Сроки планирования: Роль и сроки планирования \ КонсультантПлюс

Содержание

1.3. Краткосрочное и долгосрочное планирование на предприятии

Финансы и кредит / Краткосрочная финансовая политика фирмы / 1.3. Краткосрочное и долгосрочное планирование на предприятии

Краткосрочное и долгосрочное планирование обеспечивает последовательное достижение целей предприятия и для организации успешного функционирования системы планирования необходимо создать следующие предпосылки:

1) кадровые, включающие готовность руководства управлять предприятием в рамках системы планирования на основе четко сформулированных целей и принципов управления. Выбор целей и установление путей их достижения непосредственно входят в процесс планирования. Для успешного планирования требуются подготовленные специалисты-плановики, недостаток которых в современный период обнаруживается на большинстве российских предприятий;

2) организационные, т.е. дееспособная организация предприятия. На предприятии необходим налаженный организационный механизм планирования. Органы управления и организационные единицы, образующие соответственно плановую и организационную пирамиды, должны перекрывать друг друга. С точки зрения внешних факторов планирование предполагает прогнозирование рыночных условий, а с точки зрения внутренних факторов — согласованность работы всех подразделений предприятия. В целом планирование предполагает организационное единство предприятия;

3) методические, т.е. разработанная на предприятии система планов, установившаяся методика их разработки и опыт их применения. Большинство предприятий самостоятельно разрабатывает плановую методическую документацию, включающую конкретные формы планов, сроки их утверждения и выполнения, средства контроля и пр. Применяются и общие методические документы, рекомендуемые чаще всего государственными органами, например, для получения малыми предприятиями льгот, предусмотренных законом, или банками в целях получения кредитов;

4) информационные, т.е. наличие эффективного инструментария для сбора, переработки и передачи планово-контрольной информации.

Это система управленческого и финансового учета, прогнозно-аналитическая система, рекламно-социологическая служба, система электронной обработки данных и пр.

Сложность планирования в условиях рыночной экономики усилена тем, что некоторые экономические процессы на макроуровне, например, кризисы, вызванные политической нестабильностью, частая смена правительства, финансовые потрясения и забастовки — вообще не поддаются точному планированию. Кроме того, многие микроэкономические показатели, характеризующие рынок в целом, деятельность конкурентов, объемы спроса и пр., не обладают высокой достоверностью и точностью.

Организуя свой бизнес, предприниматели планируют свою деятельность с разработки бизнес-плана, позволяющего оценивать перспективу начатого дела и дать обоснование предпринимательского проекта. Для большинства банков

бизнес-план является обязательным документом для предоставления кредитов. Аналогичное требование выдвигает и Правительство Москвы при предоставлении льгот малым предприятиям.

Этот план не имеет строго регламентированных временных границ. Для некоторых предприятий (Сбербанк России) бизнес-план является обязательной годовой формой управленческой деятельности, мало отличающейся от годового плана (в отличие от последнего бизнес-план необязательно составляется на начало календарного года). Чаще всего бизнес-план разрабатывается в связи с открытием предприятия или изменениями в его производственной, сбытовой и прочей деятельности.

Горизонтом планирования называют тот временной отрезок (месяц, квартал, год и пр.), на который рассчитано выполнение планового задания. Выбор конкретного горизонта планирования зависит от многих факторов, основными из которых считаются следующие:

1. среднее время от появления идеи до ее внедрения — временной цикл предпринимательского проекта;

2. продолжительность воздействия принимаемых решений на организацию, т.е. период связанности этими решениями;

3. степень предсказуемости будущего, т.е. в течение какого времени можно прогнозировать устойчивое развитие проекта.

Поэтому в зависимости от горизонта планирования различают долго-, средне- и краткосрочное планирование. В большинстве американских и английских компаний используются пятилетние планы, а в Японии чаще встречаются трехлетние. Это связано с тем, что японские предприятия действуют в условиях большей неопределенности, а в США и Великобритании горизонт планирования длиннее потому, что внешнее окружение компаний более стабильно и менее конкурентно. До начала 1990-х годов отечественные предприятия применяли планы с самыми разными горизонтами планирования. В настоящее время чаще всего применяется годовой план, как разновидность текущего (оперативного) планирования.

Таким образом, большинство разрабатываемых планов имеет четкие временные границы.

В зависимости от сроков действия, как и от горизонта планирования, различают долгосрочное (перспективное), средне- и краткосрочное планирование. Долгосрочный план, как правило, рассчитан на срок от 5 до 15 лет и предусматривает формирование перспективных целей предприятия, а также принятие решений, направленных на лучшее распределение его ресурсов на основе долгосрочных прогнозов. Этот вид планирования имеет два важных основания: внедрение новшеств и объединение инновационных стратегий подразделения предприятия. Примером долгосрочного планирования выступает

генеральное целевое планирование, определяющее генеральные цели предприятия и к числу которых можно отнести постановку всех общих экономических и неэкономических задач предприятия. При целевом планировании определяются области деятельности, отраслевой профиль предприятия, важнейшие стоимостные цели (финансовые результаты, ликвидность) и социальные цели (социальное положение, модель поведения по отношению к персоналу, партнерам по бизнесу, государству, имидж предприятия), а также важнейшие ожидаемые результаты.

Еще одной разновидностью долгосрочного планирования является стратегический план предприятия, в котором намечены стратегические цели предприятия и основные ориентиры их достижения — планирование роста и развития предприятия, инновационное планирование. Стратегическое планирование включает три взаимосвязанные задачи: выработку миссии предприятия, представление миссии в виде долгосрочных и краткосрочных задач и выработку стратегии достижения поставленных целей.

Формой долгосрочного планирования выступают также инвестиционные проекты — планы капитальных вложений, направляемых на создание новых производственных мощностей или на модернизацию действующего производства. Иногда период, на который разрабатываются такие проекты, совпадает со сроком службы создаваемых производственных мощностей. Фирмы также могут планировать портфельные инвестиции, механизм подготовки и принятия решений которых имеет свой инструментарий. Долгосрочный план может строиться по принципу согласования нескольких среднесрочных, а также краткосрочных планов. При этом планы, рассчитанные на ближайшие годы деятельности предприятия, отличаются большей детализацией.

Среднесрочные планы разрабатываются на срок от 1 года до 5 лет. В сравнении с долгосрочными — эти планы более подробны, содержат больше количественных показателей и в них делают упор на распределение ресурсов. Объектами среднесрочного планирования являются организационная структура предприятия, производственные мощности, капитальные вложения, потребности в финансовых ресурсах, исследования, разработки и пр.

В отечественной экономической практике среднесрочный план, как правило, входит составной частью в план перспективный. Преимущество такого планирования заключается в том, что, во-первых, отделение стратегических планов от количественных проектировок позволяет вычленить стратегические вопросы, и, во-вторых, сокращение горизонта количественного плана придает большую достоверность долгосрочным проектам. Финансовое планирование на срок более 3 лет теряет значение, поскольку значительно возрастает неопределенность.

Краткосрочное планирование рассчитано на срок до 1 года (в том числе год, полгода, месяц и менее). Примером краткосрочного планирования служат план товарооборота, производственный план, план по труду, план движения запасов готовой продукции и смета расходов. Краткосрочное планирование тесно связывает планы различных партнеров и поставщиков и потому все эти планы либо согласовываются, либо отдельные их моменты являются общими как для самой компании-производителя, так и для ее партнеров.

Краткосрочное планирование выступает в форме текущих и оперативных (оперативно-производственных) планов.

В текущем плане увязаны все направления деятельности предприятия (производство, сбыт, исследования и разработки, снабжение, маркетинг, финансовый учет и пр.) и работы всех его структурных подразделений (филиалов, цехов, участков) на текущий финансовый год. Такие планы детально разрабатываются для каждого функционального подразделения в форме бюджетов, в которых для реализации плановых задач выделяются определенные ресурсы. Совокупность бюджетов находит отражение в

годовом финансовом плане, в котором планируются денежные потоки, прибыли и убытки, отражается состояние баланса предприятия.

Оперативные планы направлены на решение конкретных вопросов деятельности предприятия в краткосрочном периоде. Они имеют более узкую направленность, высокую степень детализации и характеризуются большим разнообразием используемых приемов и методов.

Планирование на предприятии

Планирование является неотъемлемым условием деятельности любого предприятия. Планы делятся на долгосрочные, текущие и оперативно-календарные в зависимости от срока достижения результата. Планирование на предприятии может производиться на сроки от нескольких дней до нескольких лет. На сроки влияет специфика деятельности организации, уровень сложности поставленных задач, состояние внутренней и внешней среды предприятия. Но в целом к планам всех видов предъявляются одни и те же требования: планирование должно быть комплексным, исчерпывающим, отдельные части плана не должны противоречить друг другу.

Одним из понятий, используемых плановым отделом, является интервал планирования. Он устанавливается заранее и представляет собой срок, необходимый для достижения конечного результата в соответствии с планом. Плановый период означает, что в течение этого срока должны быть осуществлены абсолютно все операции, связанные с выполнением поставленной задачи – от подготовительных до завершающих процессов. Например, планирование строительства жилого дома производится на весь период стройки, начиная с расчистки территории под котлован для фундамента и заканчивая покупкой жилья будущими жильцами.

Планирование на весь период производства товара или проведения работ – необходимость, диктуемая современным способом организации производства, который характеризуется следующими факторами:

· Пооперационная синхронизация работ, благодаря которой результат достигается без временных и денежных потерь;

· Безостановочное снабжение производственных процессов необходимыми ресурсами;

· Всесторонний контроль за выполнением планового задания.

Срок, на который производится планирование, количество отдельных планов и их названия в составе общего зависят от отраслевой принадлежности и традиций, сложившихся на предприятии. Например, если предприятие небольшое, то финансовое планирование на нем зачастую совмещается с бухгалтерским учетом, долгосрочный план не разрабатывается, а планирование по цехам и вовсе отсутствует.

Однако в целом и на большом, и на малом предприятии содержание плановой деятельности остается сходным: все части плана должны быть взаимосвязаны, к планированию должен быть комплексный подход. После того, как отдельные части плана готовы, их проверяют на отсутствие противоречий, а также на сбалансированность относительно трудовых, финансовых и временных ресурсов. Таким образом, одна часть плана не может существовать без другой, и достижение поставленной цели возможно только при выполнении всех частей. Например, сырье и материалы поставляются на предприятие в соответствии с финансовым планом и планами по выпуску продукции. В свою очередь, выпуск продукции связан с плановой численностью рабочих, планами поставок товара заказчикам, а также с другими факторами.

Таким образом, план должен быть сбалансирован по отношению к ресурсам и срокам достижения поставленных задач, о чем свидетельствуют следующие факторы:

Все мероприятия – экономические, технические, организационные, производственные и социальные – увязываются в единую динамическую систему, направленную на достижение общей цели;
Определяется очередность выполнения работ, устанавливаются ответственные за каждую операцию, предусмотренную планом или вытекающую из него;
Рассчитывается бюджет на весь срок планирования и максимально допустимые затраты по каждому мероприятию, определяются источники финансирования.

Российские предприятия, вследствие высокого уровня неопределенности внешней среды, зачастую разрабатывают текущие планы, отличающиеся упрощенной структурой. При их составлении учитываются следующие показатели:

Объем выпускаемой продукции (в натуральном выражении), номенклатура
Объем реализации или продаж товаров/услуг
Себестоимость одного изделия
Прибыль
Численность сотрудников по категориям;
Средняя зарплата и фонд оплаты труда
Запасы сырья, объем незавершенного производства и готовой продукции на складе
Количество оборотных средств по группам
Объем капитальных вложений по разным направлениям
Отдельные мероприятия, проводимые по новым техникам и технологиям

Долгосрочное, текущее, оперативно-календарное планирование.

В зависимости от сроков получения конечного результата планирование делится на долгосрочное, текущее и оперативно-календарное. Мероприятия, связанные с выпуском новой продукции и освоением новых технологий, строительством или освоением новых объектов, включаются в долгосрочные планы. Такие планы составляются на весь период проведения работ, часто длительностью от 2 до 5 лет и более. Но в любом инвестиционном проекте существует и оперативная часть, которая корректируется раз в квартал или полгода, а затем включается в соответствующий текущий либо оперативно-календарный план. По мере того, как происходит реализация проекта, дата отсчета планового периода приближается к дате завершения проекта и достигает ее с окончанием работ.

Что касается объекта планирования, то практически ни одна задача долгосрочного плана не может быть решена, если отсутствует планирование текущее. Представим, что весь процесс выпуска изделия включен в долгосрочный план. При этом различные операции, например, подготовка к производству или выпуск отдельных деталей, могут быть включены в разные планы. Наглядный пример – выпуск автомобиля: его производство включается в долгосрочный план. Проектирование авто, покупка необходимого оборудования и материалов являются составляющими текущего плана. Оперативное планирование, в свою очередь, предполагает распределение сотрудников по объектам, оплату текущих расходов и т.д.

Каждый вид планирования имеет характерные особенности, заключающиеся в следующем:

Точность установления промежуточного и конечного результатов;
Степень внутренней дифференциации, а также количество показателей планирования;Степень точности расчетов затрат и результатов работ;

· Порядок распределения обязанностей между сотрудниками, выполняющими план.

В целом нужно помнить, что чем больше интервал планирования, тем выше степень неопределенности его отдельных параметров. Следовательно, долгосрочное планирование учитывает намного меньше показателей, чем текущее или оперативно-календарное.

И рамки стратегического плана, и сроки получения конечного результата практически всегда подвижны. Сумма расходов также корректируется в ходе реализации плана. На первом этапе, когда ни точный объем, ни содержание работ еще не известны, главное – установить исполнителя, ответственного за реализацию всего проекта. Привязка мероприятий к конкретным датам и сотрудникам происходит при помощи текущего и оперативно-календарного планирования. В целом же все виды планирования связаны между собой, и благодаря им весь механизм организации работы предприятия связывается в единый комплекс.

Таблица 1. Ранжирование и детализация показателей планов на предприятиях

Основные показатели по видам планирования
Стратегическое	Долгосрочное	Текущее	Оперативно-календарное
Наименование продукции (услуг)	Перечень важнейшей номенклатуры продукции	Перечень и число позиций номенклатуры	Подетальный перечень и число позиций номенклатуры продукции
Ориентировочная, подлежащая уточнению сумма затрат	Сумма расходования ресурсов по видам и срокам	Сумма расходования ресурсов по видам, срокам и номенклатуре продукции	Подетальные и пооперационные нормы расходования ресурсов по видам продукции
Ориентировочные подвижные сроки исполнения	Календарные сроки исполнения	Точно установленные сроки исполнения	Почасовые и суточные графики исполнения
Ответственные исполнители, без указания соисполнителей	Ответственные исполнители и соисполнители по этапам и видам работ	Подробный перечень исполнителей по этапам и видам работ и номенклатуре продукции	Подетальное распределение работ среди исполнителей
Эффективность достижения цели (сумма дохода, окупаемость затрат)	Превышение дохода над расходами (прибыль)	Сумма чистого дохода	Своевременность и полнота выполнения плана по номенклатуре изделий, технологическим операциям и видам работ

䷥ Project Plan — бесплатные шаблоны временной шкалы

Office Timeline Pro+ уже доступен!

Совмещайте программы и проекты на одном слайде с помощью многоуровневых дорожек.

ПОСМОТРЕТЬ ПРО+ ВЕРСИЮ

ПОСМОТРЕТЬ ПРО+

Создание плана проекта — важный первый шаг в начале любого проекта. Каким бы важным он ни был, он может быть сложным, трудоемким и довольно пугающим, особенно когда вам приходится иметь дело со сложными данными и напряженными сроками. Эффективный процесс планирования и хороший шаблон плана проекта могут облегчить вам задачу.

Чтобы помочь вам начать работу, мы составили краткое руководство по успешному планированию, а также бесплатный загружаемый шаблон временной шкалы плана проекта, который вы можете использовать для простых проектов или для передачи высокоуровневых данных ключевым заинтересованным сторонам. Давайте погрузимся!

Что такое план проекта?

План проекта — это документ, определяющий объем вашего проекта, излагающий его цели, а также действия и результаты, необходимые для достижения этих целей. План может иметь форму электронной таблицы, таблицы или визуальной временной шкалы. Макет временной шкалы облегчит понимание с первого взгляда и доведение графика до членов команды, руководителей и клиентов.

Что должно быть в шаблоне плана проекта?

Проще говоря, эффективный шаблон плана проекта будет содержать детали, отвечающие на вопросы «Что», «Почему», «Когда» и «Как» проекта. Примеры плана проекта могут различаться по глубине и сложности, но обычно они включают как минимум:

Резюме или описание проекта
Ключевые роли и обязанности
Ключевые действия (задачи), которые необходимо выполнить
Важные результаты, необходимые в течение жизненного цикла проекта
График проекта и основные вехи
Ресурсы, необходимые для достижения целей проекта

Как составить план проекта?

Теперь, когда вы знаете, что включает в себя типичный пример плана проекта, пришло время приступить к созданию собственного плана. Вот шаги, необходимые для успешного планирования проекта:

Определение заинтересованных сторон . У каждого проекта есть несколько заинтересованных сторон, и важно помнить о них с самого начала, даже если не все они будут вовлечены в мелкие детали проекта. Как правило, заинтересованными сторонами проекта являются ваш клиент, конечные пользователи, ваша компания и ее руководство, а также команда(ы), ответственная(ые) за завершение проекта.
Объясните проект заинтересованным сторонам . Используйте это обсуждение, чтобы определить ценность проекта, установить цели и установить объем проекта, бюджет и сроки.
Перечислите и расставьте приоритеты целей проекта . Эффективный шаблон плана проекта начинается с четких, четко определенных целей и приоритетов. Без них задачи, вехи и сроки, установленные для вашего проекта, не будут иметь ничего, что их привязывало бы к ним.
Уточнить роли и обязанности . Точно определите, кто будет частью проекта и какова будет их роль. Решите, кто отвечает за различные этапы или части проекта, кто будет утверждать работу до ее завершения, кто принимает решения на высоком уровне и кого нужно держать в курсе по ходу проекта.
Контур проекта . Начиная с целей проекта, разбейте проект на результаты и задачи, необходимые для достижения этих целей, и запишите, кто будет назначен для этих задач. Не забудьте включить вехи, чтобы определить контрольные точки или ключевые события на протяжении всего проекта.
Создать временную шкалу проекта . Хорошо составленный график плана проекта будет служить ориентиром не только на этапе планирования, но и на протяжении всего процесса управления проектом. Итак, когда ваши цели, задачи, вехи и роли уже намечены, поместите эти детали на визуальную временную шкалу, чтобы легко показать расчетное время, которое каждый член команды должен потратить на каждую задачу, а также сроки основных результатов. Для вас и вашей команды вы можете использовать программное обеспечение для планирования проектов, чтобы легко создать подробную временную шкалу всех задействованных действий, а для общения с клиентами вы можете использовать простой, знакомый шаблон плана проекта для PowerPoint, как пример в верхней части этой страницы.

Зачем использовать наш шаблон плана проекта?

Бесплатный шаблон плана проекта был разработан для профессионалов, которым необходимо создавать наглядные, простые для понимания планы для клиентов, руководителей и других участников проекта. Шаблон представляет собой быструю и простую альтернативу сложным инструментам управления проектами и может служить отправной точкой для любого проекта.

Созданный как собственный слайд PowerPoint, этот загружаемый шаблон временной шкалы прост в распространении и может быть открыт и обновлен любым, у кого есть популярный инструмент для создания презентаций. Благодаря визуальной компоновке пример плана проекта позволяет вашей аудитории с первого взгляда понять ключевые данные и хорошо подходит для презентации занятым заинтересованным сторонам.

Кроме того, шаблон можно использовать не только для составления временной шкалы проекта. Будучи простым в обновлении и настройке, его также можно легко повторно использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта для информирования о прогрессе на совещаниях по статусу, обзорах планирования и в оценочных листах проекта.

Как максимально эффективно использовать шаблон плана проекта

Бесплатный шаблон плана проекта можно редактировать так же, как и любой другой слайд в формате .pptx, или вы можете мгновенно обновить его с помощью Office Timeline, облегченной надстройки для планирования проекта для PowerPoint.

Версия надстройки Pro+ поможет вам обновить и настроить этот образец плана проекта всего несколькими щелчками мыши или даже создать новые сроки проекта с нуля за считанные минуты. Он может включать такие функции, как автоматическое отображение продолжительности и процента выполнения каждой задачи, обновление дат и временных рамок путем перетаскивания или настройка шкалы времени для упрощения ведения календаря.

Вы можете использовать бесплатную версию надстройки, чтобы быстро создать простую временную шкалу, или вы можете использовать нашу 14-дневную пробную версию, чтобы обновить этот шаблон плана проекта мгновенно , так как он может импортировать данные из Microsoft Project или Excel прямо в него. Это позволяет легко и быстро создавать слайды временной шкалы плана проекта, используя существующие данные из ваших основных инструментов управления проектами.

Обновить шаблон просто и быстро.

Используйте надстройку Office Timeline PowerPoint, чтобы быстро обновить любой из этих шаблонов временной шкалы или создать собственные визуальные элементы проекта. Легко меняйте тексты, даты, цвета, формы и стили временной шкалы прямо из PowerPoint.

Скачать бесплатно Timeline Maker

Или попробуйте наш онлайн-производитель таймлайнов.

Полное руководство (с примерами)

Что такое график проекта?

Временная шкала проекта — это наглядный список задач или действий, расположенных в хронологическом порядке, который позволяет руководителям проектов просматривать весь план проекта в одном месте. Временная шкала проекта обычно представляет собой горизонтальную гистограмму, где каждой задаче присваивается имя и соответствующие даты начала и окончания.

Временная шкала проекта предоставляет подробный обзор всего проекта от начала до конца. Вы можете видеть, когда задача начинается и когда она должна быть выполнена, и, что важно, зависит ли она от другой задачи.

Хронология проекта может быть бесценной для проектной группы, но ее сложно составить вручную или даже в Excel. К счастью, программное обеспечение для планирования проектов может создать интерактивную временную шкалу всего за несколько кликов.

В ProjectManager все, что вам нужно сделать, это добавить свои задачи и сроки выполнения. Хотите больше подробностей? Добавляйте подзадачи, этапы, зависимости, оценки стоимости и многое другое. Когда ваша команда выполняет свои задачи, ваша временная шкала мгновенно обновляется, превращая ее в мощное устройство отслеживания. Попробуйте сами, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.

С помощью ProjectManager вы можете создать временную шкалу за считанные минуты — Подробнее.

Хронология проекта Использование

Хронология проекта дает менеджерам проектов возможность:

Организовывать свои задачи
Показать, когда в проекте начинаются задачи
Просмотр сроков выполнения задач
Связать зависимые задачи
Разбейте проект на этапы
Определить членов команды, которым назначена задача

Как рассчитать график проекта?

Чтобы составить подробную временную шкалу проекта с помощью диаграммы Ганта, выполните следующие действия:

Напишите описание содержания проекта: Описание содержания описывает задачи, этапы и результаты проекта. Это неотъемлемая часть плана управления проектом, и в нем содержится вся информация, необходимая для временной шкалы плана проекта
Создание структурной декомпозиции работ (WBS): Используйте этот графический инструмент, чтобы разбить объем проекта на более мелкие рабочие пакеты. WBS позволяет вам визуализировать и организовать задачи, этапы и результаты проекта по иерархии, чтобы установить хронологический порядок
Определите зависимости задач: Теперь, когда вы определили все задачи, необходимые для проекта, выясните, какие из этих действий зависят от других задач для запуска или завершения
Оценка продолжительности задачи: Сделайте разумную оценку времени для каждой задачи. Это важный шаг для создания графика управления проектом и определения времени, необходимого для завершения проекта
Определите сроки: Определите, сколько времени ваша команда может потратить на каждую задачу
Установка вех: Вехи — это важные даты, отмечающие конец одной фазы и начало следующей, что делает их важным компонентом графика управления проектом. Вехи достигаются путем выполнения последовательностей задач и результатов

Как создать временную шкалу проекта

Временная шкала управления проектом может принимать различные формы с разным уровнем эффективности. Их можно нарисовать от руки или на доске, но этот метод негибок, и большие изменения в вашем проекте могут потребовать отмены всей временной шкалы.

Использование электронной таблицы, загруженной макросами, может сделать временную шкалу очень функциональной, хотя и трудоемкой. Шаблон Excel с временной шкалой проекта поможет вам сэкономить усилия и время, необходимые для создания собственной электронной таблицы. Однако такие листы Excel с большим объемом макросов могут оказаться сложными в обслуживании для более крупных продуктов.

Для эффективного и результативного выполнения проектов менеджеры проектов предпочитают программное обеспечение для временной шкалы проектов, которое объединяет их задачи с интерактивной, многофункциональной диаграммой Ганта, которая позволяет планировать, назначать задачи, отслеживать ход выполнения и создавать отчеты о производительности. Программное обеспечение для временной шкалы проекта более универсально, чем шаблоны временной шкалы проекта, поскольку оно позволяет менеджерам проектов легко обновлять временную шкалу и отслеживать задачи с помощью информационных панелей и отчетов.

Что такое программа временной шкалы проекта?

Как уже говорилось, менеджеры проектов обычно используют программное обеспечение для создания графиков своих планов проектов. Программное обеспечение для временной шкалы проекта является неотъемлемой частью процесса планирования и часто включает дополнительные функции, которые помогают отслеживать ход выполнения проекта.

Использование программного обеспечения для временной шкалы проекта обычно считается необходимостью для соблюдения графика современного проекта. Это позволяет менеджерам и командам видеть статус своих задач; то есть, находятся ли они в процессе, просрочены или выполнены.

По своей сути программное обеспечение временной шкалы проекта создает графическое представление проекта на временной шкале с нанесенными задачами и вехами. Заданиям можно назначать даты начала и окончания, а также отображать полосу продолжительности, указывающую запланированное количество времени для выполнения задач. Более мощные предложения программного обеспечения могут также включать дополнительные возможности для управления задачами. Microsoft Project является одним из наиболее часто используемых программ для управления проектами, но у него есть серьезные недостатки, которые делают ProjectManager отличной альтернативой.

Преимущества онлайн-программного обеспечения для составления графиков проектов

В былые времена сроки проектов записывались на бумаге или на доске, если повезет старому менеджеру проекта. Хотя это действительно помогло, эти ранние решения были крайне ограничены. Необходимость внесения изменений требовала создания совершенно новой временной шкалы, что требует времени.

По мере того, как управление проектами вышло из пещер и освоило цифровые технологии, скромная временная шкала проекта резко возросла. Онлайн-программное обеспечение для временной шкалы проекта предлагает централизованное хранилище данных, в котором все участники проекта могут получить доступ к временной шкале проекта и другим важным документам и данным проекта. Это означает, что менеджеры и команды могут получить доступ к графику проекта, когда им это необходимо, даже если они работают в разные смены и находятся в разных часовых поясах.

Использование временной шкалы онлайн-управления проектами

На каждый проект влияют тройные ограничения времени, стоимости и объема. Чтобы начать контролировать время и объем этого важного треугольника, вам необходимо создать временную шкалу проекта на этапе планирования.

Временная шкала проекта помогает всем участникам проектной группы, предоставляя им дорожную карту того, где они находятся и где они должны быть на каждом этапе проекта. Сроки и графики необходимы для выполнения плана проекта.

Заданиям назначаются даты начала и окончания, и они отображаются на временной шкале в виде линии, соединяющей точки во времени. Если запуск или завершение некоторых из этих задач зависит от других, эти зависимости задач также могут быть указаны на временной шкале проекта.

Это помогает менеджеру сохранять видимость этих зависимостей и предотвращать возможные узкие места, которые могут блокировать время во время выполнения задач.

Обязательные функции программного обеспечения для составления графиков проектов

Если вы ищете программное обеспечение для составления графиков проектов, убедитесь, что оно обладает этими ключевыми функциями.

Создание вех Зависимости задач Отслеживание в реальном времени Редактирование с помощью перетаскиванияСотрудничество в командеУправление задачами

Определение фаз проекта и установка важных сроков

Вы можете использовать функцию вех, чтобы разбить большую временную шкалу управления проектом на более управляемые фазы. Вехи отмечают окончание одного этапа и начало нового этапа проекта. Их также можно использовать для обозначения любых важных дат или крайних сроков в проекте.

Связать зависимые задачи, чтобы избежать узких мест

Соединение зависимых задач необходимо, чтобы избежать узких мест в дальнейшем в проекте. Ищите инструмент, который может сделать это быстро и просто, а также имеет возможность идентифицировать и назначать все четыре типа зависимостей задач.

Знайте процент конкуренции за каждую задачу

Отслеживание хода выполнения задач после их выполнения является важным компонентом определения того, идет ли ваш проект по графику. Надежное программное обеспечение для временной шкалы будет иметь функции, которые делают это на самой временной шкале, но также, надеюсь, с панелью инструментов, которая обеспечивает мгновенные обновления статуса.

Быстрое и простое внесение изменений в временную шкалу

Обязательной функцией является возможность простого редактирования временной шкалы по мере внесения изменений в проект. Вместо того, чтобы перестраивать свою временную шкалу, вам нужен инструмент, который может перетаскивать задачи на новые даты и обновлять все связанные задачи, чтобы ваша временная шкала была точной.

Помогите вашей команде лучше работать вместе

Команды должны получить инструменты, необходимые им для более продуктивной работы. Сроки проекта должны быть общедоступными, чтобы все были в курсе. Задачи должны иметь возможность прикреплять файлы, а команды должны иметь возможность общаться на уровне задач, особенно если они работают удаленно.

Делитесь, управляйте и обновляйте в любом месте и в любое время

Организация задач необходима для эффективного выполнения вашей временной шкалы. Инструмент временной шкалы должен иметь возможность делиться, чтобы все были на одной странице. Повысьте производительность, пометив задачи по приоритету. Вы должны иметь возможность добавлять теги, чтобы фильтровать свои задачи и быстро находить то, что вам нужно.

Пример временной шкалы проекта

Давайте рассмотрим пример временной шкалы проекта, чтобы лучше понять, для чего она используется.

В правой части временной шкалы находится список ваших задач и подзадач. Эти задачи могут быть разбиты на этапы и окрашены в разные цвета, чтобы отличать их друг от друга. Во всех смыслах это обычная электронная таблица; в нем есть столбцы для дат, затрат и т. д., а также строки, обозначающие каждую задачу или подзадачу.

Но это слева, где оживает временная шкала. Каждая задача, указанная справа, представлена на диаграмме Ганта. Каждая задача представлена двумя моментами времени, датами начала и окончания. Между этими двумя точками находится полоса продолжительности.

Эти ромбовидные символы обозначают вехи. Когда вы видите пунктирную линию, соединяющую две задачи, это говорит вам о том, что задачи зависят друг от друга, чтобы начать или закончить до того, как другая может начаться или закончиться.

Как построить временную шкалу плана проекта в ProjectManager

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вам создавать более точные временные рамки плана проекта и оставаться в графике. Наша интерактивная диаграмма Ганта — это больше, чем просто временная шкала — это неотъемлемая часть нашего более широкого набора функций. Чтобы построить свою временную шкалу, попробуйте наше программное обеспечение бесплатно в течение 30 дней и импортируйте свой список задач.

Установить продолжительность задачи

Для отображения на временной шкале задачи должны иметь расчетные даты начала и окончания. После того, как вы определили задачу и ее приоритет, вам нужно выяснить ее продолжительность и зависимости.

Как показано в примере временной шкалы проекта ниже, добавьте даты начала и окончания в левый столбец, и временная шкала автоматически отобразит эти задачи с полосой продолжительности, соединяющей даты начала и окончания.

Зависимости ссылок

Зависимые задачи могут стать препятствием для товарищей по команде, если вы не отслеживаете их. Наличие на временной шкале инструмента для определения зависимостей задач поможет вам обеспечить бесперебойную работу вашей команды. Ознакомьтесь с зависимостями в примере временной шкалы проекта ниже.

Связать зависимые задачи очень просто, просто перетащите одну зависимую задачу на другую. Также есть кнопка ссылки, которая также выполняет эту функцию.

Создание вех

Веха — это способ разбить проект на этапы или отметить важные даты. Веха — это момент времени, знаменующий окончание одной фазы и начало другой. Вехи представлены в виде ромбов на временной шкале нашего типового проекта.

Выделите задачу, которую хотите превратить в веху проекта. Просто нажмите кнопку вехи, и вы увидите ее на временной шкале, обозначенную ромбом.

Установить базовый план

Базовый план расписания фиксирует график управления вашим проектом в соответствии с планом. Теперь, когда вы выполняете проект и начинаете записывать фактический прогресс, вы можете сравнить одно с другим и посмотреть, находитесь ли вы на правильном пути.

Автоматически установите базовый план проекта (после заполнения временной шкалы проекта) с помощью панели настроек. После установки наш инструмент автоматически сравнит запланированный прогресс с фактическим.

Назначить команду

Превратите свою временную шкалу управления проектами в активный инструмент планирования, используя ее в качестве трамплина для назначения задач вашей команде.

Командам можно назначать задачи прямо из нашей диаграммы Ганта. Затем они могут легко сотрудничать, комментируя на уровне задачи, чтобы облегчить работу с товарищами по команде, которые работают в разные смены.

Отслеживание графика проекта

По мере продвижения проекта вам необходимо следить за тем, чтобы ваш проект не отставал от графика. ProjectManager предлагает вам различные инструменты отслеживания проектов, такие как диаграммы Ганта, информационные панели проектов, календари и списки задач. Помимо этих инструментов, вы также можете использовать табели учета рабочего времени, чтобы отслеживать время и рабочую нагрузку вашей команды.

Связанный: Бесплатный шаблон табеля учета рабочего времени

Передовой опыт создания временной шкалы управления проектом

Когда вы составляете временную шкалу управления проектом, есть несколько инструментов и методов, которые помогут вам сделать ее максимально точной. .

Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта — идеальный инструмент для создания графика управления проектом. Они позволяют визуально представлять задачи, зависимости, вехи и сроки

Оценка продолжительности задач

Успешный руководитель проекта должен уметь определять время, которое, вероятно, займет выполнение каждой задачи. Точная временная оценка продолжительности каждой задачи необходима для планирования, составления графиков и создания графиков управления проектами. Метод оценки и обзора программы (PERT) — полезный метод для оценки продолжительности задач.

Идентификация ресурсов

Ресурсы необходимы для выполнения задач и получения результатов. Это могут быть люди, материалы, инструменты и другие предметы снабжения. График плана проекта важен для понимания того, когда вам потребуются эти ресурсы и кто будет их использовать.

Регулярно пересматривайте свою временную шкалу управления проектами

Проекты меняются, и ваша временная шкала всегда должна отражать эти изменения. Использование программного обеспечения для управления проектами — лучший способ создать временные рамки, которые можно обновлять по мере продвижения вашего проекта.

Общение с вашей командой и заинтересованными сторонами

Регулярно встречайтесь с членами вашей команды и заинтересованными сторонами, чтобы сообщать о любых изменениях, внесенных в график управления вашим проектом. Программное обеспечение для временной шкалы проекта облегчает процесс коммуникации, поскольку позволяет легко вносить эти изменения и делиться своей временной шкалой с вашей командой и заинтересованными сторонами.

Критический путь

Определение критического пути важно, поскольку оно позволяет узнать, какие критические действия определяют продолжительность вашего проекта. Знание того, какие задачи должны быть выполнены вовремя, чтобы завершить проект в срок, важно для создания графиков управления проектами.

Шаблон временной шкалы проекта

Использование программного обеспечения для составления временной шкалы проекта может помочь вам упростить проект и повысить продуктивность работы вашей команды, но не все готовы к этому. Шаблон временной шкалы проекта может стать идеальным решением для знакомства с ним.

Ознакомьтесь с нашим бесплатным шаблоном диаграммы Ганта, который упорядочивает ваши задачи на временной шкале. Вы можете установить даты и продолжительность задач. Это даже позволит вам различать этапы проекта, настраивая цвета на диаграмме Ганта.

Тем не менее, вы, вероятно, скоро захотите попробовать наш онлайн-инструмент, поскольку он позволит вам связывать зависимости между задачами, назначать эти задачи командам и автоматически обновлять их в режиме реального времени по мере того, как команды регистрируют свой статус. Эти и другие функции делают наше программное обеспечение для диаграмм Ганта лучшим выбором, чем шаблон временной шкалы проекта, для создания и обновления вашей временной шкалы управления проектом.

Как обновить временную шкалу проекта

Коммуникация — это общая нить, которая связывает воедино все аспекты управления проектом, и она является основной опорой в поддержании временной шкалы проекта. График хорош настолько, насколько хорош график, который он отражает. По мере того, как это расписание меняется, а оно будет меняться, временная шкала должна меняться вместе с ним.

Изменения проекта могут происходить из разных мест. У вас могут быть внешние проблемы, такие как погода или сбой в вашей цепочке поставок, что вызывает задержки. Если и когда это произойдет, вам нужно следить за текущим графиком.

Связь может помочь вам быть в курсе подобных изменений, например, поддерживая связь с вашими поставщиками. Ваша команда также является бесценным ресурсом. Поддерживайте с ними постоянную связь. Они находятся на переднем крае проекта и первыми выявляют проблемы.

Другие изменения могут исходить от заинтересованных сторон, чьи ожидания меняются. Чтобы более эффективно управлять графиком проекта, запланируйте презентации с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе прогресса и отвечать на любые вопросы или запросы, которые могут у них возникнуть по проекту.

Как поделиться хронологией проекта

Чтобы облегчить общение, хронология вашего проекта должна быть общедоступной. Вашей команде нужна копия, чтобы знать, когда задачи, которые им поручено выполнять, должны быть выполнены в течение срока проекта.

Заинтересованные стороны также должны иметь график проекта. Они заинтересованы в успехе проекта и хотят знать общую картину по мере его перехода от этапа к этапу. Чтобы обновлять их, вам необходимо опубликовать их в текущих копиях временной шкалы проекта.

Способ предоставления общего доступа к временной шкале проекта зависит от используемого вами инструмента. Если вы используете шаблон временной шкалы проекта, его можно распечатать и распространить. Очевидно, это не идеально. Как уже отмечалось, проекты меняются, и последнее, что вам нужно, — это иметь несколько копий различных итераций, плавающих вокруг.

Совместное использование с программой Project Timeline

Если вы используете цифровой инструмент, вы можете экспортировать временную шкалу управления проектом и сохранить ее в формате PDF. Затем его можно распечатать или отправить по электронной почте тому, кто в нем нуждается. Временная шкала по-прежнему является статическим документом, но вы можете назвать ее по дате и не путать с более старой версией.