Как правильно начать разговор с друзьями или незнакомцами: 5 проверенных способов
23 января 2013 Отношения
Эти простые советы помогут наладить контакты и перестать стесняться на многолюдной вечеринке или торжественном приёме.
Не все любят светскую болтовню ни о чём. На самом деле, такие беседы выполняют очень полезную функцию: помогают разрядить обстановку, выйти из неловкой ситуации или начать общение в малознакомой компании, а также ненавязчиво завести разговор и поближе узнать нового собеседника.
Если честно, раньше мне казалось, что умение ненавязчиво заводить разговор — талант исключительно врождённый. С этими людьми уже через пару минут чувствуешь себя так, словно беседуешь со старым добрым другом. И я лично знаю таких — в моем окружении их не так уж и много.
Кроме них, есть товарищи, которые так же легко начинают беседы с незнакомыми людьми, но уже через минуту становятся похожи на представителей канадской компании, пытающихся продать вам очередной набор ножей, посуды или пылесос.
1. Задайте вопрос
Самый простой и стандартный способ начать новый разговор, многие им пользуются.
«Чем вы занимаетесь?»
Это отличный вопрос для начала беседы в странах с культом работы, например в Сингапуре или в Гонконге. Люди оттуда привыкли идентифицировать себя со своим занятием. Если вы знаете, что этот человек любит свою работу и посвящает ей много времени, смело спрашивайте. Вы получите достаточно длинный и подробный ответ, так что разговор не закончится после короткой фразы и последующей неловкой паузы. Также способ хорошо подходит для разговора на различных конференциях, семинарах и бизнес-мероприятиях. После вы можете задать еще огромное количество рабочих вопросов: «как давно он занимается этим делом и работает в этой компании?», «нравится ли ему эта работа?», «что побудило его присоединиться к этой компании?» и так далее.
Вопросы о клиентах, командировках, карьере и забавных случаях на работе — возможности бесконечны.
«Что привело вас сюда?»
Этот вопрос особенно полезен для различных мероприятий, будь то домашняя вечеринка или бизнес-встреча. Используйте ответ для продолжения разговора. Например, фраза в стиле «Я здесь, чтобы познакомиться с новыми людьми» означает, что этот человек расположен к общению и новым знакомствам. Возможно, вы поделитесь интересными мероприятиями, которые внесены в ваш календарь.
«Что вы сегодня делали?»
Иногда ответ на этот вопрос стандартный и неинтересный. А иногда они может раскрыть увлекательные подробности о собеседнике.
«Как прошло событие (мероприятие)?»
Если вы знаете, где человек побывал раньше, используйте это для разговора. Например, кто-то из ваших друзей или коллег недавно вернулся из путешествия или был на интересной конференции. Расспросите его об этом событии.
«Чем вы заняты на этой неделе?»
Так как вопрос о будущем, задайте его поближе к концу беседы, чтобы затем вежливо попрощаться.
Не забывайте, что вам могут задать встречные вопросы, так что будьте готовы на них отвечать.
2. Сделайте комплимент
Например, вариант, который лучше всего работает в женской компании: «Какое красивое платье! Оно так замечательно на тебе сидит. Где ты его купила?» и все вопросы, которые касаются аксессуаров, причёски и внешнего вида. Начало разговора в стиле «Ты прекрасно выглядишь! Хорошо отдохнул / сел на диету/ начал заниматься спортом?» и так далее также неплохо работает и с мужчинами.
Комплименты относительно проделанной работы будут приятны всем без исключения. Особенно хорошо они работают с открытыми и эмоциональными людьми.
3. Используйте окружающие объекты как зацепку для разговора
Познакомившись на конференции, скажите, что вам понравилось выступление опредёленного спикера, укажите, какие именно моменты произвели приятное впечатление и спросите у собеседника, что он об этом думает.
Используйте происходящее вокруг вас для разговора, создавая таким образом комфортную атмосферу.
После того, как лёд растает, вы сможете перейти к более личным темам.
4. Спросите совета или попросите о помощи
Часто один вопрос или простая просьба о помощи может вылиться в долгую, увлекательную и плодотворную беседу.
Почему это работает? Потому что людям нравится помогать. Это даёт им чувство важности, ощущение того, что они сделали что-то полезное. А восхищённые реакции на ответы позволяют им чувствовать себя в роли старшего наставника.
Это могут быть вопросы на рабочие темы. Например, вы можете сказать, что в данный момент заняты новым проектом и хотели бы знать мнение человека, так как он является экспертом в этой области.
Даже если на самом деле вы не очень нуждаетесь в помощи, всё равно попросите о ней. Совет, данный другим человеком, может открыть перед вами любопытные перспективы, прежде незамеченные.
Самое интересное заключается в том, что обычно молчаливый и скромный человек может сломать свою стандартную модель поведения и показать себя с совершенно другой стороны.
Некоторые люди прямо расцветают, когда кто-то интересуется их увлечениями.
5. Расскажите что-нибудь о себе
Чем вы занимались в последние месяцы? Что нового и интересного узнали? Каких целей вы хотите достичь в ближайшее время? Расскажите об этом.
Этот метод является противоположным методу № 1: вы сами проявляете инициативу и рассказываете часть информации о себе, которая может быть интересной.
Его лучше применять, если ваш визави очень стеснительный и вряд ли начнёт беседу первым. Или если человек не отреагировал на ваш вопрос или комментарий. Тогда вы можете начать, первым рассказав о себе и проявив таким образом искренность. Когда человек увидит вашу готовность к оценке и обсуждению, он сможет расслабиться и открыться в ответ.
А как вы заводите разговор с незнакомыми людьми?
Читайте также
- Как стать мастером светской беседы →
- 5 советов новичку на новом месте работы →
- 10 качеств человека, который не боится быть собой →
17 способов поддержать переписку на сайте знакомств
Составить идеальную анкету на сайте или в приложении для знакомств – это только половина пути к обретению счастливых и гармоничных отношений.
Чтобы заинтересовать человека, нужно уметь поддерживать беседу. Представляем 17 эффективных способов завязать разговор, если ваше общение зашло в тупик и вы не знаете, о чем еще можно написать собеседнику.
Фото: Pexels.com
Драматическая завязка
Нет лучше способа включить человека в беседу, чем заинтриговать его. В качестве примера можно использовать фразу: «Ты не поверишь, что случилось со мной сегодня на работе!» После такого собеседник просто не сможет вас проигнорировать.
Вместо «как дела?»
Фраза «Привет, как дела?» звучит достаточно избито, вы согласны? Вместо нее можно начать затухший разговор так: «Что интересного произошло с тех пор, как мы связывались в последний раз?»
Позитивный вопрос
Еще один забавный вариант, который можно использовать для того, чтобы возобновить беседу, – задать вопрос, который просто не может не настроить на позитивный лад: «Что заставило тебя улыбнуться или засмеяться сегодня?»
Фото: Pexels.
com
Игривое начало
Честность и открытость – главный секрет общения в приложениях для знакомств. Проявите эти черты, написав следующую фразу: «Я ждала, что ты напишешь первым, но на этот раз, так уж и быть, я сделаю это за тебя!»
Немного флирта
Добавьте немного флирта в ваше общение: «Если мы соревнуемся, кто дольше сможет не писать сообщения, то, кажется, я только что ее проиграла».
Неожиданное признание
Написать собеседнику о том, что вы немного стесняетесь начинать разговор первым, абсолютно нормально: «Привет! У меня не очень хорошо получается возобновлять разговор. Может быть, ты попробуешь?»
Фото: Pexels.com
Разговор об увлечениях
Идеальный способ не только поддержать беседу, но и лучше узнать человека – поговорить о его любимых сериалах или фильмах. Вместо стандартных вопросов можно использовать более интересный ход: «Наконец вышел новый сезон «Короны»! Ты его еще не смотрел?»
Разговор о любимой музыке
Некоторые приложения для знакомств позволяют прикреплять музыкальные композиции к сообщению – это ваш шанс начать интересный разговор! «Не могу перестать слушать эту песню! А какая последняя композиция восхитила тебя?»
Вернуться к прошлой теме
Если до этого вы разговаривали об увлечениях, то есть отличный способ показать, что вы внимательно отнеслись к словам собеседника: «Кстати, я посмотрела тот фильм, о котором ты говорил.
Он действительно оказался отличным!»
Разрядить обстановку
Если на протяжении нескольких дней вы были заняты и не могли отвечать на сообщения, то признайтесь в этом креативным способом: «Прости, я не могла ответить: две недели не могла найти зарядку от телефона!»
Фото: Pexels.com
Вместо «доброе утро»
Расскажите о том, как прошла ваша ночь: «Только что проснулась от самого лучшего сна. А как ты поживаешь?»
Быть забавным
Не стоит бояться продемонстрировать чувство юмора или показаться забавным: «Привет! Я скупила годовой запас шоколадных батончиков – с тобой поделиться?»
Быть забавным – вариант 2
Еще один способ дать понять собеседнику, что вы думали о нем в совершенно неожиданном ключе: «Я долго размышляла: если бы ты был персонажем из «Гарри Поттера», то на каком факультете ты бы учился?»
Попросить совета
Собеседнику будет приятно, если вы попросите его дать рекомендацию – это покажет, что вам интересно его мнение.
«Я бы хотела прочитать интересную книгу, чтобы немного развеяться. Что порекомендуешь?»
Фото: Pexels.com
Вступить в дискуссию
Предложите человеку вместе подискутировать. Чтобы беседа протекала непринужденно, лучше отложить серьезные вопросы на будущее, а на первых этапах знакомства поговорить о чем-нибудь забавном: «Мы тут поспорили с подругой: что появилось раньше, курица или яйцо? Я считаю, что курица, она за яйцо. На чьей ты стороне?»
Спросить о встрече
Отличный способ ненавязчиво возобновить разговор – поинтересоваться, не могли ли вы случайно встретиться в городе: «Ты сегодня случайно не был на центральной площади? Мне кажется, что я видела кого-то похожего на тебя, но не смогла подойти и поздороваться».
Быть искренним
Если человек вам очень понравился и вы хотите продолжать общение, то нет ничего зазорного в том, чтобы признаться в этом. «Я думаю, что ты очень милый, и мне бы хотелось продолжить общаться с тобой! Давай перейдем в другую социальную сеть, чтобы быть на связи?»
Фото: Pexels.
com
Вам также могут понравиться эти материалы:
Статус – свободна: как составить анкету и общаться на сайтах знакомств, чтобы не разочароваться, – рассказывает эксперт
Как защитить себя от абьюзеров и привлечь в свою жизнь здоровые отношения с мужчиной: отвечает психолог
Как повысить самооценку и перестать сравнивать себя с окружающими: рассказывает психолог
Текстовые сообщения, электронная почта, заметки и письма – основы технического письма
7. РАСПРОСТРАНЕННЫЕ ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ
Обмен текстовыми сообщениями, электронная почта и публикации в социальных сетях в профессиональном контексте требуют, чтобы вы были знакомы с «сетевым этикетом» или правильным этикетом при использовании Интернета. Мы все слышали новости о людях, которые были уволены, и о компаниях, которые бойкотировали за оскорбительные или неуместные сообщения в социальных сетях. Люди даже попадали в тюрьму за незаконное использование личных сообщений.
Цифровой мир 9 мая0007 кажется бесплатным для всех, «диким диким западом» без четких правил или положений; однако это явно опасная перспектива для профессионала, поскольку последствия нарушения негласных правил, ожиданий и руководящих принципов профессионального общения могут быть очень дорогостоящими.
То, как вы представляете себя в письменной форме, имеет большое значение. Писать в онлайн-среде требует такта, навыков и осознания того, что то, что вы пишете, может находиться там очень долго и может быть замечено людьми, которых вы никогда не считали своей целевой аудиторией. От текстовых сообщений до заметок и писем, от деловых предложений до пресс-релизов — ваше письменное деловое общение представляет вас и вашу компанию: ваша цель — сделать его ясным, кратким, конструктивным и профессиональным.
Мы создаем личные страницы, публикуем сообщения и взаимодействуем с помощью онлайн-технологий, что является нормальной частью нашей карьеры, но то, как мы себя ведем, может оставить неизгладимый след в буквальном смысле.
Следование нескольким рекомендациям по онлайн-публикациям, подробно описанным ниже, поможет вам избежать смущения в будущем:
- Знай свой контекст
- Избегайте предположений о ваших читателях; помните, что культура влияет на стиль и практику общения
- Ознакомьтесь с политиками допустимого использования ИТ-ресурсов в вашей организации.
- Помните человека
- Помните, что за словами стоит человек; запросить разъяснения, прежде чем выносить решение
- Проверьте свой тон перед публикацией; избегайте шуток, сарказма и иронии, так как они часто могут быть неверно истолкованы и «теряться при переводе» в онлайн-среде
- Отвечать людям, используя их имена
- Помните, что культура, возраст и пол могут играть роль в том, как люди общаются
- Оставайтесь аутентичными и ожидайте того же от других
- Помните, что люди могут ответить не сразу.
Люди участвуют по-разному, некоторые просто читают сообщение, а не прыгают в него.
- Распознать текст как постоянный
- Быть рассудительным и дипломатичным; то, что вы говорите в Интернете, может быть трудно или даже невозможно опровергнуть позже.
- Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой
- Согласуйте основные правила текстового общения (официального или неформального; при необходимости обращайтесь за разъяснениями), если вы работаете совместно
Люди участвуют по-разному, некоторые просто читают сообщение, а не прыгают в него.- Избегайте флейма: исследуйте, прежде чем реагировать
- Принимать и прощать ошибки
- Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой
- Прежде чем реагировать, обратитесь за разъяснениями; то, что вы услышали, не всегда то, что было сказано
- Обратитесь за помощью к своему руководителю.*
- Уважайте частную жизнь и оригинальные идеи
- Цитируйте оригинального автора, если вы отвечаете на конкретное замечание, сделанное кем-то другим
- Прежде чем пересылать сообщение, попросите разрешения у автора сообщения электронной почты.
* Иногда поведение в сети может показаться настолько неуважительным и даже враждебным, что требует внимания и принятия мер. В этом случае немедленно сообщите об этом своему руководителю, чтобы необходимые ресурсы можно позвонить по телефону , чтобы помочь.
Для получения дополнительной информации о сетевом этикете перейдите по следующим ссылкам:
- Business Insider: правила этикета электронной почты, которые должен знать каждый профессионал
- LinkedIn: зачем нужен электронный этикет
[1]
Какое бы цифровое устройство вы ни использовали, письменное общение в виде коротких сообщений или текстовых сообщений стало распространенным способом связи. Это полезно для коротких обменов, и это удобный способ оставаться на связи с другими, когда разговор по телефону может быть громоздким. Текстовые сообщения бесполезны для длинных или сложных сообщений, и следует внимательно относиться к аудитории.
При отправке текстовых сообщений всегда учитывайте свою аудиторию и свою компанию и выбирайте слова, термины или аббревиатуры, которые доставят ваше сообщение должным образом и эффективно.
Если ваша рабочая ситуация позволяет или требует от вас общаться с помощью текстовых сообщений, помните о следующих советах:
- Знайте своего получателя: “? % dsct» может быть понятным способом спросить близкого сотрудника, какую скидку следует предложить определенному покупателю, но если вы пишете сообщение своему начальнику, может быть разумнее написать: «Какой % скидки получает Мюррей? Заказ на 1 тысячу долларов?»
- Предотвратите непреднамеренное неправильное толкование: в текстовых сообщениях часто используются символы и коды для представления мыслей, идей и эмоций. Учитывая сложность общения и полезный, но ограниченный инструмент текстовых сообщений, помните о его ограниченности и предотвращайте неправильное толкование с помощью коротких сообщений.
- Используйте по назначению: слишком частые контакты с кем-либо могут граничить с преследованием. СМС — это инструмент. Используйте его, когда это уместно, но не злоупотребляйте им.
- Не отправляйте текстовые сообщения и садитесь за руль: исследования показывают, что вероятность аварии резко возрастает, если водитель пишет текстовые сообщения за рулем. [2] Попадание в аварию при ведении дел компании плохо отразится на ваших суждениях, а также на вашем работодателе.
[3]
Электронная почта знакома большинству студентов и сотрудников. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные письма для внешней (вне компании) корреспонденции и во многих случаях заменил меморандумы для внутренней (внутри компании) коммуникации. [4]
Электронная почта может быть очень полезна для сообщений, содержание которых немного больше, чем текстовое сообщение, но ее все же лучше всего использовать для довольно коротких сообщений.
Электронные письма могут быть неформальными в личном контексте, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваше электронное письмо отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любому третьему лицу. Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может иметь неформальный характер, помните, что при использовании в деловых целях она должна выражать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте ничего, что вы не хотели бы прочитать публично или перед президентом вашей компании.
Как и в любом письме, профессиональное общение требует внимания к конкретному контексту письма, и вас может удивить, что даже элементы формы могут свидетельствовать о глубоком понимании писателем аудитории и цели. Объясняемые здесь принципы применимы и к образовательному контексту; используйте их при общении с преподавателями и одноклассниками.
Открыть с правильным приветствием: правильное приветствие демонстрирует уважение и позволяет избежать путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие вроде «Дорогая мисс Х» (внешнее) или «Привет, Барри» (внутреннее).
Включите четкую, краткую и конкретную строку темы:
Закрыть подписью: идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и деловую контактную информацию.
Избегайте сокращений: электронное письмо не является текстовым сообщением, и аудитория может не найти в вашем остроумии повода для РОТФЛОЛА (катиться по полу и громко смеяться).
Будьте краткими: опускайте лишние слова.
Используйте хороший формат: разделите сообщение на короткие абзацы для удобства чтения. Хорошее электронное письмо должно доходить до сути и заканчиваться тремя небольшими абзацами или меньше.
Перечитайте, исправьте и просмотрите: поймайте и исправьте орфографические и грамматические ошибки, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Потребуется больше времени и усилий, чтобы устранить проблемы, вызванные поспешным, плохо написанным электронным письмом, чем потратить время на то, чтобы сделать это правильно с первого раза.
Отвечайте быстро: следите за эмоциональной реакцией — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за правило отвечать на все электронные письма в течение двадцати четырех часов, даже если только сказать, что вы предоставите запрошенную информацию через сорок восемь или семьдесят два часа.
Осторожно используйте функцию «Ответить всем»: не отправляйте ответ всем, кто получил первоначальное электронное письмо, за исключением случаев, когда ваше сообщение обязательно должно быть прочитано всей группой.
Не используйте заглавные буквы: 9Заглавные буквы 0019 используются в Интернете для выражения выраженных эмоций или «крика» и могут считаться грубыми.
Тестовые ссылки: если вы добавляете ссылку, протестируйте ее, чтобы убедиться, что она работает.
Заранее отправьте электронное письмо, если собираетесь прикрепить большие файлы: аудио- и видеофайлы часто бывают довольно большими; будьте осторожны, чтобы не превысить лимит почтового ящика получателя и не активировать спам-фильтр.
Оставьте отзыв или свяжитесь с нами: , если вы не получили ответ в течение 24 часов, напишите или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому ваш получатель мог никогда его не получить.
Совет : добавьте адрес получателя в последнюю очередь (после того, как вы написали и проверили свое сообщение), чтобы избежать преждевременной отправки.
Это даст вам время сделать последний обзор того, что вы написали, убедиться, что ссылки работают, убедиться, что вы добавили вложение, и т. д. ., прежде чем добавить адрес отправителя и нажать «Отправить».
Приведенный ниже пример электронного письма демонстрирует перечисленные выше принципы.
От кого: Стив Джобс
Кому: Отдел кадров
Дата: 12 сентября 2015 г.
Тема: Обучение в безопасной зоне
Уважаемые коллеги:
Пожалуйста, рассмотрите возможность записаться на следующий доступный семинар по безопасной зоне, предлагаемый Колледжем. Как вы знаете, наш отдел работает над увеличением числа волонтеров Безопасной зоны в нашем районе, и я надеюсь, что некоторые из вас смогут принять участие в следующем семинаре, запланированном на пятницу, 9 октября.
Зональная программа, пожалуйста, посетите http://www.cocc.edu/multicultural/safe-zone-training/
Пожалуйста, дайте мне знать, если вы примете участие.
Стив Джобс
Генеральный директор Apple Computing
[email protected]
Меморандумы
или меморандумы являются одной из самых универсальных форм документов, используемых в профессиональных условиях. Меморандумы — это «внутренние» документы (рассылаемые внутри организации) для передачи или запроса информации, определения политики, представления кратких отчетов и предложений идей. Хотя они часто используются для информирования, они также могут быть убедительными документами. У компании или учреждения обычно есть свой собственный стиль или шаблон, который используется для таких документов, как письма и записки.
Формат памятки На рис. 7.1.1 показан пример нашего стиля заметок «в доме» (стиль, который мы будем использовать для заданий заметок, написанных для этого класса), с аннотациями, указывающими на различные важные функции. Основными отформатированными частями заметки являются логотип или фирменный бланк (необязательно), блок заголовка и сообщение.
В прикрепленных памятках PowerPoint подробно рассматриваются некоторые из этих функций.
Блок заголовка отображается в верхней левой части вашей записки, непосредственно под словом ЗАПИСКА или МЕМОРАНДУМ большими, жирными, заглавными буквами. Этот раздел содержит подробную информацию о получателе, отправителе и цели. Он включает в себя следующие строки:
- КОМУ: укажите полное имя получателя и должность или звание в организации
- ОТ : укажите полное имя и должность отправителя (ваше) или должность
- ДАТА : укажите полную дату отправки служебной записки .
- SUBJECT или RE : напишите короткую фразу, которая кратко описывает основное содержание вашей записки.
Поместите горизонтальную линию под блоком заголовка и поместите свое сообщение ниже.
Памятное сообщениеДлина служебной записки может варьироваться от нескольких коротких предложений до многостраничного отчета, включающего рисунки, таблицы и приложения. Какой бы ни была продолжительность, есть простой организационный принцип, которому вы должны следовать. Организуйте содержание своей заметки так, чтобы она отвечала читателю на следующие вопросы:
- Открытие: Почему я это читаю?
- Детали: Что мне нужно знать?
- Закрытие: Что мне теперь делать?
Памятки, как правило, очень прямые и лаконичные. Нет необходимости начинать с общих представлений, прежде чем перейти к сути. Ваши читатели — коллеги в той же организации и, вероятно, знакомы с контекстом, в котором вы пишете. Начальные предложения меморандума должны дать читателю понять, нужно ли ему читать этот меморандум целиком и почему (если меморандум информирует меня о неработающем лифте в здании, в которое я никогда не вхожу, то я не действительно нужно читать дальше).
Средняя часть сообщения должна содержать всю информацию, необходимую для адекватного информирования читателей и выполнения цели меморандума. Начните с самой общей информации, а затем добавьте более конкретные факты и детали. Убедитесь, что имеется достаточно подробностей для поддержки вашей цели, но не перегружайте своих читателей ненужными подробностями или информацией, которая им уже хорошо известна.
Заключительная часть сообщения указывает, какие действия требуются или требуются от читателей. Если вы просите своих читателей что-то сделать, будьте максимально вежливы и постарайтесь указать, какую пользу принесет им это действие.
Для получения дополнительной информации о написании заметок посетите страницу заметок в онлайн-лаборатории письма Университета Пердью: части заметки.
Письма — это краткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках, представляющих бизнес или организацию, и обычно ограничиваются одной или двумя страницами.
Хотя электронная почта и текстовые сообщения сегодня могут использоваться чаще, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения. Оно может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать чувства и эмоции (например, уступчивые письма).
Существует много типов писем и множество адаптаций с точки зрения формы и содержания, но в этой главе представлены пятнадцать элементов традиционного печатного письма. Письма могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией (сопроводительное письмо), предоставления важной или конкретной информации, предоставления документации о событии или решении, а также представления прилагаемого отчета или длинного документа (сопроводительное письмо). Рисунок 7.1.2 [5] показывает сопроводительное письмо, предназначенное для ознакомления получателя с техническим отчетом.
Рисунок 7.
1.2 Образец сопроводительного письма (щелкните изображение, чтобы открыть доступный PDF-файл). Типичное письмо состоит из 7 основных частей:
- Бланк/логотип : Имя отправителя и обратный адрес
- Заголовок: называет получателя, часто включая адрес и дату
- Приветствие : «Уважаемый ______ », используйте имя получателя, если оно известно.
- Введение : устанавливает общую цель письма
- Тело : излагает детали сообщения .
- Заключение: повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
- Строка подписи: иногда включает контактную информацию
Имейте в виду, что письма представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Чтобы эффективно общаться и создать положительный имидж, помните, что
- ваш язык должен быть четким, кратким, конкретным и уважительным
- каждое слово должно способствовать достижению вашей цели
- каждый абзац должен быть посвящен одной идее
- части письма должны составлять полное сообщение
- письмо должно быть без ошибок.
Есть много возможных причин, по которым вы можете написать письмо в профессиональном контексте. Вот список наиболее распространенных видов букв:
Сопроводительные письма: w когда вы отправляете отчет или какой-либо другой документ, например резюме, внешней аудитории, отправьте его с сопроводительным письмом, в котором кратко объясняется цель вложенного документа и краткое резюме. Щелкните ссылку, чтобы загрузить шаблон сопроводительного письма (.docx).
Письма-запросы: вы можете запросить информацию о компании или организации, например, ожидают ли они открытия вакансий в ближайшем будущем или финансируют ли они заявки на гранты от некоммерческих групп. В этом случае вы должны отправить письмо-запрос с просьбой предоставить дополнительную информацию. Как и в большинстве деловых писем, просьба должна быть краткой: представиться в первом абзаце, а затем четко указать цель и/или запрос во втором абзаце.
Если вам нужна очень конкретная информация, рассмотрите возможность размещения ваших запросов в форме списка для ясности. Заканчивайте в дружеской манере, демонстрируя признательность за помощь, которую вы получите.
Последующие письма: каждый раз, когда вы обращаетесь к кому-то с просьбой, напишите дополнительное письмо, в котором выражается благодарность получателю письма за время, которое он потратил на то, чтобы ответить на ваши потребности или рассмотреть ваше заявление о приеме на работу. Если у вас было собеседование при приеме на работу, последующее письмо с благодарностью интервьюеру за его / ее время особенно важно для демонстрации вашего профессионализма и внимания к деталям.
Письма в профессиональном контексте могут иметь множество других целей, таких как общение с поставщиками, подрядчиками, партнерскими организациями, клиентами, государственными учреждениями и так далее. Для получения дополнительных примеров профессиональных писем взгляните на образцы писем, предоставленные Дэвидом МакМюрри в его онлайн-учебнике по техническому письму: Техническое письмо онлайн: примеры, примеры и модели .
Информация в этой главе была адаптирована из следующего источника:
Глава«Профессиональные коммуникации» в Техническом письме Аннемари Хэмлин, Криса Рубио, Мишель ДеСильва. Этот источник находится под лицензией Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
Рисунок 7.1.1 Описание изображения:
Особенности оформления одностраничного меморандума.
- Логотип или фирменный бланк размещается вверху страницы и выравнивается по центру или по правому краю (в данном случае это фирменный бланк Университета Виктории).
- «Меморандум» появляется вверху страницы с выравниванием по левому краю крупным жирным шрифтом.
- Блок заголовка (который отображается под заголовком «Меморандум») включает в себя «кому», «от», «дата» и «тема» в вертикальном списке. Эти значения выровнены по вертикали для удобочитаемости.
- Разделительная линия отделяет блок заголовка от сообщения.
- Сообщение начинается с ответа: «Почему я это читаю?»
- В тексте сообщения содержится подробная информация: («Что мне нужно знать?»)
- Имеется хорошо отформатированная таблица. (Таблица имеет заголовок над таблицей, выделенный жирным шрифтом и курсивом, заголовки столбцов выделены жирным шрифтом и центрированы, а текст выровнен по левому краю.)
- Заключительный абзац обобщает и указывает, какие действия (если таковые имеются) ожидаются от читателя (Ответ: «Что бы вы хотели, чтобы я сделал сейчас?»)
- В тексте этого документа используется соответствующий основной шрифт с засечками (Times New Roman)
- Также имеется подпись (необязательно)
[Вернуться к рис. 7.1.1]
- [Текстовое изображение]. [В сети]. Доступно: https://www.flickr.com/photos/13604571@N02/2094946972. CC BY-NC 2.0. ↵
- «Смертельное отвлечение внимания: отправка текстовых сообщений за рулем, в два раза более рискованная, чем вождение в нетрезвом виде, должна быть запрещена», Houston Chronicle, , 23 сентября 2009 г. [онлайн]. Доступно: http://www.chron.com/opinion/editorials/article/Deadly-distraction-Texting-while-driving-should-159.2397.php↵ ↵
- [значок электронной почты]. [В сети]. Доступно: https://www.iconfinder.com/icons/4417125/%40_email_envelope_letter_icon. Бесплатно для коммерческого использования . ↵
- М. Гаффи, Основы делового общения (7-е изд.). Mason, OH: Thomson/Wadsworth, 2008. ↵
- A. Hamlin, C. Rubio, and M. DeSilva, Technical Writing . [Онлайн] Доступно: https://coccoer.pressbooks.com/chapter/professional-communication/. CC-BY-NC-SA 4.0 ↵
[онлайн]. Доступно: http://www.chron.com/opinion/editorials/article/Deadly-distraction-Texting-while-driving-should-159.2397.php↵ ↵You’ve Got Mail: старомодное письмо для развлечения
Автор Аманда Пэган, детский библиотекарь
22 июня 2020 г.
Библиотека Фонда Ставроса Ниархоса (SNFL)
Уважаемый читатель,
Гертруда Берг сидит за столом. Цифровые коллекции NYPL, идентификатор изображения: psnypl_the_5469
Когда вы в последний раз писали письмо от руки? Когда в последний раз вы получали рукописное письмо?
В сегодняшнем быстро меняющемся, основанном на технологиях мире написание писем может показаться устаревшей или причудливой формой общения, но я здесь, чтобы заверить вас, что это все так же прекрасно и полезно, как и всегда.
Буквы, как и фотографии, запечатлевают момент времени. Они показывают нам, о чем думал писатель, его эмоции, а часто и то, что происходило в то время в мире. Почерк является чрезвычайно личным аспектом чьего-то характера и может предложить связь с прошлым. Представьте, что вы находите письмо от своей прапрабабушки и понимаете, что вы оба пишете буквы «г» одинаково!
Историки тратят много времени, пытаясь расшифровать почерк прошлого, чтобы установить подлинность и перевести древние документы. Палеография — это изучение древнего и исторического почерка.
Чистописание и скоропись раньше были важными предметами в начальной школе, но, к сожалению, они отошли на второй план в пользу компьютерного письма. Многие родители взяли на себя задачу научить своих детей искусству скорописи.
Написание писем — отличное занятие, которое увлечет вашего ребенка как обычной почтой, так и почерком! Предложите им отправить письмо своему лучшему другу или любимому родственнику.
Если они действительно хотят проявить творческий подход, почему бы не отправить секретное сообщение, используя невидимые чернила или секретный код? Какой ребенок не был бы в восторге от отправки своему лучшему другу сверхсекретного сообщения, которое могли понять только они вдвоем?
Если ваш ребенок интересуется секретными кодами, у Crayola есть простое онлайн-задание. Для получения дополнительной информации не забудьте просмотреть наши полки и проверить документальную литературу 652.8 для получения дополнительных книг по секретным кодам!
Если у вас есть время, почему бы не отправить содержательное письмо другу или родственнику? Не знаете как? Не волнуйся! Мы здесь, чтобы помочь! Вот некоторые вещи, о которых следует помнить при написании письма.
Что писать
Не каждое письмо должно быть 8-страничным сочинением о том, как устроен мир. Вы можете отправить простую заметку на 1-2 страницы «Просто поздороваться!». Другие возможные темы включают:
- Только регистрация
- Предстоящие праздники/Важные даты
- Глупый анекдот
- Думая о тебе/Вспоминая
- Вы не поверите, что сегодня произошло
Канцелярские товары
Если вы берете на себя труд отправить рукописную записку, вы можете подумать, на чем именно вы собираетесь писать.
Канцелярские товары могут стать забавным продолжением вашей индивидуальности, поскольку существует множество вариантов. Сопоставлять наборы писем и конвертов весело, но вы также можете украсить свою собственную бумагу и конверты. Если вам нужна бумага в винтажном стиле, почему бы не поэкспериментировать с окрашиванием чаем? Или окрашивание другими натуральными ингредиентами, которые можно найти дома?
Независимо от того, выбираете ли вы причудливые и формальные канцелярские принадлежности с монограммой или романтические и причудливые канцелярские товары, самое главное помнить, что ваш почерк должен быть разборчивым. Будьте осторожны с темной бумагой или бланками с крупным шрифтом, так как стандартные черные и синие чернила могут не выделяться на фоне основных цветов. В примере канцелярские принадлежности слева имеют забавную рамку с большим количеством белого пространства посередине, которое идеально подходит для письма. На канцелярских принадлежностях справа может быть трудно разглядеть почерк из-за более заметного шрифта.
Кроме того, убедитесь, что адресные поля на конверте также четкие и разборчивые.
Чистописание
Самое важное, что нужно помнить при написании письма: оно должно быть разборчивым.
Независимо от того, используете ли вы курсив или печатные буквы, ваш почерк должен быть легко читаемым. Если прошло некоторое время с тех пор, как вы в последний раз писали от руки, попрактикуйтесь в том, что вы хотите сказать, на клочке бумаги, пока вы не будете удовлетворены результатом.
Если вас не устраивает ваш почерк или вы давно не писали курсивом, почему бы не проверить рабочую тетрадь?
Ручное письмо и каллиграфия — прекрасные формы письма, которые действительно могут добавить изюминку вашим письмам и другим рукоделиям.
Как написать письмо:
- Обязательно напишите дату ! В конце концов, письма — это капсулы времени.
- Ваш отправитель обязан сохранить ваше письмо на память, поэтому обязательно запишите, когда оно было написано.
Приветствие. «Дорогой такой-то» — стандартное приветствие для писем. Нет ничего плохого в том, чтобы делать вещи простыми или оживлять их чем-то уникальным!
- Если вы пишете любовное письмо, попробуйте использовать «Моему дорогому» или «Моей любви», чтобы звучать более романтично.
- Не стесняйтесь оживить свое приветствие, если вы пишете близкому другу. Например, «Моему лучшему другу» или «Девушке, которая однажды съела всю пиццу».
- Если вы хотите быть необычным, попробуйте что-то вроде «Привет из *вставьте место*».
- Кузов. Начните письмо на строку ниже приветствия и обязательно сделайте отступ, чтобы первый абзац был различим. В качестве измерительного инструмента можно использовать большой палец. Держите левую сторону к краю бумаги и начните с края правой стороны большого пальца. Не забудьте разбить содержание вашего письма на абзацы с отступами, чтобы отметить разрывы. Обычно после приветствия спрашивают об их здоровье и благополучии, но вы можете начать свое письмо так, как хотите.
- Прощание . Когда вы закончите писать, найдите минутку, чтобы подумать о своем прощальном слове или приветственном завершении. Это часть письма, где вы заканчиваете фразой перед тем, как поставить свою подпись. «С уважением, *Вставьте имя*» — это стандартное закрытие писем, но есть масса других вариантов:
- С уважением/С уважением
- Искренне Ваш/Навсегда Ваш/Навсегда Ваш
- XOXO (объятия и поцелуи)
- С уважением/С наилучшими пожеланиями
- Сердечно/С уважением
- Любовь
- Завершите письмо, подписавшись своим именем. I Если вы хотите добавить постскриптум или P.S., вы должны разместить его под своим именем. Постскриптум может быть чем-то, что вы забыли упомянуть в теле письма, или чем-то еще.
- П.С. Знаете ли вы, что ничто не рифмуется с серебром, фиолетовым или оранжевым цветом?
- П. С. Я забыл упомянуть, что они назвали ребенка Сьюзи.
Обычно после приветствия спрашивают об их здоровье и благополучии, но вы можете начать свое письмо так, как хотите.
С. Я забыл упомянуть, что они назвали ребенка Сьюзи.Отправка письма
Отправляя почту, относитесь к конверту так же осторожно, как и к самому письму. Старайтесь писать четко и разборчиво. Старайтесь не использовать слишком причудливый курсив на конверте, так как это может затруднить его обработку почтовым отделением. Печатные буквы работают нормально.
- Укажите свое имя и адрес, «обратный адрес», в верхнем левом углу конверта.
- Ваше имя
- Улица Адрес
- Номер квартиры (если применимо). Если вы отправляете в частный дом, пропустите это.
- Почтовый индекс города, штата (между городом и штатом ставится только запятая)
- Чтобы это выглядело примерно так
- (пример: многоквартирный дом) (пример: частный дом)
- Джейн Смит Джейн Смит
- 123 Main Street 123 Main Street
- Кв. 1 0022
- Квинс, Нью-Йорк 12312
- Напишите имя и адрес получателя в центре конверта.
- Их имя
- Улица Адрес
- Номер квартиры (если применимо)
- Город, Почтовый индекс штата
- Чтобы это выглядело примерно так:
- (пример: многоквартирный дом) (пример: частный дом)
- Джон Смит Джоан Смит
- 321 Ocean Ave 321 Ocean Ave
- Apt 2 Staten Island, NY 12121
- Бруклин, Нью-Йорк 12121
- Не забудьте поставить штамп! Как и в случае с канцелярскими принадлежностями, марки — отличный способ добавить немного яркости письму. Цены на марки варьируются, поэтому обязательно спросите у своего почтальона или клерка на стойке местного почтового отделения. В случае сомнений посетите веб-сайт почтовой службы США. Не забудьте поставить печать в правом верхнем углу.
- Теперь, когда вы адресовали свой конверт, обязательно запечатайте его. Если вы стремитесь к винтажной эстетике, почему бы не использовать восковую печать? Если у вас нет под рукой, попробуйте наклейки! Или, может быть, просто нарисовать что-нибудь интересное.
1 0022
В случае сомнений посетите веб-сайт почтовой службы США. Не забудьте поставить печать в правом верхнем углу.Теперь, когда вы написали, адресовали и запечатали конверт, осталось только отправить его! Возможно, быстрее будет поговорить по телефону или написать текстовое сообщение, но так же, как самодельный свитер, написанное от руки письмо требует реальных усилий и драйва. Получатель обязательно будет в восторге от ваших усилий.
Для получения дополнительной информации и вдохновения для написания писем обязательно ознакомьтесь с другими книгами по теме:
Проблемы с чтением стандартного шрифта? Многие из этих изданий доступны в форматах для посетителей с ограниченными способностями воспринимать печатную информацию.