов заявили, что предпочли бы продолжать работать из дома.

Этот серьезный сдвиг в культуре и ожиданиях современной рабочей силы может в конечном итоге потребовать большей гибкости и автономии от работодателей.

Стратегии повышения производительности для работы из дома

• ВЫБЕРИТЕ НЕСКОЛЬКО БОЛЬШИХ ЗАДАЧ НА КАЖДЫЙ ДЕНЬ.
  Реальное отношение к тайм-менеджменту поможет вам почувствовать себя более успешным в конце дня, когда вы сможете отметить каждый пункт в своем списке дел.
  
• СОСТАВЬТЕ СПИСОК НЕБОЛЬШИХ, МЕНЕЕ ВАЖНЫХ ЗАДАЧ.
  Когда у вас есть несколько минут свободного времени в течение дня, вы можете продвигаться по этому списку.
  
• ПОЛОЖИТЕСЬ НА ПРАВИЛО 52-17.
  Запланируйте 52 минуты работы, а затем 17 минут отдыха, чтобы дать мозгу отдохнуть от постоянной работы. Вы можете настроить соотношение, чтобы лучше работать в соответствии с вашим графиком.
  
• ДЕЛАЙТЕ ПЕРЕРЫВЫ, КОТОРЫЕ ВКЛЮЧАЮТ СМЕНУ ПЕЙЗАЖА.
  Будь то прогулка, перемещение в другое место в вашем доме или быстрое выполнение поручения, визуальное отвлечение от рабочего места может помочь вам чувствовать себя более сосредоточенным, когда вы возвращаетесь к нему.

Для многих людей максимальная производительность может зависеть от их собственных внутренних часов, известных как циркадные ритмы, которые регулируют, когда тело чувствует себя наиболее бодрым и энергичным. Использование преимуществ циркадного ритма может потребовать некоторого первоначального самоанализа, чтобы определить, когда вы чувствуете себя наиболее энергичным, а затем соответствующим образом спланировать свой день.

Newhouse School Online собрал исследование часов максимальной продуктивности для ранних пташек и полуночников. Следующая временная шкала представляет собой образец двух ежедневных графиков, которые могут помочь вам максимально успеть в течение дня, независимо от того, встаете ли вы рано или допоздна.

Проведите личную инвентаризацию уровня своей энергии: в какое время дня вы чувствуете себя наиболее бодрым? Как вы можете использовать свой график сна, чтобы чувствовать себя более отдохнувшим каждый день? Независимо от того, являетесь ли вы ранней пташкой или «совой», приведенные ниже временные рамки могут помочь вам быть более продуктивными с девяти до пяти.

РАННИЕ ПТАШКИ

5:30 : Проснись.

6 утра: Завтракать. Лучшее время — в течение 30 минут после пробуждения.

6:30 : Упражнение. Может быть проще придерживаться утренней гимнастики, потому что время менее вероятно будет противоречить другим обязанностям.

7:30:  Отправлять электронные письма. Электронные письма, отправленные между 6:00 и 9:00, с большей вероятностью будут открыты и получат ответ.

8:00:  Коммутировать. В среднем американцы добираются до работы за 25,4 минуты.

8:30:  Расставьте приоритеты для своего дня. Составьте список дел, которые вы хотите выполнить в течение дня.

9:00: Работайте над самым сложным пунктом в вашем списке дел. Утро — это время, когда вы наиболее бдительны и лучше всего можете сосредоточиться.

10:00:  Перерыв на кофе. Стремитесь к середине утра, чтобы оптимизировать производительность. Кофе наиболее эффективен с 9:00 до 10:30, когда уровень кортизола (естественный гормон, регулирующий энергию) ниже

10:30:  Назначить собеседование. Избегайте обеденного времени и последних часов дня, потому что интервьюируемых, как правило, несправедливо судят позже в течение дня.

11:45:  Спланируйте день. Это гарантирует, что вы сможете сделать перерыв на обед и сразу же приступить к работе по возвращении.

Полдень:  Обед. Сделайте перерыв и отойдите от своего рабочего места вместо того, чтобы есть за компьютером.

14:30:  Назначать встречи. Это лучшее время для встреч. Люди, как правило, имеют больше времени, чем день. Одно исследование показало, что этот временной интервал по вторникам является самым популярным.

15:00:  Перекусите. Следите за тем, чтобы между обедом и ужином не было слишком большого перерыва.

16:00: Работа над физическим заданием. Пик зрительно-моторной координации приходится на вечер.

17:00:  Командировка.

18:00: Мозговой штурм. Креативность достигает своего пика, когда вы менее бдительны.

18:30:  Ужинать. Старайтесь есть как минимум за три часа до сна, чтобы поддерживать здоровый обмен веществ.

20:00: Расслабьтесь и занимайтесь своими делами. Если у вас есть побочный проект или художественное хобби, поздний вечер — хорошее время для творчества, так как усталость снижает запреты и открывает вас для необычных идей.

21:30:  Иди спать. Взрослые должны стремиться спать от семи до девяти часов каждую ночь.

НОЧНЫЕ СОВЫ

7 утра:  Проснись.

7:30:  Завтракайте. Лучшее время — в течение 30 минут после пробуждения.

8:00:  Отправлять электронные письма. Электронные письма, отправленные между 6:00 и 9:00, с большей вероятностью будут открыты и получат ответ.

8:30: В пути. В среднем американцы добираются до работы за 25,4 минуты.

9 утра: Мозговой штурм. Креативность достигает своего пика, когда вы менее бдительны.

10:00:  Перерыв на кофе. Стремитесь к середине утра, чтобы оптимизировать производительность. Кофе наиболее эффективен с 9:00 до 10:30, когда уровень кортизола (естественный гормон, регулирующий энергию) ниже.

10:30:  Назначить собеседование. Избегайте обеденного времени и последних часов дня, потому что интервьюируемых, как правило, несправедливо судят позже в течение дня.

Полдень:  Спланируйте день. Это гарантирует, что вы сможете сделать перерыв на обед и сразу же приступить к работе по возвращении.

12:30:  Обед. Сделайте перерыв и отойдите от своего рабочего места вместо того, чтобы есть за компьютером.

14:30:  Назначать встречи. Это лучшее время для встреч. Люди, как правило, имеют больше времени, чем день. Одно исследование показало, что этот временной интервал по вторникам является самым популярным.

15:00:  Отдохните. Найдите время, чтобы освежиться в течение 10-30 минут до конца дня.

16:00: Работайте над самым сложным пунктом в вашем списке дел. Во второй половине дня вы наиболее бдительны и лучше всего можете сосредоточиться.

17:00:  Составьте список дел на следующий день. Сосредоточьтесь на вещах, которые вы хотите выполнить завтра, и набросайте важные электронные письма, которые будут отправлены на следующее утро.

17:30: В пути.

18:00: Упражнение. Это когда время реакции самое быстрое, кровяное давление и частота сердечных сокращений самые низкие, а температура тела почти на пике. Обязательно перекусите перед тренировкой, если вы не ели с обеда.

20:30:  Ужинать. Старайтесь есть как минимум за три часа до сна, чтобы поддерживать здоровый обмен веществ.

21:30:  Расслабьтесь и занимайтесь своими делами. Если у вас есть побочный проект или художественное хобби, поздний вечер — хорошее время для творчества, так как усталость снижает запреты и открывает вас для необычных идей.

23:00:  Подготовьтесь к следующему дню. Собирай вещи, выбирай одежду и доставай ингредиенты для завтрака.

23:30: Ложись спать. Взрослые должны стремиться спать от семи до девяти часов каждую ночь.

Как планировать свой день для оптимальной продуктивности

Ознакомьтесь с нашим полным руководством о том, как составить расписание, чтобы максимально эффективно использовать свой день.

Введение

Каждый из нас имеет одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Так почему же успешные люди так много успевают за свои двадцать четыре часа, в то время как другие с трудом выполняют задачи из основного списка дел?

Один из ответов — тайм-менеджмент. Многие люди не могут эффективно использовать свое время в течение дня. Но если это вы, не волнуйтесь. Используя советы по продуктивности, а также создавая и придерживаясь эффективного ежедневного расписания, вы можете делать больше и лучше каждый день.

Почему важно планировать свой день

Как планировать свой день

• Определите, почему
• Установите приоритеты
• Оцените, сколько времени займет задача
• Работайте умнее, а не усерднее

Типы методов планирования

• Создайте продуктивную утреннюю рутину
• Избегайте задачи
• . Почему важно планировать свой день

  Время — ограниченный ресурс для всех нас. Оставлять ограниченное количество дней и часов на волю случая — не ответственное управление ресурсами. Вместо этого используйте расписание и пожинайте плоды:

  • Сокращение времени, потраченного впустую: если вы не включили в свой ежедневный график пункт «Потратить 2 часа на социальные сети и видеоигры», то использование этого расписания позволит вам не тратить время на то, что не входит в повестку дня.
  • Увеличение счастья: с этим согласна даже наука. Соблюдение расписания делает вас счастливее!
  • Повышение производительности: вы успеваете больше, если следуете расписанию.
  • Уменьшение стресса: планирование создает больше уверенности, что снижает стресс и улучшает здоровье. Беспроигрышный вариант!
  • Облегчение совместной работы: каждый раз, когда вы работаете в команде, расписание позволяет вам всем быть на одной странице в одном месте в одно и то же время.

  Как планировать свой день

  Понятно, что планирование своего дня ценно. Тем не менее, вы не можете просто добавлять вещи в свой календарь Cute Kittens и надеяться на продуктивную жизнь.

  Вместо этого вам нужна стратегия, позволяющая планировать продуктивность и эффективно выполнять важную работу. Вот несколько руководящих принципов, которые помогут вам составить расписание для эффективных дней.

  1)    Определите, почему

  Посмотрим правде в глаза. Не все, что мы делаем в течение дня, приносит удовольствие. Определенно есть задачи, которые мы просто не хотим делать. Мы можем положиться на мужество и решимость, но это может истощить энергию. Вместо этого найдите внутреннюю мотивацию, определив свое «почему».

  У всех разные причины, но это смысл и цель всего, что мы делаем. Эта концепция была популяризирована Саймоном Синеком в его книге Start With Why . Синек демонстрирует, что вопрос «почему» может по-настоящему мотивировать людей и компании для достижения своих целей.

  Ваше «почему» должно быть больше, чем «Потому что я должен» или «Потому что кто-то сказал мне». Для человека, возможно, было бы обеспечить безопасную и счастливую жизнь для своих детей. Для бизнеса «почему» может выглядеть как «Помочь людям добиться успеха».

  Тогда все, что вы делаете как человек или как компания, должно быть направлено на то, почему.

  2)    Установить приоритеты

  Каждый день можно проводить буквально миллионом способов. И вы не можете сделать все. Без приоритетов вы можете обнаружить, что тратите время на задачи, которые ни к чему не приведут. А если вы руководитель группы или менеджер, вы хотите установить приоритеты для своей команды, чтобы они тоже знали, что важно.

  Таким образом, вы должны выяснить, что вам действительно нужно сделать, чтобы достичь своих целей, служа своему «зачем». Во-первых, запишите все, что вы можете придумать. Затем исключите все, что не связано с вашим «почему». Затем расставьте приоритеты в порядке важности.

  Иметь направление движения так же важно, как и двигаться. Путешествие без пункта назначения может быть интересным, но без цели, кто знает, где вы окажетесь.

  3)    Оцените, сколько времени займет задача

  Как только вы поняли, что вам нужно сделать, прикиньте, сколько времени это займет. И мы не говорим о том, сколько времени это займет в стране фантазий. Вы должны знать, сколько времени вам действительно нужно, чтобы сделать это.

  Одна из самых распространенных ошибок при составлении расписания — это неверная оценка того, сколько времени займет задача или проект. «Если вы переоцените или недооцените, сколько времени это на самом деле займет, вы, скорее всего, сорвете весь свой график. Хуже того, вы можете не уложиться в срок или потерять драгоценное время для себя и ключевых заинтересованных сторон, таких как сотрудники и клиенты».

  Итак, вам нужно быть честным с самим собой и поощрять свою команду делать то же самое. Выделите неделю или две и отследите свое время. Сколько времени вам нужно, чтобы написать 1000 слов или ответить на электронные письма? Затем вы сможете реалистично планировать свое расписание, повышая свои шансы на успех.

  4)    Работайте умнее, а не усерднее

  Тим Феррис, автор 4-часовой рабочей недели , кое-что понял. В эпоху суеты иногда нам кажется, что мы должны идти, идти, идти все время. Но что, если бы мы использовали свое время таким образом, чтобы работать меньше? Тогда мы тоже что-нибудь придумаем.

  Феррисс выступает за более рациональную стратегию работы с использованием систем, которые делают «невозможным неправильное поведение». Тогда ему не придется полагаться на конечный ресурс силы воли. Таким образом, создание производственных систем является ключевым шагом для Ferriss.

  Другие способы работать эффективнее включают в себя определение вашего наиболее продуктивного времени дня, а затем планирование ключевых задач на этот период времени. У многих из нас самый высокий уровень энергии утром. Однако, если вы настоящая ночная сова, не стесняйтесь использовать это время, чтобы сделать что-то.

  Вы также должны быть стратегическими. Да, есть много способов достичь своей цели. Выбирая, какой путь выбрать, учитывайте риск и пользу того, что вы делаете. Вы можете обзвонить 100 человек и получить одно «да». Или вы можете позвонить нужным десяти людям с той же выгодой.

  Типы методов планирования

  Не существует универсального решения для создания наиболее продуктивного расписания. Но эти методы планирования могут помочь вам на вашем пути.

  1)    Создайте продуктивную утреннюю рутину

  Начните свой день правильно с утренней рутины, повышающей продуктивность.

  По словам Хэла Элрода, автора книги «Чудесное утро », «то, как вы просыпаетесь каждый день, и ваш утренний распорядок (или его отсутствие) сильно влияет на ваш уровень успеха во всех сферах вашей жизни. Сосредоточенное, продуктивное, успешное утро порождает целенаправленные, продуктивные, успешные дни».

  Элронд изменил свою жизнь, проснувшись в 5 утра, чтобы провести время в тишине, медитации, чтении и упражнениях. Это задало тон его дням, и он смог вырваться из-под сокрушительного долга и достичь нового уровня успеха.

  Ваше идеальное утро может выглядеть не так, как у Элронда, но имеет смысл выделять время каждый день пораньше, чтобы определить курс на оставшуюся часть дня.

  2)    Избегайте переключения задач

  Многозадачность может показаться эффективной. В конце концов, вы делаете больше сразу, верно? Неправильный. На самом деле, хотя вы делаете больше сразу, на самом деле вы не делаете больше. Вы меньше успеваете.

  На самом деле реальная стоимость многозадачности может составлять до 40% вашей производительности. Каждый раз, когда вы переключаетесь между задачами, вашему мозгу требуется время для переключения. Кроме того, люди более склонны к ошибкам при переключении задач. И чем сложнее задача, тем больше потери.

  Итак, имеет смысл делать только одну вещь за раз. Это позволяет вам по-настоящему сосредоточиться на том, что вы делаете. Тогда вы сможете сделать это более эффективно.

  Когда вы планируете свой день, избегайте переключения задач, если это возможно. Дайте себе достаточно времени для выполнения задач за один раз. О, а когда ты это делаешь? Не проверяйте свою электронную почту.

  3)    Пакетные задачи и планирование блоков

  Мы видели, как переключение задач может повлиять на производительность. Тем не менее, у всех нас есть более чем одно дело в день. Таким образом, вы можете свести к минимуму эффект переключения задач, группируя задачи и используя блочное планирование.

  Вы можете определять «похожие задачи» разными способами. Но ключ в том, что задачи должны иметь объединяющую черту, которая делает их более эффективными при совместном выполнении. Подумайте о выполнении поручений. Имеет смысл побывать везде в определенном географическом месте.

  Точно так же вы можете группировать задачи с точки зрения мышления, необходимого для их выполнения. Например, административные задачи требуют одного типа мышления, а творческие задачи, такие как написание сообщения в блоге или отладка кода, требуют совершенно другого. Но группируя задачи по мышлению, вы можете уменьшить влияние полного переключения передач.

  Илон Маск классно использует пакетную обработку задач, чтобы быть уверенным, что он делает все для своего бизнеса и при этом проводит время со своей семьей. Пакетирование задач — это процесс планирования похожих задач вместе, чтобы вы могли выполнять их более эффективно.

  4)    Ожидайте неожиданного

  Вы не можете предсказать будущее, но можете быть уверены, что в какой-то момент произойдет что-то неожиданное. Вы не знаете, что это такое и когда оно придет, но оно там. И продуктивный график будет учитывать это.

  Вероятно, это случилось с вами. Вы определили свое «почему» и определили свои приоритеты и задачи. Вы запланировали ключевые задачи на наиболее продуктивное время. Вы были продуктивной рок-звездой.

  Внезапно возникает чрезвычайная ситуация. Вы отодвигаете все в сторону, чтобы решить эту неотложную задачу. Ваш эффективный график умирает мучительной смертью.

  Это не обязательно должен быть срочный проект. Это может быть больной ребенок, который держит члена команды дома. Это может быть чрезвычайная ситуация с погодой, которая заставит всех оставаться дома. Это может быть неожиданный простой сервера, замедляющий всех. Мелочи могут убить продуктивность так же эффективно, как и большие вещи. И, честно говоря, они более распространены.

  Точно так же, как умное управление денежными средствами иметь резервный сберегательный фонд, у вас также должен быть аварийный время фонд. Конечно, вы не можете накапливать время, но вы можете встроить временную подушку в свой график. Таким образом, когда произойдет неожиданное, вы будете готовы.

  5)    Использование технологий

  Технологии действительно хороши в планировании. В конце концов, на базовом уровне расписание — это просто электронная таблица. Но технология планирования может выйти за рамки простой сетки.

  Такие инструменты, как календарь Google, помогают планировать повторяющиеся задачи, выделять задачи цветом, устанавливать напоминания и даже обмениваться календарями между командами. Все это повышает эффективность вашего графика. Кроме того, они не дают вам забыть о встрече с клиентом.

  Однако вы можете делать гораздо больше. Используйте приложение для iPhone, чтобы получить доступ к своему календарю на ходу. Избавьтесь от телефонных звонков и электронных писем, чтобы планировать встречи, разрешив другим планировать встречи прямо в вашем календаре.

  Возможности безграничны!

  6)    Бумажные планировщики, буллет-журналы и списки дел

  Несмотря на то, что технологии улучшают ваше планирование, не сбрасывайте со счетов ценность бумаги в этом цифровом мире. Бумажные планировщики, ежедневники, списки дел и другие аналогичные инструменты могут быть столь же полезными.

  На самом деле, Lifeplanner Эрин Кондрен, лидер индустрии планировщиков, получил одобрение Good Housekeeping как инструмент повышения производительности. Ноутбуки, такие как Ryder XXX Bullet Journal, также становятся популярными инструментами повышения производительности.

  Конечно, ничто не сравнится с хорошим старомодным списком дел, помогающим людям не сбиться с пути. Записывая вещи, вы избавляете себя от необходимости их запоминать. И награда за вычеркивание вещей из вашего списка может быть очень мотивирующей.

  7)    Съешьте лягушку

  По словам Марка Твена, «если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего делать это первым делом с утра. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую».

  Используя эту логику, один из методов планирования состоит в том, чтобы ставить самые сложные и важные задачи на первое место. И если у вас есть более одной такой задачи, вы должны сделать более сложную перед более легкой.

  Чтобы использовать этот метод, вы должны быть в состоянии определить свой основной приоритет на день. В конечном счете, приоритет должен быть единственным, поскольку мы не можем делать два дела одновременно. (См. Переключение между задачами!)

  Более сложные задачи чаще всего вызывают прокрастинацию. Ведь большинству из нас совсем не хочется есть лягушку. Таким образом, выполняя их первым делом с утра, вы не будете откладывать их на весь день. Кроме того, как только они будут выполнены, у вас будет свободное время для выполнения более увлекательных заданий.

  8)    Оценка и поворот

  Планирование производительности может быть движущейся целью. И у вас может быть идеальный график, но так что найдите время, чтобы оценить результаты своих усилий. Являетесь ли вы и ваша команда действительно продуктивными людьми?

  Вот несколько ключевых вопросов, которые следует задать себе и своей команде, чтобы оценить эффективность своего расписания:

  • Соблюдаете ли вы сроки?
  • Верны ли оценки времени?
  • Непредвиденные проблемы помешали срокам?
  • Чувствовали ли вы давление часов?
  • Наш график встреч сработал?

  После того, как вы соберете свои данные, вы сможете принимать взвешенные решения о том, куда двигаться дальше. Пропущенные сроки могут указывать на плохое планирование бюджета времени, проблему, которая легко решается в следующем месяце, спринте или квартале.