Как вести деловую переписку грамотно и корректно
«Доброго времени суток, коллеги! Прошу принять во внимание следующую информацию. Заранее спасибо!» — такое письмо испортит настроение получателя. Оно слишком формальное и пропитанное корпоративными штампами. Согласитесь, можно написать в более располагающем тоне: «Андрей, Марина, Руслан, у меня для вас новости…»
Авторы бестселлера «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, выпустили еще одну книгу — «Новые правила деловой переписки».
Они предлагают менять культуру делового письма и в центр каждого текста ставить человека и его интересы.
Мы выбрали 26 полезных советов из книги.
1. Укажите тему
Без темы письмо затеряется и может быть непрочитанным. В хорошем письме из названия понятно, чего вы хотите от получателя. Дать задание: «до вторника проанализировать базу данных», прислать документы — «отчет по зарплатам за ноябрь», задать вопрос — «когда организуем общее собрание?», проинформировать — «встреча с клиентом завтра в 14:00».
2. В одном письме — одна тема
Не задавайте вопросы сразу по нескольким проектам: вам это удобно, а читателю придется переключаться между разными темами. Если накопилось много вопросов, пишите отдельными письмами.
3. Делите текст на абзацы
Так текст будет легче восприниматься. В первом абзаце изложите суть вопроса, а в остальных — детали, предысторию и тонкости. Напишите письмо так, чтобы получатель просмотрел его по диагонали и понял, о чем речь.
4. Долой небрежность
Людей раздражают тексты без заглавных букв, знаков препинания, с опечатками и сокращениями «спс» и «пжлст». От таких писем несет неуважением. Поэтому не пишите в спешке и обязательно перечитывайте текст перед отправкой. Это этикет деловой переписки.
5. Сразу давайте вспомогательные материалы
Прикрепляйте к письму дополнительные документы, а самое важное из них выносите в текст.
Не заставляйте адресата искать информацию в корпоративных папках, рыться в архивах или скачивать с других сайтов. Чем больше работы вы проделаете за человека, тем легче и приятнее ему будет с вами сотрудничать.
6. В длинном письме акцентируйте внимание на главном
Поделите текст на разделы с подзаголовками, проиллюстрируйте сказанное ссылками и примерами, пронумеруйте темы и вопросы. Сделайте письмо упорядоченным, чтобы адресат не потерялся в бесконечном полотне текста.
7. Правильно ставьте ссылки
К каждому линку давайте подводку — объясняйте получателю, что там и в какой ситуации это нужно открывать. Длинные ссылки ставьте в отдельный абзац или сокращайте через специальные сервисы. Если ставите линк на текст, то обязательно на словосочетания, а не на отдельные слова «здесь», «тут», «по ссылке».
8. Соблюдайте структуру
Когда человек получает письмо, он ожидает увидеть в нем имя отправителя, тему, приветствие, суть разговора, вопрос или призыв, подпись и контакты.
Все это — структура письма. Если их ставить в произвольном порядке, получателю будет сложно найти нужную информацию. Таковы правила деловой переписки по электронной почте.
9. Представляйтесь коротко и по сути
В письме незнакомому человеку напишите о себе в начале текста — как вас зовут, чем вы занимаетесь и как ваш запрос связан с работой получателя. Так с первых строк будут понятны точки пересечения.
10. Внимательно с именем
Ошибки в имени — самые неприятные для читателя. Не путайте Ксению с Оксаной, а Марину с Марией. Называйте человека так, как он представился: Маргарет — это не Рита и не Марго, а именно Маргарет, Александра Александровича не стоит звать Сан Санычем.
11. Не называйте коллег уменьшительно-ласкательными именами
Особенно, если хотите сгладить впечатление от плохой новости. «Лешенька, текст хороший, но вот тебе список того, что нужно переделать», — такие обращения жутко раздражают собеседника.
12. Знакомьте новых людей в переписке
Если вам пишет клиент с просьбой решить его задачу, а это не в вашей компетенции, не стоит отвечать ему так: «Здравствуйте, это вопрос к руководителю отдела продаж. Она в копии». Это создает неудобную ситуацию для обеих сторон: клиент не знает, как обращаться к РОПу, руководитель не понимает, в чем дело. Представьте людей друг другу и коротко изложите проблему клиента в письме.
13. Не используйте слово «коллеги»
В корпоративной среде оно стало штампом, который означает пренебрежение и снятие ответственности. Если пишете письмо нескольким людям, лучше обратиться к ним по именам: «Миша, Света, Алина, отправляю вам отчет». Если адресатов больше трех, достаточно написать «Здравствуйте» или «Привет».
14. Не проводите планерки по почте
Особенно если собрание без конкретной темы, а с посылом «надо подумать». В переписке начнется хаос: люди будут отвечать, когда им удобно, затеряется важная информация.
Если хотите что-то обсудить, лучше создать гугл-форму, где каждый напишет свое мнение.
15. Не пишите раздражающих штампов
В деловой переписке есть фразы, которые одним кажутся нормальными, а других бесят. «Доброго времени суток», «нижайше прошу», «я вас услышал», «просьба принять к сведению», «спасибо за внимание», «будьте так добры», «прошу рассмотреть возможность» — эти слова используют, чтобы замаскировать раздражение. Избегайте их в своих письмах.
16. Не выходите за рамки делового общения
Обычное пожелание хороших выходных и вопросы об отпуске в переписке — это вторжение на личную территорию собеседника. Не пишите коллегам о еде и алкоголе, если вы не планируете корпоратив.
17. Не делайте выводы за получателя
Не стоит угадывать, о чем человек думает, что чувствует, чего хочет и чего боится. Когда ставите задание подчиненному, вместо «Это не составит труда» напишите: «Если это трудно, дайте знать».
Забудьте фразы в стиле «у вас это займет не больше часа».
18. Оценивайте работу, а не человека
Следите, чтобы оценка касалась только поведения или работы человека, а не его личности.
Не пишите: «Ваш журналист — дилетант». Объясните, что именно в его работе вам не понравилось.
19. Не манипулируйте
Хотите, чтобы подчиненный вышел на работу в свой выходной день, — прямо попросите его об этом, объяснив ситуацию. Не используйте в письме избитых фраз в стиле «мы же как семья, а семью не бросают».
20. Не пишите «заранее спасибо»
Эта фраза раздражает получателя. Кажется, что это слова вежливости, но на самом деле они говорят: «Я тебя уже поблагодарил, значит, ты обязан все сделать».
21. Критикуйте прямо
Высказывайте свои претензии коллегам без фраз типа «сразу видно, что вы писали это ночью».
Говорите прямо, чем вы недовольны, без перехода на личности и подколки. Это честно и открыто.
22. Не «пинайте» собеседника
Если человек должен выполнить какое-то задание, не стоит ему постоянно об этом напоминать. Волнуетесь, что он не успеет к дедлайну? Так и напишите: «Привет, волнуюсь по поводу презентации на среду. Дай знать, если могу чем-то помочь».
23. Признавайте проблемы
В случае нелепой ситуации с коллегами или клиентами не делайте вид, что все нормально. Напишите как есть: «Ребята, дурацкая ситуация произошла. Прошу прощения». И предложите план выхода из нее.
24. Не пишите на эмоциях
Под влиянием сильным чувств вы думаете, что сможете доходчиво объяснить причину своего гнева собеседнику. На самом деле, вы только усугубите ситуацию.
Когда эмоций слишком много, нужно взять паузу, собраться с мыслями и написать письмо позже.
25. Холодные письма — в спокойном тоне
Пишите, как незнакомому человеку. Не переходите на «ты» и не заигрывайте с адресатом, отбрасывайте любой креатив. Просто представьтесь и изложите свое предложение максимально коротко.
26. На вакансию откликайтесь по пунктам
В тексте вакансии обычно указывают требования к кандидату. Отвечайте в той же очередности. Не обманывайте, если чего-то не умеете, а делайте акцент на том, что быстро учитесь новому.
Приобрести книгу можно по ссылке.
Сетевой этикет: как вести деловую переписку
После перехода на дистанционную работу и учебу самым популярным способом общения между преподавателями и студентами стала деловая переписка. Как правильно писать электронные письма, можно ли использовать смайлики и каких фраз лучше избегать — рассказала преподаватель Института медиа и социально-гуманитарных наук Южно-Уральского государственного университета Алена Тезина.
— Алена Владимировна, что такое деловая переписка и где она ведется?
— Деловая переписка — способ осуществления деловой коммуникации с использованием носителей информации. Самый популярный способ ее осуществления сегодня — интернет. Причем использовать для деловой переписки можно как почтовые сервисы, так и мессенджеры. Важно отметить, что деловая переписка требует обязательного соблюдения делового этикета.
— Как правильно написать деловое электронное письмо?
— Деловое электронное письмо по структуре не отличается от обычного бумажного письма. Оно состоит из приветствия, основной части и подписи отправителя. Но есть некоторые тонкости. Электронное деловое письмо обязательно сопровождается темой. Формулируйте её кратко и ясно. Это облегчит работу вашему партнёру по переписке. Если в тексте письма вы ссылаетесь на документ, то обязательно проверьте перед отправкой, прикреплен ли он к письму.
Кроме того, обращайте внимание на электронный адрес, с которого вы пишете. Смешной или непонятный e-mail укажет адресату на несерьезность вашего отношения к процессу делового общения.
— Как вежливо поприветствовать адресата?
— По правилам этикета мы должны правильно приветствовать собеседника. Нейтральными формами считаются „здравствуйте“ и „добрый день“. Тенденция последних лет — форма „доброго времени суток“ — некорректная. Все участники делового общения понимают, что письмо может быть прочитано в любое время дня, потому лучше воздержаться от подобной попытки „угодить“.
— Какие обращения корректны в письме
— Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме — „уважаемый“. С нее можно начинать письмо, а уже затем использовать приветствие. Важно помнить, что обращение к деловому партнёру только по имени находится вне рамок национального русского этикета. Поэтому нужно либо узнать отчество адресата, либо не использовать имя вообще, а заменить его на нейтральное «коллеги».
Продолжаются споры об использовании местоимения «Вы», написанного с большой буквы, при обращении к одному собеседнику. Это допустимо исключительно при обращении к одному лицу в официальных или личных письмах, если вы хотите подчеркнуть важность адресата, уважение к нему. Во всех остальных случаях, как при общении с одним человеком, так и при обращении к группе лиц, требуется написание «вы» со строчной буквы.
Фото: А. В. Тезина, преподаватель кафедры «Русский язык и литература» ИМСГН
— Назовите требования к основной части письма?
— Главное требование — соблюдать структуру. Она двухчастная. В первой части мы описываем ситуацию, во второй вносим предложение или озвучиваем просьбу. Эти части целесообразно выделить в разные абзацы. Нужно использовать традиционные кегль и шрифт. Но допустимо выделение отдельных слов полужирным написанием, чтобы привлечь внимание к важным моментам. А ещё важно отметить, что электронное письмо не должно занимать больше половины страницы А4, а строки не должны быть длинными.
Иначе на планшете или телефоне (а ваш деловой партнёр может просматривать письма с любого носителя) письмо может отображаться некорректно или будет выглядеть неудобным для чтения.
— Как правильно завершать письмо?
— В конце письма мы обязательно вновь выражаем уважение к собеседнику, тем самым настраивая партнёра на продолжение общения в конструктивном ключе. Лучшие формулировки: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и подобные. Важно избегать фамильярности. Далее следует контактная информация, где указывается фамилия, имя и отчество, должность, организация, контактный телефон и e-mail, словом, в финальной части письма должно быть указано достаточное количество каналов связи. Однако подпись не должна быть перегружена информацией, лучше ограничиться примерно пятью строками.
— Можно ли использовать в деловой переписке смайлики?
— Можно, если ваши отношения с собеседником позволяют это. Например, вы давние деловые партнеры, между вами есть личные отношения, то есть вы встречались в неформальной обстановке, если вы говорите с ним на одном языке и знаете, что ваш эмоциональный посыл будет правильно понят.
Даже студент может дополнить письмо преподавателю смайликом, но только одним и только там, где это уместно. Чрезмерное использование смайлов в тексте делового письма говорит о вас как о легкомысленном собеседнике, несерьезно относящемся к процессу.
—Есть ли антиправила деловой переписки?
— К антиправилам относится все те, что не соответствуют требованиям официально-делового стиля. Он максимально нормированный, требует конкретности, логичности, минимума эмоций, а также отсутствия личных историй. Лучше не приводить в пример антиправила, чтобы они случайно не запомнились. А вот о правилах можно прочесть в учебных пособиях по культуре речи: „Русский язык. Культура речи. Деловое общение“ (Л. А. Введенская) или «Культура речи и деловое общение» (В. В. Химик). А всем студентам ЮУрГУ о том, как вести деловую переписку, рассказывают на занятиях по курсу «Русский язык и культура речи».
Дарья Цымбалюк, фото: pexels.
com, личный архив А. В. Тезиной
Контактное лицо по новости:
Евгений Загоскин, отдел интернет-порталов и социальных медиа, 267-92-86
Как писать правильно и эффективно
Начальник Джилл попросил ее написать служебную записку по программе «от школы до работы». Компания, в которой работала Джилл, была лидером в области компьютерного программного обеспечения. Программа «из школы на работу» даст молодым людям в школе возможность работать неполный рабочий день и изучать бизнес-программное обеспечение. Если их работа была хорошей, компания могла нанять их на постоянную работу после выпуска. Эта статья поможет вам понять, как писать правильно и эффективно.
«Будь краток», — сказал ей босс Джилл. — И придерживайся сути. Джилл должна была объяснить, какую программу должна запустить ее компания. Она села за компьютер и начала писать. На первой странице она рассказала о своем собственном опыте участия в программе «из школы на работу». Затем она рассказала, что двое ее друзей сделали в своих программах.
Они работали неполный рабочий день в других компаниях. Затем она написала о нескольких программах от школы до работы, описанных в журналах.
Пять страниц спустя она наконец расписалась. «Ну, я думаю, что информация, которую хочет получить мой босс, где-то здесь», — сказала она себе. Затем она представила записку. Начальник Джилл был занятым человеком. Он получал более 50 служебных записок каждый день, и у него не было времени прочитать каждую служебную записку полностью. Автор меморандума должен был быстро добраться до сути. В противном случае босс Джилл не стал бы читать дальше. Он прочитал первый абзац меморандума Джилл. Затем он просмотрел второй абзац. — Какой смысл в этой записке? — спросил он себя. Он в отчаянии всплеснул руками и выбросил записку.
Информационная перегрузка
Кажется, что на рабочем месте информация поступает со всех сторон. Ожидается, что каждый день менеджеры будут читать служебные записки, письма и отчеты. Корреспонденция поступает по электронной почте, по факсу и с доставкой в ночное время.
Когда поступает так много информации, у менеджеров нет времени, чтобы прочитать ее всю. Часто они перестают читать служебную записку, если она не вызывает их интереса быстро. Как вы можете убедиться, что люди будут читать ваши заметки? Как вы можете быть уверены, что ваш начальник запомнит то, что вы написали? Вы должны иметь четкую цель и сформулировать ее как можно быстрее.
Это было то, что Джилл забыла сделать в своей записке. Также важно, чтобы вы знали своих читателей и давали им информацию, которую они хотят. Начальник Джилл хотел получить краткую записку, объясняющую тип программы «учеба — работа», которую должна принять компания. Вместо этого Джилл дала ему бессвязный отчет на пяти страницах, в котором не было сказано того, что он хотел знать. В результате он оказался в мусорной корзине. Эта статья поможет вам понять, как писать правильно и эффективно.
Определите свою цель
Многие люди просто садятся, начинают писать и надеются на
Лучший. Иногда им везет.
Однако в большинстве случаев они производят плохо
письменный и запутанный материал. Прежде чем начать писать, сформулируйте свою цель
и как вы предлагаете это осуществить. Эту информацию можно кратко изложить в
одно-два кратких предложения. Эти предложения резюмируют цель вашего
пишу.
Предположим, вы хотите, чтобы ваша школа спонсировала поездку класса. Ты решили написать письмо директору по этому поводу. Вот ваше резюме предложений:
Мое письмо предназначено для того, чтобы убедить директора спонсировать поездку. В письме будут представлены три причины, по которым поездка будет полезна для студентов.
Цель письма — убедить. Мы используем этот тип письма как в школе, так и на работе. Ян считал, что ее офису нужно больше компьютеров. Без них она и ее коллеги просто не могли справиться с объемом своей работы. Ян написала служебную записку своему боссу, чтобы убедить его купить дополнительные компьютеры. Она отметила, что каждый сделал бы больше работы, если бы было больше компьютеров.
Некоторые письма предназначены в первую очередь для описания. Роберта руководитель отправил его на конференцию и хотел, чтобы он написал записку с описанием что там произошло. Роберт знал, что его начальник не хочет знать всего, что произошли, но только самые важные вещи. Вот краткое предложение Роберта:
Я опишу три важные вещи, которые я узнал на конференции и которые могут помочь нашему отделу.
Написание для вашего читателя
Некоторые люди ведут дневники или дневники. Этот тип письма
предназначена только для себя. Тем не менее, большая часть текстов предназначена для других.
читать. Таким образом, вам, как писателю, важно знать как можно больше
о ваших читателях. Знание своих читателей поможет вам решить, что сказать и
как это сказать.
Вопросы о ваших читателях
- Кто они?
- Что им нужно знать по теме?
- Каково их отношение к теме?
- Зачем им интересоваться этой темой?
Менеджер по персоналу в производственной компании объясняет, что некоторые новые сотрудники часто не понимают «политики» организация. Предположим, они думают, что начальник относится к ним несправедливо. Они склонны выпустить записку, рассказывающую ему об этом. К сожалению, эти сотрудники недолго задерживаются в организации. Вы можете пожаловаться вашим коллегам о несправедливом обращении, но новые сотрудники не должны критиковать своего начальника.
Прежде чем отправить записку или письмо, очень важно чтобы понять своих читателей. Спросите себя, что вы можете сказать, что вы не можете сказать, и что ваш читатель ожидает от вас.
Некоторых руководителей интересуют только факты и цифры. Предположим, вы предлагаете новый проект. Ваш руководитель может только знать, какую пользу это принесет организации, сколько это будет стоить и как вы будете это выполнять.
Если это то, что ожидает ваш руководитель, это то, что вы должны дать ему. Эта статья поможет вам понять, как писать правильно и эффективно.
Другие руководители проявляют интерес к тому, чтобы узнать о шагах, которые вы предприняли при разработке концепции проекта. Они хотят знать, где вы собрали информацию и какие другие компании предприняли аналогичные проекты. Им также может быть интересно узнать об альтернативных подходах к реализации проекта, который вы рассматривали, но впоследствии отвергли. Эти супервайзеры больше ориентированы на процесс и детали. Если это тип руководителя, вы
эффективно изучите английский язык. Контакты Энгконво
https://www.engconvo.com/
Как писать лучше: 15 способов улучшить свои навыки письма
Получить комнату писателя прямо на ваш почтовый ящик
Вы можете отказаться от подписки в любое время, используя ссылку в наших электронных письмах. Для получения более подробной информации ознакомьтесь с нашей политикой конфиденциальности.
Письмо 101
– 14 минут чтения
Энн Итикава
Практически все умеют писать, но хорошо писать — это нечто другое. Великие писатели формируются благодаря упорному труду и страсти к обучению. Но так же, как и вы, они все начинали с самого начала.
Проблема в том, что во многих статьях «начни писать хорошо» основное внимание уделяется результату. Но хорошее письмо начинается еще до того, как вы нажмете на клавиатуру. Изучение повседневных практик, обучение тому, как организовать свои мысли, а затем превращение этих идей в эффективное письмо должно быть вашим приоритетом.
Независимо от того, являетесь ли вы блоггером, SEO-писателем, маркетологом или хотите стать следующим Стивеном Кингом, эти универсальные советы по написанию дадут вам множество способов писать лучше.
15 советов по письму, которые помогут вам писать лучше
1. Подумайте, прежде чем начать писать
Один из лучших советов для начинающих — организовать свои мысли в логической и объяснимой манере, прежде чем положить ручку на бумагу.
Самое большое препятствие часто заключается в том, что вы не знаете, как начать или что сказать — все представляет собой беспорядочную смесь идей, которые, вероятно, выглядят как куча краски, брошенная на стену (и не в художественном смысле). Это может быть очень неприятно.
Примечание: ЭТО НОРМАЛЬНО. Не отчаивайтесь. Есть причина, по которой существует фраза «писательский блок». Позвольте себе подумать об этом день или два, особенно если вы пишете творчески. Вы будете удивлены тем, как эта капля краски медленно превращается в узнаваемую форму.
2. Используйте написание «свалка мозгов»
В деловой переписке «свалка мозгов» сигнализирует о начале каждого нового проекта или задания. Это возможность выплеснуть все, что у вас в голове, на цифровую бумагу в потоке сознания.
Старайтесь не исправлять орфографические ошибки, опечатки, структуру предложения или грамматику — просто печатайте, печатайте, печатайте, пока ваш мозг не раскопает все мысли. Вы можете использовать этот творческий навык письма для всех видов работы, от личных блогов и копирайтинга до эссе и рабочих электронных писем.
Помните, что на этом этапе написания: плохих идей не существует. Ваши лучшие творческие идеи появятся, когда вас не сдерживает перфекционизм.
3. Сделайте набросок
Теперь, когда все ваши замечательные беспорядочные мысли записаны на бумаге, пришло время стать более детализированным и систематизированным. Несколько советов о том, как отредактировать ваш мозговой дамп: сделайте первый проход и удалите те части, которые определенно «нет». Затем пройдитесь еще раз и выделите идеи, которые вам больше всего нравятся. Вернитесь к «может быть» позже.
Теперь возьмите свои любимые и кратко или подробно, как вам нравится, составьте план, который передает ваше сообщение. Начните с самых больших, всеобъемлющих идей, а затем переходите к деталям. Заполните недостающие части, проработайте другие части — прополощите и повторите, пока не будете удовлетворены.
4. Знай свою аудиторию
Это простой совет для начинающих, но многие забывают его. Например, ваш голос и элементы стиля для личного ведения блога будут гораздо более неформальными, чем деловая переписка (т.
е. написание предложения для нового клиента). Помнить о своей аудитории — это ключ к улучшению навыков письма и созданию более эффективной работы.
5. Ведите дневник
Быть лучшим писателем означает писать больше! Ведение дневника должно быть очень легким занятием. Это может быть так же просто, как написать список вещей, которые вы сделали в тот день, поиграть с выбором слов для заголовка LinkedIn или рассказать о разговоре, который у вас был с другом.
Если вы не хотите вести физический журнал, вы можете создать заметку на телефоне или документ на компьютере. Дело в том, что нет никаких правил ведения журнала. Просто начните писать, когда вам захочется, потому что чем больше вы будете это делать, тем более естественно это будет приходить к вам.
6. Напишите письмо вместо того, чтобы писать текстовое сообщение
Великие писатели пишут письма для развлечения и практики. Напишите письмо (или электронное письмо) другу, который живет в другом городе.
Сто лет назад люди писали длинные письма, в которых подробно описывалось все, от обыденных дел до дальних путешествий. Почему не сейчас? Это идеальный способ дать волю творческому мышлению, вместо того чтобы полагаться на скучные тексты.
Не забывайте проверять орфографию, использование запятых, структуру предложения, опечатки и т. д. Ваши друзья тоже заслуживают хорошего письма. Проверка орфографии — это хорошая отправная точка, но хороший текст получается, когда вы используете авторитетный инструмент проверки грамматики или пунктуации, такой как Writer, для поддержки.
7. Читайте больше, чтобы писать лучше
Один из лучших пассивных способов стать лучшим писателем — это прочитать книгу (работы Стивена Кинга отлично подходят для запоя). Не увлекаетесь книгами? Длинные деловые тексты, графические романы или короткие рассказы также помогают.
Ежедневное чтение поможет вам улучшить свои навыки письма. Как Роз Моррис, автор бестселлера Nail Your Novel, говорит: «Чтение знакомит нас с написанным лучше, чем наше собственное, и помогает нам совершенствоваться.
Чтение — хорошее и плохое — вдохновляет вас».
Чем больше вы читаете, тем естественным образом ваш мозг улавливает такие вещи, как удачный выбор слов, различные стили письма и удачные структуры предложений. Это также улучшает ваше понимание прочитанного и уровень концентрации (что очень удобно для прокрастинаторов среди нас, включая меня).
8. Пишите просто
Как однажды сказал легендарный американский писатель Джек Керуак: «Однажды я найду нужные слова, и они будут простыми».
Одно большое заблуждение о писательстве состоит в том, что оно должно быть полно красивой прозы и впечатляющих слов. Неправильный! Конечно, я могу использовать слово «флокцинаукинигилипилификация», но большинство людей просто решат, что моя кошка прошлась по моей клавиатуре. Нажмите, чтобы твитнуть
Кто бы они ни были, вы должны воодушевлять читателей своими словами. Сложный текст может вызвать у читателей чувство неуверенности, усталости или того и другого вместе.
- Замените наречия более сильными глаголами (например, она говорила тихо > она шептала)
- Избавьтесь от ненужных прилагательных
- Выбор простого слова
- Удалить лишнее (например, вместо «для того, чтобы» сказать «для»)
Продолжайте и пользуйтесь тезаурусом, но не пытайтесь быть Шекспиром или даже Эрнестом Хемингуэем — просто делайте это простым и верным себе.
9. Улучшите свой тон при письме
Правильный тон является ключом к тому, чтобы стать хорошим писателем. Это индивидуальность вашего письма, на которую влияет тип письма, который вы пишете, и то, с кем вы разговариваете.
Как мы уже говорили в разделе «Знай свою аудиторию», деловое письмо, подобное электронному письму, может показаться консервативным, в то время как личное сообщение в социальных сетях может быть дружелюбным и непринужденным. Ваш тон может и должен меняться в зависимости от ваших потребностей. Крайний пример: не начинайте сопроводительное письмо словами: «Эй, чувак! Как?
10.
Расставьте приоритеты для ключевых моментовЕсли вы хотите научиться хорошо писать, структура предложения и расположение слов — это все. Если у вас есть вопрос, не ставьте его в середине абзаца, потому что его могут пропустить. Точно так же, если у вас есть важная информация, которой вы хотите поделиться, выделите ее в отдельный абзац или стратегически поместите во вступление или заключение — разделы, на которые читатели склонны обращать больше всего внимания.
11. Разбейте текст на небольшие кусочки
Длинные предложения, полные ерунды, читать скучно! Это как смотреть прямо на солнце — нужно просто отвести взгляд. Вместо того, чтобы создавать объемный блок текста, разбейте большие разделы информации на краткие, выразительные предложения. Маркеры, в частности, являются удивительным инструментом. Они помогут вам:
- Эффективно и быстро передавать информацию
- Подчеркните важные моменты, которые легче запомнить
- Предоставлять читателю легко усваиваемую информацию
(Видите? Они пригодятся) Программное обеспечение для письма с искусственным интеллектом, такое как Writer, может помочь вам стать лучшим писателем, определяя абзацы, которые трудно читать.
12. Используйте активный залог
Когда вы освоитесь со структурой предложения, использованием знаков препинания и запятых, а также выбором слов, пришло время взглянуть на элементы стиля. Одним из основных элементов является пассивный залог против активного залога.
Активный голос — ключ к эффективному письму. Это делает чтение более увлекательным, передавая сильный и ясный тон. В то время как пассивный залог отвлекает вас от действия, что может создать апатичный опыт.
Вот пример:
- Активный залог: Вор украл один миллион долларов (подлежащее + глагол + дополнение).
- Пассивный залог: вор украл миллион долларов (дополнение + причастие прошедшего времени + подлежащее).
Видите, как в первом предложении подлежащее выполняет действие? Это устраняет дополнительное время обработки, быстрее переходя к сути, в отличие от примера пассивного залога, в котором подлежащее помещается в конец предложения.
13. Редактировать (затем снова редактировать)
Теперь, когда вы преодолели писательский кризис и получили первый черновик, пришло время перейти к процессу редактирования.
Скорее всего, вы не профессиональный редактор, но это не имеет значения — вы можете отлично поработать самостоятельно. Во-первых, не редактируйте сразу после написания. Вы хотите свежий взгляд на этого ребенка. Пересмотрите его на следующий день, и вам будет легче искать:
- ненужные слова (например, наречия и прилагательные)
- длинных предложений, которые можно сократить
- использование пассивного залога
На этом этапе не беспокойтесь о грамматических ошибках. Прямо сейчас вы редактируете для ясности ваших идей и мыслей.
14. Подтверждение написанного
Вычитка – это проверка орфографии, пунктуации (т. Проверка орфографии — хорошая отправная точка, авторитетный инструмент проверки грамматики, такой как Writer, предоставляет вам расширенную поддержку.
По возможности попросите реального человека прочитать ваш текст. Скорее всего, они смогут указать на ошибки в написании и даже предложить предложения. Со временем уроки, которые вы извлечете из этих инструментов, помогут вам стать великим писателем.
15. Подумайте о главном
Мы дошли до самого конца. Вы взяли свою идею и нашли много слов, чтобы превратить их в многочисленные предложения, которые передают ваше предполагаемое сообщение… или вы это сделали?
Последний шаг — всегда объективно смотреть на то, что вы пишете. Представьте, что вы совершенно незнакомы. Теперь спросите себя — имеет ли повествование логический смысл? Можете ли вы прочитать его один раз и понять его смысл? А еще лучше, не могли бы вы подвести итог в нескольких предложениях? Если да, то вы написали что-то, что вас может порадовать.
8 упражнений для улучшения навыков письма
Вот увлекательные занятия, которые вы можете выполнять каждый день, чтобы стать лучшим писателем.
1. Пишите каждый день
Это лучший совет для начинающих. Пишите так, как будто это ваша работа. Практика каждый день является ключом к тому, чтобы научиться писать хорошо. Это поможет вам растянуть мышцы письма и научиться на практике.
Всегда иметь при себе дневник означает, что вы можете писать всякий раз, когда приходит вдохновение, например, когда вы выгуливаете своего любимого четвероногого друга.
Пишите каждый день, и это войдет у вас в привычку. Это не значит, что вы должны писать по десять тысяч слов каждый день, как говорит автор детского романа Увидимся в космосе Джек Ченг:
«Когда целью является мастерство, тратить непомерное количество часов на сидение, скорее всего, приведет к выгоранию. Мы не идем в спортзал, рассчитывая нарастить 20 фунтов мышц за одну дневную тренировку. Вместо этого мы проводим несколько коротких тренировок в неделю, растянутых на месяцы».
2. Превратите длинные абзацы в маркированные списки
Хотите научиться писать более качественные предложения? Предложения, которые легко читать и сразу переходить к сути? Практикуйте искусство краткости, разбивая трудные для чтения абзацы на краткие списки.
Это особенно полезно для деловой переписки, поскольку у ваших читателей, вероятно, мало времени.
Они хотят, чтобы вы быстро добрались до сути! И они хотят легко усваивать информацию.
В вашей работе есть место длинным предложениям, особенно когда речь идет о творческом письме. У Writology есть отличное руководство по этому вопросу, полное первоклассных советов по написанию для начинающих.
3. Изменить пассивный залог на активный
Небольшой обзор пассивного и действительного залога: Активный залог — это когда предложение начинается с подлежащего, действующего на глагол. Пассивный залог — это когда подлежащее является получателем действия глагола. Активный залог более привлекателен, потому что он требует от читателя меньше времени на обработку, а также создает впечатление, что действие происходит сейчас, а не в прошлом.
Используйте платформу для письма с искусственным интеллектом, такую как Writer , чтобы выявлять непривлекательные экземпляры пассивного залога и преобразовывать их в активный залог. Это поможет вам привлечь читателей и сделать ваш текст более легким для чтения.
4. Используйте средства проверки грамматики, такие как Writer
Используйте средство проверки грамматики, такое как Writer, которое поможет вам обнаружить ошибки, которые вы, возможно, пропустили. Такие ошибки, как неправильное использование запятых, орфографические ошибки, опечатки, неправильное использование слов (мы смотрим на вас, любители тезауруса) и т. д. Writer также идеально подходит для деловой переписки. Вы можете отправить руководство по стилю своей компании, и приложение сравнит вашу письменную работу с ним, чтобы обеспечить согласованность и фирменный контент.
5. Подтвердите написанное вашим другом или коллегой
Один из эффективных способов улучшить навыки письма: вычитка контента других людей. Вы можете заметить распространенные грамматические ошибки, различные структуры предложений, новые слова, расположение слов — все, что вы, возможно, не узнали из собственного письма. Речь идет о том, чтобы по-новому взглянуть на все различные способы использования языка.
Бонус: вы получаете все хорошие чувства, помогая кому-то. И они могут даже вернуть услугу в один прекрасный день!
6. Написать фанфик
Улучшите свои творческие навыки письма, написав об историях и персонажах, которые вам нравятся. Почему? Чем больше вы увлечены тем, что пишете, тем веселее и увлекательнее будет читать. Потому что вы естественным образом привнесете свою любовь к предмету в свою работу. Кроме того, вы можете быть уверены, что ваши любимые романы или рассказы оживут благодаря вашему удивительному воображению! Это также отличное место для начала, если ваш банк идей пуст, что дает вам вдохновение и направление, необходимое для свободного письма.
7. Читайте вслух
Иногда вы не можете сказать, не работает ли слово или фраза, пока не прочитаете их вслух. То же и с обнаружением ошибок. Это особенно верно, если вы прочитали свою работу более сотни раз (привет, коллеги-перфекционисты). Вашему мозгу будет все труднее замечать ошибки — чтение вслух может это исправить!
Когда вы читаете вслух, вам нужно замедлиться и сосредоточиться на каждом слове, которое вы произносите, чтобы оно могло попасть из вашего мозга в рот.
Когда мы вычитываем мысленно, мы склонны торопиться и на самом деле не читаем текст должным образом.
Это потому, что в нашем мозгу уже есть встроенная версия контента, и он хочет сосредоточиться на значении, а не на словах. Как говорит психолог Том Стаффорд, изучающий опечатки в Университете Шеффилда в Великобритании: «Мы не улавливаем каждую деталь, мы не похожи на компьютеры или базы данных АНБ. ожидаем, и мы извлекаем смысл».
8. Читайте книги о том, как писать лучше
Эти книги о том, как писать лучше, просты, легко читаются и полны ценной информации.
- Everyone Writes от Энн Хэндли — для деловой переписки, маркетинга и ведения блога
- «О писательстве» Стивена Кинга — для написания романов и улучшения ваших творческих навыков письма
- Write Tight от William Brohaugh — для делового и творческого письма, с множеством советов по письму для начинающих
- «Чувство стиля» Стивена Пинкера — за написание романов, писем и понимание наук о разуме, когда дело доходит до языка
- «Вы писатель» Джеффа Гоинса — для бизнес-писателей с отличными советами по написанию для начинающих
- Nail Your Novel Роз Моррис — для начинающих писателей, которые хотят отшлифовать свой первый черновик или написать книгу
Ваш список книг для следующего отпуска отсортирован!
Теперь вы можете писать лучше
Пришло время раскрыть свои удивительные писательские навыки и креативность! Есть друг, который тоже хочет научиться хорошо писать? Поделитесь советами, которые вы узнали сегодня.