Как доводить дела до конца: Как доводить дела до конца

Содержание

Как доводить дела до конца — Психология эффективной жизни

Ко мне приходят клиенты с вопросом: «Что я делаю не так? Где мои результаты?» Когда разбираемся с их случаями, становится очевидно, что им хочется успеть все сразу: начинают то одно, то другое дело. Всем интересно заняться самостоятельно, никому не перепоручая, но отдачи почти нет. Потому что ни одно из дел не доводится до конца.

И проблема даже не в том, что они не дописали статью или не сдали отчет. Проблема в том, что этот же механизм проявляет себя в больших масштабах, когда мы годами недополучаем повышение или недозарабатываем долю прибыли в бизнесе. Это ведь тоже «всего лишь» незаконченные дела.

Как же все-таки доводить их до конца?

1. Научитесь отдыхать

Иногда дела бросаются на полпути просто потому, что не хватает сил их закончить. Хотите все успевать — научитесь восполнять ресурсы. Сон не меньше 8–9 часов, массаж, спорт, интересный досуг — позволяйте себе восстанавливаться после работы.

2. Вычеркните все лишнее

Одна из проблем моих клиентов — они стараются безупречно сделать то, что делать вообще не нужно.

Пройдитесь по списку дел с вопросом: «Действительно ли без этого нельзя обойтись?» — и безжалостно удалите все лишнее, что отнимает время, которое можно потратить на выполнение важных задач.

3. Делегирование

Из оставшегося списка часть дел смело можно делегировать. С чем-то намного лучше справится профессионал: например, с версткой сайта или настройкой рекламы. А что-то вам просто скучно делать самостоятельно.

Не бойтесь отдавать задачи исполнителям, экономьте свое время.

4. Избавьтесь от перфекционизма

Стремление сделать все идеально — одна из главных причин, почему список дел никогда не заканчивается.

Я знаю, что хочется сделать все очень хорошо. Да я сам вычитываю каждую свою статью по 3–4 раза, прежде чем успокоюсь. Но я понимаю, что лучше написать и опубликовать ее сегодня с мелкими ошибками, чем идеальную, но через неделю. Неиспользованное время жизни обмену и возврату, увы, не подлежит.

5. Понятная цель

Приступая к очередной задаче, нужно понимать, что мы делаем не просто какое-то сферическое дело в вакууме. Это одна из ступеней на пути к цели.

Не надо просто «писать портрет целевой аудитории», например. Держите в голове, что из этого потом родится реклама, которая приведет клиентов, которые заплатят денег, на которые вы с детьми полетите в Италию есть мороженое и любоваться закатами, например.

6. Составьте четкие критерии оценки выполненной работы

Иногда закончить дела сложно, потому что они ставятся по принципу «копаем от забора и до обеда». Как мы поймем, что достигли нужного результата и можно вычеркивать задачу из списка?

Вот я замешиваю тесто, и критерий выполненной работы — готовая пицца на столе. Вот я сажусь консультировать, и критерий выполнения — положительный отзыв клиента. Вот я сажусь писать, и критерий — две написанные статьи. Не три, не одна, не полторы, а именно две.

7. Уберите все, что может вас отвлекать

Чтобы включиться в работу, нужно примерно 30 минут. Если вы отвлеклись на сообщение в соцсетях всего на секундочку, то придется снова 30 минут настраиваться на рабочий ритм.

А если каждые полчаса к вам в кабинет вваливаются дети с какой-то очень важной просьбой, то вероятность довести работу до конца стремится к нулю.

8. Составляйте небольшие списки

Ресурсы нашего внимания и работоспособности весьма ограниченны. Объективно никто из тех, кто планирует себе 50 заданий в день, не выполняет и половины.

Одно-два действительно важных дела в день выполняются намного лучше. Не тратьте себя на заведомо невыполнимые горы рутины.

9. Не забывайте себя хвалить и награждать за каждое выполненное дело

В мозгу должна появиться связка между «мы довели все до конца» и каким-нибудь удовольствием: горячей ванной, вкусной шоколадкой, походом к морю или чем-нибудь в том же духе.

Тогда в погоне за удовольствиями подсознание будет помогать нам все успевать, а не уговаривать бросить дело на полдороге.

Удачи!

От редакции

Если вы осознаете, что у вас есть тенденция бросать дела на полпути, рекомендуем к прочтению книгу Вика Джонсона «52 понедельника. Как за год добиться любых целей». Мы составили подборку ключевых рекомендаций автора, которые помогут наладить личную эффективность: https://psy.systems/post/pyatdesyat-dva-ponedelnika-kak-za-god-dobitsya-lubyx-celej.

Часто причина, по которой мы не можем закончить дело до конца, довольно банальна — всего-навсего не хватает оперативной памяти, чтобы быстро и качественно обработать большой объем необходимой для работы информации. Как развивать оперативную память, подскажет статья

Нины Шевчук, эксперта в области эффективных технологий обучения и преподавателя: https://psy.systems/post/zachem-nuzhna-operativnaya-pamyat-i-kak-ee-razvivat.

Порой закончить дело до конца сродни победе над собой. Мы привыкли воспринимать это в положительном ключе. Но не кажется ли вам, что конвейер эффективности рано или поздно превращает человека в робота? Кому выгодно, чтобы вы успевали выполнять список из 10 дел ежедневно: вам или вашему окружению? Задуматься над ценой победы над собой предлагает психолог и бизнес-консультант Ольга Юрковская: https://psy.systems/post/cena-pobedy-v-borbe-s-soboy.

Попытки все успеть и никуда не опоздать частенько сопровождаются повышенной тревожностью. Как отличить нормальную тревогу от первых звоночков тревожного расстройства, рассказывает психотерапевт Константин Минкевич: https://psy.systems/post/trevoga-i-trevozhnoe-rasstrojstvo-kak-na-poddatsya.

как научиться доводить начатые дела до конца

У всех людей бывают моменты кризиса, но это не значит, что можно махнуть рукой на свое будущее. Самое важное — это мотивация, потому что невозможно достичь цели, если на то нет причин, нет желания. Пять простых способов помогут вам найти мотивацию, когда она так нужна, а также сохранить ее непоколебимой.

Поощрения для себя самого

Допустим, вам нужно сделать что-то крайне сложное, скажем, за 5 месяцев. Например, это может быть исследовательская работа или написание диплома. Конечно, можно разбить большую цель на задачки поменьше, но ничто не помешает благополучно бросать промежуточные задания, откладывая их в дальний ящик.

Если вы поставили перед собою цель длиною в несколько месяцев, разумеется, ждать результатов придется очень долго, но всегда можно сделать для себя маленькие подарки и преподносить их себе на пути к достижению общей цели. Например, если вы хотите похудеть, то можно сделать себе поощрение после потери первого килограмма. Если это дипломная работа, то можно мотивировать себя презентом после написания введения. Так вам будет приятнее двигаться вперед, потому что ваш путь будет связан с положительными эмоциями.

Бывает так, что люди не выдерживают, делая себе подарки раньше намеченного срока. В этом случае можно попросить помочь близкого человека. Нужно сказать ему, что когда вы достигнете определенной точки, вас можно будет поощрить чем-то, но только после того, как вы возьмете рубеж.

Запомните приятное ощущение от того, что вы выполнили задание

Когда нам удается достичь значимой цели, по коже мурашки бегут, сердце выпрыгивает из груди от счастья. Это говорят за нас гормоны, и такое впечатление нужно запомнить. Сделать это проще всего посредством видеозаписи.

Включите фронтальную камеру на телефоне и начинайте говорить себе о том, что вы чувствуете. Говорите минуту, пять минут, десять. Опишите все свои ощущения и эмоции. Это необходимо для того, чтобы потом, когда вы захотите бросить какое-то важное дело, вы поняли, от чего отказываетесь.

Трудно начать, трудно закончить

Тяжелее всего сделать первый рывок и последний. Психологи отмечают, что большинство людей либо не начинает какое-то дело, либо отказывается от него, когда преодолена половина пути.

Есть одна очень полезная хитрость. Большинство задач можно разделить на этапы, чтобы понять, где середина. Например, вы занимаетесь спортом, и вам нужно пробежать десять километров. Труднее всего будет пробежать первый и несколько последних. Именно поэтому эксперты советуют сначала подбадривать себя тем, сколько вы уже пробежали, а потом подбадривать себя тем, сколько вам осталось.

Думайте так: «Окей, мне нужно пробежать один километр для начала, это нетрудно. Первый есть. Второй есть. Третий, четвертый, пятый. Осталось пять — ровно столько же, глупо останавливаться на середине. Осталось четыре. Осталось всего три, всего два, последний». Это работает с любым делом. Достаточно лишь найти примерную середину и мыслить точно так же. Это очень помогает, причем даже в достижении глобальных целей.

В середине пути наступает момент отчаяния. Просто переждите его, он сравнительно короткий. Многие остаются на пессимистичной ноте, потому что продолжают считать эти «километры» вперед — «6, 7, 8, 9», — хотя нужно стремиться к финишу, делая обратный отсчет.

Помните о приоритетах

Приоритеты — самое важное в нашей жизни. Когда вы не знаете, что важнее — пойти на дружескую встречу или все-таки в спортзал, то для вас это обернется большими проблемами: не в этот раз, но когда-нибудь стихийная расстановка приоритетов даст о себе знать.

Еще в начале своего пути важно ставить на первое место то, в чем вы не хотите проигрывать. Если это работа, то любой отдых, любая встреча, свидание, поход по магазинам могут уйти в тень. Вы должны быть всегда наготове. Невозможно угнаться за двумя зайцами одновременно.

Приоритет в жизни может быть только один. Это либо семья, либо работа, либо хобби. Важны и глобальные приоритеты на год, на месяц, на полгода, и локальные, на неделю или даже на день. В начале недели или конкретного дня нужно ясно понимать, что вы должны сделать, как вы это должны сделать и почему.

Как уже было сказано выше, самые большие трудности нас ждут в начале пути. Каждое наше утро — это маленькое начало, так что бодрость по утрам является залогом успешного и продуктивного дня. Ознакомьтесь с тремя простыми правилами бодрого утра, которые помогут находить энергию в начале дня.

На нашем канале в Яндекс.Дзен всегда самые интересные статьи по этой теме. Обязательно подпишитесь!

21.10.2019 00:56

Как доводить начатое дело до конца: 10 полезных советов

Неоднократно большинство людей сталкивались с ситуациями, когда дела начинают стремительно накапливаться и буквально становится невозможно не только их сделать, но и еще приступить к их выполнению. Конечно, в тот момент, когда человек осознает, что дела накапливаются, ему становится с каждым днем все труднее приступить к их реализации. В таких ситуациях, если своевременно не собраться с мыслями и силами, то можно просто бросить все и вообще перестать что-либо делать. Разумеется, чтобы не довести до такой ситуации, необходимо уметь доводить все начатые дела до конца. Рассмотрим подробно полезные советы, которые отлично Вам в этом помогут.

Совет № 1. Успокойтесь и сосредоточьтесь на том, что необходимо сделать

Когда Вы понимаете, что у Вас накопилось много незавершенных дел, то необходимо успокоиться и сосредоточиться на том, что Вам необходимо сделать. Не стоит преждевременно окружать себя мыслями о том, что Вам что-то не под силу или же, что Вы совершенно ничего не сможете сделать. Такая установка ни к чему хорошему не приведет! Поэтому, успокойтесь и сосредоточьтесь на том, что нужно сделать и постепенно приступайте к своей работе.

Совет № 2. Настройтесь на максимально эффективную работу

Обязательно настройтесь на максимально эффективную работу, чтобы начать не только доводить дело до конца, но и еще, чтобы выполнять работу намного быстрее. Не стоит забывать, что текущая работа может постоянно прибавляться и если Вы будете выполнять незавершенные дела медленно, то совершенно ничего не изменится. Поэтому, настройтесь на максимально эффективную работу и выполняйте ее намного быстрее.

Совет № 3. Займитесь планированием времени

Занимайтесь планированием своего времени и распределяйте его так, чтобы успеть выполнить не только текущие дела, но и еще завершить какие-либо незавершенные. В результате, Вы сможете намного быстрее выполнить свою работу и приучите себя к тому, чтобы не откладывать свои дела на потом.

Совет № 4. Правильно расставляйте приоритеты

Всегда правильно расставляйте приоритеты задачам, которые Вам нужно реализовать в жизнь. В первую очередь, выполняйте срочные, важные и неотложные дела, а оставшиеся распределяйте на остаток дня. Причем, выполнив важные и срочные дела, Вам будет намного легче переключиться на выполнение оставшихся.

Совет № 5. Заставляйте себя работать

Постоянно заставляйте себя работать и боритесь со своей ленью, чтобы своевременно выполнять поставленные перед собой задачи. Помните, что если Вы что-то не доведете до конца, то такие дела начнут стремительно накапливаться. В результате, Вам будет намного труднее приступить к их реализации. Поэтому, преодолевайте свою лень и заставляйте себя работать, что вовремя все выполнять.

Совет № 6. Старайтесь сделать все, что запланировали

Старайтесь всегда сделать абсолютно все, что Вы запланировали. Не откладывайте свои дела и планы на потом. Такая установка позволит Вам доводить начатое дело до конца и своевременно справляться со всей своей работой.

Совет № 7. Преодолевайте трудности

Преодолевайте трудности у себя на пути, чтобы выполнять поставленные перед собой задачи. Ведь, в жизни далеко не всегда бывает все легко и просто. Поэтому, чтобы добиваться желаемых результатов, необходимо быть готовым к тому, чтобы преодолевать всевозможные преграды, возникающие у Вас на пути. Таким образом, Вы сможете своевременно справляться со всей своей работой и доводить начатое дело до конца, не откладывая его на потом.

Совет № 8. Делайте небольшие перерывы на отдых

Не стоит забывать, что необходимо делать небольшие перерывы на отдых. Как правило, небольшой перерыв между выполнением работы позволит Вам собраться с силами и дать своему мозгу настроиться на выполнение другой задачи. Таким образом, Вам удастся восстановить энергию и силы, что позволит избежать усталости, переутомления, раздражения и стресса, что, в свою очередь позволит Вам повысить эффективность своей работы.

Совет № 9. Используйте режим многозадачности

Не нужно бояться работать в режиме многозадачности. Разумеется, в самом начале Вам будет достаточно сложно и трудно работать. Но, со временем, такой режим позволит Вам намного эффективнее выполнять всю свою работу и постоянно доводить начатое дело до конца.

Совет № 10. Избавляйтесь от всех вредных привычек

Во многих случаях, именно вредные привычки человека постоянно выстраивают перед ним всевозможные преграды, которые не позволяют ему своевременно выполнять свою работу. Из-за этого, человек совершенно не может доводить начатое дело до конца. Поэтому, нужно собираться с силами и начать постепенно избавляться от всех своих вредных привычек, мешающих Вам своевременно реализовать свои планы в жизнь.

В заключении стоит добавить, что если Вы хотите постоянно доводить начатое дело до конца, то не забывайте работать над собой и стремитесь сделать свою жизнь намного лучше.

Как научиться доводить начатые дела до конца.

Неоконченные дела мешают спокойно жить и порой заставляют думать о своей несостоятельности. Как научиться доводить дело до конца?

Как научиться доводить дело до конца

Даже если вы тратите много времени на постановку целей, разбиваете их на отдельные шаги и дела, вам все равно бывает тяжело заставить себя выполнять свои дела до того момента, пока цель не достигнет своего удачного исхода. Зачастую, пересечь стартовую черту намного легче, чем финишную. Как научиться доводить дело до конца вы узнаете из следующих шагов:

Учимся на своих ошибках

Чтобы идти вперед, к своим самым высоким достижениям, вам для начала следует извлечь и усвоить уроки из ваших незавершенных дел. Если вы ощущаете психологическую тяжесть, вызванную незавершенными делами, нужно простить самого себя за это, и пообещать себе, что этого впредь не повториться.

Отказ от стратегий, не имеющих будущее

Обратите внимание на то, какими способами вы пытались себя доводить дело до конца. Если вы уже неоднократно применяли этот метод, но он не срабатывает, или срабатывает иногда, тогда не применяйте его вообще.

Часто люди просто ходят по кругу, придерживаясь все тех же не работающих стратегий, и годами живут в надежде, что все скоро изменится. Поймите, ничего не выйдет.

Осознать способность к завершению дел

Старайтесь осознавать, что за какое бы дело вы не брались, какую бы цель не преследовали, вы всегда имеете способность завершать дела в поставленный срок. Ведь вы же пытаетесь достигать не чего-то невозможного, а скорее, наоборот. Всегда в нашей жизни присутствуют способы завершать дела до конца, выполнять все проекты и достигать нужных результатов.

Быть всегда готовым справляться с трудными делами

Легко просто сказать, что вы способны доводить дело до конца. Любой может так сказать. Но настоящая способность заключается в том, что выи готовы выполнить всю любую грязную работу. Но ведь эта работа может существенно замедлять темп вашего движения. И это, поверьте, многих заставляет усомниться в собственных силах.

Но если у вас есть желание доводить дела до конца, то вам придется мириться с наличием тяжелой работы и принять решение выполнять ее независимо от степени ее сложности. Это и есть то самое ключевое различие между способностью начать дело и довести его до логичного конца.

Не позволяйте никому и ничему отвлекать вас от дела.

Возьмите за правило заканчивать все, что было начато. Не беритесь за новое дело, пока не завершите начатый проект.

Если не можете выполнить – откажитесь полностью от реализации плана, но не оставляйте его в подвешенном состоянии.
Старайтесь сразу делать то, что можно сделать сразу. Запрос по почте, телефонный звонок, оповещение о перемене планов – делайте это сразу. Во-первых, отложив дело до «после обеда» или перекура про него можно попросту забыть и подвести коллегу. Во-вторых, отложенные мелкие дела в сумме дают тревожное ощущение цейтнота, которое порождает ненужную суетливость.

Трудные и рутинные задачи лучше всего выполнять с утра и без перерывов. Любое отвлечение от дела требует нового погружения в задачу, на что снова потребуется время и силы. Экономьте свою энергию – выполняйте работу сразу большими частями.

Выполняйте данные обещания или не давайте их вовсе.

Делайте работу быстро, не растягивайте процесс, ускорьтесь. Старайтесь завершать работу быстрее, чем она успеет наскучить и превратиться в головную боль.

И еще

Не сидите в ожидании идеальных условий. Если будете постоянно ждать идеальных условий, вероятно, вы так и не начнете действовать. Всегда будет существовать то, что вам мешает. Либо не то время, либо большая конкуренция и т. д. в реальном мире не существует идеального времени для начала дел. Вы обязаны научиться действовать и уметь разрешать вопросы.
Сами по себе идеи не приносят успеха. Идеи очень важны, но они ценны, только когда применяют. Если вы полны идей, а самое главное, вы в них верите, тогда нужно действовать.
Действуйте, чтобы отпугнуть от себя страх. Все, наверное, знают, что самая страшная часть выступления перед публикой – это стоять в ожидании вашей очереди. Но как только вы начнете говорить, волнение пропадет. Действие – вот способ отогнать от себя страх. Сложно, конечно, действовать в первый раз. Начиная действовать, устраняйте страх и стройте свой успех с уверенностью.
Живите настоящим. Сделайте акцент на том, чем вы сейчас занимаетесь. Не нужно обеспокоиться о том, что вы должны были сделать два дня назад или, что должны сделать через неделю. Будете об этом много думать – ничего не получится.

Будьте организованным человеком, прежде чем браться за самостоятельное дело. Возможно, инициатива – это как раз то свойство, которого так желают менеджеры компаний. Поэтому не позволяйте себе упускать инициативу. Когда у вас появляется новая идея, внедряйте ее без команды сверху. Вас обязательно заметят, когда поймут, насколько серьезно вы относитесь к работе и деятельности компании. те, кто сидит наверху, не ждут указаний, что им делать. Поэтому, если желаете быть рядом с ними, действуйте независимо.

Как только вы научитесь быть собранным и перестанете откладывать дела на «потом» вы сможете реализовать любой проект, каким бы масштабным он ни был.

Автор: Цаплева Л.

Как доводить начатое до конца и получать энергию

Когда мы начинаем выполнять какое-либо задание, в памяти создается напряжение, которое разряжается, когда цель достигнута. Незавершенные дела приводят к тому, что напряжение накапливается, а чувство удовлетворения от сделанного не наступает, растет уровень стресса.

Возможны и другие варианты:

Когда удовольствие несет не результат, а процесс. Для некоторых людей движение к цели важнее результата, поэтому незавершенные дела приносят им больше удовольствия, чем завершенные. Тем не менее даже для них существует фактор стресса от незаконченных дел, которые пришлось отложить, ведь в них нет ни результата, ни удовольствия от процесса.

Когда не важен ни процесс, ни результат. У этой категории людей нет ни целей, ни мотивации, в головах и жизни хаос. Им не важно, что и когда получать и каких целей достигать. К сожалению, отсутствие самоорганизации мешает в работе, семье, отношениях с окружающими. Наладить жизнь одними только навыками тайм-менеджмента у них не получится.

Большинство все же подпитывается энергией от завершения дела, поэтому для них важно заканчивать начатое. Для этого нужно уметь правильно определять цели и задачи:

если дело можно закончить сейчас, его не нужно откладывать;
цель, которая не может быть достигнута в ближайшее время, должна быть разбита на несколько подцелей, каждую из которых можно реализовать в обозримый срок. По мере возможностей завершайте их одну за другой, получая удовлетворение от результата, несмотря на то, что основная задача все еще «висит».

Как правильно планировать дела

Существует несколько подходов к вопросу:

строить планы на день, неделю, месяц, год и исполнять их, при необходимости корректируя список целей;
в каждой ситуации определять приоритетные задачи и решать их, а остальные дела выполнять стихийно, по мере появления.

Оба подхода имеют право на существование, и нет универсальных рекомендаций о том, как правильно жить. Вы выбираете ту схему, которая позволяет накапливать энергию вам. Первое, что следует выяснить, — что для вас связано с притоком или уходом энергии. И тогда станет понятно, нужно ли вам разбираться с оконченными и неоконченными делами. Возможно, вы окажетесь именно тем человеком, который «питается» от незавершенных дел, а значит, планирование и регламентирование жизни для вас не играет существенной роли.

Как научиться завершать дела?

Речь пойдет главным образом о тех, кто ориентирован на результат, придерживается какого-либо плана, ставит цели. Для них важно завершить то или иное дело, потому что в противном случае они будут накапливать напряжение.

К достижению результата можно применить тот же подход, что и к целеполаганию: дело, которое невозможно завершить в один заход (например, ремонт, обучение в вузе, изучение иностранного языка и т.д.), нужно разбить на этапы и последовательно их закрывать. Если что-то не получается, разобраться в причине. Спросите себя, почему вы не хотите это делать, что предпринимаете, чтобы завершить начатое? Какой следующий шаг планируете сделать?

Прием для тягостных и нелюбимых задач — делегирование

Ответы на вопросы могут открыть неочевидную истину — возможно, дело, за которое вы взялись, вам не нужно. Оно не соответствует жизненным целям и желаниям, требует слишком больших усилий, несоразмерных результату, или неактуально. В таком случае его можно и даже желательно не завершать. Если проанализируете ситуацию и решите, что делать этого не будете, для вашего восприятия задача перестанет быть незавершенной. Закрывая вопрос, можно получить тот же эффект, что и при окончании дела: оно больше не будет на вас давить, вы ощутите приток энергии.

Второй прием для тягостных и нелюбимых задач — делегирование. Научитесь перепоручать то, что никак не можете довести до конца, другим.

Классифицировать дела по важности

Ежедневно нас обступают сотни крупных и мелких дел. Как разобраться, за что взяться сразу, а что отложить на потом? Удобный инструмент, который позволяет быстро распределить дела, — разделить лист на 4 части. В каждую впишите текущие задачи по степени их важности и срочности:

верхний левый квадрат — важно и срочно;
верхний правый квадрат — важно, но не срочно;
нижний левый квадрат — срочно, но не важно;
нижний правый квадрат — не срочно и не важно.

Если незавершенные дела распределить на эти четыре части, то сразу станет понятно, что нужно сделать в первую очередь, а что может потерпеть до более удобного времени или даже до следующего дня (недели, месяца).

Чтобы еще эффективнее справляться с зависшими задачами, придерживайтесь правил:

К каждому делу подходите осознанно и сосредоточенно
Заканчивайте дела одно за другим
Отдыхайте между задачами

Самое главное — найти собственный способ пополнения энергии. Если для вас это завершение всех начатых дел — планируйте время и распределяйте дела по важности. А если вы получаете удовольствие от процесса, фиксируйте внимание на нем, а не на результате. Это поможет вам вести более сбалансированную жизнь, позволит избавиться от лишнего стресса и даст возможность открыть новые источники энергии.

Ольга Драгая — психолог, лайф-, велнес-, бизнес-коуч. Ведет блог в Инстаграме.
Читайте также

Как доводить дела до конца?

Краткое содержание статьи:

Умение доводить начатое дело до конца – одно из важнейших необходимых качеств в достижении успеха. Упорство, настойчивость и вера в победу обязательны, если вы стремитесь получить желаемое. Даже если только одна попытка из 100 окажется успешной – человек становится победителем. С каждым успешно выполненным заданием будет расти ваша уверенность в себе и своих силах, подниматься самооценка. Неоконченное дело отнимает силы. Постоянно возвращаясь к нему мысленно, вы тратите энергию, которую могли бы использовать на его выполнение.

Краткое содержание

Определите источник

Постарайтесь понять, что является причиной вашего нежелания довести работу до победного конца. Если это обычная лень – необходимо приложить усилие воли. Так формируется характер. Возможно, вы недостаточно уверены в победе. Но тот, кто опустил руки – уже проиграл. Верить в успех – обязательное условие для любого начинания. Если вы просто «перегорели» идеей, то спросите себя, что вы приобретаете, исполнив задуманное. Возможно, вспомнив про все плюсы, ваша мотивация возрастет. Всегда держите цель в поле зрения. Не останавливайтесь на полпути, пока не увидите результат. Не демонстрируйте окружающим часть выполненной работы, вы можете успокоиться, услышав похвалу.

Организуйте свои действия

Если Вы крутитесь весь день, как белка в колесе, но все равно почти ничего не успеваете, то возможно дело в неправильном планировании рабочего времени. Обязательно составьте план выполнения задач. Если в результате анализа и планирования выяснится, что часть дел больше не важны для вас, просто отпустите их и забудьте. Важные дела выполняйте и не переходите к следующему пункту плана, пока не окончите начатое дело. Нет предела совершенству планирования – сделайте основной объем работы и только потом уже вносите корректировки. Научитесь праздновать победу – когда задание будет выполнено, обязательно похвалите себя.

Обязательными условиями эффективного планирования являются:

составление планов в письменной форме;
фиксация результата;
установление временных рамок.

Совершенно не имеет значения, каким конкретно родом деятельности Вы заняты, закон планирования времени для всех один и тот же. Единственная возможность справиться с потоком дел — это четко обозначить их приоритетность.

Для начала, давайте разберемся, какого рода задачи существуют:

Дела важные и срочные;
Дела важные, но не срочные;
Дела не важные, но срочные;
Дела не важные, и не срочные.

В такой же последовательности их лучше и выполнять. Причем дела из последнего пункта можно, и желательно, не выполнять вовсе.

Составьте список всех дел

Прежде всего, необходимо разобраться с целями. Что конкретно для Вас является важным, а что нет. Расставьте все дела, в порядке убывания, по степени важности. Для этого запишите все основные дела и оцените степень важности каждого из них по пятибалльной шкале:

5 — жизненно важно;
4 — очень важно;
3 — скорее важно, чем нет;
2 — сомневаюсь в важности;
1 — не важно.

Теперь оцените степень срочности каждого из записанных дел по четырехбалльной шкале:

4 — неотложно;
3 — очень срочно;
2 — достаточно срочно, но может подождать;
1 — совсем не срочно;

Умножьте первую цифру на вторую и сначала выполняйте те задачи, где результат умножения больше 16 (важные и срочные). А затем те, где результат 12 и больше. Такое упорядочивание поможет составить план действий и выделить время для действительно важных, полезных и ведущих к цели дел.

Результат не заставит себя ждать

Если вы постоянно будете держать «в поле зрения» основную цель – действительно важное для вас дело, то на более мелкие дела Вы просто не захотите отвлекаться. Разбейте основное и важное дело на небольшие задачи. Устанавливайте сроки и выделяйте время для их решения. Важные и срочные дела — особая категория дел (жизненно важные, глобальные). Их выполнение не терпит откладывания, ни при каких условиях. Постарайтесь добиться того, чтобы важные дела не превращались в срочные, всегда заблаговременно их выполняйте.

Не забудьте включить в список важных дел такие пункты, как забота о здоровье себя и своих близких, общение с родными, встречи с друзьями, активный отдых, хобби, приносящее радость, время для чтения любимых книг.

Если вас будут отвлекать срочные, но не важные дела, подумайте, как можно организовать их выполнение без вашего участия. Если существует возможность поручить эти дела другим людям, то постарайтесь использовать эту возможность. Если вам необходимо самостоятельно решить срочные, но не важные задачи, выделите для их решения минимальное время.

Итак, вы хотите GTD? Пошаговое руководство по выполнению задач

Getting Things Done, или сокращенно GTD, — это популярная система управления задачами, созданная консультантом по производительности Дэвидом Алленом. Методология основана на простой истине: чем больше информации крутится в вашей голове, тем труднее решить, что требует внимания. В результате вы тратите больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. Когда информация накапливается в вашей голове, это приводит к стрессу, подавленности и неуверенности.

Аллен заметил, что наш мозг гораздо лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее («твоя голова — дрянной офис»). Его метод GTD описывает, как сбросить весь ваш умственный беспорядок во внешнюю систему, а затем организовать его, чтобы вы могли сосредоточиться на правильных вещах в нужное время. Когда ваш рабочий процесс GTD настроен правильно, вы сможете уверенно ответить: «Над чем мне работать?» в любой момент, не беспокоясь о том, что вы можете забыть что-то важное, что вам нужно сделать позже.

Попробуйте GTD, если вы …

Вы ошеломлены количеством вещей, которые вам нужно отслеживать
Беспокойство о том, чтобы забыть мелкие детали
Носите много головных уборов на работе и в жизни
Запускает множество проектов, но испытывает проблемы с их завершением
Никогда раньше не участвовал в GTD (каждый должен хотя бы раз в жизни использовать GTD)

Это руководство познакомит вас с принципами и рабочими процессами GTD, а также с тем, что мы think — это наиболее интуитивный способ их реализации.Мы сосредоточимся на том, как использовать GTD с Todoist, но одни и те же принципы применимы независимо от того, какое приложение вы используете. Ключ к GTD — это не конкретные инструменты, которые вы выбираете, а скорее привычки, которые вы используете ежедневно, чтобы думать и расставлять приоритеты в своей работе.

Что такое GTD? Краткий обзор

Метод GTD состоит из пяти простых приемов, позволяющих систематизировать беспорядок в вашем мозгу и добиваться цели:

Захватить все: Захватить все, что приходит вам в голову. Нет ничего слишком большого или маленького! Эти элементы попадают прямо в ваши почтовые ящики.
Уточните: Преобразуйте то, что вы зафиксировали, в четкие и конкретные шаги. Решите, является ли элемент проектом, следующим действием или ссылкой.
Организуйте: Поставьте все на свои места. Добавляйте даты в свой календарь, делегируйте проекты другим людям, храните справочные материалы и сортируйте свои задачи.
Обзор: Часто просматривайте, обновляйте и пересматривайте свои списки.
Занять: Приступайте к работе над важным делом.

Хотя для настройки GTD требуются предварительные затраты времени и энергии, оно окупается при постоянном использовании.Вы больше не будете беспокоиться о том, что забудете срок или пропустите важную задачу. Вместо этого вы сможете спокойно реагировать на поступающую информацию и уверенно определять приоритеты своего времени.

Некоторые очень специфические, но, казалось бы, приземленные формы поведения, когда их применяют, создают способность существовать в виде сложной спонтанности, которая, по моему опыту, является ключевым элементом успешной жизни.
— Дэвид Аллен

Хотя в основе GTD лежат эти пять простых шагов, их не всегда легко выполнить.GTD не требует определенного инструмента, приложения или продукта. Аллен даже не приводит доводов в пользу цифровых систем по сравнению с аналоговыми. Скорее, ключ к любой долгосрочной системе продуктивности — сделать ее как можно более простой и использовать как можно чаще. Ваш инструмент должен быть достаточно универсальным, чтобы справиться с вашими самыми сложными проектами, но при этом достаточно простым, чтобы его можно было обслуживать, когда у вас мало энергии.

В оставшейся части этой статьи мы рассмотрим особенности каждой из пяти методик GTD, описанных выше, и расскажем, как их реализовать с помощью Todoist.Но, опять же, одни и те же принципы должны применяться независимо от того, какой инструмент вы используете.

Capture

Чтобы GTD работал, вы должны перестать хранить информацию в своем мозгу. Все, что приходит вам в голову — задачи, события, идеи, рекомендации по книгам и т. Д. — необходимо сразу же записать и сохранить в папке «Входящие». В GTD почтовый ящик, будь то физический или цифровой, представляет собой визуальное представление всех входных данных, с которыми вам нужно как-то иметь дело ежедневно.

Ваш почтовый ящик используется только для того, чтобы собрать хаос ваших мыслей, чтобы выбросить их из головы.Сейчас не место и не время беспокоиться об организации.

В Todoist ваш почтовый ящик будет по умолчанию местом для хранения всех ваших входных данных, пока вы не сможете их систематизировать. Чтобы добавить новую задачу в папку «Входящие» в веб-приложениях или приложениях для ПК, щелкните значок «плюс» в правом углу или просто нажмите «q». Задача будет добавлена в папку «Входящие» по умолчанию, если вы не укажете другой проект.

Проведите первоначальную очистку сознания

Если вы только начинаете работу с GTD, проведите полную очистку всех «открытых циклов», о которых вы только можете подумать, — всего, что вам может понадобиться в будущем.Добавьте их как задачи в папку входящих сообщений Todoist прямо сейчас. Проконсультируйтесь со списком триггеров GTD, чтобы пробудить в вашей памяти обязательства, которые вы, возможно, забыли.

Выполняйте новые задачи сразу же

Один из основных принципов GTD — переносить задачи из головы во внешнюю систему в тот момент, когда они приходят к вам. Todoist синхронизируется между платформами — компьютером, телефоном, веб-браузером, почтовым клиентом, умными часами или умным домашним помощником — поэтому вы можете вводить задачи в любое время и в любом месте.

Всякий раз, когда на ум приходит новая задача, возьмите за привычку сразу же добавлять ее в папку «Входящие» и беспокоиться о ее организации позже.Чтобы как можно быстрее записывать задачи, где бы вы ни находились, мы рекомендуем установить Todoist или любое другое приложение:

В качестве приложения на вашем компьютере
В качестве приложения на вашем телефоне
В качестве расширения для Интернета браузер, который вы используете (для добавления веб-сайтов в качестве задач)
В качестве плагина для используемого вами почтового клиента (для добавления писем в качестве задач)

Просматривайте и загружайте приложения Todoist

Объедините свои почтовые ящики

Вы можете использовать Todoist объединяет все ваши почтовые ящики — от писем, которые нужно отслеживать, до сообщений, над которыми нужно действовать, статей, которые нужно прочитать, списков продуктов и справочных материалов, которые вы сохраняете на потом.Чем меньше почтовых ящиков вам придется проверять на наличие открытых циклов, тем проще будет поддерживать вашу систему.

Отправляйте сообщения в Todoist из своей электронной почты или с помощью инструмента обмена сообщениями команды:

Используйте плагины Todoist для Gmail и Outlook, чтобы быстро добавлять электронные письма как задачи
Пересылайте электронные письма прямо в папку входящих сообщений Todoist, используя адрес пересылки вашего проекта.
Превратите сообщения в задачи с помощью инструментов обмена сообщениями вашей команды, таких как Twist или Slack.

Превратите электронную почту в задачи Todoist, не выходя из Gmail.

Снимок материалов для чтения и справочных материалов:

Сделайте фотографии визитных карточек или напоминаний о событиях и прикрепите их к комментариям к соответствующей задаче.
Прикрепляйте файлы из Dropbox, Google Диска или вашего компьютера к любой задаче, чтобы читать или работать над ними позже.
Подключите приложение для чтения, такое как Pocket, к Todoist через нашу интеграцию IFTTT, и задача Todoist будет автоматически создаваться каждый раз, когда вы добавляете статью в Pocket.
Загрузите Todoist для Chrome, Safari или Firefox, чтобы сохранить любой URL-адрес для последующего доступа.
Используйте расширения общего доступа Todoist на Android или iOS, чтобы делиться страницами из мобильных приложений как задачами.

Прикрепите справочные материалы — фотографии, документы, ссылки, заметки или даже аудиофайлы — к соответствующим задачам.

Уточнение

Теперь, когда ваш почтовый ящик заполнен, следующий шаг — превратить хаотичный беспорядок всего, что вы записали, в конкретные шаги.Просмотрите каждый элемент в своем почтовом ящике и выполните одно из следующих действий (подробнее о том, как выполнить каждый шаг, рассказывается в следующем разделе):

Если элемент занимает менее 2 минут, заполните его сразу.
Если это можно делегировать, поручите задачу кому-нибудь другому.
Если это не требующий действий справочный элемент (например, файл, документ, статья, контактная информация и т. Д.), К которому вам нужно будет вернуться позже, сохраните его в отдельном справочном проекте или прикрепите к комментарии к соответствующей задаче или проекту.
Если элемент необходимо выполнить в определенный день и / или время, укажите срок выполнения задачи.
Если задача больше не нужна или не требует действий, удалите ее.
Если задача требует более одного шага, создайте проект, в котором будут размещены все связанные с ним элементы, и определите одно следующее действие, которое вы можете предпринять для продвижения проекта вперед.

Сделайте свое дело максимально конкретным и действенным. Добавьте как можно больше информации, чтобы потом не ломать голову над ней.Например, «Позвони маме» может потребоваться ввести как «Позвони маме, чтобы обсудить праздничный ужин». Или «Налоги» может быть «Позвоните Мэри, чтобы обсудить налоговые документы» с номером телефона Мэри и списком конкретных документов, прикрепленных в комментариях к задаче (подробнее о комментариях к задаче позже).

Сделайте ваши задачи как можно более конкретными и действенными.

Упорядочить

После того, как вы прояснили вопрос в своем почтовом ящике, пора отсортировать его в подходящее место. На самом деле прояснение и организация ваших задач будет происходить одновременно, когда вы очищаете свой почтовый ящик, но полезно думать о них как о отдельных действиях.

Существует много разных способов организации задач с помощью методологии GTD, но мы рекомендуем использовать комбинацию проектов и меток.

Одноразовые задачи

Это задачи, которые занимают больше 2 минут, но требуют всего одного шага. Например, «ответить на электронное письмо Джоша о ценах на проект» или «обновить вкладки для автомобилей». Вы не хотите, чтобы они загромождали ваш почтовый ящик, но они также не подходят ни для какого другого проекта.

Создайте новый проект Todoist для разовых задач

Создайте новый проект под названием Одноразовые задачи.
Перетащите одношаговые задачи из папки «Входящие» в этот проект, щелкнув серую «метку» слева от имени задачи и перетащив ее на имя проекта в левом меню.
Вы также можете назначить другой проект, набрав «#» в поле задачи, чтобы открыть список всех ваших проектов. Выберите свой проект из списка или продолжайте вводить название проекта, чтобы сузить результаты.

Используйте ярлык # для выбора проекта

Проекты

Вы обнаружите, что многие из записанных вами задач на самом деле являются проектами.Согласно философии GTD, проекты — это любой элемент, для выполнения которого требуется более двух шагов. Например, «покраска спальни» — это проект, потому что он включает в себя другие задачи, такие как получение образцов краски, выбор цвета, покупка расходных материалов, подготовка стен и т. Д. Вот как работать с проектами в Todoist:

Создайте новый проект для каждый многоэтапный проект, который вы определили, проясняя свои задачи.
Перетащите связанные задачи из папки «Входящие» в соответствующий проект.Или щелкните задачу и введите «#» в поле задачи, чтобы вывести список ваших проектов на выбор.
Обдумывая другие шаги, добавляйте их как новые задачи в проекты.

Создайте проект для любого элемента, который требует 2 или более шагов для завершения

Области фокусировки

Может быть полезно сгруппировать ваши проекты на основе ваших «Областей фокусировки» — термин GTD для различных областей ответственность, которую вы несете в своей жизни. Эти области — инструмент, позволяющий привлечь внимание к вашим более широким жизненным целям и решить, над чем работать дальше.Если задача не входит в рамки какой-либо из ваших сфер внимания, возможно, пришло время переоценить, хотите ли вы тратить на нее свое время. Или вы можете просто разделить свои проекты на «Рабочие» и «Личные».

В Todoist это легко сделать с помощью подпроектов. Вот как это сделать:

Создайте проект для каждой области внимания. В этом проекте не будет никаких задач, он нужен только для визуальной организации.
Щелкните серый маркер слева от имени проекта и перетащите и сделайте отступ для ваших реальных проектов под только что созданными высокоуровневыми «папками», чтобы превратить их в подпроекты.
(Необязательно) Чтобы создать еще большее визуальное разделение между вашими областями фокуса, назначьте разные цвета проекта для каждой области.

Подпроекты Nestle для каждой области фокуса

Теперь вы сможете поддерживать список проектов в чистоте, свертывая подпроекты под родительским проектом. Например, пока вы на работе, вы можете держать свои рабочие проекты в поле зрения, в то время как личные проекты скрыты, и наоборот.

Для простоты сначала завершите настройку системы GTD, чтобы получить представление о своем рабочем процессе.При необходимости вернитесь и разбейте свои проекты на более широкие категории позже.

Следующие действия

Это задачи с четкими и конкретными действиями, которые вы должны выполнить при следующей возможности (например, «Отправить Джеймсу бюджет для корпоративной вечеринки по электронной почте»). Следующие действия отделены от будущих действий — шаги, которые вы предпримете в конечном итоге, но не требуют вашего внимания прямо сейчас.

Определите следующее действие для каждого проекта, пометив его меткой «@next». Чтобы добавить метку, просто введите «@» в поле задачи и начните вводить название задачи.

Просмотрите все свои задачи с пометкой @next

Задачи с датой и / или временем выполнения

Для элементов, которые должны быть выполнены в определенную дату и / или время, запланируйте их. Но будьте осторожны: GTD предостерегает от чрезмерной зависимости от сроков выполнения. Добавляйте их только к тем задачам, которые действительно нужно выполнить в определенный день и время. Во всем остальном доверяйте своим следующим действиям и регулярному еженедельному обзору всех ваших списков задач (подробнее об этом позже).

При редактировании задачи вы можете щелкнуть поле Расписание и выбрать дату и время в календаре.Или просто введите срок и / или время в поле задачи, используя естественный язык, например, в следующий понедельник в 8:00 . Интеллектуальное быстрое добавление автоматически распознает и выделит срок выполнения и добавит его при сохранении задачи. Вы даже можете ввести повторяющиеся сроки выполнения, например, каждую вторую среду , для задач, которые повторяются на регулярной основе.

Введите срок выполнения в поле задачи, используя естественный язык, например «Пятница»

Вы можете перемещать элементы со сроками выполнения из почтового ящика в соответствующий проект или в проект One-Off Tasks , если они не связаны с многоступенчатый проект.

Совет Todoist

Синхронизируйте свой Todoist с Календарем Google, чтобы события календаря отображались в Todoist как задачи, а запланированные задачи Todoist отображались в вашем Календаре Google как события.

Просматривайте свои задачи Todoist в Календаре Google и события Календаря Google в Todoist.

Повестки дня

Некоторые элементы, которые вы сохраняете в своем почтовом ящике, будут напоминать о вещах, которые вы хотите обсудить с кем-то еще, а не о следующих действиях. Чтобы отслеживать эти пункты повестки дня:

Создайте новый проект под названием Повестки дня.
Создайте новый подпроект в разделе Повестки дня для каждого человека, с которым вам нужно контактировать на регулярной основе. Например, ваш начальник и любые подчиненные. Вы также можете создавать подпроекты для каждой регулярной встречи команды или проекта. Например, Marketing Weekly .
Добавьте элементы, которые необходимо вынести в качестве задач в соответствующий подпроект повестки дня.
Когда вы встречаетесь с этим человеком или приходите на встречу, откройте соответствующий проект, чтобы увидеть список всех вопросов, которые вам необходимо рассмотреть.
(Необязательно) Поделитесь своими проектами повестки дня с соответствующими людьми, чтобы каждый мог видеть, добавлять и даже назначать пункты для обсуждения.

Создавайте подпроекты в рамках основного проекта повесток дня для каждого регулярного собрания, которое у вас есть

Справочные материалы

Справочные материалы — это недействительные элементы, которые вам необходимо сохранить (например, налоговые документы, материалы для чтения, электронные таблицы, документы Word , номера телефонов и т. д.). Хотя сами по себе они не являются задачами, они часто нужны для выполнения задачи позже.Вы можете организовать эти виды вспомогательных справочных материалов в Todoist, прикрепив их к соответствующей задаче или комментариям к проекту:

Прикрепите справочные материалы по конкретной задаче к комментариям к задаче.

Материалы проекта более высокого уровня (спецификации проекта, черновики, общие папки) могут быть прикреплены или связаны в комментариях к проекту.

Сохранение справочных материалов на уровне проекта в комментариях к проекту

Таким образом, когда вы будете готовы начать задачу или проект, вся необходимая информация будет у вас под рукой.

Скорее всего, у вас также будут справочные материалы, не связанные с конкретной задачей или проектом. Например, статья, которую вы сохранили из Интернета на будущее, файл с важной информацией или идея подарка на следующий день рождения вашего партнера. Многие люди любят использовать отдельное приложение для заметок для систематизации своих справочных материалов, но вы также можете отслеживать некоторые или все из них в Todoist. Вот как:

Создайте новый проект Reference
Создайте новые подпроекты в рамках проекта Reference для каждого типа справочного списка.Например, Идеи подарков , Дни рождения , Контактная информация, Рецепты и т. Д.
Переместите задачи справочных материалов в соответствующий проект, перетащив их из папки «Входящие». Или выберите новый проект с помощью быстрого добавления, щелкнув для редактирования задачи и набрав «#» в поле задачи, а затем имя проекта.
Чтобы свернуть контрольные подпроекты, щелкните серую стрелку слева от родительского проекта Reference .Это помогает убрать визуальный беспорядок из вашего списка.

Создание новых проектов для различных типов справочных материалов

Ожидание

Это элементы, которые были делегированы или ожидают действия кого-то другого. Например, если вам нужно закончить написание сообщения в блоге, но вы ждете, что ваш редактор ответит на ваш последний черновик. Идентифицируйте эти задачи, пометив их меткой «@waiting_for». Сохраняйте задачи @waiting_for внутри проектов, к которым они относятся, или внутри проекта One-Off Tasks , если они не связаны с другими задачами.

Обозначьте задачи, которые вам нужно выполнить, с помощью метки @waiting_for

Когда-нибудь / может быть,

Многие элементы, которые вы захватите, будут идеями для вещей, которые вы хотите сделать в будущем, но у вас нет пропускной способности для работы прямо сейчас (например, места, которые вы, возможно, захотите поехать, книги для чтения, новые проекты, которые вы, возможно, захотите попробовать, идеи для сообщений в блогах и т. д.). Вы хотите просмотреть их позже, но не хотите, чтобы они засоряли вашу систему сейчас.

Создайте новый проект Someday / Maybe
Добавьте все задачи и / или которые вы хотите выполнить в будущем, но не выполняете их активно
(Необязательно) -проекты для конкретных типов задач «Когда-нибудь / Может быть».Например, вы можете разделить Когда-нибудь / Может быть — Личное и Когда-нибудь / Может быть — Работа проекты
Просмотрите свои проекты когда-нибудь / может быть, когда время и энергия откроются для новой работы

Создать проект «Когда-нибудь / Может быть», в котором будут воплощены ваши идеи на будущее

Задачи, которые можно делегировать

Если вы можете делегировать задачу, чтобы высвободить свое время и энергию, сделайте это. В Todoist вы можете делиться проектами с людьми, назначать им задачи со сроками выполнения и сотрудничать в комментариях.

Делитесь проектами и назначайте задачи людям, с которыми вы сотрудничаете.

Настройки совместного доступа могут отличаться в зависимости от ваших обстоятельств. Вот 3 способа его настройки:

Создайте отдельный общий проект для каждого человека, с которым вы сотрудничаете (вы даже можете повторно использовать подпроекты ваших повесток дня для этой цели)
Создайте единый общий проект с вашим вся команда (если у вас есть, у вас будет дополнительный ящик для входящих сообщений группы, в который автоматически добавляется вся команда)
Делитесь существующими проектами, которые предполагают интенсивную совместную работу. подходы.
Подсказка. Вы можете искать все задачи, которые вы делегировали, используя запрос «назначено: мной». Это удобный список, на который можно ссылаться во время еженедельного обзора.
Контексты
Создав списки проектов и отсортировав задачи, вы готовы приступить к работе с контекстами. В GTD контексты определяют инструменты, места или людей, которые требуются для выполнения данной задачи. Другими словами, контексты позволяют вам сосредоточиться на том, что вы действительно можете выполнить с учетом текущих обстоятельств.Например, если вы находитесь в офисе, вы не хотите тратить время на то, чтобы разбираться со всеми дальнейшими действиями, которые у вас есть дома.
Следуя описанному выше подходу к проекту, проще всего добавлять контексты с помощью меток. GTD рекомендует следующие контексты:
- Компьютер / Интернет
- Дом
- Офис
- Поручения
- Звонки
- Где угодно
Вы также можете добавить

вы быстро сортируете свои задачи в зависимости от текущего контекста.Некоторым людям нравится добавлять контекст электронной почты, чтобы они могли заботиться обо всех своих письмах сразу. Другие добавляют ярлыки для количества времени, которое может занять задача. Например, если у вас есть всего 15 минут до следующей встречи, полезно иметь возможность определить все задачи, которые вы можете быстро выполнить, с помощью метки @ 15_min. Для большинства людей более полезно создать ярлык «Автономный», чем «Интернет», для задач, которые вы можете выполнять, когда у вас нет подключения к Интернету.

Создавайте ярлыки для каждого контекста

Заманчиво пойти за борт и начать создавать ярлыки для всего — не поддавайтесь искушению.Чтобы ваша система GTD работала, вам нужно выработать привычку добавлять правильные метки к каждой задаче. Чем меньше ярлыков вам придется выбирать, тем легче будет их запомнить.

Чтобы добавить ярлык, перейдите в раздел ярлыков в левом меню и нажмите кнопку «+». Вы также можете добавить метку во время редактирования или добавления задачи, набрав @ в поле задачи. Все ваши существующие ярлыки появятся в раскрывающемся меню, и результаты будут сужаться по мере того, как вы продолжите вводить название задачи.А если нужного ярлыка еще нет, у вас будет возможность создать новый и добавить его в список.

Engage

Вот где окупается время, потраченное на разъяснение и организацию ваших задач. Теперь ваша система заполнена конкретными элементами, с которыми можно действовать, организованными в логические категории, готовые к использованию. Вы увидите, что все ярлыки, проекты и сроки выполнения, добавленные на шагах выше, помогут вам быстро ответить на вопрос «Что я должен делать прямо сейчас? » в любой момент.

Время, потраченное на разъяснение и организацию ваших задач, означает, что, когда пришло время заняться работой, у вас будет меньше вариантов выбора и меньше справочных материалов, которые нужно найти. Чтобы решить, что делать дальше, вы можете просмотреть предстоящие задачи с указанием срока их выполнения, отсортировать задачи по меткам или создать фильтры, чтобы увидеть свои следующие действия в зависимости от контекста.

Представления «Сегодня» и «Предстоящие»

Когда вы будете готовы сесть за работу, щелкните «Сегодня» в левом навигационном меню, чтобы просмотреть все задачи, которые необходимо выполнить сегодня.Откройте Upcoming, чтобы узнать, что будет дальше на этой неделе и на любой неделе в будущем.

Узнайте, какие задачи необходимо выполнить сегодня.

Используйте представление «Предстоящие», чтобы визуализировать и спланировать предстоящую неделю.

Просмотреть следующие действия и контексты с помощью метки

Чтобы просмотреть полный список следующих действий во всех ваших проектах, введите «@next» на панели быстрого поиска в верхней части Todoist.

Найдите метку для просмотра всех связанных задач

Просмотреть все ваши следующие действия

Вы также можете быстро отсортировать свои задачи по контексту, выбрав данную метку, чтобы увидеть все связанные задачи.Например, если вы выполните поиск по запросу @errands, вы увидите список задач с меткой @errands, которые можно выполнить, пока вы уже в пути. Чтобы увидеть список всех задач, которые вы ждете, выполните поиск по метке @waiting_for.

Вы также можете просмотреть все задачи, помеченные определенным ярлыком, щелкнув имя ярлыка в списке ярлыков слева от вашего Todoist.

Создавайте больше настраиваемых представлений задач с помощью фильтров

Настоящее волшебство GTD происходит, когда вы создаете собственные настраиваемые представления задач в Todoist с помощью фильтров.Фильтры — это, по сути, сохраненные поисковые запросы, которые сортируют ваш список одним щелчком мыши. Вы можете использовать фильтры для поиска задач на основе:

Чтобы настроить новый фильтр, перейдите к списку фильтров в нижней части меню навигации слева (после проектов и ярлыков), затем нажмите Добавить фильтр в внизу списка. Дайте вашему фильтру имя и добавьте поисковый запрос, который хотите увидеть.

Настройте пользовательские фильтры для просмотра ваших следующих действий по областям фокуса

Просмотрите все ваши следующие действия, отфильтрованные по областям ответственности

Для GTD наиболее релевантные метки, вероятно, будут сочетать «@next_action» с областью фокуса или контекст.Например, чтобы настроить фильтр для всех следующих действий, которые вы можете выполнять на работе, используйте запрос «## Work & @next_action». Это отобразит все задачи в связанных подпроектах рабочего проекта и , которые также имеют метку @next_action. Или создайте фильтр для следующих действий, которые можно завершить в офисе, используя запрос «@next_action & @office».

Наиболее полезные представления задач будут зависеть от ваших конкретных потребностей, но вот некоторые из наиболее распространенных полезных:

Фильтр Query	Показывает вам список:
@next_actions & сегодня	Все следующие действия и все задачи, которые должны быть выполнены сегодня, по всем вашим проектам
@next_actions & ## Work	Все следующие действия в вашем рабочем проекте и все ваши рабочие подпроекты
@next_actions & @Home	Все ваши следующие действия вы можете делать дома во всех ваших проектах
@waiting_for	Все задачи, от которых вы ждете чего-то, что нужно выполнить во всех ваших проектах
@ электронная почта	Все задачи, связанные с отправкой кому-либо электронной почты, чтобы вы могли выполнить их все сразу и минимизировать время, которое вы тратите на электронную почту

Добавьте наиболее важные представления задач в избранное, чтобы они отображались в верхней части меню навигации слева над списком проектов.Просто щелкните правой кнопкой мыши фильтр, метку или проект и выберите «Добавить в избранное». После этого фильтр появится на панели навигации.

Review

Каждую неделю выделяйте время на просмотр всех своих списков, систематизацию задач и обеспечение бесперебойной работы системы. Обзор поможет вам адаптироваться к изменениям, переориентировать ваше внимание, определить следующие действия и осмыслить свой рабочий процесс.

Дэвид Аллен назвал этот еженедельный обзор «критическим фактором успеха», потому что частый анализ вашей системы гарантирует, что вы не просто делаете что-то, а делаете правильные вещи.

Для начала импортируйте шаблон Todoist GTD Weekly Review в список своих проектов. Этот шаблон включает в себя все шаги, которые вам понадобятся для еженедельной проверки. Настройте шаблон, добавив подзадачи или комментарии к задачам, чтобы содержать списки всех ваших почтовых ящиков, ваши текущие области внимания или отслеживать размышления на вашей неделе.

Импортируйте шаблон еженедельного обзора GTD в свой Todoist

Запланируйте еженедельный обзор, указав повторяющуюся дату в любом поле задачи.Просто введите дату на естественном языке, например «каждое воскресенье в 17:00», и Todoist автоматически распознает и запланирует ее, когда вы сохраните задачу.

Что читать дальше

Еженедельный обзор — это мощный ритуал продуктивности, независимо от того, являетесь ли вы GTD или нет, поэтому мы написали отдельное руководство для того, как проводить еженедельный обзор.

Есть причина, по которой миллионы людей во всем мире клянутся, что «Работа с делами» изменила их жизнь. Хотя строгие GTD не для всех, вы обязательно приобретете одну или две привычки, которые помогут вам меньше беспокоиться и делать больше.Всем, кто хочет снизить стресс и повысить продуктивность, следует попробовать хотя бы раз.

Попробуйте и посмотрите, какие аспекты GTD вам подходят!

Как использовать методологию «Get Things Done» с ClickUp

Если вы достаточно долго находитесь в рабочем мире, то поймете, что система есть у каждого. То, как они «добиваются цели».

Хотя существует множество отличных экспертов по продуктивности, один человек знает это лучше, чем все мы. Это Дэвид Аллен, который буквально придумал (или, по крайней мере, зарегистрировал товарный знак) фразу: Get Things Done.

с сайта GettingThingsDone.com

Эта простая фраза сама по себе является образцом мышления. А его пятиступенчатая методология легендарна. Аллен — своего рода культовая фигура, и каждое новое издание GTD — бестселлер на Amazon.

Дэвид Аллен отличается от многих других тех, кто занимается производительностью, тем, что он не обязательно мотивирует. На самом деле он может быть довольно скучным, потому что он говорит о файловых папках и системах, и не обязательно быть вашим лучшим человеком в течение дня, когда у вас может быть мало энергии.

«Купите этикетировочную машину для своих файлов, и вы измените свою жизнь», — как-то насмешливо сказал он Wired.

И это имеет смысл, потому что мы все взволнованы или заинтересованы в разных частях нашей работы. Часто это просто нужно сделать, независимо от того, как мы на самом деле, , относимся к этому . Вот тут-то и пригодятся практические советы Дэвида по GTD.

Однако «этикетировщик» и «файлы» могут быть цифровыми метафорами для поиска подходящей платформы для повышения производительности или инструмента управления проектами, которые действительно могут изменить способ организации вашей работы и задач.

Если вы являетесь частью племени GTD, то ClickUp — это то, что вам нужно. Вот как вы можете использовать пять шагов методологии Get Things Done в ClickUp.

ПРИМЕЧАНИЕ >>> Хотите узнать, как именно настроить свои проекты и списки для GTD? Иди сюда, чтобы получить дополнительную помощь!

GTD Шаг 1: захват

Соберите то, что вас интересует

Идея здесь в том, чтобы никогда не упускать из виду никакие идеи, прежде чем записать их куда-нибудь.Как любит говорить Аллен, «ваш разум создан для того, чтобы иметь идеи, а не придерживаться их». Для этого у вас, вероятно, есть ручка и бумага на вашем столе, чтобы записывать идеи, дневник для более глубоких размышлений или, может быть, вы записываете заметки на свой телефон.

С ClickUp вы можете сделать то же самое. Наш Блокнот — отличное место для записи личных напоминаний, заметок о встречах или вещей, которые вы не хотите забывать перед созданием задач.

Просто щелкните значок блокнота в правом нижнем углу экрана в ClickUp, и все готово.

У каждой заметки будет свое собственное название и дата, и щелкните, чтобы развернуть или добавить к ней еще больше.

GTD Шаг 2: Уточнение

Процесс Что это означает

Если вы похожи на меня, вы не всегда возвращаетесь и просматриваете свои заметки и задания. С GTD это не проблема. Это следующий шаг. Спросите: «Можно ли принять меры?» и решите, что с ним делать дальше. Если на это уйдет меньше двух минут, тогда можно действовать.В противном случае отправьте его для справки или делегируйте его.

В зависимости от ваших мыслей или действий вы можете немедленно действовать в рамках ClickUp. Это может означать добавление ваших идей в качестве комментария или назначение комментария для делегирования действия и следующих шагов.

Если это задача, о которой вам нужно напомнить, вы можете свернуть задачу в нижнюю часть экрана на панели задач. Ваша задача остается там, пока у вас не будет времени действовать.

Шаг 3. Организуйте

Положите туда, где оно принадлежит

Здесь Аллен предлагает создать списки с напоминаниями о действиях для ваших следующих задач и распределить их по категориям.Если вы настроили пространства, проекты и списки ClickUp, то это несложно.

На этом этапе важно разбить большие проекты на практические задачи, которые вы действительно можете завершить. Большие проекты могут быть ошеломляющими, поэтому вы можете погрузиться в них, чтобы закончить более мелкие задачи, которые составляют нечто большее.

В ClickUp выберите нужный проект, например «Звонки по продажам» или «Выпуск 1.2».

С помощью этого проекта вы можете затем создать более конкретные списки, например, для конкретной компании.В этот список вы можете добавить отдельные задачи, такие как «Последующие действия с Джени по заказу Q3».

ClickUp уже интуитивно разработан с учетом методологии и системы GTD.

Подробнее о создании задач в ClickUp.

Шаг 4: Отражение

Пересмотр часто

Это важный шаг в создании любого списка — каков прогресс и статус этого? Хорошо бы очистить свой список и следить за тем, чтобы пункты, которые вы указали как важные, по-прежнему важны и требуют внимания.Бесполезно иметь списки дел и задачи проекта, наполненные вещами, которые вы больше не считаете важными, а затем пропускать их.

В ClickUp эту проблему легко решить, используя статусы и флаги приоритета. Вы можете использовать простые статусы, которые означают: выполнено или не выполнено.

Или, если у вас есть задача с большим количеством шагов, для которой вам нужно больше статусов, например «Обзор» или «Выполняется», ClickUp также может помочь с этим. Вы можете настроить статусы в зависимости от проекта. Это отличный способ настроить проекты именно так, как вам нужно.

Затем, если задача является высокоприоритетной или должна быть выполнена быстро, вы можете пометить каждую из своих задач, чтобы помочь вам и / или вашей команде понять ее важность.

Узнать больше о статусах в ClickUp.

Шаг 5: задействовать

Просто делай

Это лучший шаг из всех (или, возможно, худший для вас, прокрастинаторов). Здесь вы проверяете свой список, а затем делаете то, что в нем.Самое замечательное в методологии Getting Things Done — это то, что она позволяет вам сосредоточиться и при необходимости изменить приоритеты.

Для ваших задач в ClickUp вы можете изменить даты и даже добавить даты начала, если это необходимо, в качестве напоминания о том, когда начинать задачу.

А помните, когда мы говорили о приоритетах выше? Вы также можете фильтровать назначенные задачи по приоритетам, что дает вам четкое указание, с чего начать или пересмотреть, независимо от статуса.

Что-нибудь еще? Ах да, обратно на панель задач.Если вы начинаете задачу, но вам нужно вернуться к ней позже, просто минимизируйте ее, и вы можете заняться ею и работать над ней. Удобно, правда?

Как использовать ClickUp, чтобы все готово

Самое замечательное в методологии Get Things Done заключается в том, что вы не одиноки. Этот метод использует огромное сообщество предпринимателей, художников, владельцев малого бизнеса, менеджеров и партнеров в компаниях любого размера. Вы можете обратиться к ним за поддержкой и предложениями.

ClickUp также предлагает отличное обслуживание клиентов, чтобы помочь вам понять, как работать над вашими проектами более эффективно и результативно.

Реализуя GTD с помощью ClickUp, вы создадите собственное наследие производительности и эффективности!

Как добиться своей цели — Уроки жизни

Хотите повысить свою производительность?

Вы хотите сделать гораздо больше за гораздо меньшее время?

Если да, то вы многому научитесь из этой статьи, в которой я беру интервью у автора бестселлеров и основателя международной сенсации повышения производительности: Getting Things Done (GTD) Дэвида Аллена

Из этой статьи вы узнаете:

Вкратце: вы научитесь быть более продуктивными!

Начнем:

Что такое GTD?

Майкл Франк: Что такое GTD? Что помогает добиться результатов?

Дэвид Аллен: Что ж, GTD — это набор лучших практик, которые я обнаружил, раскопал, исследовал и применял в течение последних 35 лет, о том, как люди могут выполнять свои задачи и заниматься серфингом поверх всего того, что они сделали. вместо того, чтобы чувствовать себя похороненным им.На самом деле это не управление временем как таковое, потому что вы не можете управлять временем, это больше о том, как вы управляете тем, что привлекает ваше внимание.

Ум для того, чтобы иметь идеи, а не для того, чтобы удерживать их

Майкл Франк: Вы часто говорите:

«Ум для того, чтобы иметь идеи, а не удерживать их» — Дэвид Аллен

Что это значит?

Дэвид Аллен: Ваш мозг не эволюционировал, чтобы запоминать, напоминать, расставлять приоритеты или управлять отношениями между более чем четырьмя вещами.Это было подтверждено за последние 10–15 лет многочисленными исследованиями в области когнитивных наук. Но я только что на собственном опыте узнал много лет назад, что если вы держите что-то в голове, это может разбудить вас в 3 часа ночи, когда вы ничего не сможете с этим поделать.

«Большая проблема в том, что ваш разум постоянно напоминает вам о вещах, когда вы ничего не можете с ними поделать. У него нет чувства прошлого или будущего ». — Дэвид Аллен

Есть вещи, за которыми нужно следить, а у тебя голова очень хреновый офис.Это худшее место для попыток уследить за вещами. Вещи будут просто появляться в вашей голове в случайное время и в случайные моменты, и вы внезапно вспомните, что вам нужен корм для кошек, когда вы лежите в постели в три часа утра, когда вы не можете купить корм для кошек. . Суть в том, что большинство людей по-прежнему используют голову как офис. Плохой офис.

Пятиступенчатый процесс GTD для освоения рабочего процесса

Майкл Франк: У GTD есть пятиэтапный процесс для выполнения задач и освоения рабочего процесса. Вы можете рассказать нам об этом?

Дэвид Аллен: Да.В системе GTD вы:

1. Запишите (запишите) то, что привлекает ваше внимание

2. Уточните, что это за вещи и что вы собираетесь с ними делать — если что-нибудь

3. Организуйте результаты своего мышления. Если вы не можете закончить задачу в данный момент, вам понадобится напоминание позже,

4. Обязательно напомните себе позже, просмотрите и отразите содержание своего инвентаря

5. Привлекайте внимание и свою деятельность на основе обзора всего этого

Как захватывать задачи

Майкл Франк: Вы предпочитаете, как вы записываете задачи и выводите их из головы?

Дэвид Аллен: Большую часть своих съемок я делаю ручкой и бумагой.Не требуется ни Wi-Fi, ни батареи, ни щелчки. У меня всегда с собой ручка и бумага, и я хожу с блокнотом в заднем кармане, потому что Бог знает, когда ударит молния, и у меня есть кое-что, но я не могу закончить в тот момент, поэтому я записываю это вниз.

У меня тоже есть цифровой захват. Я использую небольшой инструмент под названием Braintoss, который есть в моем iPhone, поэтому я могу записать его, если я хочу сделать снимок, и он автоматически затем отправляется на мою электронную почту, которую я затем довольно регулярно очищаю.Итак, цифровое может работать. Вы просто должны быть дисциплинированными, чтобы убедиться, что вы не оставили вещи лежать там, и забыли посмотреть на них и вернуть обратно, чтобы вы могли прояснить и систематизировать то, что вы сняли.

Разум мысли

«Вы должны использовать свой разум, чтобы избавиться от мыслей». — Дэвид Аллен

Майкл Франк: Вы также говорите о Mind Sweeps. Что такое «чистка ума»? Как нам это сделать? Какая у этого цель?

Дэвид Аллен: Что ж, чистка разума просто избавляет вас от всего, что привлекло ваше внимание.О, мне нужен корм для кошек — запишите. Мне нужны шины на машине — запишите. Я подумываю о найме вице-президента по маркетингу — запишите это. Так что запишите все, что привлекло ваше внимание. И у большинства людей в голове гораздо больше вещей, чем они думают. Так что освободите свою голову от всего, что привлекает ваше внимание. Маленький, большой, личный, профессиональный — это не имеет значения. Запиши это.

Интересно, что корм для кошек будет занимать в вашем уме столько же места, сколько и стратегическое планирование, так что это еще одна причина для экстернализации всего этого, выкинуть это из головы и записать.

Кажется немного нелогичным записывать все, потому что это означает, что вы проводите время с не такими важными вещами. Но проблема в том, что если вы не записываете и не разбираетесь с не столь срочными вещами, они начинают привлекать гораздо больше вашего внимания, чем следовало бы. Поэтому вам нужно убедиться, что вы выбросили все из головы и перешли на бумагу, и использовать эти передовые методы, чтобы снять напряжение с тех не столь срочных дел. Большинству людей требуется от одного до шести часов, чтобы запечатлеть все, что привлекает их внимание.А для некоторых людей это может занять больше времени.

«Если вы не уделяете должного внимания тому, что привлекает ваше внимание, это займет больше вашего внимания, чем того заслуживает». — Дэвид Аллен

Майкл Франк: Вы рекомендуете записывать все, что приходит в голову в течение этих от одного до шести часов, в любом случайном порядке? Или вы записываете вещи по категориям, работе, личному, отпуску и т. Д.?

Дэвид Аллен: Нет, я просто делаю это, но это проявляется, потому что ваш разум не делает различий между этими двумя вещами, и поэтому они будут появляться в случайном порядке, и вы не хотите ничего оставлять. там.Другими словами, вы не хотите повторять его в своей голове, когда он появляется у вас в голове. Получить это. Запиши это.

Правило двух минут

Майкл Франк: Одним из самых популярных аспектов GTD и одной из первых вещей, которые я принял, было правило двух минут, которое гласит, что если задача занимает менее двух минут, делайте это сейчас, а не планируйте делать это позже. Вы можете об этом рассказать ..

Дэвид Аллен: Да. Правило двух минут применяется, когда вы разъясняете, что все это такое, и действительно важная часть этого разъяснения, прежде всего, является ли это элементом действия? Вы готовы что-то с этим сделать? Или это просто случайная идея, с которой вы не собираетесь ничего делать?

Если вы хотите что-то предпринять, если хотите что-то сделать, вам нужно спросить себя: Что делать дальше? (Вы должны быть очень конкретными)

Как только вы решите, что делать дальше, вам больше нечего делать, кроме как на самом деле сделать это и купить корм для кошек, получить шины или что-то еще.И если вы не знаете, что делать дальше, и я собирался заплатить вам миллион долларов, чтобы начать: с чего бы вы начали? Куда бы ты пошел? Вы бы о чем-то побродили в сети? Вы бы о чем-то поговорили со своим партнером? Вы бы пошли в строительный магазин и купили гвозди? Что вам нужно сделать дальше?

Как только вы примете решение о следующем действии, если вы можете выполнить действие менее чем за две минуты, вы должны сделать это правильно, потому что вам потребуется больше времени, чтобы организовать его и напомнить себе об этом позже, тогда он бы закончил это прямо сейчас.И большинство людей не осознают, сколько вещей они могут на самом деле закончить за две минуты или меньше, и поскольку они на самом деле не решили, что делать дальше, они не могут применить это правило, если они не будут думать и принимать решения.

Майкл Франк: Можно ли увеличить правило двух минут до пяти минут?

Дэвид Аллен: Конечно. Это зависит от того, сколько времени у вас есть до того, как вам придется заняться чем-то другим. Вы знаете, что если я нахожусь в 10-часовой поездке на самолете обратно в США (Дэвид живет в Амстердаме), у меня есть все время в мире, поэтому я могу бегать по этим кроличьим тропам и просто продолжать делать все, что угодно, и я не обязательно обращать внимание на правило двух минут.Так что это отчасти зависит.

Чего вы не хотите делать, так это брать что-то, а затем проводить 45 минут, бегая по кроличьей норе, когда у вас в корзине есть более важные, более важные или более интересные вещи.

Список действий GTD

Майкл Фрэнк: После того, как мы выполнили анализ мыслей и выбросили все из головы на бумагу, одна из первых вещей, которые система GTD заставляет нас сделать, — это составить несколько списков:

В (где вы фиксируете идеи и задачи по мере их возникновения)
проектов (то, что вы делаете, требует более одного шага для завершения)
Следующие действия (Следующее, что вам нужно сделать)
В ожидании (задачи, которые вы поручили другим)
Когда-нибудь / может быть (вещи, над которыми вы могли бы работать «однажды» или «когда-нибудь»)
Триггеры (Списки со словами, чтобы вызвать идеи в вашей голове: Списки триггеров)

Вы можете рассказать об этих списках и о том, как они работают?

Дэвид Аллен: Конечно.Список — это просто набор вещей в категории. И вся цель организации — чтобы вы могли отслеживать все свои проекты. И для большинства людей самый простой способ отслеживать вещи — это списки. И, очевидно, список может быть бумажным, как страница в планировщике. Или он может быть цифровым, и вы можете создать категорию в любом из сотен менеджеров списков, и они будут появляться еженедельно. По последним подсчетам, было создано более 300 программных приложений, предназначенных для поддержки процесса GTD.

Итак, прежде всего вам нужен список всех проектов, над которыми вы работали.

Определение проекта в GTD:

«Все, что требует для завершения более одного шага, что вы можете завершить в течение следующих нескольких недель или месяцев (менее 12 месяцев)»

У большинства людей обычно от 30 до 100 проектов.

Тогда вам нужен календарь, который представляет собой хронологический список или расписание того, где вам нужно быть и когда.

Затем вам нужно иметь список следующих действий, не привязанный к календарю, а привязанный к нему, как только вы сможете к ним добраться, вещи, которые можно купить в магазине, вещи, о которых можно поговорить с вашим супругом, все, что вам нужно делать на своем компьютере и т. д.и они должны быть включены в отдельные списки. Большинство людей, если они действительно выполнили этот перечень следующих действий с некоторой тщательностью, в итоге сделают от 100 до 150 или более этих следующих действий.

Тогда вам понадобится список ожидания, чтобы отслеживать проекты и действия, которые делают другие люди, которые вам небезразличны, которые вы заказали, но еще не реализовали.

И тогда у вас есть триггерный список, когда есть что-то, что я не могу сделать прямо сейчас, но я хочу, чтобы напомнили, скажем, через две недели, два месяца или два года.

Так что приятно иметь возможность сортировать эти вещи в зависимости от контекста, в котором вы должны находиться, чтобы иметь возможность предпринимать эти действия, чтобы вы не перегружали себя 150 делами каждый раз, когда вы хотите что-то сделать. Таким образом, это различные виды списков действий, которые вы можете отслеживать.

Как отслеживать делегированные и переданные на аутсорсинг задачи

Майкл Франк: Как вы отслеживаете то, что вы делегировали или передали другим?

Дэвид Аллен: Ну, это часть еженедельного обзора.Мне не нужно смотреть на нее каждый час, каждый день. Но если у меня есть какие-то задачи, которые мне нужно выполнить к определенной дате, то это будет в моем календаре как красный флаг, что, если у меня не будет его на день или два раньше, то это вырвет мою и заставь меня дернуть их цепочку, если я этого жду. Но, вообще говоря, мне просто нужно смотреть его раз в неделю в моем еженедельном обзоре, чтобы увидеть, нужно ли мне разжечь огонь, проверить статус, надрать задницу или что-то еще.

Еженедельный обзор

Майкл Франк: Как нам сделать правильный и тщательный еженедельный обзор? Каковы ваши рекомендации?

Дэвид Аллен: Во-первых, вам нужно иметь систему, которая в некоторой степени заполнена, чтобы было что проверить.Вы не собираетесь делать это в своей голове. Опять же, твоя голова — ужасный офис для подобных вещей.

«Еженедельный обзор» посвящен тому, чтобы наверстать упущенное. Вы знаете, что мир движется к нам намного быстрее, чем мы можем сохранить его в первозданном виде и продумать должным образом. Но вы не хотите, чтобы это продолжалось слишком долго, не выполняя, как я говорю, арьергард. Итак, мой еженедельный обзор начинается с того, что я просматриваю свои списки и вижу, что у меня не было времени отметить как выполненное то, что я на самом деле сделал за эту неделю.Много раз я двигался так быстро, что у меня было 10 или 15 дел, которые я закончил, и у меня даже не было времени, чтобы отметить их, не говоря уже о том, чтобы понять, что будет дальше.

Итак, еженедельный обзор — это процесс очистки, я очищаю и удаляю все старые дела из своей системы, и я смотрю на свой календарь и возвращаюсь за последние две недели, чтобы уловить все «о Боже, который напоминает мне » и « о да, я сказал ему, что я должен… », потому что, хотя я преподаю этот материал, это все еще скользко.И поэтому мне нужно вернуться к своему календарю, чтобы убедиться, что я не пропустил ничего, что могло появиться на некоторых из этих встреч. А затем я с нетерпением жду своего календаря, поскольку в моем календаре что-то есть, потому что часто есть какие-то планы поездок, которые мне нужно сделать заранее.

Итак, после того, как я прошел туда и обратно и зафиксировал все, что мне нужно захватить из своего календаря, я убеждаюсь, что мой список проектов полон, а затем смотрю, появились ли какие-либо новые проекты, появившиеся в последнем несколько дней, которые у меня не было возможности опознать.

Смотрите, проекты не отображаются в красивых розовых пакетах. Они как бы просачиваются на нас. Вы знаете, что сделали телефонный звонок, который, как вы думали, завершит что-то, а затем во время этого звонка произошла странная вещь, и теперь у вас есть кое-что, что вам нужно сделать или с этим справиться. Это такие вещи, особенно если вы двигаетесь очень быстро, они могут легко проскользнуть в трещину. Итак, еженедельный обзор — это время сделать шаг назад и поразмыслить над любыми новыми вещами, которые вам нужно ухватить и прояснить как проект.И затем вам нужно убедиться, что все ваши проекты имеют текущие Следующие действия. А затем вы очищаете свои списки и проверяете, все ли они актуальны, и смотрите на свой список ожидания, чтобы увидеть, есть ли что-то, что вам нужно сделать, так что это и есть еженедельный обзор, это просто резервное копирование и прохожу через все, и получаю ток, и очищаюсь.

Майкл Франк: Давайте вспомним кое-что из этого.

The Weekly Review рассматривает:

Проекты (то, над чем вы работаете, требует более одного шага для завершения)
Следующие действия (Следующее, что вам нужно сделать в каждом проекте)
Ранее завершенные действия
Предыдущие и предстоящие действия в календаре
Ожидание списка (задачи, которые вы делегировали и поручили другим)
Когда-нибудь / может быть список (вещи, над которыми вы могли бы работать «однажды» или «когда-нибудь»)

The Weekly Review убеждается:

Вы в курсе всех своих проектов
Ко всем вашим проектам привязаны следующие действия
Ничего не проскочило
И напомнить себе о том, что будет дальше.

Как выглядит «готово»?

Майкл Франк: Я хотел бы определить следующие действия, чтобы было немного яснее.Вы определяете следующие действия в книге как нечто физическое, что-то конкретное, и я думаю, что именно здесь многие практикующие GTD могут сначала потерпеть неудачу в рамках системы GTD, не имея чего-то конкретного или достаточно осязаемого, чтобы работать над их следующими действиями

Дэвид Аллен: Конечно. Это одна из основных причин, по которой люди откладывают дела на потом, потому что на самом деле они еще не решили, что делать. Да, они знают, что им нужно «что-то сделать», но они еще не решили, что именно это «что-то». Ключ к достижению цели — это прежде всего: что означает «сделано»? Что я пытаюсь завершить или закончить здесь? Что в конце игры? Как выглядит «готово» и где это происходит? Это происходит в магазине телефонной техники или с вашим спутником жизни? Так что вам нужно сосредоточиться на результате.Если у вас еще нет этого конкретного, значит, есть часть вас, которая еще должным образом не связана с вашими обязательствами, и она будет продолжать бить вас по голове. Это будет вас беспокоить.

Списки дел большинства людей — это неполные списки еще неясных вещей. В их списках есть такие вещи, как «мама» и «банк», «здравоохранение» и «отпуск». Но как насчет того отпуска? Что дальше?

«О, я не знаю…»

«Ну как ты узнаешь?»

«Что ж, мне нужно поговорить об этом с женой»

Отлично.Так что добавьте в свой список: «поговорите с моей женой».

Именно избегание такого рода решений заставляет большинство людей откладывать дела на потом.

6 Горизонты фокуса

Майкл Франк: Давайте поговорим о горизонтах GTD 6, в которых мы будем рассматривать вашу работу.

Дэвид Аллен: Да, вы знаете, с самого начала игры на продуктивность вопрос всегда заключался в том, как мне расставить приоритеты? И поэтому я просто продолжал думать, исследовать и размышлять, как нам расставлять приоритеты и каковы движущие силы этого? И вы знаете, что я не могу понять это проще, чем шесть горизонтов.

Horizon 5: цель и принципы

Какова ваша цель и каковы ваши основные ценности? Что для тебя действительно важно? Как узнать, специально вы это делаете или нет? Все, что вы делаете, должно быть целенаправленным и соответствовать вашей системе ценностей. Но опять же, даже если вы знаете цель своей жизни, поможет ли это вам решить, какое письмо написать в первую очередь? Может быть, немного, но вам, вероятно, нужно больше работать, чтобы понять эти другие уровни.

Horizon 4: Какое у вас видение на 3-5 лет?

Каким вы видите свою цель, которая будет чрезвычайно успешной в долгосрочной перспективе? В вашей карьере, образе жизни и т. Д.где ты хочешь быть через пять лет? Как это выглядит, звучит и ощущается? Так что проясните свое видение. Поможет ли это вам решить, какое письмо написать в первую очередь? Немного больше, но для того, чтобы воплотить в жизнь свое видение, вам, вероятно, придется кое-что сделать в течение следующего года или двух…

Horizon 3: Каковы ваши цели и задачи на ближайшие 1-2 года?

Какие цели и задачи вы имеете или должны достичь в следующие 3-24 месяца?

«О, нам нужно убедиться, что у нас есть хорошая финансовая система, чтобы наши дети могли учиться в колледже»

«К декабрю мне нужно убедиться, что я достаточно свободно говорю по-испански»

Итак, это типичный вид ежегодного постановки целей или планирования, который делают многие организации и отдельные лица.

Horizon 2: основные направления и подотчетность

Какие вещи вам нужно поддерживать, чтобы вы могли достичь своих целей здоровым и сбалансированным образом? Как твое здоровье? Как твои финансы? Как твои отношения? Как твое творческое самовыражение? Как твой фактор развлечения?

Все эти вещи необходимо поддерживать на определенном уровне стандартов. Это вещи, которые вы не заканчиваете, например рост продаж.

Horizon 1: Проекты

Это все, что вам нужно для завершения любого из вышеперечисленных действий, для выполнения которых требуется более одного шага действия.Вы должны быть уверены, что ведете здоровый образ жизни и можете приступить к своей работе. Вы должны убедиться, что ваш транспорт обработан, поэтому вам нужно установить шины на свой автомобиль. Итак, это все, что вам нужно закончить, чтобы приблизиться к своим целям или своему видению.

Тогда у вас есть базовый уровень, потому что все эти уровни, о которых я говорил, не имеют никакого реального «действия», они просто своего рода осознание и разъяснение содержания того, что из себя представляет. ваши драйверы.

Уровень земли: там, где что-то происходит. Календарь / следующие действия

На первом уровне все происходит на самом деле. Это физические нагрузки и следующие действия, которые вы предпринимаете. Позвоните доктору и запишитесь на прием. Сходите в строительный магазин и купите гвозди. Поговорите с моим партнером о том, куда мы хотим поехать в отпуск.

И в идеале ваши приоритеты устанавливаются сверху вниз. Но в то же время нельзя игнорировать ни один из этих горизонтов. Потому что самый низкий горизонт не значит меньше.На самом деле на уровне земли вы собираетесь реализовать свое видение, свою цель, свою миссию и все такое.

Итак, вам нужно использовать подход снизу вверх и начинать с нижнего уровня с ваших следующих действий, потому что, если ваши повседневные дела вышли из-под контроля, даже не пытайтесь думать о том, что через 10 лет. Вы просто расстроитесь и почувствуете себя виноватым. Дело в том, что GTD начинается с того, где вы находитесь, а не с того, где вы должны быть. Итак, нижний уровень — это то, над чем вам нужно получить контроль, и это уровень, который изменяется намного быстрее, чем любой другой уровень, и может заставить вас чувствовать себя более неконтролируемым, чем что-либо еще.Так что возьмите это под контроль. Начните с того места, где вы находитесь.

Итак, каков ваш результат?

Что ты хочешь, чтобы сбылось?

Какое ваше следующее действие?

Преодоление промедления

Майкл Франк: Есть ли у вас какие-либо мысли или рекомендации о том, как преодолеть прокрастинацию, особенно если вы к ней привыкли?

Дэвид Аллен: Вы знаете, что люди откладывают дела на потом, потому что:

a) Результат недостаточно значим

б) Это скучно

в) Они боятся в нее вступить и теряют контроль.

Иногда люди просто не знают, как и с чего начать.Иногда незнание, что делать дальше, затрудняет его выполнение. Есть много советов, таких как Брайана Трейси «сначала съешьте самую уродливую лягушку» (сделайте самое сложное и самое сложное из вашего списка дел с утра), и Тони Шварц, мой друг, говорит то же самое, иногда Самый простой способ начать — это просто сначала сделать то, что вы больше всего ненавидите, чтобы вы могли перекусить по электронной почте до конца дня, если хотите.

«Когда нам действительно нужно что-то делать, мы больше всего хотим этого избегать.»- Дэвид Аллен

Теперь, с учетом сказанного, другой защитник моего материала, один из самых успешных продюсеров и режиссеров Голливуда, Джосс Уидон, снявший «Мстителей», сказал, что ему нравится сначала делать самое веселое, и это его заводит. Итак, что вы могли бы сделать больше всего? И я делаю и то, и другое. Какой из них выбрать? Я хочу избавиться от уродливого? Или я хочу пойти повеселиться прямо сейчас? И любой из них мог бы быть идеальным. Поэтому я стараюсь устанавливать как можно меньше правил обо всем.

Примечание для читателя: я большой поклонник того, чтобы сначала делать самое тяжелое, потому что это делает остаток дня легким, и пока это не будет сделано, вы будете думать об этом

Многозадачность

Майкл Франк: Многозадачность — какие-нибудь мысли или комментарии по этому поводу?

Дэвид Аллен: Ну, есть издержки переключения. Любой хороший программист скажет вам это. Если вы пытаетесь отладить что-то и вот-вот это найдете, а затем кто-то внезапно подходит и прерывает вас и просит сделать что-то еще, то это не только стоимость вашего стресса, но и сумма времени, которое может потребоваться вам, чтобы перегруппироваться и вернуть свое сознание к тому, что вы делали до этого, огромно.

В то же время, если я держу трубку и убираю старую электронную почту, я не теряю время зря. Так что вы могли бы назвать это многозадачностью, если хотите.

Итак, если у вас есть возможность быстро перефокусироваться, то вы можете вращать много пластин одновременно. Это может не повредить вашей продуктивности, но на самом деле может помочь вашей продуктивности, потому что вы используете в своих интересах странные промежутки времени, чтобы делать что-то, и вам не нужно ничего, кроме странных окон времени, чтобы выполнить их или вывести их. твоего лица.

Ложные сроки

Майкл Франк: Что касается личных проектов, таких как написание книг, что вы думаете об установлении сроков? Считаете ли вы их абсолютно необходимыми или считаете, что они вредят творческому процессу?

Дэвид Аллен: Обычно с книгами у меня есть оговоренный срок, который заставляет меня двигаться. Одна из вещей, которую я обнаружил за эти годы, — это создание для себя ложных сроков. То есть, если у меня есть реальный крайний срок до 1 декабря, и мне нужно, чтобы книга была закончена к тому времени и была передана издателю, я обычно даю себе крайний срок за неделю до или, по крайней мере, за несколько дней до этого, и причина в том, что в ранние годы было так много раз, когда я писал что-нибудь, когда я ждал до последней минуты, а потом я писал эту вещь, и это было бы хорошо.И это было круто под таким давлением создать поток ваших творческих соков, заставить вас пойти на некоторый риск и пойти дальше и написать книгу. Он не должен был быть идеальным, просто нужно было начинать.

А потом сдавал. А через день или два я ушел, черт возьми! Я должен был сказать (вставить отличную идею)… или что-то еще пришло мне в голову. Итак, я обнаружил, что подсознанию и творческому процессу требуется немного больше времени, когда я думаю, что я закончил, чтобы выжить.И поэтому я подожду и посмотрю, что еще может появиться, что может добавить большей ценности и быть более элегантным, чем то, что я использовал. Поэтому я думаю, что всем, кто вообще занимается творческим письмом, я настоятельно рекомендую вам создавать ложные сроки для себя именно по этой причине.

Майкл Франк: Я думаю, это блестящая идея. Как будто ты себя перехитрил. Я сам собираюсь придерживаться ложных сроков.

Без проблем — только проекты

Майкл Франк: Есть ли у вас какие-нибудь заключительные комментарии о системе GTD или о чем-то, что мы не рассмотрели?

Дэвид Аллен: Наша миссия в этой работе — создать мир, в котором нет проблем, только проекты.И какая у нас была бы великая планета, если бы не было проблем, только проекты. Итак, это моя миссия. В декабре мне исполнится 73 года, поэтому я не знаю, сколько еще лет у меня на шинах. Но это то, чем я занимаюсь, и вот о чем идет речь. Речь идет о создании комнаты. Он не создает время, потому что вы не можете его создать. Но это действительно дает вам внутреннее пространство, чтобы вы могли сосредоточиться на самом значимом. Итак, это мои последние слова: вам нужно иметь место, чтобы сосредоточиться на значимых вещах, и вам нужно взять все, что вы считаете проблемой, превратить его в проект и соответствующим образом заняться этим.Когда вы это сделаете, вы почувствуете себя великолепно.

Это интервью отредактировано и сжато для ясности.

Один из самых влиятельных мыслителей в мире по вопросам продуктивности, 35-летний опыт Дэвида Аллена в качестве консультанта по вопросам управления и исполнительного коуча принесли ему титулы «гуру личной продуктивности» по версии Fast Company Magazine и одного из 5 лучших тренеров Америки по версии журнала Forbes. . Американская ассоциация менеджеров включила его в десятку лидеров бизнеса.Его бестселлер «Как добиться успеха: искусство продуктивности без стресса» был опубликован на тридцати языках; и описываемая в нем методология «GTD» стала глобальным явлением, которому обучаются компании в шестидесяти странах. Дэвид, его компания и его партнеры стремятся научить людей оставаться расслабленными и продуктивными в нашем быстро меняющемся мире.

Как довести дело до конца или вернуться на GTD Wagon

Getting Things Done® (GTD®) — это популярная философия и система повышения производительности, но она может напугать новых пользователей из-за своей сложности.Даже тем, кто начинает использовать GTD, слишком легко потерять популярность. Я пробовал и терпел неудачу в GTD шесть или семь раз, прежде чем окончательно сформировал устойчивую привычку.

Что иронично, ведь GTD призван упростить вам жизнь. Это набор правил, которые помогут вам никогда ничего не забыть и всегда выполнять свои самые важные задачи. Это не должно быть так сложно.

Если вы не знаете, с чего начать с GTD, или у вас возникли проблемы с изготовлением палки, это руководство для вас. Мы раскроем основы GTD и выясним, как вы можете использовать его, чтобы максимально повысить продуктивность.

Книга Дэвида Аллена Getting Things Done — вот где все началось, и мы настоятельно рекомендуем эту книгу, если вы хотите развить GTD дальше. Getting Things Done® и GTD® являются зарегистрированными товарными знаками компании David Allen.

GTD в двух словах

Getting Things Done — это пятиэтапный процесс, позволяющий запомнить все, что нужно сделать, записывая каждую задачу и идею, которые вам нужно очистить.

Сохраняйте все, что привлекает ваше внимание или что необходимо сделать, записывая свои задачи, идеи, проекты и многое другое в список, будь то бумажная записная книжка, приложение для записной книжки, такое как Evernote, или список дел как OmniFocus.Ключ состоит в том, чтобы перенести все из вашего мозга в свой «почтовый ящик», как GTD называет ваш основной список.
Проясните свои идеи. Решите, является ли каждая задача или идея в вашем почтовом ящике действенной и важной, и если да, то какой следующий шаг необходимо предпринять для их выполнения. Если они не имеют смысла, отбросьте неважные идеи, а остальные сохраните для дальнейшего использования.
Организуйте задач в списки. Объединяйте похожие задачи, чтобы выполнить их сразу, или группируйте задачи проекта в рабочий процесс, чтобы выполнять каждый шаг по порядку.
Отразите на своей работе. Просмотрите свои проекты, чтобы убедиться, что задачи по-прежнему актуальны, и убедитесь, что вы ничего не забыли.
Займитесь и фактически выполняйте задания.

Основные концепции GTD для вашего рабочего процесса

GTD продается как Искусство продуктивности без стресса . Если все сделано правильно, вы не будете тратить время на то, чтобы беспокоиться о том, какие важные задачи вы забыли, какие работы должны быть выполнены на этой неделе или что вам делать дальше, чтобы продвинуться вперед в большом проекте на работе.Вместо этого вы всегда будете выполнять правильную задачу в нужное время. Вы будете планировать свою тяжелую работу на время, когда вы полностью заряжены, и рутинные задачи на время, когда все, что вы можете сделать, это проверка электронной почты. Вы научитесь правильно заниматься.

Это GTD в лучшем виде. Однако сначала вам нужно создать свою собственную систему, чтобы реализовать 5 шагов GTD в вашем рабочем процессе. Ключ к успеху: разбейте GTD на базовые навыки и применяйте их по очереди, пока не получите работающую систему.Вот основные навыки:

Идеи для файла

для справки

Первый навык, который нужно освоить в GTD, — это подавать свои задачи и идеи для справки. Когда вы впервые начнете GTD, у вас будет много материалов, собранных в вашем почтовом ящике, большинство из которых не требует действий. Важно убрать этот материал с дороги и хранить в любом месте, доступном на случай, если он вам снова понадобится.

Не бойтесь записывать идеи и задачи, а также не забывайте бумажные счета и электронные письма, которые автоматически приходят в ваш почтовый ящик, так как их тоже нужно отсортировать.Вся идея GTD состоит в том, чтобы освободить ваш разум от чего-то осязаемого. Но также не бойтесь избавляться от этих предметов позже, когда будете просматривать свой список. Спросите, можно ли применить каждый элемент к действию. Если нет, спросите, действительно ли вам нужно придерживаться этой идеи. Если нет, выбросьте его. Если да, то здесь в игру вступают ваши справочные файлы или папки.

Когда была написана книга GTD, вы писали идеи на бумаге и хранили их в физических картотечных шкафах вместе со своими счетами, контрактами и другими документами, требующими принятия мер.Однако шкафы для хранения документов стоят как денег, так и места, и вы не можете быстро искать в них, как в цифровых файлах или заметках.

С другой стороны, несмотря на то, что цифровая справочная документация — это здорово, ее сложнее организовать. Evernote может быть отличным инструментом для сохранения всех ваших справочных материалов, поскольку он может распознавать текст в отсканированных документах и захватывать идеи из любого места с помощью Evernote Web Clipper, но он также может быстро превратиться в беспорядочный почтовый ящик. Вы можете использовать Dropbox или другие приложения для облачного хранилища, чтобы сохранить каждую идею в цифровом файле, или создать самостоятельное решение, смешивая приложения и бумагу вместе, но для организации обоих потребуется время.

Совет: Нужна помощь в организации ваших цифровых справочных файлов? Ознакомьтесь с материалами «Поиск файлов быстрее: как организовать файлы и папки» и «Советы по тегам: как организовать файлы и другую информацию с помощью тегов».

Я использую гибридную систему. У меня есть небольшой картотечный шкаф с двумя выдвижными ящиками, где я храню бумажные документы для быстрого ознакомления и в качестве резервной копии важных цифровых файлов. Однако большая часть бумаги в моей жизни сканируется, автоматически сортируется с помощью удобного приложения для Mac Hazel и хранится в Dropbox.Это дает мне цифровую копию всего в одном месте, наряду с задачами и идеями, которые я записываю, — но у меня все еще есть безопасность бумажной копии для важных документов.

Независимо от того, какое решение вы используете для хранения своих идей и задач, убедитесь, что ваша информация доступна для поиска, доступна на ваших мобильных устройствах, а также на вашем компьютере и регулярно копируется.

Совет: Нужна помощь в резервном копировании данных? Наше руководство по резервному копированию всего со всех ваших приложений и устройств поможет вам сохранить вторую копию всего, даже ваших данных, которые заблокированы в приложениях.

Захват задач и проектов

Ваш следующий шаг — найти способ фиксировать элементы, которые можно выполнить — задачи, идеи и проекты, — которые всегда доступны. Вы можете использовать карманный блокнот и ручку, блокнот или приложение со списком дел или и то, и другое. Важно то, что у вас всегда есть где записывать вещи, когда они приходят в голову.

Я использую OmniFocus, приложение для Mac и iOS, разработанное специально для GTD. Я всегда под рукой на моем компьютере, iPhone и Apple Watch, поэтому я могу мгновенно зафиксировать задачу или идею.Многие другие приложения для дел, включая Asana и Todoist, также созданы с учетом GTD и позволяют с одинаковой легкостью быстро добавлять задачи и идеи.

Подробнее: Ознакомьтесь с нашим полным руководством по использованию OmniFocus с GTD или откройте для себя свой следующий любимый инструмент управления задачами с нашим обзором 40 лучших приложений для выполнения задач.

Если вы предпочитаете ручку и бумагу, всегда носите с собой карманный блокнот, например Field Notes, Bullet Journal или Moleskine, и карманную ручку (мне нравится Fisher Space Pen Bullet), чтобы быть уверенным, что вы готовы к съемке. задачи, когда на улице.Это комбо — первое, что я кладу в карман, одеваясь каждое утро, и последнее, что кладу на тумбочку перед сном — так я могу фиксировать задачи и идеи, возникающие прямо перед сном.

Это может показаться мелочью, но если постоянно держать при себе блокнот или приложение с делами, то фиксирование задач и идей становится привычкой — даже типом мышечной памяти. Вам нужно центральное место для хранения всего, чтобы вам никогда не приходилось задумываться, куда вы положили эту заметку или напоминание о задаче. И чтобы скрутить линию от Гленгарри Глен Росс, вы должны Always Be Capturing .

Затем для элементов действия, которые автоматически назначаются вам по электронной почте, в Slack и в инструменте управления командными проектами, автоматически скопируйте их в одно место с помощью приложения автоматизации Zapier. Например, вы можете получать электронные письма с пометкой «todo» в Gmail, автоматически отправляемые в Todoist (или другое приложение для выполнения), новые карточки Trello от вашей команды, сохраняемые в Wunderlist, или создавать собственный рабочий процесс для добавления задач в ваш почтовый ящик GTD с помощью Zapier’s 750+ интеграций приложений.

Обрабатывайте свои задачи

Теперь у вас есть архив справочных материалов и почтовый ящик с задачами, которые необходимо выполнить.Теперь вам нужно прояснить и систематизировать все, что вы сняли. Вы можете организовать все в любой список дел, но эти списки помогут сделать вещи более активными: проекты, следующие действия, ожидание и когда-нибудь / возможно.

Для каждого элемента в папке входящих сообщений спросите: Это многоэтапное действие? Например, чтобы написать отчет, вам может потребоваться сначала изучить свою тему, создать план, написать черновик, а затем отредактировать черновик. Это многоступенчатое действие. Поместите эти более подробные задачи в свой список Projects .

Затем определите, что называется «следующим действием» для этого проекта. Следующие действия — это следующий, конкретный шаг, который вам нужно сделать, чтобы двигаться вперед и приступить к выполнению этого пункта. Это должны быть физические, видимые действия — вещи, которые вы можете сделать в любое время. Например, следующее действие — «поиск в Google виджетов и создание закладок для пяти первых статей о виджетах», но не более туманный «плановый отчет по виджетам».

Теперь, когда у вас есть следующее действие, поместите его в список Следующие действия .Здесь также вы должны добавить все остальные действия, которые не являются многоступенчатыми .

Теперь вы можете обработать список Следующие действия , задав себе следующие вопросы по каждому элементу:

Могу я сделать это менее чем за две минуты? Если да, сделайте это сейчас. Например, отправьте этот счет по электронной почте или оплатите онлайн-счет, прежде чем продолжить обработку остальной части своего почтового ящика.
Я лучше всех справлюсь с этой задачей? Если вы можете делегировать задачу, вы должны это сделать.После делегирования задачи поместите элемент в список Ожидание .
Это что-то, что мне нужно сделать в определенный день или время? Поместите это в свой календарь, чтобы получить напоминание
Я действительно хочу или должен это сделать как можно скорее? Может быть, у вас есть мечта путешествовать по миру. Может быть, вам нужно переделать кухню. Может быть, вы думали вернуться в школу. Подобные идеи или проекты, которые вы, , могли бы реализовать, но не сейчас, должны быть в вашем списке Может быть / когда-нибудь , чтобы они не загромождали ваш список Следующие действия или Проекты .

Вот блок-схема от компании Дэвида Аллена, которая может напомнить вам об этом процессе:

Совет от профессионала: Проблема со списком Maybe / Someday заключается в том, что вы можете добавлять в этот список, казалось бы, бесконечное количество вещей — настолько много, что на просмотр списка каждую неделю уходит слишком много времени. После этого вы перестанете полностью просматривать список, что сделает его бесполезным. Чтобы бороться с этим, я поддерживаю строгое ограничение в 20 элементов в моем списке Someday / Maybe — если что-то добавляется, что-то еще удаляется.Я храню текстовый файл со своим списком желаний в другом месте и просматриваю его каждый год в свой день рождения.

Еженедельный обзор задач и проектов

GTD — это не просто составление списков дел — это гарантия того, что вы никогда ничего не забудете, даже задачи из вашего списка Someday . Еженедельный обзор — вот как вы этого добьетесь. Прочитать и просмотреть ваши списки довольно просто, но дисциплина еженедельного обзора — это то, что поддерживает работу всей системы GTD и гарантирует, что вы будете в курсе своих обязательств.

Компания Дэвида Аллена делит еженедельный обзор на три раздела: прояснение, получение информации и творческий подход. Это отличная отправная точка для общего обзора процесса.

Ясно . Соберите отдельные бумаги со своего стола, сумки и бумажника; выполните «очистку ума», чтобы зафиксировать любые необработанные задачи или проекты, которые возникают у вас в голове; свести свои почтовые ящики к нулю. Этот шаг поможет вам очистить колоды, чтобы убедиться, что все, что у вас на уме и в вашей жизни, было захвачено.
Получить текущий . Просмотрите список Next Action , календарь и списки Waiting For и Projects . Потратьте несколько минут, чтобы убедиться, что ваши текущие проекты по-прежнему актуальны и имеют определенное следующее действие.
Проявите творческий подход . Потратьте некоторое время на просмотр своих списков Когда-нибудь / Может быть, , чтобы увидеть, стали ли там элементы актуальными. Затем потратьте некоторое время на мозговой штурм новых задач и проектов, которые необходимо добавить в список.

Выполнив эти шаги, вы должны выделить момент и заблокировать все задачи, требующие времени, а также назначить встречу для следующего еженедельного обзора в своем календаре. Это ваш первый шаг к тому, чтобы сделать это привычкой.

Подсказка : Посмотрите эпизод управляемого еженедельного обзора из подкаста компании Дэвида Аллена, чтобы глубже изучить процесс еженедельного обзора.

Подводные камни GTD, которые могут свести на нет ваш прогресс

GTD предлагает множество способов выполнить больше работы за меньшее время и оставаться организованным.Он также имеет немало подводных камней, которые могут привести к выходу из строя системы GTD. Я много раз падал с вагона ГТД, и каждый раз причиной была одна из этих ловушек.

Вот на что следует обратить внимание:

Добавление задач и невыполнение их

Помните, что если вы добавляете задачу, вы должны были добавить ее для достижения определенной цели в рамках определенной временной шкалы. Если вы обнаружите, что неделя за неделей просматриваете одну и ту же нерешенную задачу, это означает, что либо задачу нужно выполнить сейчас, передать кому-то другому, переместить в список Someday / Maybe либо полностью удалить.Если задача больше не актуальна, можно от нее избавиться. А если вы боретесь с мотивацией, есть практические способы сохранить мотивацию на работе.

Необработанные задачи в папке «Входящие»

Независимо от того, имеете ли вы дело с физическим почтовым ящиком или с цифровым, важно, чтобы вы сортировали задачи по спискам и проектам, чтобы вы могли отслеживать их и не позволять им гнить в вашем почтовом ящике. Обрабатывайте почтовый ящик не реже одного раза в неделю. Лично я не хочу заканчивать рабочий день, не убедившись, что мои основные почтовые ящики (электронная почта, OmniFocus, Trello и бумажный блокнот) очищены.

Неделимые обзоры

Это один из самых больших камней преткновения для начинающих практиков GTD. Проверка — это то, что поддерживает работу системы, поскольку она гарантирует, что вы соблюдаете все свои обязательства и составили планы, чтобы увидеть задачи и проекты до их завершения. Без еженедельного обзора GTD — это просто причудливый список дел без отчетности . Вот почему так важно сделать еженедельной привычкой пересматривать свои задачи.

Ложная срочность задачи

Добавление сроков выполнения и пометок к задачам и проектам, которые в них не нуждаются, увеличивает умственное напряжение.Если вы сделаете все приоритетом, то, по сути, ничто не станет настоящим приоритетом. Это похоже на сотрудника, который отмечает каждое отправляемое им электронное письмо как , высокая важность . Добавьте сроки выполнения и отметки, чтобы убедиться, что действительно важные задачи отмечены в вашем календаре, и доверьте своей системе обработку остальных, насколько это возможно.

Использование систем управления задачами в качестве средства откладывания дела

Это моя особая слабость — меня всегда привлекают яркие и блестящие новые приложения, блокноты и методы ведения дневника.Я уже перечислил многие из них в этом посте, и с каждым годом их становится все больше. В результате я часто трачу больше времени на перенос своих списков задач и проектов, чем на их выполнение.

Чтобы бороться с этим, выберите систему и примите решение не смотреть на других в течение длительного времени. Каждые шесть месяцев у меня есть повторяющаяся задача OmniFocus, чтобы проверить, какие новые приложения появились, и я могу потратить час или два на их проверку и сравнение с OmniFocus. Как и в случае с большинством личных недостатков, выявив их, вы можете работать над минимизацией их негативного воздействия на вашу жизнь.Этот метод позволяет мне поддаться моему желанию настроить свою систему GTD — но только два раза в год на пару часов.

Копирование чужого рабочего процесса GTD

На сегодняшний день поиск в Google по запросу «Рабочий процесс GTD» дает 17 200 результатов. Есть партия блоггеров, работающих по продуктивности, большинство из которых подробно рассказали о своих методах GTD и о том, почему вам следует рассмотреть возможность их использования. Пока вы только начинаете, я бы посоветовал вам избегать этих сообщений. Выберите свою систему и регулярно пользуйтесь ею в течение шести месяцев; как только у вас будет этот базовый уровень, вы сможете точно судить, работает ли на вас чужой рабочий процесс GTD.В противном случае вы обнаружите, что переключаете свою систему каждые несколько недель, и это приведет к падению с вагона GTD.

Как вернуться на правильный путь с GTD

Если вы уже пробовали GTD раньше, но он просто не прижился, возможно, пришло время попробовать снова. Начните с основных концепций, описанных выше, избегая при этом ошибок GTD. Затем, вот несколько дополнительных советов, которые могут помочь вам успешно превратить дело в привычку:

Объявить о банкротстве Управления делами

Иногда люди возвращаются в GTD после падения с повозки и не знают, что им делать с десятками проектов и задач, которые не выполнялись месяцами.Здесь есть тенденция возвращаться и обновлять каждый список по отдельности.

Лучше всего объявить о банкротстве Task Management. Просто удалите все и начните заново.

Это новое начало может стать отличным психологическим мотиватором. Если ваша система GTD отстает на несколько месяцев, вам, вероятно, потребуется меньше времени, чтобы начать заново с нуля, чем пересмотреть заброшенную систему. Вы всегда можете экспортировать эти задачи / проекты в файл, к которому вы можете вернуться, когда твердо закрепите свою привычку к GTD (вперед, сделайте это отложенной задачей на три месяца с этого момента), если вы не можете позволить себе отпустить ее.

Подумайте о том, чтобы встряхнуть свой формат

Если ваша система GTD зашла в тупик, возможно, пришло время попробовать другой подход при выполнении перезагрузки GTD. Если вы использовали бумажную систему, рассмотрите возможность использования приложения на этот раз или наоборот.

Бумажные системы

Когда дело доходит до бумажных систем, золотым стандартом является система, описанная в книге GTD, которая устанавливает разделы в бумажном органайзере для вашего рабочего процесса, а также папки с файлами.Некоторые люди также предпочитают хранить всю свою систему в портативном компьютере, который путешествует с ними. Две популярные версии ноутбуков, вдохновленных GTD, — это Bullet Journal и аналоговая система разметки Dash / Plus. Другой вариант — сборник учетных карточек, используемых в КПК Hipster, чтобы носить ваш почтовый ящик в кармане.

Синхронизация приложений

Существует множество отличных приложений, совместимых с GTD, многие из которых работают с Zapier, чтобы автоматически захватывать задачи и предупреждать вас о сроках выполнения задач.Asana, OmniFocus и Todoist являются одними из самых популярных, или вы можете получить обзор 40 лучших приложений для выполнения в нашем обзоре.

Совет: Вы также можете объединить бумажные и цифровые инструменты в гибридную систему повышения производительности.

GTD — это привычки, а не приложения или модные блокноты и ручки

Если есть только одна вещь, которую вы вынесете из этого поста, это должно быть следующее: GTD — это привычки . Снимайте каждую задачу, даже глупую повседневную, так, чтобы она не приходила вам в голову.Наличие справочной файловой системы, в которой вы можете легко сохранить соответствующую информацию. Установка времени для выполнения определенных действий и их выполнение. Проведение еженедельного обзора.

Ни одно из этих действий само по себе не является революционным, но, сделав их частью наших процедур, мы усвоили их, и GTD становится больше, чем просто продуктивным проектом. Система становится внешним мозгом, который разгружает когнитивные ресурсы, которые таятся в глубине вашего разума каждую ночь перед сном.

Выработка привычки к GTD означает наличие доверенной системы, что означает, что вы вернули часть этой когнитивной нагрузки и обеспечиваете душевное спокойствие, когда вы знаете, что все жизненно важные задачи собраны и находятся в процессе.

Мне нравятся приложения для повышения производительности, перьевые ручки и красивые записные книжки, но они — глазурь на торте, а не сам торт. Мне доставляет удовольствие настраивать свою рутину GTD, но я наконец понял, что могу позволить себе легкомысленность этих дополнений только после того, как буду выполнять свои обязательства по GTD.

Сохраняйте спокойствие и делайте дела

К этому моменту вы должны иметь довольно хорошее представление о том, что GTD может и не может сделать для вас, несколько вариантов того, как вы можете реализовать GTD, и способы избежать падения с повозки GTD, как я делал много раз. года. Если вы сомневаетесь, работайте над выполнением описанных выше шагов ребенка в указанном порядке.

Getting Things Done позволил мне работать над большим количеством проектов одновременно, чем я когда-либо думал, и за это я благодарен книге Дэвида Аллена.GTD, безусловно, является вложением вашего времени и, возможно, денег, в зависимости от того, какие инструменты вы используете, но это достойное использование обоих.

Все еще не уверены в том, что решились на GTD? Если вам нужна более простая, но аналогичная система производительности, вот 5 альтернатив GTD, которые могут потребовать меньше усилий и времени.

Заглавная фотография сделана denisreimann через Flickr. Keep Calm и фото GTD через Keep Calm-O-Matic.

10 вещей, которые нужно сделать для начала работы на YouTube

Этот контент был обновлен 22.07.20, чтобы отразить новые отраслевые стандарты и обновления платформы.

Некоторым малым предприятиям и организациям начало работы на YouTube может быть пугающим. Поверьте, когда мы говорим, что преимущества использования YouTube значительно перевешивают недостатки. Не позволяйте вашей первоначальной нервозности мешать испытанию этого мощного канала.

Самое важное, что вам понадобится для успешного канала YouTube, — это то, что у вас, скорее всего, уже есть: понимание того, кто ваша аудитория, а также то, что они могут найти ценным.Например, если вы управляете зоомагазином, вы знаете, что ваша аудитория в основном состоит из владельцев домашних животных и что они находят советы и рекомендации, связанные с животными, такие как «как приучить собаку сидеть» или «советы по приучению собаки к поводку». кошка », ценный. Учет вашей аудитории и ее интересов поможет вам определить, на чем следует сосредоточить свои усилия при создании контента для YouTube.

Видеоконтент может усилить ваши усилия по продвижению бренда и продемонстрировать ваш бизнес-опыт. Однако это также отличный способ развлекать, обучать людей и общаться с ними.

Начните бесплатную 60-дневную пробную версию сегодня. Узнайте больше о нашей 60-дневной бесплатной пробной версии по электронной почте.

Чтобы по-настоящему воспользоваться этой возможностью, вот 10 вещей, которые вам нужно сделать, когда вы только начинаете работать на YouTube:

1. Определите свои цели

Прежде чем что-либо делать, важно подумать о том, что вы надеетесь получить от YouTube. Это поможет вам решить, какие видеоролики вы хотите создать, и определите правильную аудиторию для вашего контента.

Опять же, это, вероятно, тесно связано с аудиторией вашего малого бизнеса или организации. Если вы управляете косметической компанией, размещение руководств о том, как подготовиться к вечеринке, имеет смысл. Однако вашим подписчикам может показаться странным, если вы даете советы по не связанным темам, например по садоводству или йоге.

Также важно помнить , почему вы хотите быть на YouTube для начала. Вы хотите рассказать о миссии своей организации? Хотите увеличить продажи в своем обычном магазине?

Наличие цели с самого начала означает, что у вас будет больше возможностей создавать контент, на который ваша аудитория захочет подписаться, комментировать и делиться.Если вы сосредоточитесь на содержании, которое полезно вашей аудитории, особенно если это то, в чем вы эксперт, ваши зрители будут рассматривать вас как надежный источник информации.

2. Создайте канал

Для создания канала YouTube вам понадобится учетная запись Google. Вы можете использовать существующую учетную запись Google или создать новую для своего бизнеса.

После создания учетной записи и перехода на YouTube вам будет предложено назвать свой канал. Предлагаем использовать название вашей компании, так как оно будет наиболее узнаваемым.Вы хотите, чтобы вашей целевой аудитории было легко найти вас! Помните, что YouTube — это, по сути, поисковая система (и работает / принадлежит крупнейшей в мире поисковой системе — Google). Подумайте, как люди будут искать, чтобы найти то, что предлагает ваш бизнес.

Далее вы ответите на пару вопросов и согласитесь с условиями. Тогда — вуаля — вы являетесь счастливым обладателем нового канала на YouTube.

Важно немного поработать, прежде чем вы начнете продвигать свою новую страницу.В конце концов, вы хотите произвести хорошее первое впечатление!

Вот несколько простых вещей, на которых вам следует сосредоточиться:

Обложка вашего канала находится в самом верху вашего профиля, а значок вашего канала отображается рядом с вашим именем и рядом с каждым видео, которое вы публикуете.

Значок канала

Значок вашего канала — это в основном изображение вашего профиля на YouTube. Это изображение автоматически загружается из вашей учетной записи Google. Чтобы сделать ваш канал узнаваемым, рекомендуется загрузить логотип вашей компании в качестве значка канала.Если у вас нет логотипа, используйте высококачественное изображение, профессионально представляющее ваш бизнес.

Искусство канала

Вы можете помочь своему каналу выделиться из толпы, изменив оформление канала. YouTube предоставляет отличное пошаговое руководство по этому процессу с указанием размеров и того, как ваши работы будут отображаться на различных устройствах, включая мобильные телефоны и телевизоры.

Будьте внимательны при выборе обложки канала. Мы предлагаем использовать простой дизайн или шаблон, который соответствует бренду вашей компании, или изображение, которое точно представляет ваш бизнес, поскольку оно обрезается до очень небольшой части большего изображения.

Имейте в виду, что у вас должны быть права на использование любого изображения по вашему выбору. Наконец, посмотрите, как эти изображения выглядят на других устройствах, чтобы убедиться, что все выглядит хорошо. Оформление вашего канала будет отображаться по-разному в зависимости от того, на каком устройстве его просматривают подписчики.

О разделе

Раздел «О нас» — это возможность рассказать людям, кто вы, чем занимаетесь, где вас найти и как с ними связаться. Не забудьте связать здесь все свои другие социальные сети, чтобы люди могли подписаться на вас по нескольким каналам.Вы также должны указать ссылку на веб-сайт своей компании в разделе «О нас», чтобы люди могли связаться с вами и подписаться на ваш список рассылки.

Конечно, важно убедиться, что вы используете изображения правильного размера на своем канале YouTube. Используйте наше руководство, чтобы каждый раз гарантировать идеальный размер изображений в социальных сетях.

3. Начните создавать и загружать видео

А теперь самое интересное!

Соберите все имеющееся у вас оборудование и отправляйтесь снимать видео.У вас нет тонны записывающего оборудования? Без проблем. Даже если вы работаете только со своим смартфоном, вы все равно можете снимать действительно отличное видео, если оно будет полезно вашей аудитории.

Не забывайте быть уверенным и получайте удовольствие. В отличных видео всегда есть хорошая энергия; если вам не нравится снимать видео, ваша аудитория, вероятно, не получит удовольствия от его просмотра!

Вот несколько полезных ресурсов, которые помогут вам начать работу:

В дополнение к указанным выше ресурсам имейте в виду, что вы только начинаете.Позже вы всегда можете перейти на более продвинутое оборудование. Когда дело доходит до редактирования видео, убедитесь, что вы выбрали простую программу для редактирования, которая не будет слишком утомительной. YouTube даже предлагает некоторые встроенные инструменты редактирования, которыми вы можете воспользоваться после загрузки.

4. Создание списков воспроизведения

Создав несколько видео, сгруппируйте их в плейлисты на своем канале. Даже если у вас всего несколько видео, неплохо было бы объединить их в плейлист, чтобы помочь вашим подписчикам легко разобрать ваш контент.Это важный шаг, так как название, которое вы выбираете для своего плейлиста, также может помочь вам занять более высокое место в результатах поиска Google.

Плейлисты

также побудят людей смотреть больше ваших видео, потому что они увидят список остальных ваших видео в серии, что сделает ваш контент более эпизодическим. Автовоспроизведение привлекает зрителей к просмотру нескольких видео без каких-либо усилий с их стороны.

YouTube также позволяет размещать плейлисты на странице вашего канала YouTube.Это отличный вариант, потому что вы можете систематизировать и категоризировать свой контент, а также выделять видео, на которые вы хотите привлечь наибольшее внимание. Например, на канале Constant Contact YouTube мы размещаем на нашем канале обучающие видео и вебинары, чтобы сделать наш образовательный контент доступным.

5. Поделитесь своими видео

Хотя ваши видео, скорее всего, получат некоторый трафик только благодаря обычному поиску, не бойтесь продвигать свои видео через другие онлайн-каналы, например свой веб-сайт.

Люди, которые уже связались с вами в социальных сетях, таких как Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram и Pinterest, вероятно, также оценят ваши новые видео.

И не забывайте про электронную почту! Включение видео в следующее электронное письмо — отличный способ привлечь подписчиков и привлечь трафик на вашу страницу YouTube.

6. Проанализируйте данные

После того, как вы начали выкладывать свои видео, важно обращать внимание на то, как люди с ними взаимодействуют.

В идеале, вы хотите, чтобы люди просмотрели ваше видео до конца. Отчет об удержании аудитории в YouTube Analytics может показать вам, в какой момент зрители перестали смотреть ваше видео. Это хороший способ определить, правильная ли длина ваших видео или есть ли какая-то часть видео, которая может отталкивать людей. Как правило, наиболее эффективны более короткие и увлекательные видеоролики.

Ознакомьтесь с этой записью в блоге, чтобы получить дополнительную информацию о YouTube Analytics и о том, как в полной мере использовать все преимущества функций.

7. Оставайтесь на связи со своей аудиторией

Одна из худших вещей, которые вы можете сделать на YouTube, — это загрузить свое видео, а затем забыть о нем.

Проверяйте время от времени, чтобы узнать, интересуются ли люди вашим видео. Отвечая на вопросы или комментарии людей, вы можете начать беседу, которая поможет вашей аудитории больше узнать о вашей компании и сделает ваше видео еще более ценным.

Они могут не только учиться у вас, но и вы можете учиться у них! Примите во внимание отзывы и используйте их для корректировки своих видео, чтобы они лучше отвечали потребностям вашей аудитории.Каждый комментарий, который вы получаете к видео, — это возможность для более глубокого разговора и общения.

8. Сделайте ваши видео доступными

Добавляя субтитры и скрытые субтитры к своим видео на YouTube, вы можете открыть свой контент для более широкой аудитории, включая глухих или слабослышащих зрителей. Это также позволяет международным зрителям воспользоваться вашим контентом, поскольку они могут говорить на другом языке, чем тот, на котором говорят в вашем видео.

Добавить скрытые субтитры просто.Фактически, у YouTube есть инструмент, который их автоматически генерирует! Однако этот инструмент не идеален и часто требует незначительных правок или настроек, чтобы обеспечить хорошее взаимодействие с пользователем. На странице поддержки YouTube есть пошаговые инструкции по созданию, редактированию и загрузке субтитров и скрытых субтитров.

9. Решите, кто должен иметь доступ к вашему каналу

Если вы собираетесь быть единственным человеком, работающим на вашем канале YouTube, вы можете пропустить эту часть.

Однако, если вы управляете небольшой маркетинговой командой или хотите предоставить одному из своих сотрудников доступ к учетной записи, чтобы отвечать на комментарии зрителей или загружать видео, вам необходимо понять, как владельцы и менеджеры каналов работают на YouTube.

Вы всегда должны убедиться, что вы являетесь основным владельцем учетной записи. Таким образом, если сотрудник увольняется или меняет роли, вы сможете удалить или изменить его доступ. Это также не позволяет бывшим сотрудникам управлять аккаунтом после их ухода.

Подробнее о ролях каналов и о том, как добавлять людей в свою учетную запись, можно узнать здесь.

10. Рассмотрим запуск

Живое видео сейчас популярно как никогда. Прямая трансляция — отличный способ завоевать доверие и лояльность, поскольку это аутентичный способ общения с аудиторией.Это также отличный способ представить себя и свой новый аккаунт YouTube!

YouTube Live можно включить на любом проверенном YouTube. Однако только учетные записи с минимум 1000 подписчиков могут вести прямые трансляции на мобильных устройствах. Чтобы включить прямые трансляции, просто перейдите в инструменты Творческой студии YouTube и перейдите на вкладку Прямая трансляция.

Ищете советы по прямой трансляции? Мы рекомендуем использовать сеть с высокоскоростным Интернетом и располагать ее в месте с минимальным фоновым шумом или отвлекающими факторами.

Создание успешного канала YouTube и заинтересованного сообщества подписчиков может показаться трудоемким, но награда того стоит

Видеоконтент может помочь вам стать авторитетом в своей отрасли, а также стать достойным источником развлечения.

Чтобы добиться успеха на YouTube, необязательно быть режиссером или профессиональным редактором. Все, что вам нужно, — это понять, как вы можете предложить своей аудитории что-то ценное. Таким образом, они оценят ваши усилия, будут взаимодействовать с вашим контентом и возвращаться на вашу страницу снова и снова.

Ищете дополнительные советы по интернет-маркетингу?

Подпишитесь на нашу рассылку! В нашем информационном бюллетене «Советы и подсказки» вы найдете практические советы и рекомендации по маркетингу, необходимые для развития вашего бизнеса. Подпишитесь, чтобы получать сводку наших лучших сообщений в блогах, вебинаров и ресурсов, которые будут доставлены прямо на ваш почтовый ящик два раза в месяц.

Вы также можете подписаться на нас в социальных сетях, чтобы получать советы и поддержку в режиме реального времени. Не забудьте подписаться на наш канал на YouTube!

GTD за 15 минут — Практическое руководство по выполнению задач

GTD — или «Выполнение дел» — это структура для организации и отслеживания ваших задач и проектов.Однако его цель немного выше, чем просто «довести дело до конца». (Его следовало назвать «Делать дела намного лучше, чем просто позволять чему-то происходить, что часто оказывается совсем не крутым».) Его цель — заставить вас на 100% доверять системе сбора задачи, идеи и проекты — как расплывчатые вещи, такие как «изобрести величайшую вещь на свете», так и конкретные вещи, например «позвонить Аде 25 августа, чтобы обсудить рецепт чизкейка». Все !

Звучит, как и все другие обычные системы списков дел, говорите вы? Во многом это так, но это еще не все, и это действительно просто.Обещаю! Так что, пожалуйста, продолжайте читать.

Одно из основных предположений GTD состоит в том, что вы тупой — или, скорее, что ваше подсознание совершенно тупо, когда дело доходит до размышлений о том, что вам следует делать. Например, зная, что вам нужно отремонтировать часы, но вместо того, чтобы напоминать вам, когда вы проезжаете мимо часового магазина, оно внедряет в ваш мозг непрекращающееся чувство «Мне нужно вспомнить… что-то» .

Джессика Керр прекрасно выразилась:

Представьте, что ваш мозг — это белая доска.Там есть списки дел и «НЕ УДАЛИТЬ»? Есть ли место для рисования и сочетания идей?

Большая часть «магии» состоит в том, чтобы преобразовать задачи и прихоти в физических и видимых действий , как вы скоро увидите.

GTD дает вам — при правильном понимании и реализации — надежную систему для отслеживания того, что вам нужно делать, что вы должны делать или должны считать, что делать . Когда ваша система и ваше доверие к ней на месте, ваше подсознание перестанет отслеживать все, что вам нужно делать, и перестанет постоянно вам напоминать.Это снижает стресс и высвобождает драгоценное время мозга для более продуктивного мышления — может быть, это даже экономит реальное время , чтобы у вас было больше времени для уроков балета, рисования и катания на роликах.

Отлично! Так как же это на самом деле работает? Он работает с использованием специальных техник йоги и ежедневных умственных упражнений. Нет, ха-ха! Просто шучу. Он работает путем простого ведения списков, что может сделать каждый ребенок с бумагой и карандашом. В наши дни даже компьютеры могут вести списки!

Вам нужно будет составить следующие списки:

В
Следующие действия (возможно, несколько — об этом позже)
Ожидание
Проектов
Когда-нибудь / может быть

Эти списки будут регулярно пересматриваться и составляют основу системы GTD.Их работа описана ниже. В дополнение к спискам вам понадобится календарь, который позволяет записывать задачи и события, чувствительные к дате и времени.

В списке вы фиксируете идеи и задачи по мере их возникновения. Это может быть ваш начальник, который говорит вам испечь ей морковный пирог, или увиденный плакат цирка, который вы хотите увидеть. Барьер для добавления чего-либо в свой список должен быть как можно ниже — запишите это в блокнот или нажмите правую кнопку на смартфоне.Хотя я назвал его из в списке, нет проблем иметь больше одного. Может быть, приложение, когда вы сидите перед компьютером, и ноутбук, когда вы слоняетесь вне торгового центра? Важно то, что вы можете записывать то, что вам приходит в голову. Мы хотим снять нагрузку с мозга, помнишь?

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, вы должны потратить час на то, чтобы записать все, что вы хотите — или должны — сделать. Эти так называемые открытые петли , включают все вещи, которые не являются , как , как должны быть, , где должны быть , и так далее.Вам нужно заменить зубную щетку? Верните чашку чая, которую одолжили у тети? Стоит ли перекрасить кровать в другой цвет? Все это должно быть в вашем списке.

Если вы только начали использовать GTD и собрали тонны элементов в своем списке во время первоначальной «очистки мозгов», обработка может занять некоторое время. Отныне входящий список будет обрабатываться непрерывно.

Элементы в вашем списке должны обрабатываться один за другим в том порядке, в котором они появляются в вашем списке .При обработке элемента в вашем списке первый вопрос, который вам нужно задать: , это , требующий действий ? — другими словами, нужно ли вам сделать что-то ? Если ответ отрицательный, вы либо выбросите ее, если она вам больше не нужна, сохраните ее в качестве справочного материала («Возможно, когда-нибудь эта статья мне снова понадобится…»), добавьте ее в «когда-нибудь / может быть, список» ( для таких вещей, как «учить индонезийский»), или инкубировать его. Подожди, что … Сидеть на нем? Да вроде как. Если вы хотите напомнить себе об этом позже («Я действительно не понял эту статью, мне нужно взглянуть на нее еще раз через две недели»), это должно быть в вашем календаре или в файле Tickler , который скоро появится объясниться.(Да даже название странное.)

Теперь, если элемент, который вы сейчас обрабатываете , является подлежащим действию — другими словами: с ним нужно что-то делать — вы должны задать вопрос «, какое следующее действие? ” Следующим действием должно быть физическое и видимое действие . Другими словами, не «планируйте лотерею тортов», а «отправьте электронное письмо Артуру и Камилле и напомните им испечь свои торты».

Именно это — следующее действие должно быть следующим физическим, видимым действием , чтобы приблизить проект к его цели — возможно, является наиболее важным «правилом» в GTD.Используя несколько дополнительных секунд, чтобы придумать, что нужно сделать для физически , вы убедитесь, что ваши списки «следующих действий» будут содержать только те действия, которые вы можете выбрать в любой момент. «Предварительная обработка» уже выполнена (хотя сами действия вполне могут быть задачами планирования), и это значительно снижает сопротивление выполнению задач.

Когда вы определили следующее действие, вы должны подумать, не займет ли оно меньше двух минут.Если это так: сделайте это. Немедленно. (Такие вещи, как «отправить бабушке по электронной почте забавное видео с котиками».) Причина этого проста: если действие занимает две минуты или меньше, накладные расходы на его отслеживание будут большими по сравнению с тем, сколько времени требуется, чтобы всего сделать Это. Если это занимает более двух минут, вы должны делегировать его , если это уместно — отмечая, что было делегировано и когда — в списке ожидания, или добавить его в свой собственный список следующих действий, которые вы хотите сделать, как только у вас появится время и энергия.Если ваша секретная сверхдержава — это делегирование полномочий, то, вероятно, в следующих действиях все закончится. Если для закрытия разомкнутого цикла потребуется более одного действия, общая цель также должна быть отмечена в списке проектов, который будет объяснен в нескольких разделах.

Подводя итог, при обработке вашего списка (ов) вы должны выполнить следующую процедуру:

Рабочий процесс GTD: открытые циклы собираются в списке, обрабатываются, а если это действие, то выполняется немедленно, откладывается или делегируется.Если обрабатываемый элемент требует более одного действия, он также записывается в список проектов.

Итак, каков следующий список действий? Ну, э … очевидно, список ваших следующих действий. Другое название этих действий — «действия как можно скорее» — это просто те вещи, из которых вы будете выбирать, над чем работать, когда вы не смотрите смешные видеоролики о кошках на Youtube или не играете в Candy Crush Saga .

Когда вы делегируете работу другим, отправляете электронное письмо, на которое ожидаете (или нуждаетесь) в ответе, что-то заказываете или имеете задачу, которая «заблокирована», потому что вы ждете, что кто-то другой что-то сделает, это должно быть написано в списке ожидания.Эти элементы всегда должны быть отмечены текущей датой, чтобы вы могли отправить электронное письмо своему коллеге Марвину и сказать: «Я все еще жду отчет WTF, который, по вашему мнению, вы закончите в течение месяца. Это было 32 дня назад! ».

Если вы все еще со мной, вы можете быть обеспокоены тем фактом, что действие «Изучите учебники искусственного интеллекта» в вашем следующем списке действий — это все, что написано о вашем плане по захвату мира. Разве не легко потерять счет, когда это действие будет выполнено и удалено из вашего списка? Да, вроде бы.Вот тут-то и появляется список проектов.

GTD дает очень широкое определение проекта. Он определяет любую цель, которая требует выполнения более одного действия в качестве проекта. Эти проекты должны быть в вашем списке проектов. Этот список представляет собой просто список названий проектов и, если хотите, описаний и предполагаемых результатов проектов. Просматривая список проектов, вы убедитесь, что в вашем следующем списке действий всегда есть хотя бы одно действие для каждого проекта, что гарантирует, что ваши проекты не будут забыты.

Контексты — это «теги», которые вы помещаете на элементы в списках следующих действий, в которых говорится, где можно выполнить действие или какое оборудование необходимо для его выполнения. Действие можно «пометить» контекстом несколькими способами; Самый простой, вероятно, — просто иметь разные списки следующих действий — по одному для каждого контекста. Если вы используете новомодный электронный менеджер списков, вы часто можете иметь «умные» списки для каждого тега, что дает тот же результат. (С так называемыми смартфонами, вероятно, даже можно использовать его определение местоположения, чтобы отображать только действия, контекст которых соответствует вашему текущему местоположению.Если так: это потрясающе! Мы живем в будущее!)

Обычно к контекстам добавляется префикс «@», который имеет смысл, когда контекст является местоположением, но в других случаях его следует рассматривать как нотацию. Примеры контекстов: @ home, @ computer и @ office.

Примеры действий и их контекст

Действие	Контекст
Покупайте больше корма для собак цвета радуги	@ Город или @ магазин
Просмотрите файл cuteoverload.com	@ Компьютер или @ всемирные сети
Улыбнись незнакомцу	@ везде

Сколько контекстов вам нужно, зависит от того, сколько следующих действий у вас будет и как выглядит ваш рабочий день. Важно иметь возможность оценить — с первого взгляда — свои возможные действия в зависимости от того, где вы находитесь физически и какое оборудование у вас есть.Также может быть хорошей идеей создать контекст «повсюду» для вещей, которые вы можете делать независимо от того, где вы находитесь («Позвони маме и найди рецепт гуляша»).

Контексты повестки дня

Если у вас есть регулярные встречи с людьми, может быть полезно иметь «контекст повестки дня» — по одному для каждого человека, — где вы записываете, о чем вы хотите поговорить во время следующей встречи, когда думаете о них. Например, если у вас еженедельная встреча с Фубертом, вы можете подумать о создании контекста «@ Foobert Agenda».Эти контексты, конечно, будут меняться по мере изменения вашей команды / менеджеров / руководителей и т. Д.

Вы не хотите терять свою идею на миллион долларов о том, чтобы сделать «прыжок к выводам», но поскольку это проект, который вы хотите реализовать, когда у вас будет больше времени, вы не хотите, чтобы он «загрязнял» списки ваших следующих действий или список проектов. (Помните, что следующие действия содержат только те действия, которые должны быть выполнены как можно скорее, и что список ваших проектов будет регулярно пересматриваться, чтобы убедиться, что у всех проектов есть хотя бы одно следующее действие.)

Вот где приходит список когда-нибудь / может быть. Этот список просто содержит идеи и проекты, которые вы могли бы реализовать когда-нибудь в будущем. Вот где должны пойти и «заменить некрасивую картину в спальне», и «создать культ». (При условии, конечно, что вы не хотите делать ни одну из этих вещей прямо сейчас .) Этот список следует проверять еженедельно вместе с остальной системой, как описано в разделе еженедельного обзора ниже.

Календарь предназначен для вещей, которые вы должны сделать в определенный день или в определенное время — и — ничего больше ! Вот так; не надо ставить «установить Bonzibudddy» в свой календарь на следующую среду, если вы просто думаете, что вы хотите, чтобы сделал это тогда.

Но… почему?

Если в вашем календаре есть только те элементы, которые на самом деле чувствительны к дате и времени , это будет более полезно, поскольку на самом деле он сообщит вам, что у вас есть , которые нужно сделать в определенный день, без «разбавления» другими элементами. То, что вы, , хотите, чтобы сделал, но это не нужно делать в определенное время, все равно будет в вашем следующем списке действий, поэтому вам напомнят об этом и у вас будет возможность сделать это.

В книге Дэвида Аллена о GTD еженедельный обзор называется «решающим фактором успеха», и он не шутит.Если вы начнете использовать фреймворк GTD, и вы не робот, все начнется соскользнуть. Вы завершите следующее действие проекта и забудете добавить новое «следующее действие» для этого проекта. Вы забудете удалить следующие действия, которые, если вы действительно думали об этом, знаете, что не будете делать в ближайшем будущем, потому что появились более важные вещи, и так далее.

Еженедельный обзор должен выполняться — как вы уже догадались — один раз в неделю. Это займет некоторое время, поэтому в идеале вы должны отправиться на некоторое время (вероятно, не менее чем за 30 минут) заранее, например, в пятницу или воскресенье после обеда.При проведении еженедельного обзора вы должны как минимум сделать следующее:

Убедитесь, что в каждом проекте есть хотя бы одно следующее действие. Убедитесь, что каждое действие в вашем следующем списке действий — это на самом деле то, что вы хотите или должны сделать, если у вас есть время в течение следующей недели. Если нет, переместите его (и / или проект, которому он принадлежит) в свой список когда-нибудь / может быть, или — если вы не думаете, что когда-нибудь это сделаете — удалите его полностью. (Будьте честны с собой.)
Просмотрите свой список когда-нибудь / может быть, и посмотрите, нужно ли переместить некоторые проекты / действия в список текущих проектов / список следующих действий.При создании нового проекта в списке ваших проектов обязательно определите его следующее физическое, видимое действие и поместите его в следующий список действий.

Триггерные списки

При проведении еженедельного обзора может быть хорошей идеей работать с «триггерным списком». Триггерный список — это просто список ключевых слов, которые заставляют ваш мозг запоминать любые открытые циклы, которые вы еще не зафиксировали в своей системе. Список триггеров может выглядеть следующим образом:

Бобышка
Сотрудники
Проекты начаты, незавершены
Проекты, которые необходимо запустить
Люди, мне нужно вернуться на
…

При работе со списком триггеров поместите все, что вы помните, в список для последующей обработки.

Пример списка триггеров можно увидеть в списке триггеров для студентов Lifehacker . Вы, вероятно, захотите настроить свой собственный список по мере того, как приобретете больше опыта и узнаете, что лучше всего подходит для и .

Для того, чтобы ваша система GTD действительно заработала, есть несколько важных «передовых практик», которым вам рекомендуется следовать. Когда вы начнете привыкать к использованию GTD, вы можете быть немного снисходительнее, если считаете, что так будет лучше.

Важно, чтобы у вас было резких границ между вашими списками и между вашими списками следующих действий.Если вы часто задаетесь вопросом, к какому контексту относится следующее действие, возможно, вы захотите пересмотреть свои контексты.
Ваши инструменты должны быть забавными в использовании — но не слишком забавными! Если у вас есть медленный и сложный инструмент для управления своими списками, вы подсознательно будете сопротивляться сбору небольших задач, а если ваш инструмент слишком интересен для использования, вы в конечном итоге начнете им злоупотреблять и потратите время, играя с его удивительными функциями. Найдите то, что вам подходит.

Папка для чтения / просмотра и файл Tickler — это два инструмента, которые, хотя они и не являются непосредственно частью метода GTD, могут быть полезны для использования вместе с GTD.

Папка для чтения / просмотра

У вас, вероятно, будет довольно много действий «прочитать [какой-то документ]» в вашем следующем списке действий. Папка для чтения / рецензирования — это просто папка (физическая или цифровая), которая содержит статьи, документы и все, что вы хотите прочитать. Идея состоит в том, чтобы этот материал был доступен всякий раз, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить. В приемной стоматолога? В ожидании еды в кафе? И то, и другое — прекрасная возможность просмотреть статью о филогении Periophthalmus modestus или притвориться, что вы читаете записку своего начальника!

Здесь тоже очень важно иметь «острые грани».В эту папку следует класть только то, что вы действительно хотите прочитать, когда у вас есть время, чтобы вы на самом деле могли забрать ее в те маленькие окна свободного времени, которые появляются в течение дня.

Тиклер файл

Эта концепция со странным названием представляет собой просто набор из 43 папок с файлами. Почему 43? Потому что это означает, что у вас может быть по одному для каждого из 31 дней месяца плюс по одному для каждого из 12 месяцев в году.Если вы сейчас тянетесь за калькулятором, просто поверьте мне, по номеру 43.

Так для чего используются эти папки? Идея состоит в том, что вы можете разместить физические предметы, которые вам понадобятся в определенный день (билеты на концерт), напоминания о вещах, которые вы, возможно, захотите сделать в конкретную дату (помните, что календарь предназначен только для вещей, которые нужно сделать ). в конкретную дату / время), или заметки из лекции, которую вы действительно не поняли («Я хочу просмотреть их через неделю, когда мое подсознание какое-то время пережевало это»).

Каждый день, вставая, вы открываете папку с текущей датой. Затем вы кладете билеты на концерт, решаете, что вы – хотите отвести собаку в парикмахерскую сегодня, но откладываете конспекты лекции на три дня, так как у вас нет времени прямо сейчас. Освободив папку, вы кладете ее на задний план, а завтрашнюю папку переносите на передний план. В конце каждого месяца вы открываете папку для нового месяца и обрабатываете ее содержимое — например, помещаете элементы в папки правильного дня.

Файл Tickler, таким образом, дает возможность отправлять себе напоминания в будущем — щекочет вашу память. Ага!

Это руководство было написано, чтобы служить простым и прагматичным руководством по методу «довести дело до конца». Этот прогон метода GTD должен быть кратким. Он написан с точки зрения одного человека, и другие люди, вероятно, по-разному оценили бы важность различных аспектов GTD.

Если вам нужен полный обзор GTD, было бы разумно прочитать книгу Дэвида Аллена, формализовавшую разработанный им метод: «Как сделать все: искусство продуктивности без стресса» (Amazon, Kindle Store, Bookdepository, Google Книги , Википедия).

Визуальный стиль руководства был вдохновлен отличным руководством Мирана Липовачи по языку программирования Haskell «Learn You a Haskell for Great Good!».