Социально-методический центр поддержки СО НКО Московской области

Когда информация о вашей компании централизована в вики, сотрудники тратят меньше времени на поиск информации и меньше дублирования работы. Вики — это кладезь информации, к которой сотрудники могут обращаться, а также делиться знаниями, которые они считают ценными.

Подробнее: Как инструменты управления знаниями повышают производительность сотрудников

Печальная правда жизни состоит в том, что многие сотрудники увольняются с работы или даже просто уходят в отпуск. Другим сотрудникам приходится тратить время на изучение того, что они знали с самого начала, что приводит к потере времени и знаний. Ценные знания компании сохраняются в вики, поскольку сотрудники документируют то, что они знают, в интересах как нынешних, так и будущих сотрудников.

Читайте также: Ultimate Guide To Build a Business Wiki

В организации необходимо делиться знаниями. Чтобы повысить культуру обмена знаниями и улучшить сотрудничество, сотрудникам нужна правильная платформа. Да, внутренняя вики — правильный выбор для улучшения совместной работы.

Подробнее: Как улучшить внутреннюю коммуникацию с помощью базы знаний

Безопасность данных является серьезной проблемой для всех организаций. Информация о компании, хранящаяся на частной вики, более безопасна, чем файлы, хранящиеся на жестких дисках. Благодаря новым технологиям вы можете добавить дополнительные уровни безопасности, чтобы снизить риск утечки информации.

Информация, хранящаяся во внутренней вики, работающей на новейших вики-платформах, позволяет участнику классифицировать содержимое и добавлять иерархию структуры содержимого. Это позволяет пользователям легко перемещаться по контенту, не теряясь.

Теперь вы знаете, в чем ценность внутренней вики и почему это выгодное вложение. Как вы собираетесь внедрить ее в своей компании?

Как создать внутреннюю вики?

Вот пошаговое руководство по созданию вашей вики

1. Организуйте свою информационную архитектуру

После того, как вы выбрали свое решение для вики, вам нужно будет потратить время на создание категорий или разделов для вашей вики. Вы не хотите начинать добавлять контент с чистого листа, иначе он быстро превратится в неорганизованный беспорядок.

Вам нужно выбрать несколько высокоуровневых категорий для своей вики.

• ЧАС
• Общекорпоративный
• Инженерная поддержка
• Финансы

Список можно продолжить. Важно предоставить вашим сотрудникам разделы, в которые они могут организованно загружать контент. Убедитесь, что ваша информационная архитектура имеет смысл для широкого круга людей — попросите нескольких коллег проверить ее, если можете. Ваши категории будут использоваться сотрудниками для навигации по вики помимо поиска, и они должны отражать приоритеты компании. Возможно, вы захотите позволить каждой команде структурировать свой собственный раздел вики таким образом, чтобы он соответствовал их потребностям. Нет двух одинаковых команд, и каждая команда работает по-своему, что должно быть отражено в вики.

2. Начните импортировать или создавать контент

После того, как вы создали категории для своей вики, вы можете начать импортировать контент из другого инструмента, такого как Microsoft Word или Google Docs. Убедитесь, что вы выбрали правильное программное обеспечение вики с параметрами импорта. Если у вас нет контента для импорта, вы можете начать создавать страницы в своей вики. Начните работу над своим контентом, чтобы у других сотрудников был пример для работы. Перед официальным запуском вики убедитесь, что у вас есть весь новый контент. Некоторая популярная документация включает справочник компании и руководство по началу работы с вики.

3. Запланируйте запуск своей вики

Вам нужно решить, собираетесь ли вы развернуть свою вики для конкретной команды или сразу для всей компании. Если вы работаете с одной командой, они могут начать изучать продукт и создавать свои собственные подкатегории. Затем, когда вы, наконец, соберетесь привлечь всю компанию, эта команда может предоставить ориентир для других, которым будут следовать при создании своего вики-контента.

Вы даже можете провести обучение для своей команды, чтобы помочь им освоить программное обеспечение. Если вы решите развернуть свою вики для всей компании одновременно, не забудьте убедиться, что все ознакомлены с процессом управления вашей вики, чтобы помочь вам контролировать вклад. Вы можете назначить послов знаний, которые будут руководить вкладом своей команды в вики и помогать, если у кого-то возникнут проблемы.

4. Настройте, кто имеет доступ к какому содержимому

Когда вы запускаете свою вики, вероятно, вы захотите, чтобы некоторый контент оставался закрытым или был доступен только для чтения для членов вашей команды. Потратьте время на настройку прав доступа к вашей вики. Подумайте: какую информацию вы хотите сделать общедоступной, а какую следует оставить приватной? Какие члены команды должны иметь возможность редактировать ваш контент и публиковать новые статьи? Кто должен иметь доступ к настройкам учетной записи вашей вики? Выберите программное обеспечение для вики, которое позволяет легко контролировать, кто имеет доступ к различным частям вашей вики.

5. Запустите свою вики

Если в вашей компании никогда раньше не было вики, вероятно, вам придется потратить некоторое время на разъяснение ценности вики и того, какое значение она имеет для ваших деловых операций. Когда вы запускаете свою вики, вы должны публично объявить команде или компании, что вы просите использовать программное обеспечение. Объясните, почему вы внедряете вики, представьте вики своей команде и объясните, как каждый член команды должен вносить свой контент.

Начните работу, добавляя контент самостоятельно и демонстрируя, как должна работать вики. Когда у вас будет приличное количество контента, убедитесь, что вы связываете свои страницы, чтобы помочь вашей команде изучить вашу вики. Вуаля! Ваша вики должна быть запущена и должна стать настоящим кладезем информации, к которой ваши сотрудники могут обратиться, когда у них возникнут вопросы.

Читайте также: 15 шагов по созданию Runbook для вашей команды

Выбор правильного внутреннего программного обеспечения вики

Следующим шагом к созданию вики является выбор программного обеспечения. Вот основные функции, на которые следует обратить внимание при выборе вики:

• Простой и интуитивно понятный поиск контента
• Иерархия разумного контента, организованная в разделы
• Взаимосвязь между страницами для соединения вашего контента
• Интеграция с другими популярными инструментами
• Управление доступом и правами для управления тем, кто может видеть ваш контент

Существует несколько популярных SaaS-решений для вики, которые помогут вам начать работу с вики.

Top Internal Wiki Software & Tools

Document360 — это простое в использовании программное обеспечение внутренней вики, которое позволяет вашей команде создавать базу знаний, организовывать, сотрудничать и интегрироваться с любым приложением.

Интуитивно понятное программное обеспечение базы знаний, позволяющее легко добавлять контент и интегрировать его с любым приложением. Попробуйте Document360!

Начало работы

«Докувики» — популярный традиционный инструмент с открытым исходным кодом для создания корпоративной вики. В отличие от других инструментов для создания вики, он не требует запуска какой-либо базы данных.

MediaWiki — одна из самых первых вики-страниц, разработанных и в основном используемая крупными предприятиями. Он очень настраиваемый, но не для новичков в документации. Для его настройки требуется экспертная поддержка. Не торопитесь, чтобы оценить несколько различных решений, пока не найдете то, которое соответствует вашим потребностям.

Читайте также:  Лучшие инструменты поддержки клиентов в 2022 году

Проблемы с использованием традиционной внутренней вики

Существуют некоторые проблемы, связанные с настройкой традиционной внутренней вики, и с ними будет сложно справиться, когда ваша команда вырастет.

Вики со временем могут стать неуправляемыми. Сотрудники добавляют контент без надлежащей организации, и тогда людям трудно просматривать контент. Если ваша вики в беспорядке, то сотрудники, скорее всего, перестанут ею пользоваться.

Если вы не выберете простое в использовании вики-программное обеспечение, ваши сотрудники столкнутся с барьером, когда дело доходит до добавления контента. Контент, созданный сотрудниками, является источником жизненной силы вашей вики, и без вклада контента ваша вики будет бесполезна.

 при отсутствии аналитики трудно оценить эффективность вашей вики. Вы не сможете увидеть, какие статьи популярны, а какие нуждаются в обновлении. Если у вас нет доступа к достоверным данным, вам будет сложно улучшить вашу вики и сделать ее более удобной для вашей команды.

Традиционные вики сложны в использовании и трудны для сотрудников. Когда с системами непросто работать, что приводит к снижению их использования в вашей компании.

В Document360 мы стараемся сделать вещи современными, простыми и удобными в использовании. Это будет центральное хранилище информации о вашей компании. Мы также интегрируем с уже знакомыми вам инструментами, такими как Microsoft Team, Slack и многими другими.

Заключительные замечания

Вики может быть ценным активом для вашей компании, но она будет работать только в том случае, если у вас есть регулярные дополнения и обновления от членов команды. Убедитесь, что выбранный вами вики-инструмент упрощает создание контента, чтобы ваша вики не заполнилась перекати-полем.

Читайте также: Передовой опыт внутреннего обслуживания клиентов

Потратьте некоторое время на разъяснение ценности вики вашей компании и поощрение сотрудников за их вклад. Например, вы можете наградить самых активных участников и сделать это KPI команды. Порадуйте свою команду новой вики. В конце концов, сохранение знаний компании — стоящая инвестиция, а вики должна повысить производительность.

Интуитивно понятное программное обеспечение базы знаний, позволяющее легко добавлять контент и интегрировать его с любым приложением. Попробуйте Document360!

Начало работы

Примеры и лучшие практики 2023 года

‍

Вики позволяет экспертам в различных областях — знания клиентов, конкретные бизнес-процессы, детали транзакций и т. д. — делиться своими знаниями для общей выгоды для бизнеса. Доступ к общей внутренней базе знаний расширяет коллективные знания вашей команды. Это также сокращает время, затрачиваемое на поиск информации, оптимизирует процессы адаптации и обучения и обеспечивает сохранение институциональных знаний за счет непрерывного сбора знаний членов команды.

Настройка внутренней вики для вашего бизнеса может быть относительно простой, если вы используете правильный инструмент. Традиционные вики имеют множество ограничений: они могут быть слишком сложными, неинтуитивными или требовать от пользователя слишком много времени на поиск. К счастью, есть лучшие варианты.

С помощью удобного внутреннего вики-инструмента вы можете создать корпоративную вики-страницу, в которой легко искать, редактировать и перемещаться с разумной иерархией контента. Ваша внутренняя вики должна позволять создавать ссылки между вашими страницами, интегрироваться с другими вашими инструментами управления знаниями и предоставлять разрешения и управление правами доступа.

Вот несколько простых шагов для создания вашей идеальной внутренней вики:

1. Выберите свое программное обеспечение 

Вам нужен инструмент, предлагающий все функции, упомянутые выше. В большинстве случаев вы также ищете программное обеспечение, которое либо очень просто установить или настроить, либо пропускает эти шаги и работает прямо из вашего браузера. Интеграция с другими инструментами вашей компании является ключом к поддержанию вашей внутренней вики в актуальном состоянии и обеспечению ценности для вашей команды. Узнайте больше о выборе программного обеспечения для управления знаниями.

2. Импортируйте контент или начните создавать

С помощью программного обеспечения, поддерживающего интеграцию, вы можете легко импортировать существующий контент вашей компании в новую внутреннюю вики. Правильный инструмент также делает создание и редактирование нового контента простым для понимания и удобным для пользователя процессом.

3. Внедрение внутренних ссылок

Добавление внутренних ссылок на связанный, похожий или дополнительный контент на внутренних вики-страницах может помочь членам команды найти то, что им нужно. Добавление внутренних ссылок к дополнительному контенту на вики позволяет вашим пользователям лучше понять определенную тему или процесс.

4. Примите решение о разрешениях и правах доступа

Вам нужно будет настроить разрешения и права доступа вашей внутренней вики в зависимости от того, какой контент должен быть доступен всем в вашей компании, а какой должен быть частным или доступным только для определенных групп. Разрешения могут быть установлены, чтобы определить, кому разрешено редактировать ваш контент, а также какие сотрудники должны иметь доступ к настройкам вашей учетной записи и платежной информации.

5. Приветствуйте свою команду на вики и приглашайте к участию 

Хорошо спроектированная вики-страница приветствия может объяснить предполагаемые преимущества для сотрудников и дать рекомендации по ее использованию. Он также может отвечать на вопросы о поиске, разрешениях на редактирование и ключевых контактах. Чтобы убедиться, что ваша компания получает максимальную пользу от внутренней вики, поощряйте членов команды к регулярному участию, привлекая внимание к их областям знаний и предлагая поощрения за добавление и редактирование контента, когда это уместно.

Корпоративные вики, как правило, очень легко настроить и заполнить на начальном этапе, что может сделать их отличным решением для начала работы в области управления знаниями. Любой, кто знаком с Википедией, может понять, как они работают, и многие решения предлагаются как часть других программных пакетов (например, Confluence является частью более крупных программных пакетов Atlassian, включая Jira и Trello). Вот некоторые другие преимущества внутренних вики:

Внутренние вики обычно имеют простые системы управления контентом (CMS), которые позволяют любому создавать и форматировать полные или краткие формы знаний. Функциональность обычно включает в себя возможность создавать контуры или маркеры, гиперссылки, различные уровни заголовков, цвета, а также функции встраивания изображений.

Хотя вы можете заблокировать некоторые разделы, вики предназначены для редактирования кем угодно. Предоставление каждому сотруднику компании возможности добавлять то, что он знает, позволяет специалистам в данной области легко добавлять свои ноу-хау в систему, доступную для всех.

Традиционные вики-сайты быстро устаревают и становятся сложными в управлении по мере роста вашей команды и расширения ваших знаний, что приводит к снижению их использования в вашей компании. Хотя совместная работа в режиме реального времени, как правило, проста с традиционными корпоративными вики, есть некоторые серьезные недостатки их использования в качестве решений для долгосрочного управления знаниями и управления контентом.

Не всегда легко увидеть, когда в последний раз обновлялась каждая часть знаний в традиционной вики компании. Возможно, вам потребуется внедрить отдельный последовательный цикл для проверки прав собственности и информации, чтобы убедиться, что ваши команды используют самую последнюю информацию.

В то время как фактическая информация, добавляемая в вики, полностью зависит от вас и вашей компании, внутренняя архитектура традиционной вики, как правило, нисходящая, с всеобъемлющими темами, ведущими к более детализированным страницам. Хотя это упрощает первоначальную настройку, со временем это может усложнить обслуживание, поскольку не всегда очевидно, какие части информации о компании связаны друг с другом. Это отсутствие видимости часто означает, что некоторые части знаний обновляются, а другие остаются устаревшими, что приводит к внутренним конфликтам.